Пакет работ - Описание пакета работ

Реклама

Пакеты работ служат для снижения сложности крупномасштабных проектов. Для того чтобы структурировать размеры проекта и сделать их управляемыми, совершенно необходимо создать план структуры проекта. Отдельные подзадачи в структуре разбивки работ называются рабочими пакетами.

Исходная ситуация

С помощью структуры разбивки работ проект становится понятным и редактируемым, но она обычно содержит только метаинформацию о задачах, которые должны быть выполнены: Кто что делает и когда.

С этого все и начинается: Описание "ЧЕГО" обычно отбрасывается несколькими словами в названии пакета работ - так и должно быть, иначе структура разбивки работ стала бы длиной в несколько страниц формата А4, что совершенно не соответствует ее фактической цели - а именно ясности. По этой причине требуется более подробное описание этого "ЧТО", желательно с указанием ожидаемого результата. Это делается - как следует из названия - путем создания описания пакета работ.

Описание пакета работ

Описание пакета работ является логическим продолжением структуры разбивки работ. В структуре разбивки работ (WBS) определяются и отображаются код WBS, название, даты, ответственность и ход выполнения пакетов работ. Задача описания пакета работ - точно определить, какие меры должны быть приняты в ходе обработки пакета работ и каким должен быть конечный результат пакета работ.

В принципе, любая важная информация может быть определена как содержание описания пакета работ, например, оценка рисков, персонал и бюджетные ресурсы, материалы, оборудование, инфраструктура. Фактическое содержание описания пакета работ должно быть переопределено от проекта к проекту и зависит от некоторых существенных характеристик (размер, сложность, состав команды, опыт команды и т.д.).

Реклама

Хотя название рабочего пакета уже должно быть выбрано так, чтобы предоставить информацию о том, что будет происходить в рабочем пакете, описание подкрепит это и обеспечит, что все говорят об одном и том же содержании и, что более важно, об одном и том же результате. Благодаря определению и письменному документированию целей и нецелей рабочего пакета, отдельные рабочие пакеты отделяются друг от друга. Это предотвращает появление в ходе проекта громких фраз типа "Мы думали, что вы делаете это в своем рабочем пакете".


Цели описания пакета работ

  • Определение и уточнение необходимых детальных задач
  • Распределение обязанностей в проекте
  • Планирование на уровне пакета работ (дата начала и окончания, время выполнения)
  • Выявление и использование синергии и избыточности
  • Создание основы для контроля исполнения и сроков
  • Создание прозрачности и ориентации в проектной команде во время работы над проектом

Описание пакета работ делает еще более понятным, что необходимо сделать для достижения цели проекта!


Описание пакета "Путь к работе

Основой является план структуры разбивки работ

Описания рабочих пакетов создаются на основе структурного плана проекта. Как правило, за это отвечает лицо, ответственное за данный рабочий пакет, поскольку он, как технический эксперт по соответствующей теме, лучше всего знает, что должно произойти в его рабочем пакете. Он также несет ответственность за качество результатов.

Координация проектов рабочих пакетов

Если все описания рабочих пакетов создаются в первом проекте, за ними следует голосование. Это позволяет избежать двойного планирования или забывания. Лучше всего это делать на семинаре, где руководители рабочих пакетов сидят за столом, а описания рабочих пакетов проходят и оптимизируют друг друга пункт за пунктом.

По опыту, такой подход более эффективен, чем отправка описаний отдельных пакетов работ по кругу, а затем объединение комментариев. Такие комментарии редко соответствуют друг другу и вряд ли могут быть включены сразу без дополнительного согласования. Эта процедура также способствует взаимному сравнению изображений и создает общее понимание проекта в целом.

Когда описания рабочих пакетов сравниваются вместе, содержание и результаты, а также сроки и ресурсы координируются. Очень важна координация так называемых "узких мест", например, сотрудников, запланированных в нескольких рабочих пакетах, которые также могут обрабатываться одновременно.

Описания пакетов работ дополняют структуру разбивки работ

Если все участники проекта удовлетворены результатом, описания рабочих пакетов подаются вместе с планом структуры проекта и при необходимости пересматриваются в ходе проекта. Если в ходе работы над проектом рабочий пакет включается в структуру разбивки работ, то, разумеется, необходимо создать новое описание рабочего пакета.

То же самое относится к случаям слияния или удаления рабочих пакетов - описания рабочих пакетов отражают план структуры проекта в более подробной форме и поэтому всегда должны быть актуальными.

Реклама

Три шага к описанию рабочего пакета

1. Вывести обязанности рабочих пакетов из плана структуры проекта

Как правило, назначается технический эксперт по теме рабочего пакета. В крупных проектах, однако, часто это также человек, который больше занимается управленческими задачами и координирует работу технических экспертов.

2. Опишите рабочие пакеты с точки зрения целей, содержания и результатов

Описание рабочих пакетов осуществляется соответствующим руководителем рабочего пакета, который при необходимости привлекает и других членов команды проекта. Как правило, это технический эксперт по содержанию рабочего пакета.

3. Координация описаний рабочих пакетов, связанных с содержанием

На специально запланированном совещании или семинаре отдельные описания рабочих пакетов читаются командой проекта и согласовывается их содержание. Эффективным способом сделать это является, например, вернисаж рабочих пакетов.

  • Обзор запланированной даты начала и окончания проекта из структурного плана проекта
  • Оценка стоимости необходимых ресурсов для каждого рабочего пакета менеджерами рабочих пакетов
  • Координация предлагаемых сроков и ресурсов в команде проекта
  • Совместная проверка того, было ли учтено все соответствующее содержание в достаточной форме и качестве

Пример описания пакета работ

В идеале описание пакета работ должно быть представлено в виде структурированной таблицы. Содержание описания пакета работ может быть различным, но минимальные компоненты следующие

  • код WBS
  • имя для уникального присвоения пакета работ структуре разбивки работ.
  • ответственность за пакет работ
  • а также содержание и результат пакета работ

где последние две части информации являются основной частью описания пакета работ, поскольку они не охватываются структурой разбивки работ.

Пример описания пакета работ - подробный вариант

Подробное описание пакета работ

Пример описания пакета работ - простой вариант

Описание пакета работ простое

Описание рабочего пакета как надоедливая обязанность?

Создание описаний рабочих пакетов воспринимается большинством сотрудников проекта как громоздкое административное препятствие для менеджера проекта. Однако есть два основных аспекта, которые в любом случае говорят в пользу конкретизации рабочих пакетов.

  • Описание пакета работ служит менеджеру проекта основой для оперативного управления и контроля проекта. Это особенно важно для крупномасштабных проектов, где необходимо, чтобы менеджер проекта полностью сосредоточился на управлении проектом и не брал на себя никаких содержательных задач.
  • Если члены команды проекта еще не часто работали вместе, и поэтому команда проекта еще не хорошо отрепетирована, структура, определенная в описании пакета работ, поддерживает совместно скоординированный подход в проекте.

Практические советы с мест

  • Рекомендуется всегда описывать все рабочие пакеты, поскольку только так можно сделать прозрачной всю задачу проекта. Время, необходимое для этого, должно быть ограничено и в любом случае соотносится с выгодой.
  • Если рабочие пакеты описаны "чисто" (непрерывно и полно), они являются идеальной основой для контроля, так как на их основе можно оптимально оценить прогресс.
  • Описания рабочих пакетов можно обсудить и согласовать совместно в команде проекта, например, в форме вернисажа - так все члены команды получают общее представление и могут улучшить результат своими дополнениями.
  • Одновременно может быть только один менеджер рабочего пакета.
  • Детальное планирование является обязательным условием для сложных проектов.