Анализ ситуации в начале проекта

Реклама

Перед началом проекта важно получить всесторонний и нейтральный обзор истории проекта. Инструментом для этого является ситуационный анализ. Ситуационный анализ также является важной мерой по минимизации рисков и созданию прозрачности проекта.

В начале проекта менеджеру проекта часто неясно, почему проект вообще возник и какова его история. Для того чтобы быть в состоянии действовать в качестве менеджера проекта, первоочередной задачей является получение общего представления о проекте и его истории.

Ниже приведен список вопросов, которые вы должны задать себе как ответственный руководитель проекта. Несмотря на то, что время всегда поджимает, и очень часто владелец проекта, не имея ответов на эти вопросы, никогда не стоит начинать проект.

Процедура анализа ситуации

Сбор и изучение фактического состояния в начале планирования проекта создает прозрачность о предыдущем ходе и преобладающих условиях проекта при разумных усилиях. Само собой разумеется, что первой точкой контакта для получения информации является заказчик проекта. Если был предварительный проект или предварительное исследование, то все вовлеченные лица являются потенциальными кандидатами на интервью.

  • Сбор и анализ информации посредством интервью, анализа документов
  • От грубой до детальной проработки, объем зависит от типа и размера проекта
  • Сбор, структурирование и соотнесение информации после каждого цикла

На основании результатов этих первоначальных обсуждений руководитель проекта должен решить, как действовать дальше и сколько времени и усилий вложить в дальнейшие исследования.

Реклама

Вопросы о предыстории

Получение истории проекта является ключевым фактором для успешной реализации проекта. Это часто дает много подсказок о предполагаемых трудностях и подводных камнях.

  • Почему было принято решение о проекте? Какова предыстория?
  • Какие проблемы был призван решить проект?
  • Кто способствовал или препятствовал развитию проекта?
  • Какие решения были приняты заранее? Кем?
  • Какие документы и записи уже подготовлены и могут быть использованы?
  • Существуют ли какие-либо предварительные исследования, анализы, протоколы и т.д., связанные с проектом? Какие?
  • Есть ли предварительные проекты? Какие? Когда они были начаты? Когда они были завершены?
  • Были ли уже определены риски? Какие именно?
  • Осуществлялись ли подобные проекты в прошлом?
  • Кто является носителем ноу-хау из аналогичных проектов в прошлом?
  • Что думают сотрудники компании о проекте или его результатах?
  • Кто является самыми большими сторонниками или критиками проекта? Почему?
  • Кто является лидерами мнений и что они думают о проекте?

Вопросы о назначении проекта

Здесь все разъясняется: Кто стоит за проектом, на кого он влияет положительно или отрицательно и что должно быть достигнуто в результате его реализации?

  • Что должен изменить проект?
  • Какова профессиональная или техническая подготовка?
  • Изложены ли уже цели в письменном виде? Какие?
  • Кто является клиентом?
  • Какова доступность клиента для менеджера проекта?
  • Определены ли требования к проекту и результату? Какие именно?
  • Были ли согласованы критерии приемки?
  • Есть ли примерное расписание?
  • Есть ли спецификации, касающиеся сроков, затрат, усилий и т.д.? Какие?
  • На кого прямо/косвенно влияет проект?
  • Кто является пользователями, операторами и т.д. результата проекта?
  • Есть ли какие-то особенности в области применения пользователей, потребителей и т.д.? Какие?
  • В какой форме планируется передача линии?
  • Какое значение имеет проект для компании?
  • Какой приоритет имеет проект в компании?
  • Какие стратегии компании поддерживаются или реализуются проектом?
  • Как проект влияет на корпоративные стратегии?
  • Существуют ли конкретные зависимости от других проектов/планов?
  • Каковы ожидания от проекта? От кого?
  • Имеет ли руководитель проекта право издавать распоряжения? Какие именно? За что он или она отвечает? За что он или она несет ответственность?
  • Когда задача менеджера проекта будет выполнена?

Вопросы по организации проекта

Здесь выясняется, кто должен участвовать в проекте, достаточно ли для этого ресурсов, привлекаются ли внешние участники, как должны выглядеть линии отчетности и контроля в проекте.

  • Какие организационные подразделения участвуют в проекте?
  • Какое количество сотрудников из каких областей требуется?
  • Какой квалификацией должен обладать персонал проекта?
  • Существуют ли определения ролей?
  • Четко ли разграничены зоны ответственности?
  • Есть ли у членов проекта опыт управления проектами? Какие именно?
  • Имеют ли члены проектной команды представление об управлении проектами? В какой степени?
  • Какие интересы и точки зрения на проект и управление проектом существуют среди участников?
  • Выполняли ли члены проектной команды уже подобные проекты?
  • Проходят ли члены проектной команды специальную подготовку?
  • Работали ли уже члены команды проекта вместе?
  • Находятся ли члены команды проекта на одной площадке или распределены по нескольким площадкам?
  • Предоставляет ли заказчик проекта персонал? Какие сотрудники?
  • Существуют ли другие положения со стороны клиента? Какие?
  • Сколько времени получают члены проектной команды на проект?
  • Поручены ли сотрудникам проекта другие, не связанные с проектом виды деятельности?
  • Можно ли покрыть потребности в ресурсах собственными силами?
  • Как регулируется ситуация с отпусками, тренингами и другими отлучками членов команды проекта?
  • Планируется ли привлекать внешних сотрудников? Каких именно?
  • Есть ли опыт сотрудничества с определенными внешними сотрудниками?
  • Планируется ли использовать субподрядчиков?
  • Существуют ли шаблоны для договоров? Какие?
  • Планируется ли включить в контракты меры на случай внедоговорного выполнения услуг?
  • Есть ли информация о надежности поставщиков? Каких именно?
  • Существуют ли альтернативы потенциально небезопасным поставщикам?
  • Необходим ли руководящий орган / руководящий комитет?
  • Существуют ли уже комитеты, влияющие на проект? Какие именно?
  • Созданы ли в этих комитетах четкие механизмы принятия решений?

Вопросы о процедуре и планировании

Важная информация для чистого планирования проекта.

  • Существуют ли руководства по управлению проектами для конкретной компании? Какие именно?
  • Существуют ли какие-либо специфические для компании процедуры, методы, ..., которых необходимо придерживаться при управлении проектом?
  • Существуют ли общие условия, на которые невозможно повлиять?
  • Какие проекты идут параллельно в компании? Могут ли на их почве возникнуть конфликты или потенциалы?
  • Какие средства коммуникации и медиа доступны?
  • Какой горизонт планирования возможен?
  • Какой уровень детализации предусмотрен для планирования?
  • Как измеряется прогресс проекта?
  • Какой информацией следует обмениваться в рамках проекта?
  • Какие ИТ-инструменты могут быть использованы для поддержки проекта?
  • Какие шаблоны управления проектами уже существуют и могут быть использованы?

Коммерческие вопросы

Очень важный момент: Откуда берется бюджет проекта и кто за него отвечает.

  • Кто оплачивает расходы по проекту?
  • Существует ли бюджет проекта?
  • Как осуществляется выставление счетов?
  • Кто отвечает за контроль стоимости проекта?

Другие вопросы

  • Какие есть зависимости от других результатов, проектов и т.д.?
  • Планируется ли формальное управление изменениями? В какой форме?
  • Когда вступает в силу формальное управление изменениями?
  • Существуют ли установленные процедуры принятия решений для формального управления изменениями?
  • Кто принимает решение об изменениях?
  • Кто платит за изменения?
  • Существует ли центральное место, где можно архивировать все данные проекта (как электронные, так и бумажные документы)?

Результаты анализа ситуации

Результатом анализа ситуации является моментальный снимок текущего состояния проекта. Теперь у вас есть информация об истории и ожиданиях проекта. Известна предварительная работа и результаты, которые уже были достигнуты. Важно: нет гарантии, что вы располагаете всей необходимой информацией о проекте.

  • Текущая ситуация и прошлые события были систематически изучены.
  • Руководитель проекта имеет первое приблизительное представление о проекте в целом с точки зрения исходной ситуации, основных целей и вовлеченных людей.
  • Руководитель проекта отвечает за проведение анализа ситуации и за результаты.
  • Интерпретация результатов дает ему основу для принятия решений о том, как действовать дальше.