Организация проекта - функции и роли в проекте

Реклама

Проект - это временная организация, поэтому ему также необходима своя проектная организация, в которой регулируются структуры, иерархия и каналы связи в проекте. Границы между проектом и линией должны быть четко определены для того, чтобы можно было эффективно действовать как в линии, так и в проекте.

Количество проектов и число сотрудников, вовлеченных в проекты, постоянно растет. Нехватка ресурсов - хорошо известное сопровождение проектной работы, поскольку наряду с проектами приходится заниматься и линейной деятельностью. Это делает еще более важным четкое определение границ между линией и проектом. Создание проектной организации обеспечивает максимально возможную прозрачность.

Задача создания проектной организации

В редчайших случаях компании редко нанимают дополнительный персонал для управления проектами. На сотрудников, работающих над проектами, возлагается дополнительная задача к их основной работе на повседневных рабочих местах. Часто как начальству, так и самим сотрудникам непонятно, сколько времени они должны тратить на ту или иную деятельность.

Повышение компетентности через проектную работу

В большинстве случаев эта двойная задача сопровождается двойным начальником. Помимо линейного руководителя, руководитель проекта также неожиданно дает указания - которые редко согласовываются, часто противоречат друг другу и перегружают сотрудника. В некоторых случаях это может привести к демотивации и разочарованию сотрудника. В худшем случае - к выгоранию, если такая ситуация длится слишком долго. Здесь абсолютно необходимо безошибочное регулирование.

Коммуникация и пути принятия решений

Межведомственная коммуникация и пути принятия решений, которые ежедневно приходится осуществлять в рамках проектов, часто бывают утомительными и затяжными и значительно ухудшают ход проекта. Поэтому проектная организация должна быть частично или полностью отделена от организации компании, чтобы создать четкие пути коммуникации, принятия решений и эскалации.

Реклама

Цели организации проекта

Временная проектная организация в принципе является временной компанией со своими правилами, ролями и коммуникационными структурами. Она является незаменимым инструментом для регулирования сотрудничества людей, вовлеченных в проект.

Четкие функции, роли и иерархия

Четкое определение функций и ролей создает однозначное распределение задач и компетенций и четкое разграничение с линейной организацией. Иерархия плоская, но четко определенная. Каждый знает, перед кем отчитываться, кто какие решения принимает и кто какие "приказы" отдает. Это создает прозрачность для всех вовлеченных сторон и многократно ускоряет выполнение проекта.

Если сотрудник A из отдела X хочет получить решение от сотрудника B из отдела Y, коммуникация не должна проходить через соответствующих начальников, как в линейной организации, а может быть уточнена непосредственно между сотрудниками A и B. Это происходит потому, что коммуникация между сотрудниками A и B не такая, как в линейной организации.


Цели проектной организации

  • Создание прозрачности в проекте
  • Регулирование сотрудничества лиц, участвующих в проекте
  • Определение путей принятия решений, отчетности и эскалации.
  • Сокращение каналов связи
  • Четкое распределение задач и компетенций через определение функций и ролей
  • Создание основы для проектной коммуникации / информации

Проект в сравнении с линией

В проектной организации сотрудники "вычитаются" из линейной организации на определенный процент своего рабочего времени на время проекта. Проектная организация является более бережливой и плоской, чем линейная организация, что повышает эффективность информации, коммуникации и эскалации в проектной команде.

Различие между задачами проекта и линейными задачами

Четкое определение ролей и задач и их разграничение по линиям просто необходимо. Самым важным моментом здесь является то, что руководитель проекта обладает всеми полномочиями по принятию решений и распоряжений, а значит, и возможностью двигать проект вперед.

Проект против линии

Члены проектной команды и все участники должны научиться работать с новыми проектными структурами, что на практике часто приводит к значительным трудностям. Какому руководителю нравится отчитываться перед своим фактическим сотрудником только потому, что ему внезапно присвоили звание "руководитель проекта"?

Проектная организация должна быть реально пригодной для жизни

Поэтому при персонификации проектных ролей большим преимуществом является то, что не следует слишком сильно менять привычную иерархию, чтобы с самого начала смягчить возможные несоответствия. Стратегическая задача состоит в том, чтобы сделать временную организацию пригодной для жизни. Определив роли и функции в проекте, каждый сотрудник знает о своих задачах и компетенциях, а также о задачах и компетенциях своих коллег по проекту. Таким образом, можно избежать ненужных дискуссий о правах и обязанностях, по крайней мере, на первых порах.

Реклама

Путь к организации проекта

Определение проектных ролей

Организация проекта всегда создается на начальной стадии проекта. Первым шагом является независимое от человека определение ролей проекта. Какие роли необходимы, зависит от проекта. Иногда достаточно самой маленькой формы, которая содержит только основы: Заказчик проекта, менеджер проекта и команда проекта. В зависимости от масштаба проекта могут быть привлечены сотрудники проекта, выступающие в качестве технических экспертов, руководящий комитет, представляющий все задействованные организационные подразделения, или тренер проекта.

Укомплектование ролей в проекте лицами

После того как роли определены, они назначаются людям, которые оптимально подходят для выполнения задач. Чем выше клиент проекта представлен в линейной организации, тем лучше для проекта, поскольку, с одной стороны, он получает более высокий приоритет, а с другой стороны, клиент проекта может сам принимать большинство решений.

В идеале руководитель проекта сам выбирает свою проектную команду, но на практике ее часто назначают из существующего пула людей и компетенций. "Набор" проектной команды в любом случае должен быть согласован с соответствующими линейными менеджерами.

Структуры отчетности и пути принятия решений

Подобно линейной организации, проектная организация предоставляет информацию о структурах отчетности и путях принятия решений и является основой для планирования коммуникаций в проекте, поскольку в ней представлены все соответствующие лица. Она предоставляет информацию о том, кто перед кем отчитывается и кто кому дает указания.

Графическое представление организации проекта

Лучший способ проиллюстрировать проектную организацию - это графическая форма. Для того чтобы прояснить отличие от линейной организации, ее часто представляют в виде круга или эллипса. Возможны и другие представления, но они не получили широкого распространения.

В ходе проекта организация проекта может меняться, поскольку определенные полномочия нужны только для определенных фаз проекта. Как и все планы проекта, организация проекта должна постоянно проверяться на обоснованность и при необходимости корректироваться.

Может случиться так, что сотрудник покинет проект или компанию вообще. Также может потребоваться привлечение новых сотрудников в связи с новыми задачами проекта. Организация проекта живет в соответствии с содержанием плана проекта.

Реклама

Пример организации проекта

Организация проекта


Классические проектные роли - задачи и компетенции

Клиент проекта / Спонсор проекта

  • Четкое распределение задач для руководителя проекта
  • Определение стратегий, целей и приоритетов проекта совместно с менеджером проекта
  • Согласование организационных рамочных условий с руководителем проекта
  • Поддержка руководителя проекта в качестве промоутера
  • Принятие стратегических решений по проекту
  • Принятие бюджетных решений
  • Стратегический контроллинг проектов
  • Координация проекта со всеми затронутыми районами
  • Представление интересов проекта во внешнем мире
  • Поддержка руководителя проекта в случае возникновения проблем и кризисов

Руководящий комитет / Steering Committee

  • Часто называется "ревизионной комиссией" или аналогично.
  • Принятие межведомственных, межорганизационных и специфических для конкретного проекта решений
  • Поддержка руководителя проекта через его влияние (power promoter)
  • Принятие части проекта и общих результатов проекта
  • Заказчик проекта должен быть членом руководящего комитета и обычно возглавляет руководящий комитет.

Руководитель проекта / Менеджер проекта

  • планирование проекта
  • Оперативный контроль проектов (производительность, сроки, затраты и ресурсы)
  • Разработка коммуникаций и информации по проекту
  • Руководство командой проекта
  • Оперативная координация, контроль и завершение проекта
  • Координация и согласование с клиентом проекта/руководящим комитетом
  • Проектная документация и отчетность
  • Модерация совещаний по проекту и обеспечение результатов
  • Несет общую ответственность за проект

Член команды проекта

  • Выполнение поставленных задач проекта и ответственность за результаты
  • Вклад технических ноу-хау
  • Участие в совещаниях проектной группы
  • Сотрудничество при планировании проектов
  • Сотрудничество в реализации проекта
  • Сотрудничество в контроллинге проектов
  • Информация для руководителя проекта

соавторы проекта

  • Вклад технических ноу-хау
  • Выполнение поставленных задач проекта
  • Информация для команды проекта

Контрольный список Организация проекта

Как организовать свой проект - Первые шаги

  • Организация проекта должна быть создана в начале проекта.
  • Если еще не все члены проекта определены, организация проекта заполняется только ролями и функциями, которые будут названы позже.
  • Лучше всего создавать организацию проекта на флипчартах, досках или других подобных носителях, чтобы не сбиться с пути.
  • Чтобы отличить его от линейной организации, рекомендуется круговое или эллиптическое представление.
  • Как минимум, в него должны быть включены: Заказчик проекта, менеджер проекта и команда проекта.
  • Можно добавить, например, следующее: Технические эксперты, руководящий комитет, зондирующий совет, подгруппы, внешние роли, тренер проекта.

Определение ролей и функций в проектной организации

  • Для каждой роли в проекте определены задачи, компетенции и ответственность. Внимание: Они не должны пересекаться, иначе это приведет к двусмысленности в ходе проекта.
  • Следите за тем, чтобы не было недопонимания! Как только скорость движения в проекте достигнута, обычно не остается времени на обсуждение непонятных компетенций.
  • Совет: Попросите проверить ваше определение постороннего человека, понимает ли он так же, как вы, или замечает несоответствия.

Назначение команды проекта

  • При назначении лиц убедитесь, что вы не слишком сильно нарушаете линейную организацию. Руководитель отдела, который должен отчитываться перед сотрудником в проекте, обычно приводит к напряженности в команде, в худшем случае не работает вообще.
  • Чем выше количество сотрудников на линии, тем выше приоритет проекта в компании и тем быстрее могут приниматься решения.
  • Убедитесь, что вы не планируете слишком много людей в вашем проекте, в случае сомнений лучше планировать меньше. Два технических специалиста часто работают гораздо эффективнее, чем пять.
  • Идеальный размер проектной команды (без руководящего комитета, заказчика проекта и т.д.) - 5-10 человек. Если в команде больше сотрудников, имеет смысл сформировать подгруппы.
  • В любом случае, согласуйте назначение членов проектной команды с их непосредственными руководителями!

Создание организации в проекте

  • Убедитесь, что каждый член команды проекта осознает свою роль в проекте, понимает и может жить своими задачами, компетенциями и обязанностями.
  • Используйте организацию проекта в качестве основы для планирования коммуникаций в проекте. Результатом является коммуникационный план проекта. Это означает, что структурированная коммуникация в команде проекта также "расписана по часам".
  • Организуйте стартовую встречу, на которой команда сможет познакомиться друг с другом.
  • Мероприятия "вне проекта" особенно подходят в начале, но также и в промежутке между ними в качестве меры по сплочению команды и мотивации.
  • Регулярно проверяйте организацию проекта на предмет ее обоснованности и осмысленности. Новые задачи могут означать появление новых членов проекта. Они должны быть интегрированы в организацию проекта таким же образом.

Достигнута ли цель с помощью проектной организации?

  • Люди, участвующие в проекте, известны и задокументированы.
  • Каждый сотрудник проекта знает, кто назначен на какую проектную роль.
  • Задачи, компетенции и обязанности назначаются для каждой роли проекта.
  • Коммуникационные структуры прозрачны - каждый сотрудник проекта знает, кому и что он должен сообщать.
  • Иерархия принятия решений в проекте четко определена.
  • Проектная коммуникация проходит по кратчайшим путям - исключены "обходы" через линию.
  • Иерархия более плоская, чем в линии, пути принятия решений короче, а потоки информации более эффективны.

Полезные советы и рекомендации с мест

  • Рекомендуется разработать организацию проекта на флипчартах, досках или сопоставимых носителях.
  • Изображение с помощью кругов, эллипсов и т.п. позволяет отличить их от линейной организации.
  • Стартовый семинар и мероприятия "вне проекта" способствуют сплочению команды.
  • Все участники сотрудничества должны четко представлять свои роли, т.е. ожидания, которые на них возлагаются (например, описывать роли / функции, по крайней мере, кратко и лаконично).
  • Интенсивность описания ролей зависит от размера проекта и проектного опыта участников проекта.