План по этапам

Реклама

Вехи - это важные события в проекте, задержка которых часто оказывает негативное влияние на дальнейшее планирование проекта. План этапов делает задержки прозрачными, а их последствия видны с первого взгляда для всех вовлеченных сторон.

Исходная ситуация

Часто бывает трудно отслеживать крупные проекты, срок выполнения которых составляет один год и более. Для того чтобы структурировать такие сложные проекты, создаются планы проектов, которые дают представление о содержании, результатах, сотрудниках, сроках и затратах.

Но чем сложнее проект, тем труднее найти свой путь, даже через структурированные планы проекта. По этой причине планирование на более высоком уровне, которое позволяет с первого взгляда получить представление о текущей ситуации с графиком в проекте, имеет смысл в любом случае.

Цель поэтапного планирования

  • Примерное планирование всего проекта.
  • Обеспечение прозрачности основных событий в проекте.
  • Обзор задержек и их возможного влияния на другие даты.
  • Ориентация на прогресс в работе.
  • Создание промежуточных целей для мотивации сотрудников.

План этапов содержит информацию о критичных по времени событиях в проекте, соблюдение которых имеет большое значение для проекта, поскольку в противном случае, например, задерживается крайний срок или не могут быть соблюдены другие сроки.

Кроме того, план этапов предоставляет четкую информацию о том, какие из этих важнейших сроков были соблюдены, какие были отложены и насколько, и как эта задержка повлияет на будущие этапы. Таким образом, ситуацию с графиком проекта можно оценить с первого взгляда.

Реклама

Этапы также используются для определения промежуточных целей, достижение которых может быть зафиксировано как промежуточный результат проекта и должно быть соответствующим образом отмечено. Для проектов, рассчитанных на длительный период времени, такой "промежуточный" опыт успеха является желанной мотивационной инъекцией для команды проекта.

Необходимые условия для создания плана этапов

  • Определяются цели, содержание, даты начала и окончания проекта.
  • Общие условия и важные требования к управлению проектом были согласованы и доведены до вашего сведения.
  • Известно, когда должны появиться частичные результаты.
  • У вас есть ясность относительно текущей и прогнозируемой ситуации с ресурсами в проекте, и поэтому вы знаете, когда какие ресурсы и в каком объеме необходимы.
  • Вы знаете о важности проекта в организации.
  • План деятельности и/или структуры разбивки работ был составлен и согласован командой проекта.

Определение Веха

Первоначально - а в некоторых местах и сегодня - веха обозначает определенную, фиксированную или круглую отметку на маршруте. Эта веха используется для ориентации и оценки расстояния до заметных точек, таких как ближайший город.

Согласно DIN 69 900, "событие особой важности" в процессе реализации проекта называется вехой в управлении проектом. Эта "особая значимость" уже указывает на то, что не каждый срок 0815 фиксируется в плане вех.

Типичными вехами являются, например, начало и окончание проекта, запуск пилотного проекта, запуск программного обеспечения или принятие решения по продукту. Как правило, вехи часто устанавливаются в конце этапа проекта и/или пакета работ.

Создание поэтапного плана

Развитие в команде проекта

Разработка плана основных этапов в идеале происходит в специально запланированном рабочем графике/семинаре вместе с командой проекта. В любом случае, должны быть задействованы все сотрудники, ответственные за наиболее важные рабочие пакеты в проекте. Продолжительность дедлайна зависит от сложности и размера проекта, а также от количества участников. Как правило, 1-2 часа должно быть достаточно.

Необходимые документы

Для разработки поэтапного плана в любом случае необходимы следующие документы:

  • Текущая структура разбивки работ проекта
  • Заказ проекта
  • Организация проекта
  • План коммуникации проекта
  • Анализ окружающей среды / Анализ заинтересованных сторон

Все участники встречи по планированию должны получить эти документы заранее для подготовки. Это позволяет сэкономить время на встрече.

Реклама

Предопределенные этапы

Иногда существуют этапы, которые фиксируются с самого начала, либо в силу обстоятельств (например, определенные изменения могут быть внесены только в определенный момент года), либо в силу требований руководства (например, завершение концепции не позднее чем через 3 месяца). Список уже зафиксированных этапов является основой для дальнейшего планирования.

Определите основные этапы

План этапов создается на основе критических по времени событий в проекте, которые могут быть получены из структуры разбивки работ. Другими полезными документами для определения вех являются заказ проекта, организация проекта, план коммуникаций проекта и анализ среды/заинтересованных лиц.

Имеет смысл создавать план этапов непосредственно после завершения разработки структуры разбивки работ проекта и расписания проекта.

Типичными вехами являются, например, начало и окончание проекта, завершение фазы разработки концепции, запуск пилотного проекта, запуск программного обеспечения или принятие решения по продукту. Как правило, вехи устанавливаются в конце фазы проекта и/или пакета работ.

Время выполнения вехи составляет 0 дней, она не получает ни ответственности, ни задач, связанных с содержанием, и формулируется пассивно. Таким образом, она воспринимается как событие или статус, а не как деятельность. Например, за рабочим пакетом "Создание грубой концепции" логически следует веха "Грубая концепция создана".

Отображение плана этапов может быть выполнено в табличной или графической форме. Для наглядности в большинстве случаев графическое представление планирования этапов является более выгодным.

Проверьте: Реалистичны ли контрольные даты?

После того как этапы определены и хорошо распределены по продолжительности проекта, необходимо посмотреть на выполнимость сроков.

Реклама
  • Могут ли мероприятия / пакеты работ, предшествующие вехам, быть реалистично обработаны в течение этого периода?
  • Возможно, сроки запланированы слишком щедро?

Слишком спортивно спланированное расписание - такой же убийца мотивации, как и ощущение вечного времени.

Вехи являются не только инструментом контроля проекта, но и помогают создать чувство достижения для команды проекта. Особенно для длительных проектов это важно для мотивации команды проекта.

Координация со спонсором проекта

План основных этапов обязательно должен быть согласован между руководителем проекта и спонсором проекта. Также может потребоваться согласование с Руководящим комитетом проекта и его утверждение. В худшем случае план основных этапов должен быть перенесен. Однако этого не должно произойти, если существующие сроки были учтены заранее.


Вехи освещают путь к вашей цели...


Примеры: План по этапам

План этапов, созданный с помощью MS PowerPoint

План по этапам в виде таблицы

План этапов, созданный с помощью MS Excel

Графическое представление плана этапов MS-Excel

План этапов, созданный с помощью MS Project

Графическое представление плана этапов MS-Project

Практические советы и рекомендации по планированию этапов

  • Примерно 7-9 этапов на проект,
  • Как правило: 1 веха в месяц
  • Вехи в начале или конце рабочих пакетов
  • Примерами типичных этапов являются:
    - Начало и окончание проекта
    - ... утвержден, ... введен в эксплуатацию
    - Принятие решений "Готово/Не Готово
    - Начало/окончание опытной эксплуатации
    - Окончание фаз проекта
  • Вехи в ходе проекта - это тот минимум, который необходимо контролировать.
  • Используйте план структуры разбивки работ в качестве основы для создания плана этапов.
  • Популярный инструмент управления, поскольку никакие детали, кроме основной информации, не передаются на метауровне.
  • Оптимальный инструмент для оценки проекта, так как задержки видны сразу и можно сделать выводы для следующих проектов (постоянные задержки являются индикаторами нереалистичного планирования, неэффективного исполнения и т.д.).
  • Постоянное недостижение контрольных точек указывает на проблемы (слишком жесткое планирование, слишком мало ресурсов, слишком много содержания, ...).
  • План вех не должен исчезать в недрах сервера проекта или пылиться в архиве. Как и любой другой план проекта, он живет. Если дата окончания рабочего пакета в структуре разбивки работ не может быть достигнута, то последующую веху, возможно, придется отложить в условиях полной прозрачности.
  • Обычный подход заключается в том, чтобы создать структуру разбивки работ с ее рабочими пакетами, а затем связать этапы. Конечно, это работает и в обратную сторону: сначала определите этапы, а затем планируйте мероприятия между ними. Если определенные этапы были определены с самого начала, вам все равно не избежать установления соответствующих сроков выполнения рабочих пакетов.