Структура разбивки работ - 6 шагов

Реклама

Все чаще приходится сталкиваться с проектами монолитного масштаба, выполнение которых на первый взгляд кажется трудновыполнимым. Решение: создание структуры разбивки работ. Это позволяет структурировать каждый проект и уменьшить сложность его содержания.

Создание структуры разбивки работ

По определению, проекты - это комплексные задачи, далекие от любой рутины, которые всегда сопряжены с риском, а также втиснуты в жесткий корсет графика и затрат. Как менеджер проекта вы получаете приказ о проекте, который содержит название, цели, даты начала и окончания и указанные затраты на проект. Больше ничего. А часто даже не это, а просто указание: "Сделай это!".

Для менеджера проекта первой важной задачей является получение общего представления о задаче. Что именно должно быть сделано для достижения поставленных целей? Когда именно это должно быть сделано, чтобы уложиться в установленные сроки? Где находятся приоритеты? И какие эксперты мне нужны в качестве поддержки? Ответить на эти вопросы помогает метод управления проектами "Структура разбивки работ".

Структура разбивки работ: центральный инструмент планирования и коммуникации в проекте

Структура разбивки работ (WBS) является центральным инструментом планирования, коммуникации и контроля в проектах.

Структура разбивки работ на начальной фазе

На начальном этапе структура разбивки работ делит каждый проект на планируемые и контролируемые подзадачи (=пакеты работ) и, таким образом, содержит содержание на метауровне, временное разграничение отдельных пакетов работ по датам начала и окончания, а также ответственность за пакеты работ.

Реклама

Структура разбивки работ на этапе внедрения

На этапе реализации и при контроле проекта структура разбивки работ используется как основа для регистрации хода выполнения пакетов работ шаг за шагом и для выявления проблем, нерешенных решений и любых задержек в сроках.

Структурирование проекта на рабочие пакеты

Создавая структуру разбивки работ (WBS), любой проект, независимо от его сложности, можно сделать осязаемым, структурированным и управляемым. Разбивая проект в целом и распределяя пакеты работ внутри команды, менеджер проекта разгружается и может сосредоточиться на управлении проектом. Структура разбивки работ создает необходимую структуру и ориентацию, а также ясность в отношении соответствующих обязанностей для технических экспертов.

Обзор в проекте Использование структуры разбивки работ

Как центральный документ, структура разбивки работ также обеспечивает единый взгляд на проект и его цели для всех участников, а также общий язык. Каждый сотрудник получает обзор своих собственных задач, с одной стороны, и задач других сотрудников, с другой, и, таким образом, осознает зависимости между отдельными рабочими пакетами. Члены проектной группы знают, кто и когда должен получить те или иные результаты.


Цели структуры разбивки работ

  • Запись всех задач, которые должны быть выполнены в рамках проекта
  • Структурирование проекта на планируемые и контролируемые задачи
  • Четкое представление содержания проекта, сроков и обязанностей
  • Структура, ориентация и прозрачность для всех вовлеченных сторон
  • Ясность в отношении обязанностей
  • Общее представление для всех участников проекта
  • Унификация языковых норм - все имеют в виду одно и то же
  • Выбор и определение структуры, которая
    - будет применяться ко всему проекту
    - служит основой для дальнейшей деятельности по планированию (составление расписания, распределение задач, планирование ресурсов и т.д.)
    - используется для контроля проекта

Разработка структуры разбивки работ

В идеале структура разбивки работ составляется в форме семинара с участием хорошо подобранной группы участников на этапе начала проекта. В сложных проектах с большим количеством участников выбирается небольшое число соответствующих сотрудников. Чтобы избежать длительных и неэффективных обсуждений, число участников не должно превышать восьми-десяти человек.


С ПОМОЩЬЮ ПЛАНА СТРУКТУРЫ РАЗБИВКИ РАБОТ СЛОЖНОСТЬ КАЖДОГО ПРОЕКТА СТАНОВИТСЯ УПРАВЛЯЕМОЙ


6 шагов к структуре разбивки работ в деталях

1) Список всех задач

Первым шагом в создании структуры разбивки работ является составление полного списка всех задач, которые должны быть выполнены в рамках проекта в виде пакетов работ. Это должен делать не один человек (например, менеджер проекта) в тихой комнате, а команда. На практике для этой цели подходит метод мозгового штурма или mind mapping.

2) Кластеры задач

Определенные задачи группируются в соответствии с предметными областями или временным графиком. Лучший метод сортировки зависит от содержания проекта и должен определяться в каждом конкретном случае.

3) Определите пакеты работ

После кластеризации выявленные задачи сводятся в рабочие пакеты. С самого начала должно быть ясно, какую степень детализации вы хотите использовать, чтобы не потеряться в деталях, которые не были упущены в этом мета-плане. Структура разбивки работ может быть подробной, но если это так, то такой же уровень детализации должен присутствовать во всех фазах проекта.

Реклама

4) Распределение обязанностей между рабочими пакетами

Если рабочие пакеты определены в виде заголовков и их места в иерархии, пора приступать к делу: Кто что делает? Распределение обязанностей по рабочим пакетам происходит в команде с техническими экспертами. Каждый ответственный должен взять на себя обязательства по выполнению своей задачи. И прежде всего, они должны располагать необходимым временем и ноу-хау. В противном случае необходимо рассмотреть возможность назначения другого сотрудника.

5) Определите даты начала и окончания рабочих пакетов

После определения обязанностей пакеты работ определяются по времени путем определения дат начала и окончания. Важно рассмотреть, где находятся приоритеты и какие пакеты работ являются взаимозависимыми. Какие работы должны выполняться одна за другой, какие можно распараллелить, а какие, возможно, не так важны и поэтому могут быть отложены?

6) Документирование созданной структуры разбивки работ и присвоение уникальных номеров рабочих пакетов

Последним шагом является документирование созданной структуры разбивки работ. В ходе этого каждая подзадача также получает кодировку - номер рабочего пакета. Это обеспечивает фиксированное место в структуре разбивки работ и четкую идентификацию рабочих пакетов.

Существует множество возможностей для составления карт. Будь то в виде списка Excel, в виде красиво подготовленной графической диаграммы или в виде простого изображения на доске - каждый может решить для себя наиболее подходящий способ представления. Не следует игнорировать необходимость сопровождения, которое необходимо в каждом проекте.

Совет: Каждый пересмотр структуры разбивки работ должен быть версионирован, чтобы избежать преследования нескольких различных планов проекта с самого начала.

Завершенная структура разбивки работ

Готовая структура разбивки работ затем хранится в центральном месте и распространяется среди членов команды проекта. Для проверки качества содержания плана структуры проекта полезно провести перекрестную проверку с целями проекта. Достигнуты ли все цели, когда все рабочие пакеты завершены? Если да, то утверждается полнота плана. Конечно, всегда возможно последующее включение рабочих пакетов, но с самого начала следует позаботиться о том, чтобы ничего не упустить.


Резюме:
6 шагов к структуре разбивки работ

  • Составление списка задач проекта методом мозгового штурма
  • Группировка заданий, например, по предметным областям
  • Сводка задач в логических рабочих пакетах
  • Распределение обязанностей
  • Определение временной позиции пакетов работ в потоке проекта по дате начала и окончания
  • Документирование общего плана

Пример структуры разбивки работ

Для наглядности структуру разбивки работ лучше всего представлять в графической форме. Вспомогательными инструментами являются, например, MS Excel, MS PowerPoint или специальное программное обеспечение, такое как WBS-Chart PRO или GRANEDA Dynamic.

Реклама

Пример: Структура разбивки работ, созданная с помощью WBS-Schedule-Pro

Структура разбивки работ WBS-Schedule-Pro

Пример: Структура разбивки работ, созданная с помощью MS-Powerpoint

Структура разбивки работ MS-Powerpoint


Советы по созданию структуры разбивки работ

  • Основные задачи или фазы должны быть понятны менеджеру проекта, по крайней мере, в их приблизительной структуре, еще до того, как команда проекта разработает детальную структуру.
  • Высококачественная структура разбивки работ может быть разработана только в команде, даже если руководитель проекта считает, что он уже знает идеальную структуру разбивки работ.
  • Если возможно, не завершайте структуру разбивки работ за один день, а оптимизируйте ее снова после некоторого "времени влияния" (сначала спроектируйте, затем доработайте).
  • Приблизительно 7 - 10 фаз, 7 - 10 рабочих пакетов на фазу.
  • Если уровень детализации слишком высок, четкость ухудшается, а объем работы непропорционально возрастает.
  • Структура разбивки работ должна быть детализирована до такой степени, чтобы результирующие единицы (пакеты работ) можно было планировать и контролировать.
  • Структура разбивки работ должна быть презентабельной на одной странице.
  • Наконец, необходимо проверить, могут ли цели проекта быть достигнуты с помощью мероприятий, содержащихся в плане.
  • Структура разбивки работ (WBS) является основой для всего дальнейшего планирования - соответственно, ей необходимо уделять много внимания.
  • Широкоформатная печатная структура разбивки работ является центральным инструментом коммуникации в проекте.
  • Для некоторых типов проектов в качестве основы можно использовать стандартизированные этапы.