ワークパッケージ - ワークパッケージの説明

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ワークパッケージは、大規模プロジェクトの複雑さを軽減する役割を果たします。プロジェクトの次元を構造化して管理可能にするためには、プロジェクト構造計画を作成することが絶対に必要である。作業内訳構造の個々のサブタスクをワークパッケージと呼ぶ。

当初の状況

作業内訳表を使えば、プロジェクトが明確になり、編集も可能になりますが、これには通常、完了すべきタスクのメタ情報しか含まれていません。誰が、いつ、何をするのか。

そこから始まるのです。そうでなければ、作業内訳表はA4数ページの長さになってしまい、実際の目的である明確さとは絶対に一致しません。このため、この「WHAT」をより詳細に記述し、できれば期待される結果も含めて記述する必要があります。これは、名前が示すように、ワークパッケージ記述を作成することによって行われます。

ワークパッケージの説明

作業パッケージの記述は、作業内訳構造の論理的な継続部分である。作業内訳構造(WBS)では、作業パッケージのWBSコード、名称、日付、責任、進捗状況が定義され、表示される。ワークパッケージ記述の役割は、ワークパッケージの処理過程でどのような措置を取るべきか、またワークパッケージの最終結果はどうあるべきかを正確に定義することである。

基本的には、リスクアセスメント、人的資源、予算、材料、設備、インフラなど、重要な情報はすべてワークパッケージ記述の内容として定義することができる。ワークパッケージ記述の実際の内容は、プロジェクトごとに再定義する必要があり、いくつかの本質的な特性(規模、複雑性、チーム構成、チームの経験など)に依存する。

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ワークパッケージの名前は、そのワークパッケージで何が起こるかという情報を提供するためにすでに選ばれているはずですが、説明文はこれを補強し、全員が同じ内容、さらに重要なことには同じ結果について話していることを確認します。ワークパッケージの目標と非目標を定義し、文書化することを通じて、個々のワークパッケージは互いに分離されます。これにより、「ワークパッケージではこれをやっていると思っていた」といった文章が、プロジェクトの途中で声高になることを防ぐことができます。


ワークパッケージの説明の目的

  • 必要なディテールタスクの定義と明確化
  • プロジェクトにおける責任の所在の明確化
  • ワークパッケージレベルでのスケジューリング(開始日、終了日、リードタイム
  • シナジーと冗長性の識別と利用
  • パフォーマンスと期限管理のための基礎作り
  • プロジェクト作業中のプロジェクトチームの透明性と方向性の創出

ワークパッケージの説明は、プロジェクトの目的を達成するために何をすべきかをより明確にします。


働き方改革パッケージ説明書

基礎となるのはワークブレイクダウンストラクチャープラン

ワークパッケージの説明は、プロジェクトの構造計画に基づいて作成されます。原則として、当該ワークパッケージの責任者が責任を負います。なぜなら、彼または彼女は、それぞれのトピックの技術的専門家として、自分のワークパッケージで何をしなければならないかを最もよく知っているからです。また、結果の品質にも責任があります。

ワークパッケージのドラフトの調整

すべてのワークパッケージの記述が最初のドラフトで作成された場合、投票はそれに従います。これにより、物事が二重に計画されたり、忘れられたりするのを防ぐことができます。これは、ワークパッケージマネージャーがテーブルに座り、ワークパッケージの説明を確認し、ポイントごとにお互いを最適化するワークショップで行うのが最適です。

経験上、このアプローチは、個々のワークパッケージの説明を循環的に送信し、コメントをマージするよりも効率的です。このようなコメントが適合することはほとんどなく、さらなる調整なしにすぐに取り入れることはできません。また、この方法は、イメージの相互比較を促進し、プロジェクト全体に対する共通の理解を生み出します。

ワークパッケージの説明をまとめて比較すると、内容や結果だけでなく、期限やリソースも調整されます。複数のワークパッケージで計画され、同時に処理される可能性のある社員など、いわゆる「ボトルネックとなるリソース」の調整が不可欠です。

ワーク・ブレークダウン・ストラクチャーを補完するワーク・パッケージ・ディスクリプション

すべてのプロジェクト参加者がこの結果に満足した場合、作業パッケージ記述書は、プロジェクト構造計画書と一緒に提出され、必要に応じてプロジェクト期間中に改訂される。プロジェクト作業中にワークパッケージが作業内訳構造に含まれた場合、当然ながら新しいワークパッケージ記述を作成しなければならない。

ワークパッケージがマージされたり、削除されたりした場合も同様です。ワークパッケージの記述は、より詳細な形でプロジェクト構造計画を反映しているため、常に最新の状態である必要があります。

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ワークパッケージ記述の3つのステップ

1.プロジェクト構造計画からワークパッケージの責任を導き出す

原則として、ワークパッケージのテーマに関する技術専門家が指名されます。しかし、大規模なプロジェクトでは、管理業務に特化して技術専門家をコーディネートする担当者も指名されることが多い。

2.目標、内容、結果についてのワークパッケージの記述

ワークパッケージの説明は、それぞれのワークパッケージマネージャーが行いますが、必要に応じて他のプロジェクトチームのメンバーも巻き込みます。原則として、ワークパッケージの内容に関する技術的な専門家が担当します。

3.ワークパッケージの記述の内容に関する調整

特別に計画された会議やワークショップでは、個々のワークパッケージの説明をプロジェクトチームが横断的に読み、内容を調整します。これを効率的に行う方法として、例えばワークパッケージ・ヴェルニサージュがあります。

  • プロジェクト構造計画に基づく開始・終了予定日の確認
  • ワークパッケージマネージャーによるワークパッケージごとの必要リソースのコスト試算
  • プロジェクトチーム内での日程案とリソースの調整
  • 関連するすべてのコンテンツが、十分な形式と品質で考慮されているかどうかを共同で確認する。

ワークパッケージの記述例

ワークパッケージの説明は、構造化された表で表示するのが理想的です。ワークパッケージの説明の内容は様々ですが、最低限の構成要素は以下の通りです。

  • WBSコード
  • ワークパッケージをワークブレイクダウンストラクチャーに一意に割り当てるための名前です。
  • ワークパッケージの責任
  • また、ワークパッケージの内容と結果についても

ここで、最後の2つの情報は、ワークブレイクダウンストラクチャーではカバーされていないため、ワークパッケージの説明の主要な部分となります。

ワークパッケージの記述例 - 詳細なバリアント

ワークパッケージの内容詳細

ワークパッケージの記述例 - シンプルなバリエーション

ワークパッケージの説明は簡単

ワークパッケージの記述は、厄介な義務?

ワークパッケージの説明書を作成することは、プロジェクトマネージャーにとって面倒な管理上のハードルであると、ほとんどのプロジェクトスタッフが認識している。しかし、どのような場合でも、ワークパッケージを指定することを支持する2つの主要な側面があります。

  • ワークパッケージの記述は、プロジェクトマネージャーが運用管理やプロジェクトコントロールを行う際の基礎となるものです。特に大規模なプロジェクトでは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの管理に専念することが不可欠であり、コンテンツの仕事をすることはできない。
  • プロジェクトチームのメンバーがまだ頻繁に一緒に仕事をしたことがなく、そのためプロジェクトチームが十分にリハーサルされていない場合、ワークパッケージの説明書で定義された構造は、プロジェクトにおける共同調整のアプローチをサポートします。

現場からの実践的なヒント

  • プロジェクト全体のタスクを透明化する唯一の方法として、すべてのワークパッケージを記述することが望ましい。そのために必要な時間は制限されており、どのような場合でも利益に見合ったものになります。
  • ワークパッケージが「クリーンに」(継続的かつ完全に)記述されていれば、それに基づいて進捗状況を最適に見積もることができるため、コントロールのための理想的な基盤となります。
  • ワークパッケージの説明は、プロジェクトチーム内で共同で議論し、合意することができます(例:Vernissage形式)。
  • ワークパッケージマネージャーは一度に1人しかいません。
  • 複雑なプロジェクトでは、綿密な計画が必要です。