ステークホルダー分析

広告

ステークホルダー分析は、プロジェクトマネジメントにおけるリスク防止のための重要な手段です。プロジェクトの立ち上げ段階で策定され、プロジェクトに影響を与える要因のうち、プロジェクトの進行にマイナスの影響を与える可能性のあるものについて認識を深めます。

プロジェクトは、社内外の数多くの影響因子にさらされています。社内のタスクやプロジェクトには依存関係があります。経済や市場の影響は、一般的な状況の変化を引き起こします。その他、従業員の交代など、あらゆる種類の混乱がプロジェクトに影響を与え、軌道から外れてしまうこともあります。

どの企業でもそうですが、プロジェクトにおいても、時折、鼻の先を見ることが推奨されます。活動計画、時間計画、コミュニケーション計画によるプロジェクトの構造化に加えて、内外からの影響要因を無視してはならない。

定義 ステークホルダー分析

ステークホルダー分析は、プロジェクトに影響を与える枠組み条件や要因を把握し、それらに目を光らせ、必要に応じて対策を講じるためのプロジェクトマネジメント手法です。

ステークホルダー分析では、プロジェクトの環境への定着状況を把握することができます。これにより、緊張や困難の可能性のある領域を早い段階で特定し、プロジェクトへの影響の観点から評価することができます。これにより、関係者全員が、どこに依存関係があるのか、プロジェクトの成功を危うくしないためにはどこに対策を講じる必要があるのかを確認することができます。

広告

ステークホルダー分析の目標

  • プロジェクトに影響を与える可能性のある要因、破壊的な要因、緊張感のある領域の早期認識
  • 社内の他のタスクやプロジェクトへのインターフェースの代行
  • 環境とそれらの間の関係をグラフィカルに表現することで、プロジェクトの依存関係を認識させる。
  • プロジェクトに起こりうる影響の評価
  • プロジェクトに影響を与える要因を、プロジェクトの利益に合致させるための方策の定義

ステークホルダー・マネジメントとは、外部からの制約に後から対応するのではなく、事前に行動することです。


ステークホルダー分析の作成

ステークホルダー分析は、プロジェクトのできるだけ早い段階で、できれば開始時のワークショップで行いますが、いずれにしてもプロジェクトの計画段階で行います。

完全性の要件を可能な限り満たすために、環境分析はプロジェクトチーム全体で実施します。また、会社の概要をよく知っていたり、類似のプロジェクトでの経験があったりして、影響を与える可能性のある要因について情報を提供できるプロジェクト外部の人を参加させることも可能です。

ただし、あまり多くの人を参加させるべきではなく、実際には5~7人程度が成功している。いずれにしても、プロジェクトマネージャー、プロジェクトクライアント、ステアリングコミッティーまたはステアリングボードのメンバー(可能であれば)が参加すべきである。

ステークホルダーの特定

最初の重要な作業は、考えられるすべての利害関係者と影響を与える要因を追跡し、特定することです。プロジェクトの内容や文脈に応じて、プロジェクトに影響を与える可能性のある要因や、プロジェクトから影響を受ける要因をすべてリストアップします。これには特にブレインストーミングの手法が適しています。

環境の指定は、まずトップレベルで行われます(ミスター・ミラーではなくプロダクション、特定の新聞ではなくプリントメディアなど)。

第2ステップでは、これらのグループをさらに細かく分類します。例。サプライヤーというグループには、プロジェクトの成功にとって特に重要な企業がリストアップされています。08/15のサプライヤーは、簡単に交換できるので、外に残しておきます。

ステークホルダー・グループ/カテゴリー別のまとめ

出版物では、環境分析におけるプロジェクトの影響要因を分類するために、「組織的-社会的」と「事実的-実質的」というクラスターや、内部環境グループと外部環境グループが使われています。しかし、特に大規模なプロジェクトでは、より詳細な分類が推奨されています。

広告

いくつかのステークホルダーグループ/カテゴリーは、プロジェクトマネージャーによってすでに事前に定義されている場合があります。代表的なステークホルダー・グループ/カテゴリーは以下の通りです。

  • インターナル
  • 外部
  • お客様・ユーザー
  • サプライヤー/パートナー
  • 競合他社
  • プレス/メディア
  • 社内の他の計画/プロジェクト/プログラム
  • 企業戦略、企業施策
  • 利害関係者/団体
  • 政治・行政
  • 会社経営、オピニオンリーダー、役員、従業員、従業員協議会

ステークホルダーの評価と分析

次のステップでは、特定したステークホルダーを、プロジェクトに対する影響力の観点から評価します。基本的には、「ポジティブな影響力」と「ネガティブな影響力」を区別します。また、「プロジェクトに対する権力と影響力」や「プロジェクトへの近接性」も考慮しなければなりません。

すべてのプロジェクトは、特定の目的を追求し、その結果、プロジェクト環境に影響を与えます。ステークホルダーの期待は、プロジェクトの目標と対立することもあれば、調和することもあります。これに応じて、コンフリクトやポテンシャルがあらかじめプログラムされます。

評価では、特定された影響要因を段階的に確認し、プロジェクトへの影響の可能性を解釈していきます。到達した結論に応じて、それぞれのステークホルダー・グループを「クリティカル」または「サポーティブ」と定義します。

このステップでは、複数の意見を取り入れることが非常に重要です。そうしないと、特定の環境に対する個人的な感受性に基づいた、非常に主観的なイメージが浮かび上がってくる可能性があるからです。

施策の定義

ステークホルダー分析の最後のステップは、特に重要な環境だけでなく、ポジティブな環境をサポートし、管理するための方策を定義することです。力場分析と同様に、ここでの目標は、マイナスに調整された環境グループを「再極化」し、プラスに調整された環境グループの影響力を可能な限り強化することです。

緊急性に応じて、即時措置と予防措置をとることができる。また、コンティンジェンシープラン(プランB)も予防的プランの中に含まれており、望ましくない状況が発生した場合に、時間のロスなく迅速な対応を可能にするために発動される。

取り組むべきステークホルダーグループごとに、期限や責任を含む対策を定義します。これらは、To-Doリストに記録したり、ワーク・ブレークダウン・ストラクチャーの中で個別のワーク・パッケージとして含めることができる(対策がそれに応じて重要かつ広範囲である場合にのみ推奨される)。これらの対策が実際に実施されていることを確認するためには、定期的な管理が重要です。これは、定期的なプロジェクト管理の一環として行うべきである。

対策が必要ないステークホルダー・グループ(通常は大多数)については、意味があれば、一般的なプロジェクト・コミュニケーションやプロジェクト・マーケティング活動を通じて対処することができます。

定義された対策は、プロジェクトとステークホルダーの関係を形成するために使用することができる。対策の目的は、重要な影響因子の場合には、プロジェクトに起こりうる負の影響を軽減することであり、支持的な影響因子の場合には、いわゆる「乗数効果」を達成することである。


ドキュメンテーション ウムフェアダナリーズ - ステークホルダー・アナリシス
© alphaspirit / Shutterstock

環境分析の文書化

ビジュアライゼーション

利害関係者の分析は、どのような場合でもグラフィックで表示されるべきで、これにより概要がわかります。プレゼンテーションは、可能な限り多くの情報が直接グラフィックに詰め込まれるようにデザインすることができます。シンボル(稲妻、スマイリー、雲、クエスチョンマークなど)や色分け(交通信号システムなど)を使うことで、多くの可能性が生まれます。

タブラー表示

詳細な情報は、分かりやすさを損なわないように、追加の表で示すべきです。例えば、プロジェクトの観点からの期待と不安、プロジェクトの成功に向けたステークホルダーの重要性、さらには合意された責任と期限で実施される対策などをここに詳細に記載することができます。


ステークホルダー分析の定期的な見直し

ステークホルダー分析はスナップショットであるため、一定期間ごとに有効性をチェックし、必要に応じて修正しなければなりません。関係者、部署、サプライヤーなどのほか、潜在的な影響要因も変化する可能性があります。例えば、2ヶ月前には全く無批判で信頼できると分類されていたサプライヤーが、突然経済的に困難な状況に陥ったとします。ここではもちろん、新たな予防措置を講じる必要があります。

数ヶ月前には賢明だと思われた合意された対策も、修正や適応が必要になるかもしれません。

プロジェクトの規模や期間にもよりますが、ステークホルダー分析の見直しには1~2ヶ月の間隔が妥当です。したがって、ステークホルダー分析は定期的なプロジェクト・コントロールにも含まれるべきである。


ステークホルダーマネジメントもリスクマネジメントの重要な要素です。


プロジェクトのステークホルダー分析の例

プロジェクトのステークホルダー分析

主要なプロジェクトやプログラムのためのステークホルダー分析

評価を表形式で表したもの


実用化のためのヒントやコツ

  • チームでステークホルダー分析を行うことで、全体的かつ客観的な結果を得ることができます。
  • ブレインストーミングは、第1稿の作成に適した手法であることがわかっています。
  • 最初からクラスター化することで、明確な構造を素早く作り出すことができる
  • 見える化で透明性を高める
  • 危機的環境と肯定的環境の影響と対策の定義
  • 環境に対応するための施策のカタログを可能な限り運用していくこと
  • ステークホルダー分析と定義された対策は、コントロール会議の定期的な議題でなければなりません。
  • 利害関係者の分析は、リスク分析の出発点として利用することができます。