プロジェクトにおける役割と責任

広告

実際には、プロジェクトの開始時にプロジェクト組織が定義され、全員が自分の役割と責任を割り当てられ、それによって何をすべきかを全員が理解して、それぞれのプロジェクトが進行していくという、全体的には非常に単純なことです。というか、そんなに単純ではないのではないでしょうか?

プロジェクト組織の目的

  • 線引きを逸脱した独自のプロジェクト組織の確立は、プロジェクトのスタート段階では欠かせない要素です。
  • プロジェクトの組織化は、各プロジェクトの社会的複雑性を把握するための貴重なツールです。
  • プロジェクト組織は、情報の定義、意思決定、エスカレーションパスの基礎を形成します。

プロジェクト組織の立ち上げ手順

プロジェクト組織の整備の手順は、ラインとほとんど変わらず、いくつかのポイントにまとめることができます。最初のステップは、プロジェクトに必要な役割を定義することである。役割の数はプロジェクトの規模によって異なります。しかし、すべてのプロジェクトには、少なくとも1人のクライアント、1人のプロジェクトマネージャー、1人のプロジェクトチームメンバーが必要です(定義:ボックスを参照)。そして、各役割の要件、タスク、コンピテンシーを詳細に定義してから、最終段階で実際の人で埋めることになります。

プロジェクトのクライアントのタスクと責任

プロジェクトのクライアントは、おそらくプロジェクトの中で最も重要な役割の一つを担っています。クライアントがいなければプロジェクトもない。しかし、これまでのプロジェクトでは、プロジェクト・クライアントは常にその役割と責任を担ってきたのでしょうか?

残念なことに、多くのクライアントは、プロジェクト発注書に署名してから受注するまでの間に、自分たちがプロジェクトの成功に大きく貢献しなければならないことを忘れています。もちろん、プロジェクトマネージャーがどのような意思決定権を持っているかは合意の問題ですが、原則として、プロジェクトの内容に関する決定は、特にそれが本質的な決定である場合は、プロジェクトマネージャーが準備するだけで、クライアントの決定となります。

基本的なイエスかノーかはクライアントの問題であり、プロジェクトマネージャーに委任することはできません。一見人気のあるゲーム"What would you do?"は、ここでは適切ではありません。

広告

クライアントがプロジェクトマネージャに伝えたがる決定の例としては、プロジェクトの早期終了とプロジェクトの危機の宣言があります。このような非常に重要な決定は、プロジェクトマネージャーとの合意が必要ですが、クライアントが決定しなければなりません。

プロジェクトマネージャーと連携したプロジェクトクライアントの役割

プロジェクト期間中だけでなく、プロジェクト開始前にクライアントに対するプロジェクトマネージャーの最も緊急なニーズは、簡単に表現されていますが、通常は実行することが困難です。時間です。すべてのクライアントは、彼のプロジェクトのために時間を取らなければなりません。プロジェクトのマーケティングを必要とせず、深刻な問題がない小規模なプロジェクトの場合、クライアントはプロジェクトの状況についての報告を受け、決定を下すために、例えば2週間に一度プロジェクトマネージャーと会うことで十分でしょう。

しかし、企業にとって複雑で戦略的に重要なプロジェクトであればあるほど、クライアントはそのプロジェクトに多くの時間を投資しなければなりません。これは、プロジェクトの重要性をプロジェクトスタッフに示す唯一の方法であり、モチベーションを高めるための非常に効果的な手段です。


 

プロジェクターとライン

プロジェクトの役割の定義

プロジェクトのクライアント

プロジェクトの発起人であり、プロジェクトの最高意思決定機関であり、プロジェクトリソースの提供に責任を持ち、プロジェクトを全面的に支援すべきである。

プロジェクトマネージャー

プロジェクトの委任状で設定された目標を達成するための全体的な責任、クライアントの最初の連絡先、彼のタスク、責任、および権限を全社的に定義する必要があります。

プロジェクトチーム

プロジェクトマネージャーの監督の下、彼らはコンテンツの仕事の実行を担当し、特別な分野のための主に専門家です。

ステアリングボード

レビューボード、運営委員会などとも呼ばれ、複数の組織がプロジェクトに関与している場合に特に必要とされます。

広告

プロジェクトにおける責任と役割を書き出すだけでは不十分であり、ここではコントロールも必要です!


気分ややる気のモニタリング

特に社会的に複雑なプロジェクトでは、不幸にして生の取引をされることが多いプロジェクトマネージャーの最も中心的な仕事の一つは、プロジェクトチームのムードとモチベーションを常に高めることです。すべてのプロジェクトチームメンバーは自分の役割に満足しているだろうか?彼は自分の役割を適切に認識しているだろうか?過不足を感じていないだろうか?これらはすべて、プロジェクトマネージャーが早期に気づくべき問題の兆候である可能性があります。

プロジェクトチームの雰囲気を評価する

そのためのターゲット指向の手段として、ムードピクチャーを用いたプロジェクトチームの雰囲気の定期的なスナップショットがあります。しかし、この種の社会的コントロールは、プロジェクトの全期間にわたって継続的に行われなければ意味がありません。定期的なプロジェクトミーティングは、このための適切なフレームワークである。このようにして、変動や潜在的な危機を特定することができる。多くの場合、結果の質の低さや技術的な困難は、プロジェクトの機嫌の悪さやモチベーションの低さの指標にもなります。

ゴシップに注意

大気の乱れの状況認識は、継続的な認識よりも少なくとも重要ですが、それ以上に重要です。ほとんどの場合、会議中の正式なスナップショットよりも、コーヒーブレイクや通路、喫煙者のコーナーでの非公式な会話から、個々のチームについて多くのことを学ぶことができます。このような場合、プロジェクトマネージャーは特に注意を払い、矛盾や問題の兆候があれば、可能な限り迅速かつ敏感に対応しなければなりません。

割り当てられた役割と責任は、すべてのプロジェクトスタッフによって実行されていますか?

仕事が質的にも時間通りに納品されているか?その時、その全員がそれぞれの役割と責任を負うのでしょうか?そうではありません。問題は誰が仕事をするかだからです。何人かの同僚が仕事をシフトしていることに対応するために、プロジェクトマネージャーは非常に注意を払い、それに応じて、そして何よりも迅速に対応しなければなりません。

最初のうちは、共通の目標という意味で同僚をサポートしていますが、それが恒久的な状態になっていることに気づくと、不満や脱力感、仕事のパフォーマンスの低下に反応する可能性があり、また、病気休暇の増加もそれに関連している可能性があります。結局のところ、誰が2つのために連続して働くのが好きなのでしょうか?

器用さと経験が必要

プロジェクトマネージャーが、プロジェクトの雰囲気が悪いことやモチベーションが低いことがわかれば、すぐに行動を起こす必要があります。原因分析に応じて、ターゲットを絞った介入策を実行しなければなりませんが、そのためには、調停や紛争解決の分野でプロジェクトマネージャーに明確な資質が求められます。何よりも、これは高度な感度と経験を必要とします。

プロジェクトチームの人事異動

残念ながら、そのような低さは、行為者の交換によってしか回避できないということも何度も起こります。これは、例えば、どのような場合でもプロジェクトのクライアントと一緒に行われなければならない決定です。このような状況では、影響を受けるすべての従業員が顔を救うことができるように、常に注意が払われるべきである。

ほとんどの場合、外部の従業員の人事異動は、顧客企業の従業員の人事異動よりもはるかに簡単です。ここでの解決策は、影響を受けた同僚を責任のデリケートな領域から引き離すために、プロジェクト組織内での変更である可能性があります。

プロジェクトマネージャーとしての人間味を見せる

プロジェクトマネージャーとしての人間性を身につけよう

これは、あなたがリラックスして、あなたのスタッフにスポーツや天気についてコーヒーキッチンで話すことができるという二重の利点を提供します。第一に、あなたは、従業員とあなたの間に本当の絆を作成し、彼らだけではなく、プロジェクトや仕事について考えることができないことに気づくとき。第二に、また、従業員のモチベーションを提供しています、その最も単純で、おそらく最高の形で。

プロジェクト組織における役割とタスクの正しい配分は、すべてのプロジェクトの成功要因です。

すべての役割、タスク、責任を備えた適切なプロジェクト組織を開発することは、すべてのプロジェクトを成功させるための基礎となります。もう一つの重要な基盤は、コミュニケーションであり、プロジェクトマネージャーと「単純な」プロジェクトメンバーとの間の絶え間ない接触である。プロジェクト組織のすべての人が、プロジェクトマネージャーが自分たちのために存在しているという感覚を持たなければなりません。

優れたプロジェクトマネージャーに必要なスキルの大半は、リーダーシップ、チームビルディング、モチベーション、コミュニケーション、コンフリクトマネジメントなどのいわゆる「ソフトスキル」です。だからこそ、プロジェクトマネージャーがオフィスからプロジェクトを管理するのではなく、プロジェクトのすべてのフェーズで関係者と対話し、チームを支援することが重要なのです。

プロジェクトマネージャーは、自分自身をプロジェクトスタッフのために適切な労働環境を準備するオーガナイザーであり、サービスマンであると考えるべきである。なぜなら、プロジェクトが失敗するのは技術のせいではなく、人のせいだからです。

このような意味でオフィスから出て、社員に!


チェックリストです。クライアントは自分の役割を果たしているか?

  • プロジェクトマネージャーは明確なプロジェクト課題を受け取ったのか?
  • 戦略、プロジェクト目標、優先順位はプロジェクトマネージャーと一緒に定義されていたのか?
  • 組織の枠組みの条件は、プロジェクトマネージャーと合意していたか。
  • プロジェクトマネージャーは、問題や危機が発生した場合にも、クライアントの全面的なサポートを受けることができますか?
  • プロジェクトの戦略的な意思決定はクライアントが行うのか?
  • プロジェクトの予算の決定は、クライアントが行うのでしょうか?
  • クライアントは、プロジェクトの利益を外部に代表しているか?
  • クライアントは月1回以上プロジェクト会議に参加していますか?