プロジェクトのクライアント - 役割とタスク

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プロジェクトクライアントの役割は、一見すると単純にしか見えません。しかし、実際には非常に多機能で、プロジェクトの進行に合わせて変化していきます。

プロジェクトの初期段階では、プロジェクトのお客様が主な発起人となり、重要な決定を下し、必要なリソースを提供します。実行段階では、中間結果を要求し、プロジェクトの動向を決定します。プロジェクト完了時には、プロジェクトを正式に受諾し、プロジェクトマネージャーの任務を解除します。

しかし、プロジェクトマネジメントへの理解不足や、単に時間がないなどの理由で、お客様の役割が十分に果たせない場合はどうでしょうか。

典型的な初期状態

近年、多くの企業がプロジェクトマネジメントのノウハウを蓄積し始めています。一方では、プロフェッショナルなプロセスで最高の品質でプロジェクトを処理することを目的とし、他方では、生産性の高い成長率を達成することを目的としています。これらは、ホリスティックなデザインアプローチでなければ達成できない、高いマネジメントへの期待ですが、実際にはほとんど言及されていません。

非常によくあるのが、社員が臨時に企業間のプロジェクト・マネジメント・トレーニング・コースに派遣されることである。プロフェッショナルなプロジェクトを完成させるためには、すべてのプロジェクト参加者、特にハイレベルな担当者や顧客に対して、幅広いプロジェクトマネジメントの理解が必要であることを考えれば、あまりにも手短な対策であると言えるでしょう。もちろん、標準化された報告書や適切なツールサポートを備えたオーダーメイドのプロジェクト管理フレームワークの確立など、組織的な対策が欠けていることは言うまでもない。

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プロジェクトクライアントの最重要課題

プロジェクトのクライアントは、プロジェクトのために時間を割かなければならない

プロジェクトが失敗する理由は、プロジェクトのオーダーが不明確で調整されていないこと、プロジェクト開始時にすでにプロジェクト・リソースが不足していること、多くのプロジェクト・クライアントが利用できないことなどであり、これはどこでも嘆かれている。

これらはすべて、プロジェクトマネージャーではなく、クライアントにあるタスクと責任です。プロジェクトのコミッショニングと実行におけるプロジェクト・クライアントの役割

プロジェクト開発プロセスの管理は非常に重要であり、プロジェクト型企業のマネージャーには高い要求が課せられます。

タスクとコンピテンシーを認識し、プロジェクトとラインの間のコンフリクトを専門的に処理することは、プロジェクト・クライアントが習得しなければならない中心的なタスクです。プロジェクトの全期間を通じて、この機能を積極的に認識することが決定的に重要です。

プロジェクトのお客様は、日々のプロジェクト作業には直接関与しませんが、お客様がプロジェクトの成功を大きく左右する重要なインターフェイスや接点があります。

完璧なプロジェクトクライアント

  • 会社の中で大きな力を持っている。
  • プロジェクトマネジメントに対する高い理解力を持ち、プロジェクトクライアントとしての自分のタスクと責任を理解している。
  • 自分のプロジェクトの成功に大きな関心を持っている。
  • 自分の」プロジェクトに十分な人材と予算があることを確認する。
  • プロジェクトマネージャーには、明確なプロジェクト課題を与える。
  • 定期的にプロジェクトマネージャーの仕事の調整に時間がかかる。
  • プロジェクトに困難や問題が発生した場合、積極的にプロジェクトやプロジェクトマネージャーをサポートします。

完璧なプロジェクトクライアントの理想像

プロジェクトクライアントのタスク

プロジェクトマネージャーの選択

正しい」プロジェクトマネージャーの選択が、成功や失敗を左右することが多い。誰もがプロジェクト・マネジャーに適しているわけではない。プロジェクトマネージャーが持っていなければならない最も重要な前提条件は、ここでは最も重要な特性だけを挙げると、リーダーシップの能力、チームで働く能力、対立に対処する能力、自己反省する能力などの人格的特性である。

さらに重要な要求基準は、プロセス的、方法論的なプロジェクト管理能力です。十分な訓練を受けた経験豊富なプロジェクトマネージャーは、プロジェクトマネジメント手法の幅広いポートフォリオを習得し、それらを設計要素としてプロジェクトマネジメントプロセスに統合する方法を知っています。

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最後になりましたが、プロジェクトマネージャーを選ぶ際には、実施するプロジェクトの内容にも注意を払う必要があります。例えば、変革の性格が強いプロジェクトであれば、組織問題や変革プロセスの経験が重視されますし、社内や管理職の間でのプロジェクト・マネージャーの認知度も重要です。

プロジェクトマネージャーへのタスクの明確な割り当て

実際には、クライアントがプロジェクトマネージャーに正確なプロジェクト課題を書面で依頼することはかなり稀である。どちらかというと、口頭で、電話や電子メールなどで依頼されることが多い。

このような場合、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト開始から現在までの進捗状況を体系的に調査し、過去の出来事や決定事項に関する情報を収集することが求められる。構造化されたプロジェクト・オーダーは、顧客との調整の基礎となる。

その結果、戦略的な方向性、測定可能なターゲット、プロジェクトマネージャーの明確な優先順位を明示した上で、共同で開発された視点が得られます。

プロジェクトに必要なリソースの調達

多くのプロジェクトが失敗するのは、プロジェクト・リソースの不足が原因です。プロジェクトチームのメンバーを選び、定義されたプロジェクトの役割を果たすことは、繊細な手順であり、多くの経験と機転を必要とします。多くの場合、重要なノウハウを持つ人材が不足していたり、ラインマネージャーがプロジェクトの重要性を理解していないことが原因となっています。その結果、プロジェクトとラインの間にオープンな対立が生じ、特にプロジェクトの進行に影響を及ぼします。

経営陣による仕様書の正確な実行は、プロジェクトマネージャーが必要な専門家のノウハウと、それに見合った資金と人材を顧客から受け取って初めて可能になる。

必要とされる特定のリソースを社内でカバーできない場合、不足しているノウハウをオープンマーケットで購入しなければならない。これは、プロジェクトの重要性や意義に影響されて、クライアントとプロジェクトマネージャーの間で非常に困難な交渉プロセスとなることが多い。

これが会社全体にとって大きければ大きいほど、プロジェクトマネージャーが外部リソースの必要性をクライアントに説得するのは容易になる。しかし、プロジェクトの規模が小さく、事業戦略に特段の影響がない場合は、外部支援のための追加コストを発生させるよりも、プロジェクトを延期する方が得策である。

プロジェクトごとの意思決定

プロジェクトの実施段階では、プロジェクトの進行を確実にするために、懸案事項や重要な決定を行うことが求められる。その前段階の作業は、プロジェクトマネージャーとそのチームが行い、プロジェクトの実際の状況を定期的に監視し、コースからの逸脱を記録する。

結果が軽微な逸脱の場合は、通常、プロジェクトマネージャーが自分で判断して対策を講じることができます。しかし、多くの場合、致命的なコースからの逸脱は、追加のリソースと予算を必要とする。このような場合には、クライアントに相談しなければならない。

プロジェクトの経過について、プロジェクトクライアントミーティングを制度化することをお勧めします。クライアントは一定の間隔で中間結果を知らされ、必要に応じて重要な決定を迅速に下すことができる。

プロジェクトの利益を外部に表明

プロジェクトクライアントの最も重要な仕事の一つは、プロジェクトの利益を対外的に表明し、プロジェクトチームの作業をサポートすることです。具体的には、プロジェクトのマーケティングを行い、ステークホルダーに最新の情報を提供することです。

多くの場合、プロジェクトは、プロジェクトを促進したり、妨げたりする多くの内部および外部の影響に直面します。プロジェクトクライアントの具体的なタスクには、プロジェクトの利益を環境の要件に一致させるためのあらゆる手段が含まれます。その結果、衝突が減り、影響を受ける周囲のグループとの理解が深まり、受け入れられるようになります。


プロジェクトクライアントなしではやっていけません


問題や危機が発生した場合のプロジェクトマネージャーのサポート

本来、プロジェクトの危機は、プロのプロジェクトマネジメントによって未然に防ぐことができるはずです。しかし、多くの企業では、プロジェクト・マネジメントに対する最適な準備がなされていないため、実際には、プロジェクトや時には企業の存続を脅かすような極端な状況が何度も発生しています。

この場合、プロジェクトの依頼者が直接介入する必要があり、依頼者は社会的な複雑さと大きな意思決定のプレッシャーに直面することになる。通常、権力的な交渉プロセスを経て、クライアントはプロジェクトの危機を宣言し、原因を調査して直ちに対策を講じることを任務とするチームを設置します。

そのためには、中立的な立場で危機管理の提案をしてくれる外部の人のサポートが必要になることもあります。プロジェクトの危機は、クライアントによって正式に終了します。

結論

プロジェクト・クライアントは、プロジェクト開発プロセス全体を理解し、特に自分の役割を積極的に形成し、遂行しなければならない。プロジェクトマネジメントを成功させるためには、クライアントとプロジェクトマネージャーの継続的な関係が必要です。

クライアントは、プロジェクト利益の重要な外部代表であり、プロジェクトマネージャーの個人的な権限や能力が十分でなくなった場合には、常に積極的に介入してくる。