プロジェクト報告書 - 意味のあるプロジェクト報告書

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内容、スケジュール、コストの観点から、プロジェクトの進捗状況を定期的に報告することは、プロジェクト報告の中心的な仕事です。目的は、定義されたターゲットグループのために、意思決定の基礎となる最新の情報を凝縮した形で準備することです。

プロジェクト報告とは、プロジェクトの進捗状況や(中間)プロジェクトの結果を正式に記録することである。個々の管理項目の目標値と実績値の比較に基づいて、プロジェクトステータスレポートが作成され、定義されたターゲットグループに提示される。対象となるのは、通常、プロジェクトマネージャー、プロジェクトクライアント、(あれば)運営委員会です。

プロジェクト報告の目標

  • プロジェクトの過程での逸脱を文書化(継続的な目標と実績の比較
  • 関連するターゲットグループ(プロジェクトクライアント、プロジェクト運営委員会、プロジェクトチーム、.... など)に対する、現在のプロジェクト状況に関する構造化された標準化されたコミュニケーション。
  • 現在のプロジェクトの進捗状況を継続的に文書化すること
  • プロジェクトマネージャーの保護

合意内容によっては、プロジェクトの報告プロセスに他の対象グループが含まれることもあり、その場合は報告書を特別に適合させることができます。機能的な報告の基礎となるのは、プロジェクト開始段階での適切な報告体制の計画です。

プロジェクトの報告には、以下のことが計画されていなければなりません。

  • 何が報告されるのか?
  • 誰が誰に何を報告するのか?
  • 報告はどのような間隔で行われるのか?
  • その情報はどのように準備されているのか?(形態、構造、媒体)。)
  • レポートはどのように構成されていますか?

プロジェクト報告の具体的な仕組みについては、各プロジェクトの参加者と合意する必要があります。最も重要な報告書については、社員がオリエンテーションのために使用できるテンプレートを作成することをお勧めします。 これにより、報告プロセス全体が明確になります。

しかし、テンプレートは従業員を制限するものであってはならず、そうでなければ、十分に活用されないか、まったく活用されないことになります。テンプレートを作成する際には、受け入れてもらうために、できるだけユーザーフレンドリーなものにすることが重要です。

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プロジェクトレポートは、プロジェクトの現在の状況を把握するためのものです。


プロジェクト報告書

プロジェクト報告ツール

レポーティングツールを使用するためには、企業内で一定の前提条件が満たされている必要があります。ほとんどの導入が失敗するのは、企業固有の要件が明確に定義されていないためです。そのためには、プロジェクトマネジメントの手法や技術(PM手順)、プロセスや手順、組織構造などが明確に定義され、確立され、記述されている必要があります。

展開前の中心的な質問

  • プロジェクト報告の目的と課題。プロジェクト報告で何を達成するのか?
  • 報告書の内容と形式(レイアウト)について。どんな情報が必要か?誰が何をどんな形で欲しがっているのか?
  • プロジェクト報告書の作成プロセスとデータの質:情報はどのようにして得られるのか?どのような仮定に基づいているのか、その信頼性は?
  • 報告に関わる当事者たち。誰が宛先なのか?情報提供者は誰か?情報提供者は誰なのか、その情報を利用できるのか、利用しているのか
  • プロジェクト報告の基準会社で効果的な報告を行うためには、どのような基準や規則が必要か?プロジェクト報告にはどの程度の統一性が必要か?調和のとれた、一般的に有効なプロジェクト手順は、ツールを有意義に使用するための前提条件です。誰もが必要なルールを守らないのであれば、最高のツールは何の役に立つのか?
  • プロジェクトレポートの活用。情報はどうなるのか?その情報は使われているのか?
  • オープンなコミュニケーションと緊密な連携。これらはレポーティングの前提条件であり、結果である。すべてのプロジェクトマネージャーは、プロジェクト参加者全員との信頼関係をどれだけ築けたかで判断されるべきだ。

ツール選択における重要な成功要因

ユーザー・アクセプタンス

連続したテキスト入力や詳細な説明は避けるべきで、グラフィック要素はゆるやかに(1枚の絵は1,000の言葉よりも多くを語る)。

データストレージ

データを何度も入力しなければならないことで、参加者の受け入れ態勢やデータの適時性が損なわれることがあってはならない。

ユーザーの利便性

レポートの作成には多くの学習を必要とせず、使い慣れたインターフェースを推奨します。

システムの複雑さ

エラーを回避し、メンテナンスコストを削減するためには、ツールの複雑さを(技術的にも組織的にも)可能な限り低くする必要があります。そうでないと、エキスパートの「故障」の際に、システム全体が停止してしまうことが起こり得ます。

経営支援

プロジェクト報告書の必要性をトップマネジメントが認識し、必要なリソースを提供すること。報告書の品質、完全性、適時性は、最高レベルで要求されるべきである。

規則性と周期性

プロジェクトの報告書は、定められた間隔で定期的に作成されます。報告すべきことがないと思われる場合でも、それに応じて「報告」しなければならない。これらの間隔はすべてのプロジェクトで同じであるべきであり、プロジェクトの規模に応じて等級分けするのではなく、むしろ内容(詳細度)に基づいて行うべきである。プロジェクトの報告間隔を逸脱することは、例外的な状況においてのみ行われるべきである。

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プロジェクト報告プロセスの確立

構造化された持続可能なプロジェクト報告を行うためには、統一されたPMプロセス(少なくともすべての報告活動)を定義し、導入する必要があります。


練習に役立つヒントやコツ

  • KISS: Keep it small & simple - 長いレポートは、喜んで書かれることも、喜んで読まれることもありません。
  • 報告書はシンプルで分かりやすいものでなければなりません。また、図表を用いることで内容をより明確にすることができます。
  • 情報の流れは双方向でなければならない。報告する人(=情報を提供する人)は、自分自身も情報を受け取りたいと思っている(例えば、全体の状況、決定事項、変更点など)。
  • 定期的に報告することで、安心感や継続性を伝えることができます。
  • 会議の計画と報告は密接に結びついています。
  • タイミング:論理的に後続する会議は、時間的に近接していることが望ましい(例:プロジェクトコントロール会議の直後に、プロジェクトクライアントや運営委員会の会議を行う)。
  • 例えば、4ヶ月のプロジェクトでは、1ヶ月の間隔は長すぎるが、15ヶ月のプロジェクトではかなり適切である。
  • 特に会議の間隔が長いプロジェクトでは、「その場限り」の決定にどう対応するかを規定しておく必要があります。

プロジェクト報告に関するよくある質問(FAQ

最高のプロジェクト計画を立てても、適切なプロジェクト管理ができなければ意味がありません。これには、犯罪的なまでに軽視されがちなプロジェクト報告も含まれます。正しい方法で行えば、その労力は最小限に抑えられます。ここでは、レポーティング・ストラクチャーの構築やプロジェクト・レポートの作成の過程で出てくる、いくつかの質問とその答えを紹介します。

プロジェクト報告書は本当に必要なのか?

はい。プロジェクトは、計画通りに100%進行することはほとんどないユニークなプロジェクトです。それぞれのプロジェクトの過程では、何度も何度も意思決定をしなければなりませんし、小さな、あるいは大きな軌道修正をしなければなりません。このような状況下で、プロジェクトの次のステップに向けた最適なソリューションを迅速かつ効率的に見つけるためには、プロジェクトから得られる現在の情報をベースにすることが必要です。

  • 今、私たちはどこにいるのでしょうか?
  • 何を達成したのか?
  • 資源をどれだけ使ったか?
  • どんな問題がありますか?
  • 今のところ、どのような選択肢があるのでしょうか?

自分の立ち位置がわかって初めて、目標に到達するための最善の方法が見えてきます。プロジェクトレポートは、意思決定のトレーサビリティーを確保します。

すべてが順調に進んでいる間は、それほど重要ではないかもしれませんが、少なくとも危機的な状況では、どのような理由でどのような経路をとり、どのような措置をとったのかを知ることが必要です。文章で理解できないと、面倒な議論になることも多い。プロジェクトマネージャーとしては、プロジェクトの経過が分かりやすく文書化されていることは、とても嬉しいことです。

プロジェクトレポートには何が必要ですか?

ここでの原則は小さく、シンプルに」です。長い報告書は喜んで書かれることも読まれることもありません。報告書はシンプルで明確でなければならない。プロジェクト・ステータス・レポートの最低限の内容は

  • 前回の報告書以降の活動について教えてください。
  • どのくらいスケジュール通りに進んでいますか?予定通りに進んでいますか?
  • どこで問題が発生し、決断しなければならなかったのか。

グラフィックは、書かれている内容を明確にするのに役立つことが多い。報告書によく使われるグラフィック要素は、トラフィック・ライト・システムです。

  • GREEN」:すべてが順調で、問題はない
  • "YELLOW":問題を抱えているが、それを解決することができ、すでにそれを実行している
  • 赤」:計画から大きく逸脱しており、プロジェクトを軌道に乗せるために迅速かつ重大な介入が必要である。

原則として、コスト、リソース、予算、マイルストーン、リスクなど、計画されたものはすべて定期的に報告されるべきである。報告の深さや間隔は、プロジェクトに応じて定義する必要があります。

プロジェクト実施段階の途中で、プロジェクト報告書を後から作成することは可能ですか?

理想的には、プロジェクトの初期段階ですでにプロジェクト報告の基礎が築かれている。通常は、プロジェクト計画プロセスの最後のタスクの1つです。しかし、始めるのに遅すぎるということはありません。以下の要件を満たす必要があります。

  • プロジェクトクライアントとプロジェクトマネージャーの間で調整されるプロジェクトオーダーが存在します。
  • 作業内訳構造が作成され、すべての作業パッケージが定義されています。
  • ワークパッケージマネージャーの定義は以下の通りです。
  • プロジェクトのタイムスケジュールには、デッドラインやマイルストーンが設定されています。
  • ワークパッケージの記述に基づいて、プロジェクトのリソース(人、資金、設備、材料など)を計画します。
  • プロジェクトの組織を確立し、役割とタスクを説明します。
  • プロジェクトにおける情報の流れは、コミュニケーションプランによって規制されており、意思決定、報告、情報、エスカレーションの経路が定義されています。

誰がプロジェクトレポートを受け取るべきか?

プロジェクトレポートは、プロジェクトの現状を誰もが知ることができるように、プロジェクトサーバーにダウンロードするなどして、プロジェクトメンバー全員が利用できるようにしてください。いずれにしても、プロジェクトの中で定義された人が直接レポートを受け取るべきです。このような積極的な報告経路は、少なくとも大まかにはプロジェクト組織から生まれるべきです。

報告は、会社組織の常として、「下から上へ」行われる。ワークパッケージの責任者は、サブプロジェクトマネージャー/チームリーダーに報告し、サブプロジェクトマネージャーはプロジェクトマネージャーに、プロジェクトマネージャーはプロジェクトクライアントや運営委員会に報告します。

会社にとって大規模で重要なプロジェクトであればあるほど、より多くのレポートレベルを実行します。また、プロジェクト環境の利害関係者(お客様、メディアなど)を巻き込むことも考えられます。

プロジェクトレポートはどこまで詳細に書くべきか?

報告を受ける人に応じて、プロジェクト報告書の内容と詳細度を慎重に選択する必要があります。経験則から言うと、プロジェクトの階層が深ければ深いほど、レポートは詳細になります。プロジェクトのクライアントは、あらゆる問題について報告を受けたいと思っているかもしれません。経営者は通常、運営上の困難を詳細に気にすることはなく、計画された予算で期限が守られるかどうかを知りたいだけです。

クライアントや運営委員会へのプロジェクト報告書は、プロジェクトの関連情報のみを短く簡潔に提示するのがベストです。

迷ったときには報告書の提案を行い、どのような情報が必要で、どのような詳細を報告すべきかを受信者に直接伝える。これにより、時間とエネルギーを節約し、プロジェクトの他の活動に費やすことができます。

ヒント:報告すべきことがない場合でも、これは報告すべきことです。オープンポイントの欄に「なし」と書かれていれば、オープンポイントの欄が単に省略されている場合よりも情報量が多くなります。

プロジェクトレポートはどのくらいの間隔で作成するべきでしょうか?

プロジェクトの期間が長ければ長いほど、プロジェクトレポートの間隔は長くなります。半年しか続かないプロジェクトであれば、14日間のステータスレポートが必要になるかもしれませんし、2年のプロジェクトであれば、毎月のプロジェクトレポートが必要になるかもしれません。実際には、プロジェクトの進捗状況、特にプロジェクトのスピードによって、報告が必要な頻度が変わってきます。

同じことが3回続けて報告された場合は、プロジェクトが眠ってしまっているか(いずれにしてもここには緊急の対策が必要である)、報告期間が短すぎるかのいずれかである。逆に、2年間のプロジェクトのホットフェーズにおける月次の周期性も、長すぎることがあります。遅くとも、報告間隔を短くし、緊急性の高い問題を報告体制の外にエスカレーションする方法を定義することを検討すべきである。