プロジェクトオーダー - プロジェクトオーダーの明確化

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正確なプロジェクトオーダーの明確化は、プロジェクト実施を成功させるための基本であり、後のプロジェクトの乱れを防ぐための重要な手段でもあります。その結果であるプロジェクト・オーダーは、すべてのプロジェクトが正式に開始されるための前提条件であり、少なくともそうあるべきである。

プロジェクトオーダーは、プロジェクトマネージャーとプロジェクトクライアントとの間の契約であり、協力関係を規定し、両者が同じゴールを目指していることを確認するものである。

当初の状況

プロジェクトの発生

実際のところ、プロジェクトはどのようにして発生するのでしょうか。誰かがアイデアを出し、他の人がそれをいいと思い、すでにプロジェクトを始めることが決まっている。すぐにプロジェクトマネージャーが決まる。何が起こったのかもわからないまま、上司がドアから頭を出して、「Larifari」プロジェクトの責任者に昇進したことを告げた。響きの良い名前のため、プロジェクトマネージャーは何が起こるかすぐにわかり、「昇進」を受け入れる。

なぜこのプロジェクトを行うのか?

さて、プロジェクトマネージャーは、まず、なぜそのプロジェクトを行うべきなのか、何を達成するために計画されているのか、プロジェクト全体にどれくらいの時間と費用がかかるのかを調べなければならない。そして、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの焦点がどこにあるのか、実際に何が求められているのかを、解釈や時には仮定を用いて見つけ出さなければならない。

時間のプレッシャーというテーマ

膨大な時間のプレッシャーは、プロジェクトの仕事にはつきものです。そのため、すぐにでもプロジェクトの内容に着手したいという気持ちが強くなります。しかし、ゴールがなければ道は定まりません。

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プロジェクトオーダーがない場合はどうなるのですか?

  • プロジェクトマネージャーとプロジェクトクライアントは、プロジェクトの成果の完全性について同意していません。
  • プロジェクトが始まって数ヶ月経つと、誰も実際のプロジェクトゴールが分からなくなります。
  • 参加者はそれぞれ異なる興味を持ち、それが満たされることを確信している。プロジェクトが完了すると、多くの期待が満たされなかったために、大きな失望と不快感が生じます。
  • 利害関係者や見解の違いから、プロジェクトが同じ方向に進むことはなく、誰もが自分の目的のためにプロジェクトを利用したいと考えている。
  • 意図していないコンテンツは、プロジェクトの一環としてプロジェクトマネージャーに「喝采を浴びる」。

プロジェクト・マンデートの明確化の重要性

多くのマネージャーは、プロジェクトスタートの重要性を認識していません。これが原因で、クライアントとプロジェクトマネージャーがプロジェクトの重要なポイントについてすべて合意する前に、プロジェクトの実施が開始されてしまうことが非常に多いのである。これは、プロジェクトに多大な悪影響を及ぼし、会社にも多大な経済的ダメージを与えることになります。

下の図は、プロジェクト立ち上げ段階でのプロジェクトミッションの明確化の重要性を示しています。

プロジェクト開始時の重要性の計画

どんなに速いランナーでも、スタート時にどの方向に走ればいいのか分からなければ、ゴールにはたどり着けない。これはプロジェクトの仕事でも同じだ。自分のゴールやタスク、フレームワークの条件を正確に把握していないプロジェクトマネージャーは、間違った方向に走ってしまい、「間違った」結果を出してしまいます。

プロジェクトオーダーの明確化という目標

基本的に、プロジェクト・マンデートの明確化には、次のようなキーポイントがあります。

  • なぜそのプロジェクトを実施する必要があるのか?
  • 誰が何を実現したいのか?
  • プロジェクト終了後、何が変わるのか?
  • いつまでに完成させればいいのか?

一番の解決策は、プロジェクトオーダーを作成することです。これは、プロジェクトマネージャーの仕事が何で構成され、どのように(少なくとも大まかには)、どのようなリソースを使って実行すべきかを公式に明確にするものです。


注文がなければプロジェクトは始まりません。


プロジェクトオーダーは、今後の活動の基礎となるものであり、プロジェクトの目標や内容に関して意見の相違があった場合には、プロジェクトクライアントとプロジェクトマネージャーの両方が参照することができます。これは、プロジェクトオーダーがプロジェクトの開始時に両者によって署名されたものであり、プロジェクトの全期間にわたって拘束力のある合意とみなすことができるからです。

プロジェクトオーダーで実現することは?

  • 拘束力のある契約書の作成
  • プロジェクト内容の定義
  • プロジェクトのコンテクストに対する共通理解
  • 後から来るチームメンバーのための情報基盤
  • プロジェクトマネージャーとプロジェクトクライアントの確保

プロジェクトオーダーへの5つのステップで

しかし、プロジェクトマネージャーは、どのようにしてプロジェクトオーダーの書面を手に入れるのだろうか?

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まず最初のステップとして、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの歴史を調査します。これは、プロジェクトやその歴史について情報を持っている人へのインタビューや、ドキュメントがある場合はそれを確認することで行います。

1.質問のカタログを作る

プロジェクトの歴史に関する研究を円滑に進めるためには、考えられるプロジェクトの目標や背景、誰が何に利益を得たのか、プロジェクトのどこに問題があるのかといった質問のカタログを作成するとよいでしょう。以下の質問に答えておくと便利です。

プロジェクトのマンデートを明確にするための重要な質問

  • プロジェクトで何が起こるべきか?(目標)
  • プロジェクトで起こってはならないことは?(Non-targets)
  • 誰がそのプロジェクトを望んでいるのか?(プロジェクトの依頼者)
  • プロジェクトの開始時期は?(開始日)
  • プロジェクトはいつまでに完成させるべきですか?(期限)
  • 誰が協力すべきか/しなければならないか/しなければならないか(プロジェクトチーム)
  • 影響を与えることができないフレームワークの条件があるのか?
  • 何が許されないのか、何が起こらなければならないのか。(重要成功要因)
  • 過去にも同じようなプロジェクトがあったのでしょうか?
  • そもそも、なぜこのプロジェクトが始まるのか?
  • 誰がどのような利益を代表しているのか?
  • プロジェクトに役立ちそうな文書やコンセプトなどはありますか?

大規模で重要なプロジェクトの場合、質問項目はより広範囲になります。独自の質問リストの基礎となる詳細な質問集は、「Project start with a sitaution analysis」に掲載されています。

2.インタビューの実施

インタビューパートナーの決定

インタビューの相手を選ぶ際には、非常に寛大な態度で臨むのがよいでしょう。より多くの情報、見解、意見を集めれば集めるほど、プロジェクトで何をすべきか、何ができないのか、どの点が不明瞭なのかが明確になってきます。

インタビューに適した人を選ぶには、会社の組織図を使うのが一番です。これにより、重要なオピニオンリーダー、意思決定者、ノウハウ保持者、技術専門家を素早く特定することができます。基本的には、現在または将来的にプロジェクトに関わっている、または影響を受けている人物にインタビューを行うべきです。

最後に、同僚を選ぶ際には、フィードバックを得ることをお勧めします。これにより、関連する人物を忘れていないかどうかを確認することができる。

インタビュー

最初のステップは、インタビューの相手とのアポイントメントを取ることです。インタビューの時間は30分から最大45分までとする。インタビューを受ける人は、インタビューの意味と目的について説明を受け、背景を知り、準備をすることができる。

インタビューは楽しい雰囲気の中で行われるべきです。すべての回答は書面で記録するのがベストです。最後に、インタビューに費やした時間に対してお礼を述べ、インタビューの結果がどうなるかを伝えることが重要である。

3. プロジェクトに関連する文書のレビュー

プロジェクトに関連して既に存在する文書を見つけるためには、インタビューが有効です。例えば、「プロジェクトの前史や開発について、どのような文書を知っていますか」という具体的な質問を各インタビュー対象者に投げかけると、通常であれば見つけるのが難しい、あるいは不可能であった多くの文書が明らかになります。

4. プロジェクトオーダーの第一稿

インタビューと文書分析の結果は、構造化され要約されます。曖昧さや見解の相違があれば、プロジェクトの完全な説明が得られるまで、さらに質問して取り除きます。

この記述には、プロジェクトで達成すべきこと(内容、目標、非目標)、主要な関係者(クライアント、プロジェクトマネージャー、チームなど)、期間の定義(開始日と終了日)、遵守すべき一般的な条件などが含まれています。

最初のプロジェクトの状況に関する調査結果に基づいて、最初のプロジェクト命令書が作成され、これがないとプロジェクトは具体的な計画段階に入ることができません。

5.プロジェクトクライアントとの調整

プロジェクトオーダーのドラフトは、プロジェクトのクライアントと調整、議論、調整されます。ドキュメントはポイントごとにレビューされます。ここでは、議論や調整の可能性を恐れてはいけません。与えられた時間内に実際に提供できるサービス内容のみが受け入れられ、プロジェクトオーダーに含まれる。ここですでに過大請求されている人は、不安定なプロジェクト期間と無限のプロジェクトストレスの基礎を築いている。

また、プロジェクトのクライアントは、インタビューで得られた共通点や期待の違いに注目することも重要です。未解決の点があれば、クライアントと一緒に明確にする必要があります。

コーディネーションの最後には、拘束力のある文書が作成されます。この文書には、プロジェクトクライアントとプロジェクトリーダーのプロジェクトに対する共通の見解が含まれており、両者によって署名されます。これは、プロジェクトのさらなる計画と実施の基礎となるものです。

もちろん、プロジェクト・オーダーが棚の上でほこりをかぶっていてはいけない。特に、プロジェクト目標の有効性を見直し、必要に応じて修正しなければならない。プロジェクト指示書の変更は、常に正式に、両署名者の合意があって初めて行われる。

プロジェクトオーダーの内容

プロジェクト名

正しい」プロジェクト名の選択は非常に重要であり、多くの場合、過小評価されています。主なメリットは、プロジェクト参加者がプロジェクトを強く意識するようになることです。また、プロジェクト名の決定は、プロジェクト文化の発展の基礎となります。

大規模で期間が長い(1年半以上)プロジェクトでは、プロジェクト名に加えてプロジェクトロゴを定義することが多いです。プロジェクト名を決める際の最も重要な基本ルールは次の通りです。プロジェクト名は、短く、簡潔で、プロジェクトに関連したものでなければなりません。

初期状況の説明

プロジェクトには必ず「きっかけ」があり、それによってプロジェクト開始の原因や背景が大きく異なることがあります。そのため、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの現状を具体的に把握することがより重要になります。そのためには、プロジェクトに関連するすべての情報を収集し、体系的に検討し、相互に関連付ける必要があります。

その結果を解釈することで、プロジェクトを進めていく上での重要な判断基準となります。また、この時点で興味深いのは、プロジェクトが実現しなかった場合に予想される展開をどう見るかということです。

プロジェクトの目的と非目的

プロジェクト目標の策定は、プロジェクト契約の明確化の範囲内で最も重要な作業の一つであり、プロジェクトのクライアントとプロジェクトマネージャーの間の合意の中核となる要素です。プロジェクト目的は、プロジェクトの意味を説明し、プロジェクトで望まれる結果を定義する必要があります。

正しいプロジェクトの目標は

  • 簡潔かつ明確に表現されている
  • 測定可能
  • プロジェクトの全期間にわたって安定した

プロジェクトの非目的項目を定義することで、プロジェクトをより明確にし、プロジェクト参加者全員の意識を高めることができます。非目的項目を明確に設定することで、プロジェクトの範囲が真に明確で透明性のあるものになることが多い。

目標と非目標の「交渉」は、プロジェクト・クライアントとプロジェクト・マネジャーの間で周期的に行われ、タスクの明確化の核心となるものである。

プロジェクトの主な作業内容

プロジェクトの主なタスクを定義することで、パフォーマンスボリュームが大まかに決定されます。メインタスクの構造は、プロジェクト全体の構造の基礎となるため、非常に重要である。メインタスクの詳細な構造化とワークパッケージへの分割は、プロジェクト計画の一環として第2段階で行われます。大げさに言えば、メインタスクはゴールへの道筋を示しているのである。

プロジェクトのメリット

プロジェクトのベネフィットは、定量的なもの(例:計画されたコスト削減や会社の追加収入)と定性的なもの(例:サービスレベルの5%向上)が必要です。単発のベネフィットと定期的なベネフィットを区別することができます。プロジェクト・ベネフィットとプロジェクト・コストの比較は、年間ROI(投資収益率)の形で示されます。

プロジェクトのメリットの詳細は、「Project Business Case」に記載されています。

開始日と終了日

プロジェクトは一時的な作業であり、常に開始時刻と終了時刻が定められています。これは、古典的なルーチンタスクとは異なる本質的な特徴の一つです。各プロジェクトは、開始時刻と終了時刻として具体的な現在の日付を指定することで、時間的に明確化された注文の過程で区切られます。開始と終了のイベントを追加で定義することで、透明性が増し、明確になり、また象徴的な性格を持つことができます。

プロジェクト予算

プロジェクトコストは、プロジェクトを実現するための中心的な判断基準であり、今日のお客様にとって非常に重要なものです。プロジェクト・コストの計画と計算は、通常、段階的に行われます。最初のステップでは、プロジェクトの申請書に基づいてプロジェクト・コストが見積もられます。プロジェクト内のタスクの計画の深さが増すにつれて、プロジェクトコストの透明性も増していきます。

プロジェクトチームの詳細

プロジェクトは内容だけでなく、社会的にも複雑なものです。タスクの規模や複雑さに応じて、異なるビジネスエリアや組織から複数のスペシャリストや専門家が協力してプロジェクトの目標を達成します。

プロジェクトの組織を効率的かつ円滑に運営するためには、プロジェクトの役割の定義とその個人化が重要です。プロジェクトの最も重要で制度化された役割は以下の通りです。

  • プロジェクトマネージャーの役割
  • プロジェクト・スポンサーの役割
  • プロジェクトチームにおける社員の役割

どの地域から何人のプロジェクト社員が、どのような資格を持ち、どのようなテンションでプロジェクトに参加する必要があるのかというファーストアプローチは、ラインマネージャーの人事考課を容易にします。

プロジェクトオーダーの例

プロジェクトオーダー

 

プロジェクトの発注 - 合意事項

プロジェクト・オーダーは、いわば、プロジェクト・クライアントとプロジェクト・マネジャーの間の業務契約であり、プロジェクトの状況についての共通理解を生み出すものです。プロジェクト・オーダーは、プロジェクト・クライアントとプロジェクト・マネージャーの双方にとって不可欠な保護手段であり、後に続くプロジェクト・チームのメンバーにとっても重要な情報基盤となります。

また、プロジェクトオーダーは、プロジェクトにおける計画段階での貴重なコミュニケーションツールであり、プロジェクトの危機を防ぐための最も重要なツールの一つでもあります。


練習のコツ

  • 発注書がなければ、プロジェクトは始まりません。
  • プロジェクト・オーダーの作成と調整に十分な時間を確保する。
  • プロジェクトの最初にラフドラフトを作成し、プロジェクトのクライアントと調整します。
  • プロジェクト・オーダーの最終版を作成し、プロジェクト・チームと議論する。
  • プロジェクトのクライアントの署名は、非常に高い記号含有率を持っています。
  • プロジェクトの目的に加えて、目的外のものを定義することも必要です。プロジェクトの具体的な成果を明確にするには、この方法しかない場合が多い。
  • プロジェクト・オーダーは、プロジェクト・マネージャーとそのチームにとっての安全装置である。