プロジェクト管理-効果的なプロジェクトモニタリング(チェックリストを含む

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プロジェクト管理では、プロジェクト計画の遵守状況を確認し、現在のプロジェクトの進捗状況を記録します。管理されていないプロジェクト計画は、その価値の大部分を失ってしまいます。プロジェクトで計画されたすべてのものは、プロジェクトの実施中に定期的なプロジェクト管理の対象にならなければなりません!

プロジェクトの制御 - 定義

プロジェクト管理は、プロジェクト管理の中核的な作業である。それは計画に従ってプロジェクトを実施するために必要なすべての活動を含んでいます。

プロジェクトコントロールの目的は、計画された納期とコストを守りながら、プロジェクトの目標が望ましい品質で達成されるようにすることです。プロジェクト管理者は、プロジェクト制御の責任者となります。大規模なプロジェクトでは、プロジェクト管理者に代わってこのタスクを実行する専任のプロジェクトコントローラーが存在することが多い。

プロジェクト制御の目標

  • プロジェクトの目的達成の確保
  • 現在のプロジェクトの進捗状況の把握
  • 計画の重大な逸脱の判断(目標と実績の比較)、原因の分析、プロジェクトの結果の評価
  • プロジェクトマネジメント施策の企画・実施
  • 社会的プロジェクトの制御
  • プロジェクト状況報告書でのプロジェクト管理の結果の文書化

プロジェクト制御の中核となる領域

プロジェクト管理は、プロジェクトの全期間にわたるプロジェクト管理の不可欠な部分である。プロジェクト管理には、計画通りにプロジェクトを実現するために必要なすべての活動が含まれています。プロジェクトの初期段階で作成されるプロジェクト準備とプロジェクト計画は、プロジェクトの望ましい方向性を可能な限り正確に決定し、先を読むための役割を果たします。

積極的かつ効果的なプロジェクト管理の間、プロジェクト計画の目標仕様は、定期的なサイクルで、プロジェクトの過程で達成された実際の値と比較され、それは実施と結果を担当する専門家によって紹介される。目標と実績の比較は、プロジェクトの対象とプロジェクトの経過の両方を指します。

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目標値と実際の値との間に発見された偏差は、常に統合的に考慮され、批判的で因果関係のある分析を受けなければならない。経験上、逸脱と逸脱はイコールではないことがわかっています。目標、納期、マイルストーン、コスト、結果の品質、顧客満足度、ムードなどへの影響と結果の評価は、技術専門家と共に最適に行われます。

チェックリスト。プロジェクトコントロールの前提条件としてのプロジェクトプランニング

効率的なプロジェクトコントロールを行うための前提条件として、プロジェクト計画はできるだけ包括的なものでなければなりません。以下のチェックリストでは、どのような計画が必要なのかを詳細に示しています。これらの疑問点は、プロジェクトの実施前に明確にしておく必要があります!

  • プロジェクトの目標は測定可能で、現実的で、プロジェクトチーム内で調整されているか。
  • プロジェクトの発注書はありますか?
  • プロジェクトチーム内の連携は十分に規制されているか。
  • プロジェクト組織が知られている
    - プロジェクトの役割について説明します。
    - ワークパッケージマネージャーは以下のように定義されています。
    - 通信構造は以下のように定義されています。
    - 連携のルールが合意されている
  • プロジェクトの中に詳細な業績計画があるか
    - プロジェクトの成果が知られている
    - プロジェクトのフェーズ(=プロジェクトの主要なタスク)を定義します。
    - ワークパッケージが定義され、記載されています。
    プロジェクトに詳細なスケジュールはありますか?
    - マイルストーンが把握されており、スケジュールが組まれている
    - ワークパッケージレベルでの詳細なスケジュールが存在する
  • 詳細な人員配置計画があるか
    - ワークパッケージレベルで人材を計画している
    - 人的資源の利用可能性が確保されている
  • プロジェクトに詳細なコスト計画があるか?
    - プロジェクトコストはワークパッケージレベルで計画されています
    - 予算案作成
  • プロジェクト環境の分析はあるのか?
    - 環境が知られているのは
    - 重要な影響因子を特定
    - リスクを最小化するための対策が文書化されている
  • プロジェクトリスクの調査が行われているか。
    - リスクが特定され、評価されている
    - リスク最小化策の定義
    - 危機管理計画の存在
    - リスク予算が申請され、承認された
  • Project controlling structures are defined
    – Goals and tasks of project controlling are clarified
    – The tasks in the team are known
    – The controlling cycle is agreed, as are the deadlines
    – Participation in the Controlling Meeting is regulated
    – Regular deadlines for project controlling are planned
    – There are agreements about deputy regulations
  • プロジェクトの報告構造は以下のように定義されています。
    - 報告の目的と課題を明確にする
    - レポートの内容とデザインが定義されている
    - 報告サイクルは以下のように定義されています。
    - プロジェクト報告書の送付先は以下の通りです。

Principles of project controlling

  • Controlling means steering! Control is only a partial aspect which is necessary for controlling – it should not be the focus!
  • 管理されていない計画は、その価値の大部分を失う - したがって、計画されているすべてのものもまた、「管理されている」必要があります
  • Project controlling is much more than schedule and cost controlling – the project must be kept in mind as a whole!

プロジェクト管理の実行

プロジェクト管理会議

定期的な間隔(14日、毎月)で、プロジェクトの現状(スナップショット)をプロジェクトチームと一緒に記録します。この目的のためには、別のプロジェクト管理会議が最適です。

プロジェクト管理会議は、プロジェクト計画の定期的かつ積極的な調整とモニタリングの役割を果たし、プロジェクトの全過程にわたって定期的に開催されます。会議の周期性と日付は、プロジェクトの開始段階で決定されます。

制御サイクルの強度を変更することは可能であり、プロジェクトマネージャが状況に応じて決定する。プロジェクト管理会議の参加者は、プロジェクトマネージャ、プロジェクトコントローラ(プロジェクト内に特別に定義された人がいる場合)、プロジェクトコアチーム、そしてオプションでプロジェクト組織の他の従業員である。

プロジェクトの制御では、以下のパラメータを考慮しています。

  • プロジェクトオーダーに応じたプロジェクトの目的
  • プロジェクトにおけるパフォーマンスの進捗状況(作業内訳構造に応じた作業パッケージ
  • サービスの質
  • 日付とマイルストーン
  • コスト/財源/資源の使い道
  • プロジェクト環境(ステークホルダー)と様々な環境との関係設計
  • プロジェクトのリスクと重要な成功要因
  • プロジェクトにおける社会的関係とプロジェクト参加者全員の協力

プロジェクトコントロール会議の準備

管理会議の準備をする過程で、ワークパッケージマネージャーは自分のワークパッケージに関する情報を集約します。これは、文書化されたステータスレポートで行うのがベストである。生成され、文書化される中央情報は、以下の通りです。

  • 継続的な活動
  • 作業パッケージの前回の進捗状況
  • 作業パッケージの性能進捗状況の評価
  • 納期とコストの遵守状況の評価
  • 問題領域
  • オープンポイントと必要な判断

プロジェクト管理会議の実施

プロジェクト管理会議は、プロジェクトマネージャーが議長を務めます。この会議では、ワークパッケージマネージャーがそれぞれのワークパッケージの現状を発表します。ワークパッケージマネージャーによる個人的なプレゼンテーションは、専門家同士の交流とネットワーク作りを促進します。

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現在の問題点は、プロジェクト制御会議で直接議論し、可能であれば解決することができます。会議の結果は、参加者全員の現在のプロジェクトの状況に関する情報が同期された状態になります。困難や問題点だけでなく、プロジェクトの中で物事が順調で計画通りに進んでいる分野も把握することができます。

会議のフォローアップの過程で、プロジェクト計画を更新し、プロトコルを作成して結果を文書化します。

プロジェクトステータスレポートの作成

プロジェクト管理会議の後、圧縮された形で現在の情報に基づいてプロジェクト状況報告書が作成されます。プロジェクト状況報告書は、プロジェクトのクライアントとの定期的な会議の基礎として、プロジェクトマネージャーの役割を果たします。これは、プロジェクトの過程で重要な文書であり、通常、運営委員会に提示されます。

プロジェクト状況報告書を定期的に作成することで、プロジェクト開発プロセスに透明性、安全性、継続性がもたらされる。報告書は、すべてのプロジェクトメンバーがアクセスできるものでなければならない。