プロジェクトの終了 - プロジェクトを正しく終了させる

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すべてのものには終わりがあります。すべてのプロジェクトにも。少なくとも、そうあるべきです。そして、誰もがそれを知り、できるだけ多くの人がそれに満足するような方法で。プロジェクトをきれいに終わらせるためには、多くの活動が必要です。それらは勝手に行われるものではなく、他のことと同様に計画され、管理されなければなりません。

プロジェクト・クロージングは、他のプロジェクト・フェーズと同様に、プロジェクトの一部です。プロジェクト開始時と同様に、クロージング活動は計画され、管理されなければならない。最良のケースでは、プロジェクト計画にしっかりと組み込まれています。このフェーズでは、プロジェクトマネージャーは自分のプロジェクトに積極的に影響を与える最後のチャンスがあります。この後に起こることは、彼の力の及ぶところではありません。

プロフェッショナルなプロジェクト・クロージングを行うことで、クライアントと社員の双方にプロジェクトがポジティブに記憶され、プロジェクトの成功をさらに高めることができます。基本的に、プロジェクトの完了は、コンテンツ、フォーム、ソーシャルの3つの側面に分けることができます。


プロジェクトが正しく完了しないと、"Never Ending Stories "になってしまうのです


内容的に完成していること

プロジェクトでの残存活動

プロジェクトを確実に完了させるためには、どんなに小さなことでも、残っている活動をToDoリストに落とし込み、期限や責任を含めてプロジェクトのクライアントに送ることが何よりも重要です。

いわゆるプロジェクト・フォローアップは、プロジェクトが正式に終了した後も、会社のニルバーナに消えてしまってはいけない。プロジェクトの利益が長期的にラインに定着するのは、まさにこのような活動を通してであることが多い。

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学んだこと

アルバート・アインシュタインの言葉です。「どんなプロジェクトも無駄ではなく、悪い例として役立つことがある」。どんなにポジティブなプロジェクトでも、ネガティブなプロジェクトでも、そこから何かを学び、次のプロジェクトのための経験を得ることができるのです。

レッスン・ラーニングやレビュー・ワークショップは、プロジェクト・チーム全体で行われ、通常はSWOT分析が行われます。何が良くて、何が悪かったのか、どこに問題があったのか、何が機会として利用できるのか。ここで重要なのは、得られた情報を次のプロジェクトでも使用できるように、教訓イベントの結果を構造的に保護することです。


みんなが知っているからこそ、プロジェクトは完成するのです。


プロジェクトの正式な完了

プロジェクトドキュメント

プロジェクトドキュメントの完成は、正式なプロジェクト完了の第一歩です。膨大な量の電子ファイルはもちろんのこと、プロジェクトで作成される膨大な量のドキュメントは誰もが知っています。数え切れないほどのプロトコル、プラン、プレゼンテーション、結果報告書などは、その後の活動にも利用できるように、そして何よりも利用できるようにアーカイブしなければなりません。

廃止されたドキュメントの整理

多くのドキュメントは、プロジェクトの過程で古くなったり、完成しなかったりしています。これらの「死骸」を整理して破壊し、実際に価値のある情報の概要を把握しやすくしなければならない。また、誤った情報や不完全な情報が流布し、プロジェクト終了後に不必要な混乱を招くことを防ぐことができます。

斬新なネーミングとラベリング

プロジェクトに精通していない人も、最終的なドキュメントを見て回らなければならないことを忘れてはいけません。そのため、フォルダ(電子的なものと物理的なものの両方)の名前と碑文は、できる限り丁寧に書いてください。場合によっては、プロジェクトの経過を再構築するために、古くなったドキュメントをアーカイブする必要があるかもしれません。その場合は、個々のドキュメントをバージョン管理し、最終的に有効なバージョンを明確に表示することが特に重要です。

サブディレクトリとセパレータ

サブディレクトリやセパレーターシートを使う。ある会議のある情報を後から必要とする人は、「会議」というメガフォルダを苦労して探さなくても、「会議」-「レビューボード会議」-「2008-05-01~2008-05-31」が目の前できれいに構成されていれば、ありがたいと思うでしょう。

最終報告とプレゼンテーション

最終報告書は、プロジェクトのバランスをとるためのものであり、プロジェクトの終了を公式に発表するための正式な行為です。最終報告書は、プロジェクトチームが作成するのが理想的です。最終報告書は、プロジェクト・クロージング・ミーティングで発表されます。

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この最終プレゼンテーションの対象となるのは、主にプロジェクトのクライアントです。大規模なプロジェクトでは、重要なステークホルダーを集めた運営委員会の出席も推奨されます。最終プレゼンテーションの聴衆の構成については、クライアントが責任を負うことになります。

プロジェクト最終報告書の内容

最終報告書の内容は、主にプロジェクトの成果です。プロジェクト・マンデートで策定されたプロジェクトの目的はどのように達成されたのか、プロジェクトによってどのような利益が生み出されたのか、どのようなコストが発生したのか、一般的にどのような困難があり、それをどのように解決したのか。あまり詳細に説明すべきではありませんが、一般的な理解のための大まかな概要があれば十分です。合意された目標が達成されなかった場合は、その理由を詳しく説明する必要があります。

プロジェクトの受入れとプロジェクトマネージャーの解任

最終プレゼンテーションの目的は、一刻も早くプロジェクトが承認され、プロジェクトクライアントからプロジェクトマネージャーが解任されることである。もちろん、クライアントはプレゼンテーションの最後に飛び上がって「アクセプト!」と叫ぶわけではない。もちろん、プレゼンテーションの最後にクライアントが飛び上がって「Accepted!」と叫ぶわけではなく、もう一度結果を確認し、プロジェクトオーダーとの比較をじっくりと行うだろう。しかし、プロジェクトマネージャーとしては、正式な承認が得られるタイミングを見計らってアポイントを取る。

受け入れのプロセスはプロジェクトごとに異なり、通常はプロジェクトの計画段階で定義されます。原則として、プロジェクトの最終報告書にお客様が署名することでプロジェクトが受理されます。これにより、お客様はプロジェクトマネージャーとプロジェクトチームが任務を完了したことを正式に確認します。

マーケティングツールとしての最終プレゼンテーション

最終プレゼンテーションは、社内でのプロジェクトの承認に使われるだけでなく、社内外でのマーケティングツールにもなります。プロジェクトの最終プレゼンテーションの準備が不十分だと、優れたプロジェクトの価値が大きく損なわれてしまいます。

逆に、うまくいかなかったプロジェクトでも、最終的に優れたプレゼンテーションをすれば、評価が上がることもあります。そのため、クロージングイベントでは、プレゼンテーションだけでなく、プロジェクトに関するその他の関連情報も準備しておき、重要な質問に備えておきましょう。


プロジェクト最終報告書の内容

  • プロジェクトの目的とその達成度
  • プロジェクトの経過を振り返って
  • 遭遇した難題とその解決策
  • 予定日と実績日
  • 計画コストと実績コスト
  • フォローアップ活動
  • プロジェクト終了後のラインマネージャー
  • さらなる行動のための推奨事項

 

プロジェクトのソーシャルエンド

プロジェクトにはハードワークがつきものですから、その成功を適切な方法で祝う必要があります。

プロジェクト終了イベント

このイベントの設定は、プロジェクトの規模に比例するべきで、ホイリゲでのプロジェクトチームの居心地の良いラウンドから、小さな会社のパーティー、グルメなお寺での本格的なパーティーまで様々です。誰が参加するかは、ケースバイケースで決めます。プロジェクトチームとクライアントだけとか、運営委員会とステークホルダーだけとか、プロジェクトの内容に携わって成功させた全員とか。クロージングイベントをプロジェクトの予算に最初から入れておくことに意味があります。

締めくくりのイベントに予算を割けない場合は、コーヒーや水、ビスケットを食べるだけでもいいので、一緒に短い時間を過ごすことが最低限必要です。しかし、通常、このような場合、プロジェクトのクライアントは自分のポケット(またはラインの予算)から何かを「スポンサー」してくれます。

閉会式でのペープサート

締めくくりのイベントが、退屈なプロジェクト締めくくりのパーティーにならないように気をつけましょう。そこでは、最近関わりすぎて匂いがしなくなってしまった人たちとしか会えません。明るい招待状を送り、オリジナルの場所を選び、プロジェクトへの雰囲気ある別れを約束しましょう。

プロジェクトチームへの感謝の気持ち

終わったこと」を祝うだけでなく、「終わった仕事」を評価することもおろそかにしてはいけません。依頼者がプロジェクトチームに感謝の意を表す挨拶をすれば、良い依頼者であることがわかる。いずれにしても、プロジェクト・クライアントの出席は最低限必要である。

Emotional Project conclusion

閉会イベントは、プロジェクトチームがプロジェクトを社会的に締めくくる機会にもなります。多くの場合、プロジェクトの終了時には、プロジェクトチームのメンバー間の協力関係や連絡は、ある日を境に終了し、共同作業を通じて友好的な結びつきが形成されます。最後のイベントは、プロジェクトチームに、プロジェクトの仕事やチームメンバーから感情的に離れる機会を提供します。

象徴的な行為(例:鍵を渡す、ゴングを鳴らすなど-ここでは創造性が求められる)を行い、最終的にプロジェクトの完成を宣言することで、参加者全員の感情的な終結をサポートします。

クロージングイベントの理想的な時間

クロージングイベントの時期は、プロジェクト終了後、あまり長くならないようにしましょう。まず第一に、ほとんどの社員、プロジェクトマネージャー、顧客は次の活動に忙しく、パーティーに参加する余裕がないでしょうし、第二に、完成した作品との関係が失われてしまいます。また、クロージング・イベントは、プロジェクト・プランの中でアクティビティとして位置づけられ、早めにスケジュールされるべきです。


プロジェクトを正しく完了させることは、計画や実行と同様に重要です。


履歴書

多くのプロジェクトでは、プロジェクト完了段階の重要性が過小評価されています。したがって、プロジェクト完了活動には十分な時間を取り、フォローアップ活動を議論する際には、「すべてがすでに終わっている」という議論が当てはまらないようにしてください。最終的な完成までプロジェクトをあきらめず、きちんと終わらせてください。

内容的にはプロジェクトの完了-ラインへの移行

  • 完了していないすべてのプロジェクト活動のリスト(残余の活動)の作成。
  • 残りの活動については、誰が責任を持っていつまでに完了させるかを合意しなければなりません。
  • フォローアップ活動やプロジェクトを開始する必要があるかもしれません。残された活動のリストとフォローアップの活動/プロジェクトは、プロジェクトのクライアントと調整する必要があります。
  • 学んだ教訓(何がうまくいったのか、何を最適化する必要があるのか)を収集するために、レビューワークショップを企画・実施することを強く推奨します。構造化されたドキュメントは、ノウハウと経験のセキュリティを保証します。

形式的・管理的なプロジェクトの完了

  • 電子的および紙の両方で、関連するプロジェクト文書をアーカイブ化します。古くなった、または無関係なプロジェクト文書は破棄されます。
  • プロジェクトを再構築するために「古くなった」ドキュメントが必要な場合は、必ずバージョン管理を行う必要があります。
  • 正式なプロジェクト完了報告書の作成は、「プロジェクトの貸借対照表」のようなもので、正式な書面によるプロジェクトの完了を意味します。
  • プロジェクト完了の公式会議の中で、プロジェクト完了報告書がプロジェクトのクライアントと関連するステークホルダーに提示されます。
  • 依頼者が最終報告書を正式に受理することで、プロジェクトマネージャーが正式に解任されたことになります。この承認は書面(プロトコルなど)で文書化しなければならない。

社会的プロジェクトの完了 - プロジェクト完了イベント

  • プロジェクトの実施が成功した後に、プロジェクトチームと合同で行うプロジェクト完了イベントの予算は、最初から計画しておくべきです。
  • イベントの場所は、プログラムと同様に、そのイベントに適したものである必要があります。ホイリゲでのジョイントディナーから、グルメレストランでの5コースメニューとそれをサポートするプログラムまで、様々なバリエーションがあります。ここでは確かな勘が必要です。
  • プロジェクトチームとプロジェクトクライアントを招待することは必須です。さらに、運営委員会のメンバー、重要なサプライヤーや顧客も招待することができます。
  • 重要:プロジェクトマネージャーとプロジェクトクライアントは、チームのコミットメントと成功した結果に感謝すべきです。仕事をしたことが認められることは、非常に大きな価値があります褒め言葉はここでも惜しみなく伝えることができます。
  • 最終的なイベントは、プロジェクトが正式に終了した後、プロジェクトの成果がクライアントに認められた時に行うのが良いでしょう。