プロジェクトマネジメントオフィス(PMO

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プロジェクトマネジメントは、多くの企業で重要なコアコンピタンスとなっています。複雑なプロジェクトの数もかなり増えています。しかし、プロジェクト・ワークのプロフェッショナリズムには、しばしば不満が残ります。

これには様々な理由があります。そのため、多くの企業では、プロジェクトマネジメントに関連する戦略的な問題や運営上の問題をすべて処理する、いわゆるPMO(Project Management Office)、略して「プロジェクト・オフィス」を設置しています。しかし、これは実は「プロジェクトに悩まされている」企業にとっては万能の救済策なのです。

プロジェクト・マネジメント・オフィス - なぜ?

プロジェクト・マネジメント・オフィス(PMO)は、すべてのプロジェクトに特化した質問をするための組織的ビジネスユニットです。プロジェクト・マネジメント・オフィス(しばしばプロジェクト・オフィスと呼ばれる)は、特にプロジェクト・マネジメント・スタンダードの作成と確立、およびプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントを担当します。


プロジェクト・マネジメント・オフィスを利用することで、企業は現在のプロジェクトを把握し、処理効率を高めることができます。


PMOの方向性とそれによって得られる利益は、基本的に企業の戦略的目標と組織環境に依存します。そのため、主なタスクの選択は非常に慎重に行わなければなりません。すべての企業に適用される統一基準はありません。むしろ、企業固有の条件、計画された戦略やトレンドが、タスク定義の基礎とならなければなりません。


プロジェクトマネジメントオフィスのメリット

プロジェクト管理のメリット

  • プロジェクトマネジメントの手法、基準、プロセスの統一的な適用が確保されている。
  • 個々のプロジェクト間のシナジーやコンフリクトが認識され、それを利用したり解決したりすることができます。
  • 他のプロジェクトでの経験が生かされています。

企業経営にとってのメリット

  • 社内に蓄積された経験から、プロジェクトのリードタイムが短縮され、納期が延期されることが少なくなる。
  • コストとリソースの目標がよりよく達成される。
  • 完成したプロジェクトの数が増える。
  • プロジェクトのプロセスや関連する決定の透明性が高まる。
  • 部門間、部署間の問題がより早く可視化され、また、客観的に対処することができます。
  • お客様の満足度が高まる。
  • PMOをサポートすることで、プロジェクト管理の全体的な効率が向上します。

プロジェクトマネージャーのメリット

  • プロジェクト管理ツール、基準、プロセスを、プロジェクトごとに再構築する必要はありません。プロジェクトを管理したり、コンテンツのタスクを引き受けたりするための時間が増えます。
  • プロジェクトマネージャー間の体系的な経験の交換が確立されています。
  • 標準規格と実績のあるシンプルなツールを使用することで、プロジェクト管理の労力が軽減されます。
  • プロジェクトの作業に関連して発生するすべての質問に対応する「社内」の窓口があります。

プロジェクトマネジメントオフィスのタスク

一般的に、各プロジェクトオフィスは、プロジェクト作業の生産性と有効性を持続的に向上させるために、プロジェクト作業の枠組みの中で手順とプロセスを標準化することを目的としています。さらに、企業の複雑な多数のプロジェクトは、集中的に調整・管理されるべきである。

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プロジェクト・マネジメント・オフィスの業務は、プロジェクト・マネジメントの確立と継続的な開発、および企業内のプロジェクトやポートフォリオの計画、制御、実行支援に集中している。ここでは、実際に行われているプロジェクト・マネジメント・オフィスの業務とサービスについて説明します。

プロジェクト・マネジメント・オフィスに以下のすべてのタスクを配置する必要はほとんどありません。まずは、組織の枠組みの中で、PMOの業務範囲を縮小してスタートし、設立に成功した後は、プロジェクト・マネジメント・オフィスのサービス範囲を順次拡大していくことが望ましいと考えられます(企業固有の要件に応じて)。

プロジェクト管理基準

プロジェクトマネジメントスタンダードの開発と維持は、プロジェクト参加者に、運営上のプロジェクトマネジメントのための明確で管理しやすいガイドラインを提供します。これにより、プロジェクトマネジメントの高水準の品質が確保されます。

プロジェクトマネジメント標準とは、プロジェクト全体に適用可能なすべてのルールと方法と定義されます。

  • プロジェクトのプロセスと結果を統一的に提示する
  • 求められる企画品質を実現するために
  • 作成・保守の手間を軽減
  • プロジェクト内のコミュニケーションと情報の流れの改善
  • 会社のための安全な経験。

プロジェクト管理基準は、いくつかのコンポーネントで構成されています。各プロジェクトに不可欠なのは、どのタスクをプロジェクトとして実行するか、役割分担、報告基準、署名規定、意思決定権など、拘束力のある組織規定です。

プロジェクトマネジメント標準のもう一つの重要かつ非常に役立つ点は、プロジェクトマネジメントの手法やツールを効率的に使用するための指示であり、対応するチェックリスト、フォーム、ITツールなどが含まれています。すべての手法が必須というわけではありません。また、プロジェクトマネージャーが自分の裁量で、プロジェクトのメリットを評価した上で使用できるものも特定しています。


プロジェクトマネジメント規格のメリット

  • プロジェクト管理の中心となるプロセスが標準化されており、繰り返し発生するプロジェクトの状況に応じたシンプルな指示が用意されています。
  • すべてのプロジェクトで、フォーム、チェックリスト、ITツールが利用できます。
  • 一貫して高品質で効率的なプロジェクトの計画と実行。
  • 効果的なプロジェクトコントロール
  • 事前に定義された役割を通じて、プロジェクト参加者に対する期待と要求を明確にする。
  • プロジェクトの成果の比較可能性と測定可能性。
  • プロジェクト情報のシンプルな解釈。

プロジェクトサポート

プロジェクトサポートには、さまざまなタスクがあります。企業ごとにオーダーメイドのタスクプロファイルを作成する必要があります。サポートタスクは、プロジェクトオフィスの従業員が個々のプロジェクトを要求に応じてサポートすることに集中しています。

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コンサルティング&コーチング

コンサルティング&コーチングとは、プロジェクトオフィスの従業員が、具体的なプロジェクトの計画と実行の段階でサポートすることです。一般的に適用されているプロジェクト管理基準が、利用可能なツールを用いて適用されているか、また、計画と実行の段階での典型的なエラーや冗長性が回避されているか、特に注意が払われています。管理活動は最小限に抑えられます。プロジェクト管理の負担が軽減されます。もう一つの重要なタスクは、例外的な状況や危機的状況におけるプロジェクトのサポートです。

プロジェクトの中間管理

プロジェクトの暫定管理とは、PMOの社員がプロジェクトの管理を引き継ぐことです。これにより、そのプロジェクトの全責任を負うことになります。このような支援を行うには、譲渡された能力と決定権に関する明確な合意が必要です。

経験豊富でプロフェッショナルなプロジェクト・マネージャーは、経験の浅いプロジェクト・マネージャーよりも少ない労力でプロジェクトを成功させることができるという明確な利点がある。また、プロジェクトを実行するポジションに資格のあるプロジェクト・リソースを構築する必要がなく、プロジェクト・マネジメント・オフィスが追加の努力をすることなく、メソッドやツールを迅速に使用することができます。

需要に応じたプロジェクト支援

要求型プロジェクト支援とは、プロジェクトの要請に応じて、プロジェクトマネジメントオフィスの社員が選択的に支援サービスを提供することです。

これらは模範的なものです。

  • プロジェクトミーティングの司会(キックオフ、プランニングワークショップ、コントロールミーティング、問題解決ワークショップなど
  • プロジェクトマネージャーやチームと連携して、プロジェクト計画を作成する
  • プロジェクト管理上の課題を引き継ぐ(適格なプロジェクト支援を行うなど
  • プロジェクト・コントロールの実行
  • プロジェクトのフェーズ終了時、またはプロジェクト終了時にプロジェクトレビューを行う
  • などです。

どのような形でプロジェクトサポートを提供するかは、常に企業ごとに定義されなければならない。最善のシナリオは、プロジェクトの枠組みの中で発生するすべてのプロジェクト固有のサービスをプロジェクト・オフィスが提供することです。


プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント

プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントは、プロジェクト・マネジメント・オフィスの至高の規律です。これにより、PMOとプロジェクトマネジメント全体は、企業内で新たな地位を得ることになります。プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントの前面にあるのは、1つまたは複数のプロジェクト・ポートフォリオのすべての現行および計画中のプロジェクトを全体的に最適化し、コントロールすることです。

プロジェクト・ポートフォリオの計画、管理、調整は、プロジェクト・マネジメント・オフィスの主な仕事です。つまり、プロジェクト・ポートフォリオ・マネージャーは、各プロジェクトがお互いに充実したものになるように、また、いかなる形でもお互いに邪魔にならないようにしなければなりません。プロジェクト間の情報の流れを確立し、非現実的な仕様や不明瞭な仕様から生じる予測可能な矛盾や障害を早期に認識し、伝達し、解決しなければならない。

ほとんどの企業では、すべてのプロジェクトが同じように重要であり、すぐに実行しなければならず、プロジェクトの数が増えれば増えるほど、キャパシティがどんどん縮小していくことを考えると、簡単なことではありません。だからこそ、リソース管理はプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントの中でも常に最重要課題なのです。重要だが難しい。リソースマネジメントが機能して初めて、適切なスキルが適切なプロジェクトで適切なタイミングで利用され、運用されることが保証されます。

リソースが十分に確保できない場合(これはよくあることですが)、プロジェクト・ポートフォリオ・マネージャーの最初の仕事は、会社に最大の利益をもたらすプロジェクトを特定し、不足しているリソースを利用してこれらのプロジェクトの優先順位を確保することです。

人材育成・ナレッジマネジメント

人材育成とナレッジマネジメントは、プロジェクトのノウハウを企業内で持続的に維持し、さらに発展させるための中心的な柱であり、プロジェクトマネジメントオフィスの重要なコアタスクです。プロジェクト志向の企業は、柔軟性、モチベーション、チームワークを特徴とする独特の企業文化を持っています。そのためには、適切な人材育成手法の開発と適用が何よりも重要です。

その礎となるのが、プロジェクトマネージャー、プロジェクトスタッフ、そしてプロジェクトのクライアントやラインマネージャーとしてプロジェクトマネジメントのタスクを担うエグゼクティブのためのテーラーメイドのトレーニングコンセプトです。また、明確に定義されたキャリアステップとそれに関連する資格要件を備えたプロジェクトマネジメントのキャリアを企業内で推進することも、現代の人材開発コンセプトに不可欠な要素です。

プロジェクトのノウハウを組織レベルでさらに発展させるためには、ナレッジマネジメントが重要であり、一貫性を持って構造化されていなければならない。そのために、PMOはプロジェクトマネージャー間で定期的にワークショップを開催し、プロジェクト間での知識や経験の交換を行っています。ノウハウの蓄積は、プロジェクトマネジメントの特別なテーマや新しいトレンドに関するレクチャーやイベントの開催によって補完されています。

このような施策の結果は、中央のナレッジライブラリーに最適な形で収集・管理され、プロジェクトマネージャーやプロジェクトマネジメントコミュニティのメンバーがいつでもノウハウにアクセスできるようになっています。これまでの経験から、プロジェクト指向のナレッジマネジメントは、プロジェクトマネジメントオフィスが積極的に活動することで初めて真価を発揮します。


プロジェクトマネジメントオフィスの組織的定着

プロジェクト・マネジメント・オフィスを設立するのに「最善」の方法はありません。どのようなタスクを実行するか、企業のライン組織の中でどのような位置にあるかは、目的によって大きく異なります。そのため、PMOを設立する際には、タスクに応じて個別に対応し、企業の組織に組み込む必要があります。

プロジェクト・マネジメント・オフィスの活動範囲や影響力に対する実際の影響はかなり大きいため、会社組織におけるプロジェクト・オフィスの配置は、戦略的に最も重要な手段である。以下に、ライン組織にPMOを設置する際の最も一般的な3つのバリエーションを紹介します。

1)執行部としてのPMO

プロジェクト・マネジメント・オフィスをエグゼクティブ・ボードまたはエリアの執行部として設立することは、設立に向けた第一歩である。この形態の利点は、社内の組織構造に大きな影響を与えないため、社内での高い受容性を得ることができることです。この場合、PMOは、創造的な機能(社内コンサルティング)よりも、助言的な機能を持つことになります。

2)部門内のPMO

あるエリアにプロジェクト・マネジメント・オフィスを設置することは、PMOを会社組織に最初に統合することを意味します。このエリア内では、プロジェクトマネジメントオフィスは、例えば、拘束力のあるプロジェクトマネジメント標準を設定するなどのコンピテンシーを持っています。通常、PMOはエリア外への影響力を持ちません。したがって、部門横断的なプロジェクトでは、プロジェクト管理基準は拘束力を持ちません。

3) 第一企業レベルのPMO

第一経営層の直下にプロジェクト・マネジメント・オフィスを設置することは、企業におけるプロジェクト・マネジメント・オフィス設置の最も包括的な形態である。この形態では、プロジェクトマネジメントの基準が全社的に適用される。ここで初めて、シナジー効果が十分に発揮される。


PMOに必要なリソース

プロジェクト・マネジメント・オフィスが実行するタスクの決定に応じて、必要なリソース(資金、人材、スペースなど)が利用可能であることを確認する必要があります。これは、計画されたPMOの意味や利益が見えないことが多いため、最も難しい部分です。

説得力のある仕事が必要です。もし、必要なリソースが承認されなかったり、余裕がない場合は、プロジェクトマネジメントオフィスを設立する意味があるのかどうか、一般的に検討する必要があります。

ほとんどの場合、紙の上にしか存在せず、社員が「副業」として運営している「バーチャルPMO」は、企業にとって望ましい利益をもたらすことはほとんどありません。それどころか、このような中途半端な解決策では、社内でのプロジェクトマネジメントのイメージが損なわれてしまう危険性すらあります。

プロジェクトオフィスの設置

プロジェクト・マネジメント・オフィスの導入フェーズは、基本的に企業のプロジェクト文化やプロジェクトの成熟度に依存する。一般的に、ほとんどの企業組織は、導入プロセスの初期段階では、個人的なプロジェクト管理が強いという特徴があると言える。言い換えれば、プロジェクトマネジメントは、経験の少ない少数のプロジェクト責任者にしか存在せず、プロジェクトの計画、管理、運営は非常に異なったものになっているということです。

プロジェクト・オフィスの設立は、会社組織の広範囲にわたる適応と変化を伴う大規模なプロセスです。組織的にも社会的にも複雑であるため、組織開発プロジェクトとして自ら導入プロセスを実施することをお勧めします。プロジェクトとして扱うことで、効率的なアプローチが可能になります。プロジェクトの構想と実施においては、「受容」と「識別」というテーマに大きな注意を払う必要があります。

PMO導入の決定的な成功基準は、プロジェクト・マネジメント・オフィスのメリットが、参加者や影響を受けるすべての人に明確であることです。論拠が正しければ、全員が同じ立場になり、それぞれのノウハウやプロジェクト経験を生かして、PMO導入のプロセスを形成することができます。もし、プロジェクト・マネジメント・オフィスのメリットが十分に主張されていなければ、すべての階層でかなりの抵抗があると思われます。

この点、社内の意思決定者、ライン・マネージャー、プロジェクト・マネージャーの代表チームが導入のプロセスを設計することで、PMO導入の成功と受容性が格段に高まります。


PMO導入の代表的なステップ

  • プロジェクトマネジメントオフィスを会社組織に組織的に組み込むこと。これにより、PMOが可視化される。
  • 個々のプロジェクト処理のためのプロジェクト管理基準の開発(方法、ツール、プロセスと手順、役割、...)。
  • プロジェクトマネージャーに必須のプロジェクトマネジメントの手法や手順を用いたトレーニング施策の構想と実施。
  • 社内の個々のプロジェクト処理のための定義されたプロジェクト管理基準の確立。
  • 個々のプロジェクトに対するプロジェクトオフィスによるプロジェクトサポートサービスの定義と提供。
  • 個々のプロジェクト処理のためのプロジェクト管理基準の継続的な最適化。
  • 社内の全プロジェクトを総合的に管理するプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントの構想と導入。
  • プロジェクトマネジメントのすべての分野において、社内での活発なナレッジマネジメントを展開。
  • 明確なキャリアステップとそれに伴う人材育成策を定めた、プロジェクトマネージャーのキャリアモデルの開発と確立。

テスト。私の組織では、プロジェクト・オフィスは意味があるのか?

  • 年間5件以上のプロジェクトを部門を超えて担当しています。
  • プロジェクトマネージャーは、プロジェクト間のリソースの競合について常に不満を持っています。
  • プロジェクトでは、同じような失敗や困難が何度も起こります。
  • トップマネジメントは、会社の現在のプロジェクトをよりよく把握することを求めています。
  • 決められた期限までに完成したプロジェクトは、社内でもほとんどありません。
  • 時には、間違ったプロジェクトが優先され、企業戦略が最適にサポートされないこともあります。
  • 多くの場合、リソースは「間違った」プロジェクトに割り当てられ、「正しい」プロジェクト、つまり重要なプロジェクトは放置されます。

これらの記述のうち、いくつかに「当てはまる」と答えた方は、あなたの会社にプロジェクトマネジメントオフィスを設置することを強くお勧めします。