マイルストーン計画

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マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要なイベントであり、その遅延はしばしばプロジェクトのさらなるスケジュールに悪影響を及ぼします。マイルストーンプランは、関係者全員が遅延を透明化し、その影響を一目で把握できるようにします。

初期状態

1年以上のリードタイムを要する大規模なプロジェクトでは、その内容を把握することが困難な場合があります。このような複雑なプロジェクトを構造化するために、内容、結果、従業員、納期、コストなどの概要を示すプロジェクトプランを作成します。

しかし、プロジェクトが複雑になればなるほど、構造化されたプロジェクト計画の中でも、自分の進むべき道を見つけることが難しくなります。そのため、プロジェクトの現在のスケジュール状況を一目で把握できるような、より高いレベルの計画を立てることは、どんな場合でも意味があります。

マイルストーン計画の目的

  • プロジェクト全体の大まかなスケジュール
  • プロジェクトの重要なイベントを透明化する。
  • 遅延の概要と、他の日程への影響の可能性。
  • パフォーマンス・プログレス・オリエンテーション
  • 社員のモチベーションを高めるための中間目標の作成

マイルストーン計画では、プロジェクトの中で時間的に重要なイベントに関する情報を提供しています。

また、マイルストーン計画では、これらの必須期限のうち、どれが守られたのか、どれがどの程度延期されたのか、そしてその延期が将来のマイルストーンにどのような影響を与えるのか、といった情報が明確に示されます。このようにして、プロジェクトのスケジュール状況を一目で把握することができます。

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マイルストーンは、中間目標を定義するためにも使用され、その達成はプロジェクトの中間結果として記録することができ、またそれに応じて謝意を示すべきである。長期間にわたるプロジェクトでは、このような「中間」の成功体験が、プロジェクトチームのモチベーションを高めることになります。

マイルストーン計画を作成するための前提条件

  • プロジェクトの目標、内容、開始日、終了日が定義されています。
  • プロジェクトの一般条件と重要な管理要件が合意され、お客様に伝えられている。
  • どの部分の結果をいつまでに出すかは決まっています。
  • プロジェクトの現在および予測されるリソースの状況が明確であるため、どのリソースがいつどの程度必要なのかがわかります。
  • あなたは、組織におけるプロジェクトの重要性について知っています。
  • プロジェクトチームにより、活動計画および/または作業分解構造計画が作成され、調整されている。

定義マイルストーン

本来、マイルストーンとは、ルート上にある一定の、固定された、あるいは丸いマークを示すものである。このマイルストーンは、オリエンテーションや、最寄りの都市などの著名なポイントからの距離を推定するために使用される。

DIN 69 900によると、プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトのプロセスにおける「特別な意義のある出来事」をマイルストーンと呼んでいます。この「特別な意義」はすでに、すべての0815年の期限がマイルストーン計画に記録されているわけではないことを示している。

典型的なマイルストーンは、例えば、プロジェクトの開始と終了、パイロットプロジェクトの立ち上げ、ソフトウェアの稼動開始、製品の決定などです。一般的にマイルストーンは、プロジェクトのフェーズやワークパッケージの終わりに設定されることが多い。

マイルストーンプランの作成

プロジェクトチームでの開発

マイルストーン計画の策定は、プロジェクトチームとともに、特別に計画されたワークスケジュール/ワークショップで行われるのが理想的です。いずれにしても、プロジェクトの中で最も重要なワークパッケージを担当している社員全員が参加すべきです。期限の長さは、プロジェクトの複雑さや規模、参加者の数によって異なります。原則として、1~2時間あれば十分です。

必要書類

いずれにしても、マイルストーン計画の策定には以下のような資料が必要です。

  • 現在のプロジェクトのワークブレイクダウン構造
  • プロジェクトオーダー
  • プロジェクト組織
  • プロジェクトコミュニケーションプラン
  • 環境分析・ステークホルダー分析

計画アポイントメントの参加者全員が、事前にこれらの文書を受け取って準備しておく必要があります。これにより、会議の時間を短縮することができます。

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予め設定されたマイルストーン

場合によっては、最初から固定されたマイルストーンがあります。これは、状況に応じて(例えば、ある変更はその年のある時点でしかできない)、あるいは管理上の要求(例えば、遅くとも3ヶ月後にはコンセプトを完成させる)によるものです。すでに決まっているマイルストーンのリストは、さらなる計画の基礎となります。

マイルストーンの定義

マイルストーン計画は、作業分解構造から得られるプロジェクトの時間的に重要なイベントに基づいて作成される。マイルストーンを定義するのに役立つ文書としては、プロジェクトオーダー、プロジェクト組織、プロジェクトコミュニケーションプラン、環境/ステークホルダー分析などがあります。

マイルストーン計画の作成は、プロジェクトの作業分解構造やプロジェクトスケジュールが完成した後に行うのが合理的です。

典型的なマイルストーンは、例えば、プロジェクトの開始と終了、構想段階の最終決定、パイロットプロジェクトの開始、ソフトウェアの稼動開始、製品の決定などです。一般的にマイルストーンは、プロジェクトフェーズやワークパッケージの終了時に設定される。

マイルストーンのリードタイムは0日で、責任も内容に関するタスクも受け取らず、受動的に策定されます。そのため、アクティビティではなく、イベントやステータスとして認識されます。例えば、「ラフコンセプトの作成」というワークパッケージは、論理的には「ラフコンセプトが作成された」というマイルストーンに続きます。

マイルストーン計画のマッピングは、表形式またはグラフ形式で行うことができる。わかりやすさを考えれば、ほとんどの場合、マイルストーン計画のグラフ表示の方が有利である。

チェックします。マイルストーンの日付は現実的か?

マイルストーンが設定され、プロジェクト期間中にうまく配分されたら、その期限の実現可能性を検討することが不可欠です。

  • マイルストーンに先行するアクティビティ/ワークパッケージは、この期間内に現実的に処理できるか?
  • 締め切りはもしかしたら余裕を持って計画されているのでしょうか?

スポーツ的に計画されたタイムスケジュールは、永遠の時間を持っているという感覚と同じように、モチベーションを低下させます。

マイルストーンは、プロジェクトを管理する手段であるだけでなく、プロジェクトチームに達成感を与えるのにも役立ちます。特に長期のプロジェクトでは、これはプロジェクトチームのモチベーションを高めるために重要です。

プロジェクトスポンサーとの調整

マイルストーン計画は、必ずプロジェクトマネージャーとプロジェクトスポンサーの間で合意されなければならない。また、プロジェクト運営委員会との調整が必要な場合もあり、その承認も必要となる。最悪の場合、マイルストーンプランを再設定しなければならない。しかし、既存の期限をあらかじめ考慮していれば、このようなことは起こらないはずである。


目標までの道のりを示すマイルストーン...


例マイルストーンプラン

MS PowerPointで作成したマイルストーン計画書

表形式のマイルストーン計画

エクセルで作成したマイルストーン計画書

マイルストーン計画のグラフィック表示 MS-Excel

MS Projectで作成したマイルストーン計画

マイルストーン計画のグラフィカルな表示 MS-Project

マイルストーン計画の実践的なヒントとコツ

  • 1つのプロジェクトにつき、約7~9のマイルストーンがあります。
  • 目安としては1ヶ月に1回のマイルストーン
  • ワークパッケージの開始時または終了時のマイルストーン
  • 代表的なマイルストーンの例を挙げます。
    - プロジェクトの開始と終了
    - 承認、運用開始
    - Go/No-Goの決定
    - パイロット運用開始/終了
    - プロジェクトフェーズの終了
  • プロジェクトの途中にあるマイルストーンは、最低限コントロールしなければならないものです。
  • マイルストーンプランを作成する際には、ワークブレイクダウンストラクチャーのプランをベースにします。
  • 細かい情報ではなく、必要な情報がメタレベルで転送されるため、人気の高い管理ツールです。
  • プロジェクトの評価に最適なツールです。遅延が一目でわかり、次のプロジェクトへの結論を導き出すことができます(遅延が続くと、非現実的な計画や非効率的な実行などの指標となります)。
  • マイルストーンが永久に達成されないということは、問題があることを示しています(スケジュールが厳しすぎる、リソースが少なすぎる、コンテンツが多すぎる、など)。
  • マイルストーン計画は、プロジェクトサーバーの幅の中に消えたり、アーカイブの中でほこりをかぶったりしてはいけません。他のプロジェクト計画と同様、生きているのです。ワークブレイクダウンストラクチャーのワークパッケージの終了日に間に合わない場合、後続のマイルストーンは完全に透明性を持って延期しなければならないかもしれません。
  • 通常のアプローチは、ワークパッケージを含むワークブレイクダウンストラクチャーを作成してから、マイルストーンをリンクさせるというものです。もちろん、この方法は逆にも使えます。まずマイルストーンを定義し、その間の活動を計画するのです。最初から特定のマイルストーンが設定されていれば、それに合わせてワークパッケージの期限を設定しないわけにはいきません。