プロジェクトのキックオフミーティング

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キックオフ」という言葉は、スポーツの世界ではよく耳にする言葉です。特にサッカーでは頻繁に使われています。この「キックオフ」という言葉は、プロジェクトマネジメントの世界でも使われています。「キックオフ・ミーティング」とは、プロジェクト開始時の最初のミーティングのことです。

キックオフミーティングの目標

キックオフミーティングでは、プロジェクトの目的を明確にし、プロジェクトの重要性を強調します。プロジェクトの具体的な進め方が大まかな時間軸で示されます。一緒に行動しようというモチベーションが喚起され、強化される。キックオフ・ミーティングは、プロジェクト開始段階で最も重要なイベントの一つです。一緒にプロジェクトを進めていくための基盤を作ります。

この会議は、プロジェクトの行く末を大きく左右する。うまくいかなかったり、組織が悪かったり、結果が出なかったりすると、プロジェクトが順調にスタートする前に、すでに悪いイメージがついてしまう。プロジェクトマネージャーは、キックオフミーティングを開催する責任があります。

キックオフミーティングの参加者

プロジェクト参加者全員が、プロジェクト内のキックオフミーティングに参加します。プロジェクトスポンサー、重要な意思決定者、利害関係者の出席は、プロジェクトにとって非常に重要である。これらの人々は、最初からプロジェクトに大きな優先順位を与えます。さらに、既知の範囲でプロジェクトチームとサブチームが参加しています。プロジェクトへの参加を検討している他の潜在的な候補者の存在は、しばしば役に立ち、推奨されます。


キックオフミーティング - すべての始まりは、難しいことではなく、徹底しています。


プロジェクトのキックオフミーティング

キックオフミーティングのチェックリスト

キックオフミーティングでは、しばしばミスが起こります。その結果、プロジェクトの今後の経過に壊滅的な影響を与えることがあります。なぜなら、この会議では、プロジェクト参加者や関係者の期待値が形成されるからである。

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ここでは、プロジェクトの成功の可能性、プロジェクトの重要性、自分がどの程度関与するかなどについて、各個人が事前に判断します。

目標を達成し、関係者や影響を受ける人々に効果を与えるキックオフミーティングは、空から降ってくるものではありません。そのためには、綿密な準備と、内容や演出をうまく調整する必要があります。

何事も失敗しないために、キックオフミーティングの計画、準備、開催のためのガイドを以下に示します。これにより、重要なことが見落とされることなく、プロジェクトに関わる人々が透明性、方向性、プロジェクトへのモチベーションを持つことができます。

キックオフミーティングの準備

プロジェクトマネジメントの常として備えあれば憂いなし。キックオフミーティングを成功させるためには、十分な時間をかけて準備をすることが不可欠です。ここでは、プロジェクトのイメージやプロジェクト作業を開始するための基礎が作られます。ここでうまくいかないことは、困難や多大な努力によってしか修正できません。だから焦らないでください。

  • 会議のゴールを決める - 何を達成すべきか?
  • キックオフミーティングの参加者を決定する。可能であれば、プロジェクトのクライアントや重要なステークホルダーも参加すべきである。
  • コンテンツのトピックと会議の時間を詳細に定義します。
  • 会議の前日までにアジェンダを作成し、参加者全員に送付する。
  • プロジェクトマネージャーによる招待。
  • 十分な広さの会議室の予約と、必要な機材(ビーマー、フリップチャート、ピンボードなど)の調達。
  • プロジェクトに関する情報を提供する文書の作成

オプションです。

  • ネームカードの準備(ほとんどの参加者がまだお互いを知らない場合は意味があります。
  • キックオフミーティングの結果をどのように確保するか、その責任者を明確にすること。

キックオフミーティングの開催

会議のオーナーは、プロジェクトマネージャーです。彼はキックオフプロセスの責任者です。彼は、参加者を歓迎し、任命を司会し(例外:明確な司会者がいる場合)、会議を終了する。

  • プロジェクトマネージャーの挨拶
  • アジェンダの提示

オプションプロジェクトクライアントやプロジェクトの重要なステークホルダーによるプロジェクトの短い紹介 - プロジェクトの重要性を強調します。

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自己紹介のラウンド

自己紹介の場は、プロジェクト参加者の相互理解を促進し、さらなる協力関係を築くために特に重要です。

  • プロジェクトマネージャーの紹介、職歴、プロジェクトマネージャーに任命された理由など。
  • 参加者の簡単な紹介、各参加者の自己紹介。

また、プロジェクトに関わるすべての人の名前と写真、連絡先を記載したリストも重要な助けとなります。

任意です。プロジェクトへの期待、不安、希望、要望を対象に収集する。これは情報収集に限定し、議論はしない。期待、不安、希望、要望は真剣に受け止め、後の時点で対処する。

プロジェクトの目標と内容

この点については何度も過小評価されています。というのも、誰もがプロジェクトの内容を知っているというのが一般的な意見だからです。しかし、残念ながらそうではありません。通常、プロジェクトには様々な期待が寄せられています。このような場合、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの内容を参加者全員に伝えるチャンスがあります。

  • プロジェクトの歴史(これまでに何が起こったか)に関する構造化された情報。
  • プロジェクトの(戦略的)目的の提示。
  • プロジェクトの利点の提示 - 後に何が良くなるのか?なぜそれを実現したいのか?これにより、プロジェクトの必要性と優先順位についての最初の共通理解を深めることができます。
  • 企業戦略との関連性を示すこと。
  • プロジェクトの前段階からのプロジェクトに関連する既存の成果や一般的な条件に関する情報。ここでは、まだ必要な成果や文書があるかどうかを参加者と一緒に明らかにすることもできます。

キックオフミーティングの成功は、プロジェクトの成功に大きく貢献します。


組織・プロジェクト体制

参加者全員が一番気になっているポイント。

  • プロジェクトにおける自分の役割は何か?
  • どのようにして協力するのか?
  • どんな会議があるの?
  • 私に期待されていることは何ですか?どのように記録されるのか?

質問に質問を重ねる。ここでは、参加者のためのオリエンテーションを行うために、これらすべての質問に答えなければなりません。

タスクとコンピテンシーを明確にすることで、プロジェクト参加者全員の高度なオリエンテーションを実現します。協力とコミュニケーションのための規則は、プロジェクトの明確性を生み出します。

最初の計画ステップを「プロジェクトロードマップ」という形で提示することは、すべてのキックオフミーティングで重要な役割を果たします。プロジェクトロードマップには、プロジェクトの必須フェーズとマイルストーンが記載されている。原則として、詳細な計画内容はまだ検討されていない。この開発プロセスは、通常、技術専門家との後続の計画ワークショップで行われます。

  • 既存のプロジェクト計画の提示、可能であれば、少なくともプロジェクトのロードマップ。
    - 大まかなプロジェクトのフェーズ
    - 固有の活動
    - 日付とマイルストーン
    - プロジェクトの開始と終了
  • プロジェクト組織のプレゼンテーション(第一案)。
    - 誰と一緒に仕事をするのだろうか
    - プロジェクトチームの中で誰がどの機能・役割を担っているか?
    - タスクと責任は何か?
  • プロジェクトでどのようにコミュニケーションを取るべきかを提示する(コミュニケーションプラン)。
    - どのような会議が計画されているか、誰が参加するか、そこで何が起こるべきか、会議の期間と頻度
    - 少なくとも最初の日程はすでに決まっているか、すぐに合意する必要があります。
    - コミュニケーションのルール
  • プロジェクトマネージャーによる、プロジェクトにおける協力のための最も重要なルールの説明と、さらなる協力のための共同定義。
    - 表明
    - プロジェクトのファイリング(紙、電子)およびバージョン管理
    - ミーティング(誰が招待するか、アジェンダ、喫煙、休憩、時間厳守など
    - 議事録(必要な場合、誰が作成するかなど
    - 報告
    - 意図的に規制されないもの、個人の責任にあるもの
    - – ……

プロジェクトのムード写真(任意

プロジェクトの雰囲気作りをしたいのであれば、キックオフミーティングで十分な時間を確保しなければなりません。

  • プロジェクトに関して既に出回っている情報や噂の収集。
    - プロジェクトマネージャー自身も、噂を公にすることで、プロジェクトマネージャーの自信と安心感を得ることができます。
    - プロジェクトマネージャーが的を射た情報を提供することで、最初から噂を一掃することができる。

会議の締めくくりとプロジェクトの次のステップ

プロジェクトのイベントは、今後の進め方がはっきりしないまま終了してはいけません。これは、プロジェクトのキックオフでも同じです。また、キックオフミーティングで作られたエネルギーが維持され、消えてしまわないようにします。

  • プロジェクトの次のステップの予定に関する情報
    - 次回のミーティング/ワークショップ
    - 必要な準備事項
    - 投票
  • プロジェクトチームへの最初のタスクの割り当て
  • 決められたタスクを誰がいつまでに完成させるのか、具体的な合意があること
  • 会議の参加者が会議の情報/結果をどのように受け取るかに関する情報(例:議事録)。

できること、夢見ていることは何でも、まず始めてみましょう。

- ヨハン・ヴォルフガング・フォン・ゲーテ


キックオフを成功させるためのヒントとコツ

キックオフを成功させるためのヒントとコツ

  • プロジェクトの第一印象は参加者全員の記憶に残るため、キックオフミーティングの準備をしっかりと行うことが重要です。
  • プロジェクト参加者全員の出席を確認する。
  • プロジェクトのクライアントと重要なステークホルダーが参加することで、プロジェクトの優先順位と重要性が強調されます。
  • キックオフミーティングでは、プロジェクト全体のワークスタイルやカルチャーが決定されるため、しっかりとした準備とアジェンダを通してのタイトなリーダーシップが重要になります。ただし、議論の余地がないわけではありません。
  • 内容の議論、特に原則の議論は避けるべきである。プロジェクト計画のためのワークショップへの言及は、ここでは非常に価値があると思われる。
  • ポジティブな雰囲気を作り、楽観的な見方を広める一方で、状況の深刻さを指摘する。
  • 最初の「小さな」タスクを配布する。例えば、プロジェクト名の提案を探す。
  • キックオフミーティングの成果を持続させるために、プロトコルを作成し、重要な資料とともに直ちに参加者に配布する。

概要

キックオフミーティングは、プロジェクトマネジメントを成功させるための礎となるものです。この会議では、プロジェクトに関わる人々の間に明確さと透明性が生まれ、ポジティブな雰囲気が醸し出される。これがうまくいくと、プロジェクトチームはエネルギーと熱意を持ってプロジェクトに取り組むことができます。

  • キックオフミーティングでは、プロジェクト参加者が同じレベルの情報を得ることができます。
  • プロジェクトの戦略的な方向性や、会社の目標との関連性について認識を深めます。
  • プロジェクトの利益を可視化できる
  • キックオフミーティングでは、ラインの組織や他のプロジェクトとの関係において、プロジェクトの明確な優先順位が設定されます。
  • プロジェクトの協力体制を整えるための最初のステップである
  • プロジェクト参加者は、最初にプロジェクトの内容やスケジュールなどの経過についての説明を受けます。
  • キックオフミーティングは、プロジェクトチームのチームワークを促進し、さらなるチームの発展につながります。
  • プロジェクトチームが、プロジェクトの次のステップについて、根拠のある情報を得ることができる

キックオフミーティング - よくある質問(FAQ)について

よくある質問(FAQ)を掲載しています。

キックオフミーティングは過大評価されているのでは?

いいえ、キックオフミーティングは絶対に開催すべきです。確かに、プロジェクトチームのメンバーは、すでにプロジェクトに関する情報を持っています。しかし、どこから?1対1のインタビュー、メール、ドアとヒンジの間の会話、噂話など、疑わしい情報源がここでは主に情報を提供している。社員は多くの情報を持っていますが、「公式」なものはほとんどなく、それがプロジェクトに関する噂や解釈につながっているのです。プロジェクトのキックオフミーティングの目的は、まさにこの点をなくすことです。

キックオフミーティングには、プロジェクト参加者全員が出席すべきですか?

はい、もちろんです。特に大規模なプロジェクトでは、参加者全員がプロジェクトに関する同じ情報を受け取ることが重要です。これは、プロジェクトの開始段階で不要な議論を避けるための唯一の方法です。大規模なプロジェクトチームでは、すべての社員が参加しているとは限りません。そのため、早い段階でプロジェクトのキックオフの日程を決め、余裕を持ってプロジェクト参加者を招待することが重要です。キックオフに参加できない人は、プロジェクトに関するすべての必要な情報を直接受け取る必要があります。

キックオフミーティングは、プロジェクトスポンサーを抜きにしても行うべきでしょうか?

NO.キックオフミーティングの予定日にプロジェクトスポンサーに時間がない場合は、別の日を見つけなければなりません。プロジェクト・スポンサーは、通常、会社内で権力と影響力を持つ人物です。キックオフでの主な仕事は、自分がこのプロジェクトを成功させたいと思っていること、そしてプロジェクトとプロジェクトマネージャーを全面的に支持していることを示すことです。

キックオフには、プロジェクト運営委員会も招待すべきでしょうか?

はい、その通りです。運営委員会がトップクラスであればあるほど、その参加によってプロジェクトの重要性が強調されます。これは、ステークホルダー・マネジメントを成功させるための最初の活動です。理想的には、出席している運営委員には、キックオフでちょっとした積極的な役割が与えられます。例えば、プロジェクトについての短い発言などです。これらの一言は、プロジェクトにとって非常に役立つことが多いのです。ステアリングコミッティーのメンバー全員が参加できなくても、それはそれで構いません。ただし、プロジェクトスポンサーの参加は必須です。

プロジェクトの目標は、参加者全員で行うキックオフミーティングで研ぎ澄まされるべきでしょうか?

NO.キックオフの目的は、プロジェクト、プロジェクトの目標、期待される結果、計画された手順、プロジェクトチームの協力体制について、参加者全員が明確に理解できるようにすることです。これらの点が明確に提示できない場合は、プロジェクトのキックオフミーティングを開催するには早すぎます。プロジェクトの目的は、プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーの間で合意され、この段階で明確に定義されなければなりません。

プロジェクトに批判的な態度をとる社員も招待すべきでしょうか?

はい。特にこうした批判的な声には、プロジェクトに関する明確な情報や発言が必要であり、キックオフミーティングはそのための理想的なプラットフォームです。ここでなくても、批判の声は後でどこかに掲載されるだろう。キックオフミーティングでは、批判的な質問をするスペースも必要です。すべての質問には、できるだけ明確かつ正確に答えるべきです。デリケートな質問は、プロジェクトのクライアントが答えるのが理想的です。すぐに満足のいく答えが得られない質問は、後で明確にしなければなりません。そうすることで、プロジェクトの最初からオープンなコミュニケーションの雰囲気が生まれるのです。

キックオフ時に一緒にプロジェクト計画を行うことに意味はあるのでしょうか?

NO.キックオフの主な目的は、出席者全員にプロジェクトに関する情報を提供することです。目標、期限、期待される結果、手順、背景情報、チーム構成、プロジェクトチームでの将来の役割、すでにある計画など、すべてがキックオフのプロセスの一部です。やる気、前向きな雰囲気、そしてプロジェクトへのコミットが重要です。

詳細なプランニング作業は、キックオフミーティングとは絶対に切り離すべきである。もし参加者が遠くから来ていて、この会議が最初の企画活動のために使われるのであれば、事前にキックオフ・ミーティングを正式に終了させなければならない。