プロジェクト支援のコアタスク

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複雑性の高いプロジェクトの管理は、決して簡単ではありません。プロジェクトの主な負担は、たとえチームがワークパッケージの処理で彼をサポートしていたとしても、常にプロジェクトマネージャーにかかっている。しかし、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトアシスタントから貴重なサポートを得ることができる。これは弱さの象徴ではなく、プロとしての姿勢の表れである。

プロジェクト支援が自社で行われているか、アウトソーシングされているかにかかわらず、優れた資格を持っていれば、プロジェクトマネージャーやプロジェクトチームにとって貴重な支援となります。一度慣れてしまえば、もう見逃すことはありません。彼らのサポートにより、プロジェクトチームは本質的なプロジェクト作業に集中することができ、迅速かつ効率的にプロジェクトを成功に導くことができるのです。

プロジェクト支援 - 何のために?

プロジェクトマネージャーの時間が足りない

プロジェクトが遅延したり、失敗したりする理由として、リソースの不足が頻繁に挙げられることはよく知られている。プロジェクトにおいて最も重要な人的資源の一つがプロジェクトマネージャーである以上、その可用性は理想的には100%保証されるべきである。一般的にプロジェクトマネージャーが過大な報酬を得ている管理業務は、プロジェクト支援に最適な業務である。

プロジェクトマネージャーの作業負荷軽減

トップマネジメントと同様、プロジェクトマネジメントのマジックワードは「委任」です。なぜチームを作るのか?それは、プロジェクトマネージャーが一人ですべてをこなすことができないからである。

しかし今では、プロジェクトチームのメンバーも、プロジェクトマネジメントと同じように、いやそれ以上に負担を強いられているのが普通である。なぜなら、内容的にも作業の総体が彼らにかかっているからだ。そして、100%プロジェクトのために働くプロジェクトチームは、プロジェクトのおとぎ話の中にしか存在しない。現実には、プロジェクトチームのメンバー全員が、プロジェクトのために時間を割くライン活動の束も背負っている。当然のことながら、ステータスレポート、議事録、ミーティングアジェンダ、プロジェクトプランなどを作成することに満足している社員はいない。

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多くのプロジェクトマネージャーは、プロのプロジェクトアシスタントのサポートを受けることで、どれだけの時間と神経を節約できるかを理解していません。PLU-GmbHの調査「Excellence in Office Management」によると、よく訓練されたアシスタントをつけることで、プロジェクトマネージャーが達成できる平均的な時間の節約率は44%です。つまり、実際の作業に使える時間が突然2倍近くになるということです。プロジェクトの管理です。


プロジェクトアシスタントは単なる秘書ではありません


内部または外部のプロジェクト支援?

まず最初に問題となるのは、プロジェクト支援者を社内で募集するのか、それともプロジェクト期間中は外部のプロバイダーを探すのかということだ。どちらにもメリットとデメリットがある。

社内プロジェクト支援

.... は、すでに社内のプロセスや従業員のことを熟知しており、彼女のスキルはよく知られていて、すぐに対応してくれます。

外部プロジェクト支援

.... は、プロジェクトチームに全く邪魔されずにやってきて、プロジェクトが終わるとまたいなくなります。彼女は、プロジェクトに100%参加でき、賃金以外の人件費は発生せず、プロジェクトの経験や通常の役割に合わせたトレーニングを受けているので、プロジェクトのノウハウに基づいて、ターゲットを絞った方法でプロジェクトマネージャーをサポートすることができます。

プロジェクトアシスタントのタスク

プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームのインターフェース

プロジェクトアシスタントは、プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームの間のインターフェイスとして、プロジェクトドキュメントのファイリングや検索を行い、また、プロジェクトマネージャーが解決できないような問題のフィルターとしての役割を果たします。

プロジェクト・アシスタントは、その資格や専門的なスキルにおいて、「古典的」な秘書とは異なります。

高い要求

プロジェクト・アシスタントの仕事は厳しいものです。組織力やコミュニケーション能力、柔軟性、自立した仕事、コンピュータやMSオフィスを扱う自信などの要件に加えて、プロジェクトアシスタントには、プロジェクト管理の基本的な知識が求められます。

プロジェクト支援の範囲と能力

プロジェクトアシスタントは、他の社員と同じように、決められた余裕と能力が必要であり、自分に何ができて何ができないかを正確に把握していなければならない。細かいことをいちいちプロジェクトマネージャーに聞かなければならないプロジェクトアシスタントは、プロジェクトマネージャーのタイムマネジメントに何のプラスにもならない、それどころか、プロジェクトマネージャーのタイムマネジメントにも何のプラスにもならない。ここでは、プロジェクトマネージャーが実際にある活動を引き継ぎ、意思決定の権限と責任をアシスタントに委ねることが求められる。

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プロジェクトマネージャーがプロジェクトアシスタンスを信頼すればするほど、プロジェクトマネージャーのためになる。逆に言えば、プロジェクト・アシスタンスは、当然のことながら、危機的状況においても頼りになることを、自己責任、自立性、絶対的信頼性によって証明しなければならない。プロジェクトアシスタンスは、プロジェクトマネージャーと同様に、適材適所が難しくなって初めて顕在化する。

プロジェクトマネージャーとの連携

プロジェクトマネージャーとプロジェクトアシスタントの円滑な協力関係を築くためには、定期的な(できれば毎週)ミーティングが重要です。このミーティングでは、プロジェクトアシスタントが、プロジェクトの意味を理解して主体的に行動するために必要な背景情報を得ることができます。また、プロジェクトアシスタントだけでは決められないテーマについても議論されます。

定期的に情報を交換することで、多くの戸別調整をする必要がなくなります。個々には時間がかかりませんが、毎週のブリーフィングよりは確実に時間がかかります。

プロジェクト支援のコア・タスクの詳細

プロジェクト開始

  • キックオフミーティングの準備とフォローアップ
  • Support of the project manager in the preparation of project plans
    – project structure plan
    – work package description
    – time schedule
    – project organisation
    – project communication plan
    – milestone plan
    – function diagram
    – environment analysis
  • ワークパッケージの説明、ステータスレポート、役割の説明など、あらゆる種類の標準化されたテンプレートの作成
  • プロジェクトチームの作業能力の確保(ITインフラ整備の調整、プロジェクト用施設やオフィス用品の調達など

プロジェクトの実施とコントロール

  • プロジェクトステータスレポートの作成
  • 様々なターゲットグループ(プロジェクトチーム、プロジェクトマネージャー、クライアント、運営委員会など)向けのプロジェクトステータスプレゼンテーションの準備
  • プロジェクトプランの更新(プロジェクトスタート参照
  • プロジェクトミーティングのスケジュール調整
  • プロジェクトミーティングやワークショップの準備とフォローアップ(ドキュメントの印刷、フリップチャートの準備、ケータリング、PCやビーマーなどの空間インフラの確保など
  • 議事録の作成・送付
  • タスクやTodoリストの作成と管理
  • プロジェクト文書(電子および紙)のファイリングと管理
  • すべてのプロジェクトコミュニケーションのための中央連絡先
  • プロジェクトチームメンバーの欠勤の概要
  • あらゆる種類の管理上の質問に対するプロジェクトチームの連絡先
  • プロジェクトマニュアルの作成とメンテナンス

プロジェクトの終了

  • プロジェクト文書の完成(電子および紙媒体
  • プロジェクト文書のアーカイブ化
  • 最終報告書の作成におけるプロジェクトマネージャーのサポート
  • クロージングイベントの準備におけるプロジェクトマネージャーのサポート
  • レッスン・ラーンド・ワークショップの開催と記録

想定されるプロジェクトアシスタントの仕事内容

  • 標準的なプロジェクトマネジメント手法に関する理論的知識と実務経験
  • プロジェクトコラボレーションの経験、およびプロジェクトマネジメントプロセスの経験
  • プロジェクト計画ツール(例:MS Project)の安全な取り扱い
  • MS Officeを利用したテンプレートやレポートの作成
  • MS Outlookを使ったアポイントメントのバックアップ処理
  • 勤務時間の柔軟性
  • 個人の責任と自己規律
  • 自分で決断する勇気
  • 構造化された作業、独立した優先順位の設定
  • 人と接するときの安心感(対面および電話での対応
  • 危機的状況下でのレジリエンス
  • 組織的な人材
  • 数字の理解

結論

複雑性の高いプロジェクトの管理は、決して蜜を吸っているわけではありません。しかし、プロジェクトマネージャーはサポートを受けることができる。これは弱さの表れではなく、プロとしての取り組みです。

プロジェクト・アシスタンスは、自社でも外部でも、優秀な資格を持っていれば、プロジェクト・マネージャーやプロジェクト・チームにとって貴重な支援となり、一度慣れてしまうと手放せなくなります。彼らのサポートにより、プロジェクトチームは本質的なプロジェクト作業に集中することができ、迅速かつ効率的にプロジェクトを成功に導くことができるのです。