プロジェクトのコミュニケーションプラン

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コミュニケーションプランは、プロジェクト組織内のすべての階層で、規制された構造的な情報交換を行うための中心的な文書です。プロジェクトは一時的な会社です。コミュニケーション、エスカレーション、情報の経路は、どの会社でも明確に規定されています。これはプロジェクトにおいても非常に重要なことです。

当初の状況

プロジェクトは、ほとんどの場合、企業全体に関わる業務です。会社全体がプロジェクトに関与していなくても、さまざまな部門や組織単位が積極的に関与していることは確かです。

すべてのプロジェクトでは、部門間のコミュニケーションと調整が重要です。そのためには、普段は一緒に仕事をしていない社員に、効率的なプロジェクトマネジメントを可能にする統一された仕組みを提供することが大きな課題となります。

しかし、ライン組織では、一般的にそのような部門間のコミュニケーション構造は用意されていない。ほとんどの組織では、部門の垣根を越えることはむしろ珍しく、食堂やコーヒーマシンを除いて、組織図上の他の「支店」の社員と接触することはほとんどない。そこで、他部門のプロジェクトスタッフとのコミュニケーションを規定しなければならない。

その目的

部門間のコミュニケーションを維持するために、選ばれたプロジェクトメンバーが決められた間隔で集まるプロジェクトミーティングが制度化されています。

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多くの場合、これは2週間または1ヶ月ごとに行われます。このミーティングでは、現在の進捗状況、現在の課題、起こりうる問題や困難、そしてその解決策が話し合われます。

そうすることで、プロジェクトメンバー全員が同じレベルの情報を得ることができ、プロジェクトワークの交換が容易になり、現在抱えている問題を相互にサポートできる可能性が出てきます。このようなシンプルな「お互いに話し合う」ことは、プロジェクトワークの最も重要な要素の一つです。もし、プロジェクトをゴールに導きたくないのであれば、コミュニケーションを取らないことが奈落の底への一番の近道です。これは確実に効果があります


コミュニケーションプランの目的

  • 規制された情報交換
  • 情報・通信フローの最適化
  • プロジェクトの透明性と明確性の創出
  • 定例会議によるコミュニケーションの促進と統制
  • コミュニケーション構造の計画。
    - どのような会議、ワークショップなどがあるか?
    - 誰が参加するのか?
    - 何を議論するのか?
    - それらはいつ行われるか?
    - どれくらいの頻度で行われるか?

ゴールまでの道のり

通常、プロジェクト組織に基づいたプロジェクト・コミュニケーション・プランの最初のドラフトは、プロジェクト・マネージャーによって作成され、キックオフ・ミーティングで発表されます。その後のスタートワークショップでは、コミュニケーションプランが最終版として利用できるようになるまで、このドラフトがプロジェクトチームによって修正されます。これにより、会議の日時、内容、参加者などの情報が提供されます。

プロジェクトの全過程において、コミュニケーションプランの妥当性と意味をチェックし、必要に応じてミーティングを挿入したり、延長したり、短縮したり、まったく削除したりします。なぜなら、プロジェクトの進行中に、週1回のステータスミーティングでは原則としていつも同じことが話し合われていることが判明した場合、プロジェクトがニュースを生み出すほどのスピードで進行していないため、ミーティングの周期を例えば2週間に変更することに意味があるからです。

コミュニケーションプランの6つのステップ

  • 必要な会議、ワークショップなどの特定
  • 目標と内容の定義
  • 参加者の決定
  • 周期性と日付の一致
  • ロケーションの選定
  • 参加者全員への書面による説明と情報提供

どんなことがあっても、プロジェクトを失敗に導きたいですか?
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コミュニケーション・プランの例示的要素

キックオフミーティングの様子。

  • 当初の状況・背景・動機
  • 目標、非目標
  • プロジェクトの組織と役割
  • コミュニケーションの仕組み
  • プロジェクト計画の発表
  • オープンクエスチョンの明確化

運営委員会の開催

  • 戦略的プロジェクトの制御
  • 現在のプロジェクトの状況に関する要約された情報は、次の上位のインスタンスに送られます。
  •  プロジェクトマネジメントだけでは判断できないテーマの決定

クライアントミーティング(クライアントとプロジェクトマネージャー)。

  • 戦略的プロジェクトの制御
  • 現在のプロジェクトの状況をまとめた情報
  • プロジェクトマネジメントだけでは決められないテーマの決定
  • 今後の見通しについて

ステータスレポートを含むステータスミーティング(プロジェクトチーム)。

  • オペレーショナル・プロジェクト・コントロール
  • ワークパッケージの進捗報告(口頭または書面
  • 進行中の活動の調査と未解決のToDosの確認
  • プロジェクト実施におけるオープンポイントや問題点の洗い出し
  • 重要な計画の逸脱の検出
  • 対策の策定
  • 必要な決断をする
  • 展望と次のステップの明確化

ワーキングミーティングの様子。

  • プロジェクトチームのメンバーによる編成
  • プロジェクトの現在のコンテンツタスクの処理

情報イベント。

  • プロジェクトの目標や進捗状況、現在の課題、次のステップに関する「外部」の情報
  • 影響を受けた従業員を味方につける
  • 会社全体で同じレベルの情報を提供

プロジェクトのコミュニケーションプラン例

プロジェクト・コミュニケーション・プランは、わかりやすくするために、数ページに圧縮したグラフィカルな形で表示するのが最適です。また、MSエクセルなどで表形式で表示することもできます。もちろん、ほとんどの情報は、両方の表示を併用することで伝達されます。

MS PowerPointで作成された、プロジェクトコミュニケーションプランのグラフィカルな表現。

プロジェクトコミュニケーションプランのグラフィック

MS PowerPointで作成された、プロジェクトコミュニケーションプランの表形式表現

プロジェクト・コミュニケーション・プランの表形式

実用的なヒントとコツ

  • 十分なコミュニケーションなくして、プロジェクトの成功はあり得ません。
  • プロジェクトに参加している全員が同じ量の情報を必要としているわけではありません。
  • 複数のレベル(戦略レベル、業務レベル、情報レベルなど)でのコミュニケーションの設計。
  • 参加者の輪やミーティングの頻度が有意義なものかどうかを常にチェックする。
  • コミュニケーションプランは生きています。どのような場合でも適応できます。