Paquet de travail - Description du paquet de travail

Publicité

Les lots de travaux servent à réduire la complexité des projets de grande envergure. Afin de structurer les dimensions d'un projet et de les rendre gérables, il est absolument nécessaire de créer un plan de structure de projet. Les différentes sous-tâches de la structure de répartition du travail sont appelées lots de travaux.

La situation initiale

Avec l'aide de la structure de répartition du travail, un projet devient clair et modifiable, mais celle-ci ne contient généralement que les méta-informations des tâches à accomplir : Qui fait quoi et quand.

C'est par là que ça commence : La description du "QUOI" est généralement évacuée par quelques mots dans le nom du lot de travaux - il le faut, sinon la structure de répartition du travail deviendrait longue de plusieurs pages A4, ce qui ne correspond absolument pas à son objectif réel - à savoir celui de la clarté. C'est pourquoi une description plus détaillée de ce "quoi" est nécessaire, incluant de préférence le résultat attendu. Cela se fait - comme son nom l'indique - en créant la description du lot de travaux.

Description du paquet de travail

La description des lots de travaux est la suite logique de l'organigramme technique de projet. Dans l'organigramme technique de projet (OTP), le code OTP, le nom, les dates, la responsabilité et l'avancement des lots de travaux sont définis et affichés. La description du lot de travaux a pour but de définir exactement les mesures à prendre au cours du traitement du lot de travaux et le résultat final du lot de travaux.

Fondamentalement, toute information importante peut être définie comme le contenu de la description du lot de travaux, comme l'évaluation des risques, les ressources en personnel et le budget, les matériaux, l'équipement, l'infrastructure. Le contenu réel de la description du lot de travaux doit être redéfini d'un projet à l'autre et dépend de certaines caractéristiques essentielles (taille, complexité, composition de l'équipe, expérience de l'équipe, etc.)

Publicité

Alors que le nom d'un lot de travail devrait déjà être choisi pour fournir des informations sur ce qui se passera dans le lot de travail, la description renforcera cela et assurera que tout le monde parle du même contenu et, plus important encore, du même résultat. Grâce à la définition et à la documentation écrite des objectifs et des non-objectifs du lot de travaux, les différents lots de travaux sont séparés les uns des autres. Cela permet d'éviter que des phrases comme "Nous pensions que vous faisiez ceci dans votre lot de travaux" ne deviennent bruyantes au cours du projet.


Objectifs de la description du paquet de travail

  • Définition et clarification des tâches détaillées nécessaires
  • Attribution des responsabilités dans le projet
  • Ordonnancement au niveau des lots de travaux (date de début et de fin, délai de réalisation)
  • Identification et utilisation des synergies et des redondances
  • Création d'une base pour le contrôle des performances et des délais
  • Création de la transparence et de l'orientation dans l'équipe du projet pendant le travail du projet

La description du paquet de travail rend encore plus clair ce qui doit être fait pour atteindre l'objectif du projet !


Description du paquet de travail "The way to work

La base est le plan de la structure de répartition du travail

Les descriptions des lots de travaux sont créées sur la base du plan de structure du projet. En règle générale, elle relève de la responsabilité de la personne responsable du lot de travaux en question, car c'est elle qui, en tant qu'expert technique du sujet concerné, sait le mieux ce qui doit se passer dans son lot de travaux. Il est également responsable de la qualité des résultats.

Coordination des ébauches du paquet de travail

Si toutes les descriptions des lots de travaux sont créées dans un premier projet, le vote suit. Cela évite que les choses soient planifiées deux fois ou oubliées. La meilleure façon de procéder consiste à organiser un atelier au cours duquel les responsables des lots de travaux s'assoient à une table et où les descriptions des lots de travaux sont examinées et optimisées point par point.

Par expérience, cette approche est plus efficace que l'envoi des descriptions individuelles des lots de travaux dans un flux circulaire et la fusion des commentaires. Ces commentaires sont rarement conformes et ne peuvent guère être intégrés immédiatement sans coordination supplémentaire. Cette procédure favorise également la comparaison mutuelle des images et crée une compréhension commune du projet global.

Lorsque les descriptions des lots de travaux sont comparées entre elles, le contenu et les résultats ainsi que les délais et les ressources sont coordonnés. La coordination des ressources dites "goulots d'étranglement" est essentielle, comme les employés qui sont planifiés dans plusieurs lots de travaux, qui peuvent aussi être traités en même temps.

Les descriptions des lots de travaux complètent la structure de répartition du travail

Si tous les participants au projet sont satisfaits du résultat, les descriptions des lots de travaux sont classées avec le plan de structure du projet et révisées au cours du projet si nécessaire. Si un lot de travaux est inclus dans l'organigramme technique de projet pendant le déroulement du projet, une nouvelle description du lot de travaux doit bien sûr être créée.

Il en va de même si des lots de travaux sont fusionnés ou supprimés - les descriptions des lots de travaux reflètent le plan de structure du projet sous une forme plus détaillée et doivent donc toujours être à jour.

Publicité

Trois étapes pour la description du paquet de travail

1. Déterminer les responsabilités des lots de travaux à partir du plan de structure du projet.

En règle générale, un expert technique sur le sujet du lot de travaux est désigné. Toutefois, dans les grands projets, il s'agit souvent aussi d'une personne qui se consacre davantage aux tâches de gestion et qui coordonne les experts techniques.

2. Décrire les paquets de travail en ce qui concerne les objectifs, le contenu et les résultats.

La description des lots de travaux est effectuée par le responsable de lot de travaux respectif, qui implique également d'autres membres de l'équipe de projet si nécessaire. En règle générale, il s'agit d'un expert technique du contenu du lot de travaux.

3. Coordination des descriptions des lots de travaux en fonction du contenu

Lors d'une réunion ou d'un atelier spécialement planifié, les descriptions individuelles des lots de travaux sont lues par l'équipe de projet et leur contenu est coordonné. Un moyen efficace d'y parvenir est, par exemple, le vernissage d'un lot de travaux.

  • Examen des dates de début et de fin prévues dans le plan de structure du projet.
  • Estimation des coûts des ressources nécessaires par lot de travaux par les responsables de lots de travaux.
  • Coordination des dates et des ressources proposées dans l'équipe de projet
  • Vérifier conjointement si tout le contenu pertinent a été pris en compte sous une forme et une qualité suffisantes

Exemple de description d'un lot de travaux

Idéalement, la description du lot de travaux devrait être affichée dans un tableau structuré. Le contenu de la description du lot de travaux est variable, mais les composants minimums sont les suivants

  • le code de l'OTP
  • le nom permettant d'affecter de manière unique le lot de travaux à l'organigramme technique de projet.
  • la responsabilité du paquet de travail
  • ainsi que le contenu et le résultat du paquet de travail

où les deux derniers éléments d'information constituent la partie principale de la description du lot de travaux, car ils ne sont pas couverts par la structure de répartition du travail.

Exemple de description d'un lot de travaux - variante détaillée

Description détaillée du lot de travaux

Exemple de description d'un lot de travaux - variante simple

Description du paquet de travail simple

La description du paquet de travail comme une tâche ennuyeuse ?

La création de descriptions de lots de travaux est perçue par la plupart des membres du personnel du projet comme un obstacle administratif lourd pour le gestionnaire du projet. Cependant, deux aspects principaux plaident en tout cas en faveur de la spécification des lots de travaux.

  • La description du lot de travaux sert au chef de projet de base pour la gestion opérationnelle et le contrôle du projet. Ceci est particulièrement important pour les projets de grande envergure, où il est essentiel que le chef de projet se concentre entièrement sur la gestion du projet et ne puisse pas assumer de tâches de contenu.
  • Si les membres de l'équipe de projet n'ont pas encore souvent travaillé ensemble et que l'équipe de projet n'est donc pas encore bien rodée, la structure définie dans la description du lot de travaux soutient l'approche coordonnée conjointement dans le projet.

Conseils pratiques sur le terrain

  • Il est conseillé de toujours décrire tous les lots de travaux, car c'est la seule façon de rendre transparente l'ensemble des tâches du projet. Le temps nécessaire à cette tâche est limité et est en tout cas en rapport avec les bénéfices.
  • Si les lots de travaux sont décrits "proprement" (de manière continue et complète), ils constituent la base idéale pour le contrôle, car l'avancement peut être estimé de manière optimale sur cette base.
  • Les descriptions des lots de travaux peuvent être discutées et approuvées conjointement au sein de l'équipe de projet, par exemple sous forme de vernissage - cela permet à tous les membres de l'équipe d'avoir une vue d'ensemble et d'améliorer le résultat grâce à leurs ajouts.
  • Il ne peut y avoir qu'un seul gestionnaire de lots de travaux à la fois.
  • Une planification détaillée est indispensable pour les projets complexes.