Analyse des parties prenantes

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L'analyse des parties prenantes est un instrument important pour la prévention des risques dans la gestion de projet. Elle est développée dans la phase de démarrage d'un projet et permet de prendre conscience des facteurs qui influencent un projet et qui peuvent avoir un impact négatif sur son déroulement.

Les projets sont exposés à de nombreux facteurs d'influence internes et externes à l'entreprise. Il existe des dépendances entre les tâches et les projets dans l'entreprise. Les influences de l'économie et du marché entraînent des changements dans les conditions générales. D'autres perturbations de toute nature, comme les changements de personnel, influencent également les projets et peuvent même les faire dérailler.

Comme dans toute entreprise, il est fortement recommandé de regarder de temps en temps plus loin que le bout de son nez, y compris dans les projets. Outre la structuration du projet au moyen de plans d'activité, de temps et de communication, il ne faut pas négliger les facteurs d'influence internes et externes.

Définition Analyse des parties prenantes

L'analyse des parties prenantes est une méthode de gestion de projet qui permet de déterminer les conditions cadres et les facteurs influençant le projet, de garder un œil sur ces facteurs et de prendre des contre-mesures à temps si nécessaire.

L'analyse des parties prenantes permet d'avoir une vue d'ensemble de l'ancrage du projet dans son environnement. Les éventuels points de tension et difficultés peuvent ainsi être identifiés à un stade précoce et évalués en fonction de leur influence sur le projet. Toutes les personnes impliquées peuvent ainsi voir où se situent les dépendances et où des mesures doivent être prises pour ne pas compromettre le succès du projet.

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Objectifs de l'analyse des parties prenantes

  • Reconnaissance précoce des influences possibles, des facteurs de perturbation et des zones de tension dans le projet.
  • Représentation des interfaces avec les autres tâches et projets de l'entreprise
  • Sensibilisation aux dépendances du projet grâce à la représentation graphique des environnements et des relations entre eux.
  • Évaluation des effets possibles sur le projet
  • Définition de mesures pour rendre les facteurs d'influence sur le projet conformes aux intérêts du projet

La gestion des parties prenantes, c'est agir à l'avance au lieu de devoir réagir plus tard aux contraintes extérieures !


Création de l'analyse des parties prenantes

L'analyse des parties prenantes est effectuée le plus tôt possible dans le projet, de préférence pendant l'atelier de démarrage, mais en tout cas pendant la phase de planification du projet.

Afin de répondre autant que possible à l'exigence d'exhaustivité, l'analyse de l'environnement est réalisée avec l'ensemble de l'équipe de projet. Il est également possible d'impliquer des personnes extérieures au projet qui ont une bonne vue d'ensemble de l'entreprise ou une expérience dans des projets similaires et qui peuvent ainsi apporter des informations sur les facteurs d'influence possibles.

Toutefois, le nombre de personnes impliquées ne doit pas être trop élevé ; un nombre de 5 à 7 personnes s'est avéré efficace dans la pratique. Dans tous les cas, le gestionnaire du projet, le client du projet et un membre du comité de pilotage ou du conseil d'administration (si disponible) doivent être impliqués.

Identification des parties prenantes

La première tâche importante consiste à rechercher et à identifier toutes les parties prenantes et tous les facteurs d'influence possibles. En fonction du contenu et du contexte du projet, tous les facteurs qui pourraient influencer le projet ou qui sont affectés par le projet sont répertoriés. La méthode du brainstorming est particulièrement adaptée à cette tâche.

La désignation des environnements se fait dans un premier temps au niveau supérieur (production au lieu de M. Miller, presse écrite au lieu d'un certain journal, etc.)

Dans la deuxième étape, ces groupes sont détaillés davantage. Exemple : Dans le groupe Fournisseurs sont listées les entreprises qui, du point de vue du projet, sont considérées comme particulièrement importantes pour la réussite du projet. Les fournisseurs 08/15, qui peuvent être échangés facilement, restent en dehors.

Résumé dans les groupes/catégories de parties prenantes

Dans les publications, les groupes "organisationnel-social" et "factuel-substantiel" ou les groupes d'environnement interne et externe sont utilisés pour catégoriser les facteurs d'influence du projet dans l'analyse de l'environnement. Cependant, une catégorisation plus détaillée est recommandée, en particulier pour les grands projets.

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Certains groupes/catégories de parties prenantes peuvent déjà être prédéfinis par le chef de projet. Les groupes/catégories de parties prenantes typiques sont :

  • interne
  • externe
  • clients / utilisateurs
  • fournisseurs / partenaires
  • Concurrents
  • presse / médias
  • autres plans / projets / programmes dans l'entreprise
  • stratégie d'entreprise, mesures d'entreprise
  • Groupes d'intérêt / associations
  • politique / administration
  • gestion de l'entreprise, leaders d'opinion, cadres, employés, comité d'entreprise

Évaluation et analyse des parties prenantes

Dans l'étape suivante, les parties prenantes identifiées sont évaluées en fonction de leur influence sur le projet. Fondamentalement, une distinction est faite entre l'influence "positive" et "négative". En outre, le "pouvoir et l'influence sur le projet" et la "proximité" avec le projet doivent également être pris en compte.

Chaque projet poursuit un objectif spécifique, ce qui se traduit par une influence sur l'environnement du projet. Les attentes des parties prenantes peuvent être en conflit ou en harmonie avec les objectifs du projet. En fonction de cela, des conflits ou des potentiels sont préprogrammés.

Au cours de l'évaluation, on passe en revue, étape par étape, les facteurs d'influence identifiés et on interprète leur influence possible sur le projet. En fonction de la conclusion à laquelle on parvient, les groupes de parties prenantes respectifs sont définis comme "critiques" ou "favorables".

Dans cette étape, l'inclusion de plusieurs opinions est extrêmement importante, car sinon une image très subjective peut émerger, peut-être basée sur des sensibilités personnelles envers certains environnements.

Définition des mesures

La dernière étape de la préparation de l'analyse des parties prenantes consiste à définir des mesures pour soutenir et gérer les environnements particulièrement critiques mais aussi positifs. Comme pour l'analyse du champ de forces, l'objectif est ici aussi de "repolariser" les groupes d'environnement à l'accord négatif et de renforcer autant que possible l'influence des groupes à l'accord positif.

En fonction de l'urgence, des mesures immédiates et des mesures de précaution peuvent être prises. Parmi les plans de précaution, on trouve également les plans d'urgence (plan B), qui entrent en vigueur lorsque des situations indésirables se présentent afin de permettre une réaction rapide sans perte de temps.

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Des mesures, y compris des délais et des responsabilités, sont définies pour chaque groupe de parties prenantes à traiter. Elles peuvent être consignées dans une liste de tâches ou incluses dans la structure de répartition du travail en tant que lots de travaux distincts (recommandé uniquement si les mesures sont suffisamment importantes et étendues). Un contrôle régulier est important pour s'assurer que ces mesures sont effectivement mises en œuvre. Cela devrait être fait dans le cadre du contrôle périodique du projet.

Les groupes de parties prenantes pour lesquels aucune mesure n'est nécessaire - généralement la majorité - peuvent être traités par le biais de la communication générale du projet et des activités de marketing du projet, si cela a du sens.

Les mesures définies peuvent être utilisées pour façonner la relation entre le projet et les parties prenantes. L'objectif des mesures est de réduire l'influence négative possible sur le projet dans le cas de facteurs d'influence critiques ou d'obtenir un "effet multiplicateur" dans le cas de facteurs d'influence favorables.


Dokumentation Umfeldanalyse - Stakeholderanalyse
© alphaspirit / Shutterstock

Documentation de l'analyse de l'environnement

Visualisation

L'analyse des parties prenantes doit dans tous les cas être présentée sous forme de graphique, ce qui permet de créer une vue d'ensemble. La présentation peut être conçue de manière à ce qu'un maximum d'informations soient directement contenues dans le graphique. L'utilisation de symboles (éclair, smiley, nuage, point d'interrogation, etc.) et/ou de codes de couleur (par exemple, le système des feux de signalisation) offre de nombreuses possibilités.

Représentation tabulaire

Les informations détaillées doivent être présentées dans un tableau supplémentaire afin de ne pas perdre en clarté. Par exemple, les attentes et les craintes du point de vue du projet, l'importance des parties prenantes pour la réussite du projet, mais aussi les mesures à mettre en œuvre avec les responsabilités et les délais convenus peuvent être documentés ici en détail.


Révision périodique de l'analyse des parties prenantes

L'analyse des parties prenantes étant un instantané, il faut en vérifier la validité à intervalles réguliers et l'adapter si nécessaire. Les personnes, départements, fournisseurs, etc. concernés ainsi que les facteurs d'influence potentiels peuvent changer ! Par exemple, un fournisseur qui était classé comme absolument non critique et fiable il y a deux mois peut soudainement connaître des difficultés économiques. Dans ce cas, bien sûr, de nouvelles mesures préventives doivent être élaborées.

Les mesures convenues qui pouvaient sembler judicieuses il y a quelques mois devront peut-être aussi être révisées ou adaptées.

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Selon la taille et la durée du projet, des intervalles d'un à deux mois pour une révision de l'analyse des parties prenantes sont raisonnables. Par conséquent, l'analyse des parties prenantes doit également être incluse dans le contrôle régulier du projet.


La gestion des parties prenantes est également un élément important de la gestion des risques !


Exemples d'analyse des parties prenantes d'un projet

Analyse des parties prenantes pour les projets

Analyse des parties prenantes pour les grands projets et programmes

Représentation tabulaire de l'évaluation


Conseils et astuces pour une utilisation pratique

  • Seul le développement de l'analyse des parties prenantes en équipe permet d'obtenir un résultat holistique et objectif.
  • Le remue-méninges s'est avéré être une bonne méthode pour la création du premier projet.
  • Le regroupement dès le début crée rapidement une structure claire.
  • La visualisation crée la transparence
  • Définir les impacts et les mesures pour les environnements critiques et positifs
  • Définir le catalogue de mesures pour traiter les environnements de la manière la plus opérationnelle possible.
  • L'analyse des parties prenantes et les mesures définies doivent figurer régulièrement à l'ordre du jour des réunions de contrôle.
  • L'analyse des parties prenantes peut être utilisée comme point de départ pour l'analyse des risques.