Analyse de la situation au début du projet

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Avant de commencer un projet, il est important d'obtenir un aperçu complet et neutre de l'historique du projet. Une analyse de la situation est l'outil de choix. L'analyse de la situation est également une mesure importante pour minimiser les risques et créer la transparence dans le projet.

Au début d'un projet, le chef de projet ne sait souvent pas très bien pourquoi le projet a vu le jour et quel est son historique. Pour pouvoir agir en tant que chef de projet, la priorité absolue est d'obtenir une vue d'ensemble du projet et de son historique.

Voici une liste de questions que vous devez vous poser en tant que gestionnaire de projet responsable. Même si le temps presse toujours, et très souvent le maître d'ouvrage, sans avoir les réponses à ces questions, vous ne devriez jamais démarrer un projet.

Procédure d'analyse de la situation

La collecte et l'étude de l'état actuel au début de l'activité de planification d'un projet permet de créer une transparence sur le déroulement précédent et les conditions actuelles du projet avec un effort raisonnable. Il va de soi que le premier point de contact pour l'obtention d'informations est le client du projet. S'il y a eu un avant-projet ou une étude préliminaire, toutes les personnes impliquées sont des candidats potentiels à l'entretien.

  • Collecte et analyse d'informations par le biais d'entretiens, d'analyses de documents.
  • De l'ébauche au détail, la portée dépend du type et de la taille du projet
  • Collecter, structurer et mettre en relation les informations après chaque cycle

Sur la base des résultats de ces discussions initiales, le chef de projet doit alors décider de la manière de procéder et du temps et des efforts à investir dans des recherches supplémentaires.

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Questions sur le contexte

Obtenir l'historique d'un projet est un facteur clé pour pouvoir mettre en œuvre un projet avec succès. Cela donne souvent de nombreux indices sur les difficultés et les écueils attendus.

  • Pourquoi la décision concernant le projet a-t-elle été prise ? Quel est le contexte ?
  • Quels problèmes le projet visait-il à résoudre ?
  • Qui a favorisé ou entravé le développement du projet ?
  • Quelles décisions ont été prises à l'avance ? Par qui ?
  • Quels documents et enregistrements ont déjà été préparés et peuvent être utilisés ?
  • Existe-t-il des études préliminaires, des analyses, des protocoles, etc. liés au projet ? Lesquels ?
  • Y a-t-il des projets préliminaires ? Lesquels ? Quand ont-ils été commencés ? Quand ont-ils été achevés ?
  • Les risques ont-ils déjà été identifiés ? Lesquels ?
  • Des projets similaires ont-ils été réalisés dans le passé ?
  • Qui sont les porteurs de savoir-faire issus de projets similaires dans le passé ?
  • Que pensent les employés de l'entreprise du projet ou de ses résultats ?
  • Qui sont les plus grands partisans ou détracteurs du projet ? Pourquoi ?
  • Qui sont les leaders d'opinion et que pensent-ils du projet ?

Questions sur l'affectation du projet

Il s'agit ici de clarifier les choses : Qui est à l'origine du projet, qui est affecté positivement ou négativement par celui-ci et quels sont les objectifs à atteindre ?

  • Qu'est-ce que le projet est censé changer ?
  • Quel est le contexte professionnel ou technique ?
  • Les objectifs sont-ils déjà fixés par écrit ? Lesquels ?
  • Qui est le client ?
  • Quelle est la disponibilité du client pour le chef de projet ?
  • Les exigences du projet et des résultats sont-elles définies ? Lesquelles ?
  • Les critères d'acceptation ont-ils été convenus ?
  • Y a-t-il un calendrier approximatif ?
  • Existe-t-il des spécifications concernant les délais, les coûts, les efforts, etc. Lesquelles ?
  • Qui est directement / indirectement affecté par le projet ?
  • Qui sont les utilisateurs, les opérateurs, etc. du résultat du projet ?
  • Existe-t-il des particularités dans le domaine d'application des utilisateurs, des usagers, etc. Lesquelles ?
  • Sous quelle forme la remise à la ligne est-elle prévue ?
  • Quelle importance le projet revêt-il pour l'entreprise ?
  • Quelle est la priorité du projet dans l'entreprise ?
  • Quelles stratégies d'entreprise sont soutenues ou mises en œuvre par le projet ?
  • Comment le projet influence-t-il les stratégies de l'entreprise ?
  • Existe-t-il des dépendances concrètes avec d'autres projets/plans ?
  • Quelles sont les attentes à l'égard du projet ? De la part de qui ?
  • Le chef de projet a-t-il le pouvoir de donner des instructions ? Lesquelles ? De quoi est-il responsable ? De quoi est-il responsable ?
  • Quand la tâche du chef de projet est-elle terminée ?

Questions sur l'organisation du projet

Il s'agit ici de clarifier qui doit participer au projet, si les ressources sont suffisantes, si des participants externes sont impliqués, à quoi doivent ressembler les lignes de rapport et le contrôle du projet.

  • Quelles unités organisationnelles sont impliquées dans le projet ?
  • Quel est le nombre d'employés requis dans quels domaines ?
  • Quelles qualifications le personnel du projet doit-il avoir ?
  • Existe-t-il des définitions de rôles ?
  • Les domaines de responsabilité sont-ils clairement délimités ?
  • Les membres du projet ont-ils une expérience de la gestion de projet ? Lesquels ?
  • Les membres de l'équipe de projet ont-ils une compréhension de la gestion de projet ? Dans quelle mesure ?
  • Quels intérêts et points de vue sur le projet et la gestion de projet existent parmi les participants ?
  • Les membres de l'équipe de projet ont-ils déjà réalisé des projets similaires ?
  • Les membres de l'équipe de projet sont-ils spécialement formés ?
  • Les membres de l'équipe de projet ont-ils déjà travaillé ensemble ?
  • Les membres de l'équipe de projet sont-ils situés sur un seul site ou répartis sur plusieurs sites ?
  • Le client du projet fournit-il du personnel ? Quels employés ?
  • Y a-t-il d'autres dispositions prises par le client ? Lesquelles ?
  • Combien de temps les membres de l'équipe de projet disposent-ils pour le projet ?
  • Les membres du personnel du projet sont-ils chargés d'autres activités non liées au projet ?
  • Les besoins en ressources peuvent-ils être couverts en interne ?
  • Comment la situation concernant les vacances, les formations et autres absences des membres de l'équipe du projet est-elle réglée ?
  • Est-il prévu d'impliquer des employés externes ? Lesquels ?
  • Y a-t-il des expériences passées concernant la coopération avec certains employés externes ?
  • Est-il prévu de faire appel à des sous-traitants ?
  • Existe-t-il des modèles de contrats ? Lesquels ?
  • Est-il prévu d'inclure des mesures dans les contrats en cas d'exécution non contractuelle des services ?
  • Existe-t-il des informations sur la fiabilité des fournisseurs ? Lesquels ?
  • Existe-t-il des alternatives aux fournisseurs potentiellement dangereux ?
  • Un organe de pilotage / comité de pilotage est-il nécessaire ?
  • Y a-t-il déjà des comités en place qui ont une influence sur le projet ? Lesquels ?
  • Des mécanismes clairs de prise de décision sont-ils établis dans ces comités ?

Questions sur la procédure et la planification

Informations importantes pour pouvoir réaliser une planification propre du projet.

  • Existe-t-il des directives spécifiques à l'entreprise pour la gestion de projet ? Lesquelles ?
  • Existe-t-il des procédures, méthodes, ... spécifiques à l'entreprise qui doivent être respectées dans la gestion de projet ?
  • Existe-t-il des conditions générales qui ne peuvent être influencées ?
  • Quels projets sont menés en parallèle dans l'entreprise ? Des conflits ou des potentiels peuvent-ils en découler ?
  • Quels sont les outils et médias de communication disponibles ?
  • Quel horizon de planification est possible ?
  • Quel niveau de détail est fourni pour la planification ?
  • Comment l'avancement du projet est-il mesuré ?
  • Quelles informations doivent être échangées dans le cadre du projet ?
  • Quels outils informatiques peuvent être utilisés pour soutenir le projet ?
  • Quels modèles de gestion de projet sont déjà disponibles et peuvent être utilisés ?

Questions commerciales

Un point très important : D'où vient le budget du projet et qui en est responsable.

  • Qui paie les coûts du projet ?
  • Y a-t-il un budget pour le projet ?
  • Comment se fait la facturation ?
  • Qui est responsable du contrôle des coûts du projet ?

Autres questions

  • Quelles sont les dépendances avec d'autres résultats, projets, etc.
  • Une gestion formelle du changement est-elle prévue ? Sous quelle forme ?
  • Quand la gestion formelle du changement entre-t-elle en vigueur ?
  • Existe-t-il des procédures décisionnelles établies pour la gestion formelle du changement ?
  • Qui décide des changements ?
  • Qui paie pour les changements ?
  • Existe-t-il un lieu central où toutes les données du projet peuvent être archivées (documents électroniques et papier) ?

Résultat de l'analyse de la situation

Le résultat de l'analyse de la situation est un instantané de l'état actuel du projet. Vous disposez maintenant d'informations sur l'historique et les attentes du projet. Les travaux préliminaires et les résultats qui ont déjà eu lieu sont connus. Important : il n'est pas garanti que vous disposiez de toutes les informations pertinentes sur le projet.

  • La situation actuelle et les développements passés ont été systématiquement examinés.
  • Le chef de projet a une première vue d'ensemble du projet global en termes de situation initiale, d'objectifs principaux et de personnes impliquées.
  • Le chef de projet est responsable de la réalisation de l'analyse de la situation et des résultats.
  • L'interprétation des résultats lui fournit une base pour décider de la marche à suivre.