Rôles et responsabilités dans les projets

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En fait, on pourrait penser que tout est assez simple : au début du projet, une organisation de projet est définie, chacun se voit attribuer son (ses) rôle(s) et ses responsabilités, et ainsi chacun sait ce qu'il doit faire et le travail, respectivement le projet, se déroule. Ou peut-être n'est-ce pas si simple après tout ?

Objectif d'une organisation de projet

  • La mise en place d'une organisation de projet propre s'écartant de la ligne est un élément essentiel dans la phase de démarrage d'un projet.
  • L'organisation du projet est un outil précieux pour appréhender la complexité sociale de chaque projet.
  • L'organisation du projet sert de base à la définition des voies d'information, de décision et d'escalade - en bref, la base d'un travail efficace est créée.

Procédure pour la mise en place d'une organisation de projet

La procédure d'élaboration d'une organisation de projet ne diffère guère de celle de la ligne et peut être résumée en quelques points. La première étape consiste à définir les rôles qui sont nécessaires dans un projet. Le nombre de rôles différents dépend de la taille du projet. Mais tout projet nécessite au moins un client, un chef de projet et un membre de l'équipe de projet (définition : voir encadré). Les exigences, les tâches et les compétences de chaque rôle sont ensuite définies en détail avant d'être remplies par des personnes réelles lors d'une dernière étape.

Tâches et responsabilités du client du projet

Le client joue probablement l'un des rôles les plus importants dans un projet. Sans client, pas de projet. Mais le client du projet a-t-il toujours assumé son rôle et sa responsabilité dans les projets précédents ?

Malheureusement, de nombreux clients oublient qu'ils ont beaucoup à contribuer à la réussite du projet entre la signature de la commande et l'acceptation du projet. Bien sûr, il s'agit d'une question d'accord quant au pouvoir de décision du chef de projet, mais en principe, les décisions concernant le contenu du projet - surtout s'il s'agit de décisions essentielles - sont des décisions du client qui ne sont préparées que par le chef de projet.

La question fondamentale du oui ou du non reste du ressort du client et ne peut être déléguée au gestionnaire de projet. Le jeu apparemment si populaire "Que feriez-vous ?" n'est pas approprié ici !

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La fin prématurée du projet et la proclamation d'une crise du projet sont deux exemples de décisions que le client aime transmettre au chef de projet. Bien que ces décisions extrêmement critiques doivent être convenues avec le chef de projet, elles doivent toujours être prises par le client, qui doit également assumer pleinement sa décision par la suite - avec le chef de projet.

Le rôle du client du projet en coopération avec le chef de projet

Le besoin le plus urgent d'un chef de projet envers son client pendant la durée du projet, mais aussi avant le début du projet est simplement exprimé, mais généralement difficile à mettre en œuvre : DU TEMPS ! Chaque client doit prendre du temps pour son projet. Pour les petits projets qui ne nécessitent pas un véritable marketing de projet et qui ne présentent pas de problèmes sérieux, il suffira au client de rencontrer le chef de projet toutes les deux semaines, par exemple, afin d'obtenir un rapport sur l'état du projet et de prendre d'éventuelles décisions.

Mais plus un projet est complexe et stratégiquement important pour une entreprise, plus le client doit investir du temps dans le projet. C'est le seul moyen pour lui de montrer aux collaborateurs du projet que celui-ci est important et c'est un levier extrêmement efficace pour accroître la motivation.


 

Projekt vs Linie

Définition des rôles du projet

Client du projet

L'initiateur d'un projet, la plus haute autorité décisionnelle du projet ; responsable de la fourniture des ressources du projet ; doit soutenir pleinement le projet.

Chef de projet

Responsabilité globale de la réalisation des objectifs fixés dans le mandat de projet, première personne de contact pour le client ; ses tâches, responsabilités et pouvoirs doivent être définis à l'échelle de l'entreprise.

Équipe du projet

Sous la supervision du chef de projet, ils sont responsables de l'exécution du travail de contenu, et surtout des experts pour les domaines spéciaux.

Tableau de bord

Également appelé conseil d'examen, comité de pilotage, etc. ; est particulièrement nécessaire lorsque plusieurs organisations sont impliquées dans un projet ; le président est le client, les autres membres sont des représentants des organisations impliquées ; ils résolvent les conflits entre projets et fixent les priorités et les décisions.

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IL NE SUFFIT PAS D'ÉCRIRE LES RESPONSABILITÉS ET LES RÔLES DANS LE PROJET - LE CONTRÔLE EST ÉGALEMENT NÉCESSAIRE ICI !


Suivi de l'humeur et de la motivation

L'une des tâches les plus importantes du chef de projet, qui est malheureusement souvent malmenée, notamment dans les projets socialement complexes, consiste à améliorer constamment l'ambiance et la motivation de l'équipe de projet. Chaque membre de l'équipe de projet est-il satisfait de son rôle ? Les perçoit-il correctement ? Se sent-il peut-être trop ou pas assez stimulé ? Tous ces éléments peuvent être des signes de problèmes émergents qu'un gestionnaire de projet doit reconnaître rapidement.

Évaluer l'ambiance au sein de l'équipe de projet

Un instrument ciblé à cet effet est la photographie périodique de l'atmosphère au sein de l'équipe de projet au moyen d'une image d'ambiance. Toutefois, ce type de contrôle social n'a de sens que s'il est effectué de manière continue pendant toute la durée du projet. Les réunions de projet régulières constituent un cadre approprié à cet effet. Ainsi, les fluctuations et les crises potentielles peuvent être identifiées. Dans de nombreux cas, la mauvaise qualité des résultats et les difficultés techniques peuvent également être un indicateur de mauvaise humeur ou de manque de motivation dans le projet.

Attention aux ragots

La perception situationnelle des perturbations atmosphériques est au moins aussi importante, sinon plus, que la perception continue. La plupart du temps, on apprend beaucoup plus sur les différentes équipes à partir des conversations informelles lors de la pause-café, dans l'allée ou dans le coin des fumeurs qu'à partir d'instantanés formalisés lors d'une réunion. En de telles occasions, le chef de projet doit être particulièrement attentif et réagir aussi rapidement et avec autant de sensibilité que possible à tout signe de divergence ou de problème.

Le rôle et la responsabilité assignés sont-ils assumés par tout le personnel du projet ?

Si le travail est de qualité et livré dans les délais ? Tous assument-ils alors leur rôle et leurs responsabilités ? Pas du tout, car la question est de savoir qui fait le travail ! Pour les signes correspondants que certains collègues déplacent le travail, le chef de projet doit être extrêmement attentif et réagir en conséquence et surtout rapidement, car les employés concernés réagissent à tous les cas.

Au début, ils soutiennent leurs collègues dans le sens de l'objectif commun, mais s'ils remarquent que cela devient une condition permanente, ils réagiront peut-être par de l'insatisfaction, de la démotivation et une diminution des performances professionnelles, et un nombre accru de congés de maladie pourrait également y être associé. Après tout, qui aime travailler en continu pendant deux heures ?

La dextérité et l'expérience sont requises

Si le chef de projet constate que l'ambiance dans son projet est mauvaise ou que la motivation est faible, il faut immédiatement agir. En fonction de l'analyse des causes, des mesures d'intervention ciblées doivent suivre, ce qui exige du chef de projet des qualités particulières en matière de médiation et de résolution des conflits. Cela exige avant tout un haut degré de sensibilité et d'expérience.

Changements de personnel dans l'équipe du projet

Malheureusement, il arrive aussi souvent qu'une telle situation ne puisse être évitée que par un échange entre les personnes concernées. Il s'agit, par exemple, d'une décision qui doit de toute façon être prise avec le client du projet. Dans de telles situations, il faut toujours veiller à ce que tous les collaborateurs concernés puissent sauver la face.

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Dans la plupart des cas, il est beaucoup plus facile de changer de personnel pour les employés externes que pour un employé de l'entreprise cliente. Dans ce cas, la solution pourrait être un changement au sein de l'organisation du projet, afin de retirer le collaborateur concerné de la zone de responsabilité sensible.

Montrer le côté humain en tant que chef de projet

Soyez un être humain en tant que gestionnaire de projet !

Vous avez ainsi le double avantage de pouvoir vous détendre et de parler avec vos collaborateurs de sport ou du temps qu'il fait dans la cuisine du café. D'une part, vous créez un véritable lien entre les employés et vous lorsque vous constatez qu'ils ne peuvent pas se contenter de penser au projet et au travail. Et deuxièmement, vous avez également motivé les employés dans sa forme la plus simple et peut-être la meilleure.

La répartition correcte des rôles et des tâches dans l'organisation du projet est un facteur de réussite de tout projet.

Le développement d'une organisation de projet adéquate, avec tous ses rôles, tâches et responsabilités, est une base pour le succès de chaque projet. Une autre base tout aussi importante est la communication, le contact permanent entre le chef de projet et le "simple" membre du projet. Chaque membre de l'organisation du projet doit avoir le sentiment que le chef de projet est là pour lui.

La plupart des compétences dont un bon chef de projet a besoin sont des compétences dites "douces", comme le leadership, la constitution d'une équipe, la motivation, la communication ou la gestion des conflits, car la gestion de projet est avant tout une tâche avec des personnes et pour des personnes. C'est précisément pour ces raisons qu'il est d'autant plus important que le chef de projet ne gère pas le projet depuis son bureau, mais qu'il parle aux personnes impliquées et assiste l'équipe dans toutes les phases du projet.

Le chef de projet doit se considérer comme un organisateur et une personne de service qui prépare un environnement de travail approprié pour le personnel du projet. En effet, les projets échouent généralement non pas à cause de la technologie mais à cause des personnes.

Dans ce sens : Sortez des bureaux et allez vers les employés !

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Liste de contrôle : Le client remplit-il son rôle ?

  • Le chef de projet a-t-il reçu une mission claire pour le projet ?
  • Les stratégies, les objectifs et les priorités du projet ont-ils été définis avec le chef de projet ?
  • Les conditions du cadre organisationnel ont-elles été convenues avec le chef de projet ?
  • Le chef de projet bénéficie-t-il du soutien total du client, même en cas de problèmes et de crises ?
  • Le client prend-il les décisions stratégiques dans le cadre du projet ?
  • Le client prend-il les décisions budgétaires dans le cadre du projet ?
  • Le client représente-t-il les intérêts du projet à l'extérieur ?
  • Le client participe-t-il aux réunions du projet au moins une fois par mois ?