Organisation du projet - fonction et rôles dans le projet

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Un projet est une organisation temporaire et a donc besoin de sa propre organisation de projet dans laquelle les structures, les hiérarchies et les canaux de communication du projet sont réglementés. Les limites entre le projet et la ligne doivent être clairement définies afin de pouvoir agir efficacement tant dans la ligne que dans le projet.

Le nombre de projets et le nombre d'employés impliqués dans les projets sont en constante augmentation. La pénurie de ressources est un corollaire bien connu du travail sur les projets, puisque les activités opérationnelles doivent être traitées en plus des projets. Il est donc d'autant plus important de définir clairement les limites entre ligne et projet. La mise en place d'une organisation de projet garantit la plus grande transparence possible.

Le défi de la mise en place d'une organisation de projet

Dans les cas les plus rares, les entreprises engagent rarement du personnel supplémentaire pour la gestion de projets. Les employés chargés des projets se voient confier une tâche supplémentaire par rapport à leur travail quotidien. Il est souvent difficile pour leurs supérieurs et pour les employés eux-mêmes de savoir combien de temps ils doivent consacrer à telle ou telle activité.

Confusion des compétences par le travail de projet

Dans la plupart des cas, cette double tâche s'accompagne d'un double patron. En plus du supérieur hiérarchique, le chef de projet donne soudainement des instructions - qui sont rarement concertées, se contredisent souvent et surchargent le salarié. Dans certains cas, cela peut entraîner une démotivation et une frustration de la part du collaborateur. Dans le pire des cas, le burnout est au bout du chemin si cette situation dure trop longtemps. Un règlement sans équivoque est ici absolument nécessaire.

Communication et voies de décision

Les voies de communication et de décision interdépartementales, qui doivent être empruntées quotidiennement dans le cadre de projets, sont souvent fastidieuses et longues et nuisent considérablement à l'avancement du projet. L'organisation du projet doit donc être partiellement ou totalement détachée de l'organisation de l'entreprise afin de créer des voies de communication, de décision et d'escalade claires.

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Objectifs de l'organisation du projet

L'organisation temporaire du projet est en principe une entreprise temporaire avec ses propres règles, rôles et structures de communication. Elle est un instrument indispensable pour réguler la coopération des personnes impliquées dans le projet.

Fonctions, rôles et hiérarchies clairs

Une définition claire des fonctions et des rôles crée une répartition non ambiguë des tâches et des compétences et une démarcation claire par rapport à l'organisation hiérarchique. Les hiérarchies sont plates mais clairement définies. Chacun sait à qui il doit rendre des comptes, qui doit prendre quelles décisions et qui doit donner quels "ordres". Cela crée une transparence pour toutes les parties concernées et accélère considérablement l'exécution des projets.

Si un employé A du département X souhaite obtenir une décision de la part d'un employé B du département Y, la communication ne doit pas passer par les supérieurs respectifs comme dans l'organisation hiérarchique, mais elle peut être clarifiée directement entre les employés A et B.


Objectifs de l'organisation du projet

  • Création de la transparence dans le projet
  • Règlement de la coopération des personnes impliquées dans le projet
  • Identification des voies de décision, de rapport et d'escalade
  • Raccourcissement des canaux de communication
  • Une répartition claire des tâches et des compétences grâce à la définition des fonctions et des rôles.
  • Création de la base pour la communication / information du projet

Projet ou ligne

Dans une organisation de projet, les employés sont "déduits" de l'organisation hiérarchique pour un certain pourcentage de leur temps de travail pendant la durée du projet. L'organisation de projet est plus légère et plus plate que l'organisation hiérarchique, ce qui augmente l'efficacité de l'information, de la communication et de l'escalade au sein de l'équipe de projet.

Différenciation entre les tâches du projet et les tâches de la ligne

Une définition claire des rôles et des tâches et leur démarcation par rapport à la ligne est indispensable. Le point le plus important est que le chef de projet dispose d'un plein pouvoir de décision et d'instruction et donc de la possibilité de faire avancer le projet.

Projekt vs Linie

Les membres de l'équipe de projet et tous les participants doivent apprendre à composer avec les nouvelles structures du projet, ce qui entraîne souvent des difficultés considérables dans la pratique. Quel supérieur hiérarchique aime rendre des comptes à son employé actuel simplement parce qu'il s'est vu soudainement attribuer le titre de "chef de projet" ?

L'organisation du projet doit être vivable de manière réaliste.

Lors de la personnification des rôles du projet, il est donc très avantageux de ne pas trop modifier les hiérarchies habituelles afin d'atténuer les éventuelles divergences dès le départ. Le défi stratégique consiste à rendre l'organisation temporaire vivable. En définissant les rôles et les fonctions dans le projet, chaque employé connaît ses tâches et ses compétences ainsi que celles de ses collègues du projet. Ainsi, les discussions inutiles sur les droits et les devoirs peuvent être évitées, du moins en premier lieu.

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Le chemin vers l'organisation du projet

Définition des rôles du projet

L'organisation du projet est toujours créée dans la phase initiale d'un projet. La première étape consiste à définir les rôles du projet, indépendamment de la personne concernée. Les rôles nécessaires dépendent du projet. Parfois, la plus petite forme, qui ne contient que les éléments de base, est suffisante : Client du projet, chef de projet et équipe de projet. Selon l'ampleur du projet, il est également possible de faire appel à des collaborateurs de projet faisant office d'experts techniques, à un comité de pilotage représentant toutes les unités organisationnelles concernées ou à un coach de projet.

Affectation de personnes à des rôles dans le projet

Une fois que les rôles ont été définis, ils sont attribués aux personnes qui sont les mieux placées pour exécuter les tâches. Plus le client du projet est représenté dans l'organisation hiérarchique, mieux c'est pour le projet, car il bénéficie d'une plus grande priorité d'une part, et d'autre part, le client du projet peut prendre lui-même la plupart des décisions.

Idéalement, le chef de projet choisit sa propre équipe de projet, mais dans la pratique, elle lui est souvent attribuée à partir du pool de personnes et de compétences existant. Le "recrutement" de l'équipe de projet doit en tout cas être coordonné avec les responsables hiérarchiques respectifs.

Structures hiérarchiques et voies de décision

Tout comme l'organisation hiérarchique, l'organisation du projet fournit des informations sur les structures hiérarchiques et les voies de décision et constitue la base de la planification de la communication dans le projet, puisqu'elle contient toutes les personnes concernées. Elle fournit des informations sur qui rend compte à qui et qui donne des instructions à qui.

Représentation graphique de l'organisation du projet

La meilleure façon d'illustrer l'organisation du projet est sous forme de graphique. Afin de clarifier la différence avec l'organisation en ligne, elle est souvent représentée sous forme de cercle ou d'ellipse. D'autres représentations sont également possibles, mais peu répandues.

Au cours du projet, l'organisation du projet peut changer, car certaines autorités ne sont nécessaires que pour certaines phases du projet. Comme tous les plans de projet, la validité de l'organisation du projet doit être constamment vérifiée et adaptée si nécessaire.

Il peut arriver qu'un employé quitte le projet ou l'entreprise tout court. Il se peut également que de nouveaux employés doivent être appelés en raison des nouvelles tâches du projet. L'organisation du projet vit avec le contenu du plan de projet.

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Exemple d'organisation de projet

Organisation du projet


Les rôles classiques d'un projet - tâches et compétences

Client du projet / Commanditaire du projet

  • Attribution claire des tâches au chef de projet
  • Définition des stratégies, des objectifs et des priorités du projet avec le chef de projet
  • Accord sur les conditions cadres organisationnelles avec le chef de projet
  • Soutien du chef de projet en tant que promoteur du pouvoir
  • Prendre des décisions stratégiques concernant les projets
  • Prendre des décisions budgétaires
  • Contrôle stratégique des projets
  • Coordination du projet avec toutes les zones touchées
  • Représentation des intérêts du projet auprès du monde extérieur
  • Soutien du chef de projet en cas de problèmes et de crises

Comité de direction / Comité de direction

  • Souvent appelée "commission de révision" ou similaire.
  • Prendre des décisions interdépartementales, interorganisationnelles et spécifiques à un projet.
  • Soutien du chef de projet par son influence (power promoter)
  • Acceptation de la partie du projet et des résultats globaux du projet
  • Le client du projet doit être membre du comité de pilotage et préside généralement le comité de pilotage.

Chef de projet / Chef de projet

  • planification de projets
  • Contrôle opérationnel des projets (performance, délais, coûts et ressources)
  • Conception de la communication et de l'information sur le projet
  • Direction de l'équipe de projet
  • Coordination opérationnelle, contrôle et réalisation du projet
  • Coordination et concertation avec le client/comité de pilotage du projet
  • Documentation et rapports sur le projet
  • Modération des réunions de projet et sécurisation des résultats
  • assume la responsabilité globale du projet

Membre de l'équipe de projet

  • Mise en œuvre des tâches assignées au projet et responsabilité des résultats.
  • Contribution du savoir-faire technique
  • Participation aux réunions de l'équipe de projet
  • Collaboration à la planification du projet
  • Collaboration à la mise en œuvre du projet
  • Collaboration dans le contrôle des projets
  • Information au chef de projet

collaborateurs du projet

  • Contribution du savoir-faire technique
  • Mise en œuvre des tâches assignées au projet
  • Information de l'équipe de projet

Liste de contrôle Organisation du projet

Comment organiser mon projet - Premières étapes

  • L'organisation du projet doit être établie dès le début du projet.
  • Si tous les membres du projet n'ont pas encore été définis, l'organisation du projet est seulement remplie de rôles et de fonctions qui seront nommés plus tard.
  • Il est préférable de créer l'organisation du projet sur des tableaux de papier, des tableaux blancs ou des supports similaires afin de ne pas perdre le fil.
  • Pour la distinguer de l'organisation en lignes, une représentation circulaire ou elliptique est recommandée.
  • Il doit au moins être inclus : Le client du projet, le chef de projet et l'équipe de projet.
  • Les éléments suivants peuvent être ajoutés, par exemple : Experts techniques, comité de pilotage, caisse de résonance, sous-équipes, rôles externes, coach de projet.

Définition des rôles et des fonctions dans l'organisation du projet

  • Les tâches, compétences et responsabilités sont définies pour chaque rôle dans le projet. Attention : Celles-ci ne doivent pas se chevaucher, sinon cela entraîne des ambiguïtés dans le déroulement du projet.
  • Veillez à ce qu'il n'y ait pas de malentendu ! Une fois que la vitesse de déplacement a été atteinte dans le projet, il n'y a généralement pas de temps pour discuter des compétences non claires.
  • Conseil : faites vérifier votre définition par une personne extérieure, qu'elle comprenne la même chose que vous ou qu'elle remarque des incohérences.

Nomination de l'équipe du projet

  • Lorsque vous nommez les personnes, veillez à ne pas trop perturber l'organisation hiérarchique. Un chef de service qui doit rendre compte à un employé du projet entraîne généralement des tensions dans l'équipe, et dans le pire des cas, cela ne fonctionne pas du tout.
  • Plus le nombre d'employés de la ligne est élevé, plus le projet est prioritaire dans l'entreprise et plus les décisions peuvent être prises rapidement.
  • Veillez à ne pas prévoir trop de personnes dans votre projet, en cas de doute il vaut mieux en prévoir moins. Deux experts techniques travaillent souvent beaucoup plus efficacement que cinq.
  • La taille idéale d'une équipe de projet (sans comité de pilotage, client du projet, etc.) est de 5 à 10 personnes. Si l'équipe compte plus de collaborateurs, il est judicieux de former des sous-groupes.
  • Dans tous les cas, coordonnez la nomination des membres de l'équipe de projet avec leurs responsables hiérarchiques !

Mise en place de l'organisation dans le projet

  • S'assurer que chaque membre de l'équipe de projet est conscient de son rôle dans le projet et a compris et peut vivre ses tâches, compétences et responsabilités.
  • Utilisez l'organisation du projet comme base pour planifier la communication dans le projet. Le résultat est le plan de communication du projet. Cela signifie que la communication structurée au sein de l'équipe de projet est également "pointée".
  • Organisez une réunion de lancement où l'équipe pourra faire connaissance.
  • Les activités "hors projet" sont particulièrement adaptées au début, mais aussi entre les deux, pour renforcer l'esprit d'équipe et la motivation.
  • Vérifiez à intervalles réguliers la validité et l'utilité de l'organisation du projet. De nouvelles tâches peuvent impliquer de nouveaux membres du projet. Ils doivent être intégrés de la même manière dans l'organisation du projet.

L'objectif a été atteint avec l'organisation du projet ?

  • Les personnes impliquées dans le projet sont connues et documentées.
  • Chaque employé du projet sait qui est affecté à quel rôle du projet.
  • Les tâches, les compétences et les responsabilités sont attribuées à chaque rôle du projet.
  • Les structures de communication sont transparentes - chaque employé du projet sait à qui il doit et devrait communiquer quoi.
  • La hiérarchie de prise de décision dans le projet est clairement définie.
  • La communication du projet emprunte les chemins les plus courts possibles - les "détours" à travers la ligne sont éliminés.
  • La hiérarchie est plus plate que dans la ligne, les chemins de décision sont plus courts et les flux d'information plus efficaces.

Conseils et astuces utiles sur le terrain

  • Il est recommandé d'élaborer l'organisation du projet sur des tableaux de conférence, des tableaux blancs ou des supports comparables.
  • La représentation avec des cercles, des ellipses et autres permet de se différencier de l'organisation en lignes.
  • Un atelier de départ et des activités "hors projet" facilitent la constitution d'une équipe.
  • Tous les collaborateurs doivent être clairs sur leurs rôles, c'est-à-dire sur les attentes qui pèsent sur eux (par exemple, décrire les rôles / fonctions au moins brièvement et de manière concise).
  • L'intensité de la description des rôles dépend de la taille du projet et de l'expérience des participants en matière de projets.