Documentation du projet - règles de base importantes

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La documentation du projet comprend tous les documents pertinents qui sont créés pendant et pour le projet lui-même. La documentation du projet sert de mémoire pour le déroulement du projet, les décisions prises, les modifications du contenu et la gestion du niveau de détail du projet.

La documentation fait également partie de la réduction des risques dans le projet. Correctement réalisée, la documentation du projet permet aux parties concernées de se concentrer sur différentes parties du projet à différents moments, sans avoir à garder à l'esprit l'ensemble du statut détaillé du projet.

Documentation du projet - pourquoi ?

La documentation du projet n'est généralement pas le point central de la mise en œuvre du projet et est souvent négligée. En raison de la pression temporelle à laquelle sont exposés presque tous les projets, l'équipe de projet se concentre sur les sujets professionnels et techniques de la mise en œuvre. La documentation du projet est généralement négligée.

Dans de nombreux projets, la documentation est souvent produite tardivement, mal ou pas du tout, car elle est perçue comme ayant peu ou pas de valeur. C'est certainement le cas si les documents ne sont produits que plus tard ou comme un mal nécessaire. Même les documents dont le contenu est adéquat perdent de la valeur s'ils sont créés au mauvais moment pendant le projet ou s'ils ne sont pas utilisés dans le processus de gestion du projet.

Les erreurs courantes à éviter dans votre projet

  • Il est documenté de manière aléatoire ou pas du tout
  • Personne ne se sent responsable de cette tâche
  • Trop de personnes différentes "trafiquent" la documentation.
  • Il n'existe pas de règles claires en matière de documentation et de structure de classement.
  • Dans les phases stressantes du projet, la documentation du projet est négligée parce qu'elle ne semble pas être pertinente pour la réussite et qu'elle peut être abordée plus tard, ce qui, l'expérience le montre, n'est jamais fait.

La documentation du projet ne doit donc pas être négligée. Néanmoins, il est possible de réduire l'effort au minimum et de maximiser le "résultat" si quelques règles de base sont respectées.

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Planification de la documentation du projet

La documentation d'un projet est meilleure et plus efficace si elle est abordée "correctement" dès le début. Pour y parvenir - comme souvent dans un projet - une planification approfondie est nécessaire. Cela signifie que la planification de la documentation du projet doit être effectuée dans le cadre du processus de planification globale du projet au début de celui-ci - pour ainsi dire, un petit projet dans le projet. Elle doit donc également être assortie de buts et d'objectifs intermédiaires.

Le début de la documentation du projet est généralement la commande du projet, la fin est représentée par les documents de remise et de réception.

La responsabilité de la création de la documentation du projet incombe au chef de projet !

Bien entendu, cela ne signifie pas qu'il crée ou compile lui-même la documentation, mais plutôt qu'il est chargé de veiller à ce qu'il existe des directives, des règles et des responsabilités claires et à ce qu'elles soient respectées.

Rétrospectivement, la documentation est parfois l'outil le plus important - et souvent le seul - d'une évaluation en termes de rapports significatifs sur le projet.

Conseil : Idéalement, la documentation du projet est incluse dans la structure de répartition du travail sous la forme explicite de lots de travaux. Cela garantit automatiquement un contrôle continu.

La procédure suivante s'est avérée être un moyen efficace de collecter les "bonnes" données du projet afin de réaliser une documentation "complète" du projet.

Définir le contenu de la documentation

Il est important de définir le contenu du projet "digne d'être documenté", c'est-à-dire ce qui doit être documenté et ce qui ne doit pas l'être. De cette manière, la quantité d'informations et l'effort personnel peuvent être réduits sans perdre d'informations pertinentes.

Exemples de contenu de la documentation :

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  • exigences définies, fiche de spécifications
  • concepts spécialisés
  • concepts techniques
  • Documentation des processus et des flux de travail
  • Spécifications de conception
  • Logiciel utilisé
  • l'environnement du système,
  • Documentation des cas de test
  • Documents de planification du projet (ordre de projet, structure de répartition du travail, planification des jalons, analyse des risques, analyse de l'environnement, ....)
  • Rapports de projet / rapports d'étape
  • Plan de déploiement
  • Procès-verbaux (réunions, ateliers, comité de pilotage, ....)
  • etc.

Les données disponibles et celles qui doivent finalement être documentées dépendent toujours du cas individuel. Cependant, il est important de déterminer ce qui doit être documenté et ce qui ne doit pas l'être au début de chaque projet. En cas de doute, le chef de projet a le pouvoir de décision final.

Si un projet est bien structuré et planifié, la documentation du projet fonctionne généralement "à la volée" sans trop d'efforts.

Conseil : Les concepts, plans, protocoles, etc. sont de toute façon créés pour la mise en œuvre du projet et sont inclus dans la documentation du projet sans effort supplémentaire. Le principe directeur suivant s'applique : "tel quel". Si un document est adapté à la mise en œuvre du projet, il n'est pas nécessaire de le formater ou de le rendre plus "joli" pour la documentation du projet.

Définir la structure et l'emplacement du classement

Afin de pouvoir tirer un bénéfice concret des documents & Co., la documentation du projet doit pouvoir être trouvée et consultée à tout moment par les participants au projet. Il est donc important de convenir d'une structure de classement à laquelle tous les membres du projet adhèrent. D'une part, les collaborateurs savent où ils doivent remettre ou classer les documents importants. D'autre part, ils peuvent accéder à la documentation actuelle en cas de besoin et en tirer les informations souhaitées.

Stockage numérique, Cloud, Outils

L'endroit idéal pour la documentation du projet est un lecteur réseau partagé sur un serveur d'entreprise. Il est également possible d'utiliser un service en nuage. Avec une solution en nuage, il faut en tout cas s'assurer que toutes les règles de protection des données sont respectées. Les services de cloud public sont donc souvent exclus. Cependant, les clouds internes à l'entreprise sont déjà presque standard aujourd'hui.

Il existe bien sûr des outils de stockage, d'archivage et de recherche de documents ....... C'est certainement une bonne solution si un tel outil est connu et établi parmi tous les employés. Si l'effort de formation ou de conversion nécessaire pour utiliser l'outil est trop important pour les employés, la documentation du projet sera négligée.

La manipulation d'une structure de répertoire simple est généralement internalisée pour tous les employés.

Structure des dossiers

Il est préférable que la structure des répertoires pour le classement reste très simple et plate. Pour les petits projets, une hiérarchie à un niveau est souvent suffisante. Pour les projets complexes, vous pouvez créer une hiérarchie à plusieurs niveaux de la documentation du projet.

La méthode la plus rapide et la plus simple consiste à représenter la structure de répartition du travail (SRT) avec ses phases et ses lots de travaux 1:1 dans la structure de dossiers. Tous les documents et enregistrements relatifs à un lot de travaux se retrouvent alors dans le dossier correspondant. L'avantage de cette procédure : la personne responsable du WP est également responsable de la documentation correcte.

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En tant que chef de projet, vous pouvez impliquer les employés dans le développement de la structure de classement. Il est toujours conseillé d'entamer la discussion avec une proposition concrète. S'il n'y a pas de consensus, c'est le chef de projet qui décide, c'est son travail. Dans un projet, il y a généralement des choses plus importantes que de discuter de la structure de classement pendant une longue période.

Droits d'accès

Nous recommandons que chaque membre du projet ait au moins un accès en lecture à l'ensemble de la documentation du projet. Ceci est important car une transparence absolue doit régner dans le projet. Restreindre l'accès des membres du projet à quelques documents sélectionnés est en contradiction avec l'objectif d'une réalisation rapide du projet dans une structure plate.

Bien sûr, il existe des documents sensibles qui ne sont pas destinés au grand public. Il peut s'agir de contrats, par exemple, mais aussi de tous les documents traitant de données personnelles. Le chef de projet devrait séparer complètement ces documents du document de projet dans une structure de classement différente (par exemple, sa structure personnelle) à laquelle seuls lui et certains employés sélectionnés ont accès, alors rien ne peut mal tourner avec les droits d'accès.

Conventions de dénomination

Trois règles simples sont généralement suffisantes ici :

1) Comme préfixe la date : AAAA-MM-JJ

2) Désignation significative du document : par exemple, Test_Concept_Module-A.

3) Un numéro de version du document : v01

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Le résultat ressemble à ceci : 2020-04-17_Test_Concept_Module-A_v01.doc

Ces 3 règles sont faciles à comprendre et sont généralement suivies. Grâce à la date figurant dans le nom du fichier, vous pouvez voir immédiatement quelle est la dernière version. La date d'enregistrement n'est pas toujours fiable, car il arrive souvent que les employés ferment le document après l'avoir regardé brièvement en cliquant sur enregistrer. En combinaison avec la structure de classement définie, ces règles sont généralement tout à fait suffisantes.

Bien sûr, vous pouvez spécifier beaucoup plus dans les conventions de noms. Ici, des règles souvent très complexes sont données, que vous ne pouvez pas garder à l'esprit. Mais vous ne devriez pas être surpris si une grande partie de l'équipe du projet ne les suit pas.

Formats de fichiers

Tous les documents créés doivent bien sûr être stockés dans le format de fichier original. C'est la seule façon de garantir que ce fichier pourra être utilisé et modifié à l'avenir.

La version finale et les versions intermédiaires importantes doivent également être enregistrées au format PDF. Surtout lorsqu'il s'agit de grandes quantités de données, il est important de convertir directement chaque fichier en un petit fichier PDF et de l'archiver correctement ou de stocker correctement les documents - ces activités, par ailleurs, ne demandent pratiquement pas de temps et garantissent donc une évaluation plus efficace une fois le projet terminé.

Le format PDF multiplateforme d'Adobe est devenu la norme de facto dans le monde entier et simplifie considérablement l'échange de données. Il permet également de lire des documents sans avoir besoin du logiciel d'origine, qui n'est souvent installé que par des experts.

Stockage analogique

Il est également important de se demander si vous avez besoin d'un système de classement analogique (= classement papier) et quels documents doivent également être disponibles sur papier. Une telle décision dépend de nombreux facteurs (culture d'entreprise, normes de l'entreprise, préférences personnelles). S'il existe des règles à ce sujet au sein de l'entreprise, la question peut être résolue assez rapidement.

En tant que chef de projet lors de réunions, le fait de disposer d'un dossier mince contenant les documents les plus importants et les plus récents permet souvent de raccourcir radicalement les longues discussions en jetant un coup d'œil rapide sur un document discuté.

Les contrats avec les fournisseurs, les sous-traitants, etc. doivent souvent être conservés sous forme de papier également. Cependant, il est toujours conseillé de stocker tous les documents sous forme numérique.

Documentation photographique

La qualité de la documentation d'un projet augmente considérablement si des photos sont également utilisées pour la documentation. Il peut s'agir, par exemple, de comparaisons avant/après, mais aussi de photos de clients, de documentation de tests et bien plus encore. La documentation photo est un jeu d'enfant du fait que chaque smartphone est aujourd'hui également un appareil photo numérique.

Si la documentation photographique est mise en œuvre et archivée correctement, à l'instar du contenu pédagogique, elle ne prend guère plus de temps que la documentation écrite pure, souvent elle est même beaucoup plus rapide.

Définir les responsabilités

Une fois que la structure de classement de la documentation du projet a été déterminée, il est important de désigner au moins un employé responsable de la documentation du projet. Pour les grands projets, il est conseillé de diviser la responsabilité en domaines ou en lots de travail.

Archivage de la documentation du projet après la fin du projet

Toute la documentation du projet doit bien sûr être archivée dès qu'elle n'est plus nécessaire au projet après son achèvement. Cela ne signifie pas qu'elle ne sera plus importante à l'avenir. Chaque entreprise a donc besoin d'un système judicieux d'archivage des projets terminés.

Grâce à leur emplacement de classement et à leur étiquetage, les documents individuels peuvent ensuite être retrouvés et rouverts à tout moment, par exemple si un projet similaire est en cours. La documentation du projet peut alors servir de "ligne directrice" - ou de "meilleur" ou "pire" exemple... selon la façon dont le projet et sa documentation se sont finalement déroulés.

Il est également important que la documentation du projet reste entièrement archivée en cas d'audits ultérieurs (par exemple, audit interne, Cour des comptes, etc.). Ces audits commencent souvent des années après l'achèvement du projet.