Définition du projet - Délimitation des projets

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L'un des plus grands défis dans le développement de projets est la détermination de ce qui doit ou ne doit pas se produire dans le projet prévu. C'est pourquoi il est important de définir clairement les objectifs du projet dès le début de celui-ci. Cela se fait par la délimitation temporelle, de contenu et organisationnelle du projet.

Si vous commencez sans un objectif clair, vous ne devriez pas être surpris de vous retrouver quelque part.

Défi : Définition d'un projet

Au début d'un projet, il y a toujours une idée. Quelqu'un, généralement un manager, imagine de mettre en œuvre telle ou telle chose et recrute un employé comme chef de projet pour s'en occuper. Cette personne doit généralement aborder la question sans grande préparation et se faire d'abord une idée des objectifs et de l'approche.

Cependant, ces objectifs ne coïncident souvent pas à cent pour cent avec ceux du client et, si l'on n'a pas clarifié cela à temps, cela peut entraîner un mauvais réveil des deux côtés dans la suite du projet. Afin d'éviter cela, la méthode de "délimitation du projet" est recommandée.

Objectif de la délimitation du projet

La délimitation du projet assure la même compréhension entre le client du projet et le gestionnaire du projet dans le projet dans plusieurs dimensions :

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  • temporellement (quand le projet doit-il commencer, combien de temps doit-il durer et quels objectifs intermédiaires seront fixés)
  • Contenu (ce qui doit être travaillé dans le projet et ce qui ne doit pas l'être)
  • Organisationnel (qui doit coopérer activement, qui doit être inclus par une information régulière, quels groupes cibles ne doivent être considérés que marginalement)

L'objectif ultime d'une définition réussie des projets au moyen de la délimitation des projets est la création d'un ordre de projet écrit, qui sera signé par le client du projet.

Procédure de délimitation des projets

En coopération avec le chef de projet et le client du projet

La délimitation du projet ne peut se faire qu'en collaboration avec le client. Après tout, c'est lui qui sait le mieux ce qu'il veut obtenir à la fin de son projet. Si le gestionnaire de projet ne sait pas clairement qui est le client, la première étape la plus importante consiste à l'identifier. Ce n'est qu'alors que la délimitation du projet peut avoir lieu de manière significative.

En effectuant des recherches sur l'histoire et le contexte, en interrogeant les personnes impliquées et en procédant à une première analyse des conditions cadres qui seront données dans le projet, le chef de projet peut estimer dans une première ébauche qui doit faire quoi et combien de temps cela prendra.

Coordination du premier projet

Cette proposition est ensuite soumise au client du projet, qui intègre son point de vue dans la première version et lève toute ambiguïté (également par le biais de questions spécifiques du chef de projet).

Cette discussion constitue la base de l'ordre du projet, sans lequel le chef de projet ne doit jamais commencer un projet. Une fois que cet ordre a été convenu et signé avec le client, rien ne s'oppose à une réunion de lancement du projet.

Délimitation du projet : graphique

Conseils et astuces pour la délimitation des projets

  • Si les acteurs fixes de l'équipe de projet ont déjà été déterminés, la délimitation du projet peut également être élaborée au sein de l'équipe.
  • La délimitation du projet n'est pas gravée dans la pierre. Au cours du projet, des objectifs peuvent être ajoutés (fréquemment dans la pratique) ou supprimés (moins fréquemment dans la pratique). En tant que chef de projet, veillez à comparer le contenu d'une extension avec le plan de temps et de coûts et, si nécessaire, à demander une extension.
  • Les acteurs clés du projet doivent être soigneusement sélectionnés ; un échange de membres importants de l'équipe de projet implique toujours une perte de temps. Dans ce cas, ce n'est pas seulement le temps disponible, mais aussi l'intérêt et la motivation pour le projet qui sont déterminants.
  • Les objectifs intermédiaires n'ont pas seulement un sens pour les longues durées de projet. La règle générale est d'un objectif intermédiaire par mois ou par trimestre. Ils contribuent à maintenir la motivation de l'équipe de projet et structurent le calendrier en étapes individuelles gérables. À partir de l'analyse de la tendance des jalons, vous pouvez également déduire un aperçu du moment où la date de fin sera atteinte.