Contrôle du projet - suivi efficace du projet (y compris liste de contrôle)

Publicité

Le contrôle du projet consiste à vérifier le respect des plans du projet et à enregistrer l'état d'avancement du projet. Les plans de projet qui ne sont pas contrôlés perdent une grande partie de leur valeur. Tout ce qui est prévu dans le projet doit faire l'objet d'un contrôle régulier pendant la mise en œuvre du projet !

Contrôle de projet - Définition

Le contrôle du projet est une tâche essentielle de la gestion de projet. Il comprend toutes les activités nécessaires à la mise en œuvre du projet conformément au plan.

L'objectif du contrôle de projet est de garantir que les objectifs du projet sont atteints dans la qualité souhaitée, tout en respectant les délais et les coûts prévus. La direction du projet est responsable du contrôle du projet. Dans les grands projets, il y a souvent un contrôleur de projet dédié qui effectue cette tâche au nom de la direction du projet.

Objectifs du contrôle de projet

  • Assurer la réalisation des objectifs du projet
  • Détermination de l'état d'avancement du projet
  • Détermination des déviations critiques du plan (comparaison objectif/réel), analyse des causes et évaluation des conséquences pour le projet.
  • Planification et mise en œuvre de mesures de gestion de projet
  • Contrôle des projets sociaux
  • Documentation des résultats du contrôle du projet dans un rapport d'état du projet

Domaines essentiels du contrôle de projet

Le contrôle de projet fait partie intégrante de la gestion de projet pendant toute la durée du projet. Le contrôle de projet comprend toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet conformément au plan. Les préparations et les plans de projet, qui sont créés dans la phase initiale du projet, servent à déterminer aussi précisément que possible le déroulement souhaité du projet et à penser à l'avenir.

Lors d'un contrôle actif et efficace du projet, les spécifications cibles de la planification du projet sont comparées à intervalles réguliers aux valeurs réelles atteintes au cours du projet, qui sont introduites par les experts responsables de la mise en œuvre et des résultats. La comparaison objectif/réel se réfère à la fois à l'objet du projet et au déroulement du projet.

Publicité

Les écarts constatés entre les valeurs cibles et les valeurs réelles doivent toujours être considérés de manière intégrée et soumis à une analyse critique et liée aux causes. L'expérience montre qu'une déviation n'est pas égale à une déviation. L'évaluation des effets et des conséquences sur les objectifs, les délais, les jalons, les coûts, la qualité du résultat, la satisfaction du client, l'humeur, etc. est réalisée de manière optimale avec les experts techniques.

Liste de contrôle : La planification du projet comme condition préalable au contrôle du projet

En tant que condition préalable à un contrôle efficace du projet, la planification du projet doit être aussi complète que possible. La liste de contrôle ci-dessous montre en détail quels plans sont nécessaires. Ces questions doivent être clarifiées avant le début de la mise en œuvre du projet !

  • Les objectifs du projet sont-ils mesurables, réalistes et coordonnés au sein de l'équipe de projet ?
  • Existe-t-il un ordre de projet écrit ?
  • La coopération au sein de l'équipe de projet est-elle suffisamment réglementée ?
  • L'organisation du projet est connue
    - Les rôles du projet sont décrits
    - Les responsables des lots de travaux sont définis
    - Les structures de communication sont définies
    - Les règles de coopération sont convenues
  • Y a-t-il une planification détaillée des performances dans le projet
    - Les résultats du projet sont connus
    - Les phases du projet (= tâches principales du projet) sont définies.
    - Les lots de travaux sont définis et décrits
    Le projet comporte-t-il un calendrier détaillé ?
    - Les jalons sont connus et planifiés
    - Il existe un calendrier détaillé au niveau des lots de travaux
  • Existe-t-il un plan détaillé de déploiement du personnel ?
    - Les ressources en personnel sont planifiées au niveau des lots de travaux
    - La disponibilité des ressources en personnel est assurée
  • Le projet prévoit-il une planification détaillée des coûts ?
    - Les coûts du projet sont planifiés au niveau des lots de travaux
    - Plan budgétaire préparé
  • Existe-t-il une analyse de l'environnement du projet ?
    - L'environnement est connu
    - Les facteurs d'influence critiques sont identifiés
    - Les mesures pour minimiser les risques sont documentées
  • Y a-t-il une enquête sur les risques du projet ?
    - Les risques sont identifiés et évalués
    - Des mesures de réduction des risques sont définies
    - Un plan d'urgence existe
    - Le budget des risques a été demandé et approuvé
  • Les structures de contrôle du projet sont définies
    - Les objectifs et les tâches du contrôle de projet sont clarifiés
    - Les tâches de l'équipe sont connues
    - Le cycle de controlling est convenu, ainsi que les délais.
    - La participation à la réunion de controlling est réglementée
    - Des échéances régulières sont prévues pour le contrôle du projet
    - Il existe des accords sur le règlement des suppléants
  • Les structures de reporting du projet sont définies
    - Les objectifs et les tâches du reporting sont clarifiés
    - Le contenu et la conception du rapport sont définis
    - Le cycle de reporting est défini comme suit
    - Les destinataires du rapport de projet sont connus.

Principes du contrôle de projet

  • Contrôler signifie diriger ! Le contrôle n'est qu'un aspect partiel nécessaire au contrôle - il ne doit pas être le point central !
  • Les plans qui ne sont pas "contrôlés" perdent une grande partie de leur valeur - par conséquent, tout ce qui est planifié doit également être "contrôlé" !
  • Le contrôle du projet est bien plus que le contrôle du calendrier et des coûts - le projet doit être considéré comme un tout !

Exécution du contrôle du projet

Réunion de contrôle du projet

À intervalles réguliers (14 jours, mois), le statu quo actuel (instantané) du projet est enregistré avec l'équipe de projet. Une réunion distincte de contrôle du projet est la mieux adaptée à cet effet.

La réunion de contrôle du projet sert à la coordination et au suivi périodique et actif des plans du projet et a lieu régulièrement pendant toute la durée du projet. La périodicité et les dates de la réunion sont déterminées lors de la phase de démarrage du projet.

Des changements dans l'intensité du cycle de contrôle sont possibles et sont décidés spécifiquement et en fonction de la situation par le chef de projet. Les participants à la réunion de contrôle du projet sont les chefs de projet, les contrôleurs de projet (si une personne spécialement définie est disponible dans le projet), l'équipe centrale du projet et éventuellement d'autres employés de l'organisation du projet.

Les paramètres suivants sont pris en compte dans le contrôle du projet

  • Objectifs du projet selon l'ordre du projet
  • Progression de la performance dans le projet (paquets de travail selon la structure de répartition du travail)
  • Qualité du service
  • Dates et étapes importantes
  • Coûts / ressources financières / utilisation des ressources
  • l'environnement du projet (parties prenantes) et la conception de la relation avec les différents environnements
  • Risques du projet et facteurs critiques de succès
  • Les relations sociales dans le projet et la coopération de tous les participants au projet

Préparation de la réunion de contrôle du projet

Au cours de la préparation de la réunion de contrôle, les responsables des lots de travaux consolident les informations concernant leurs lots de travaux. La meilleure façon de procéder est de rédiger un rapport d'état. Les informations centrales qui sont générées et documentées sont :

  • Activités en cours
  • l'état actuel de l'avancement antérieur des lots de travaux
  • Évaluation de l'avancement des performances des lots de travaux
  • Évaluation du respect des délais et des coûts
  • zones problématiques
  • les points ouverts et les décisions nécessaires.

Exécution de la réunion de contrôle du projet.

La réunion de contrôle du projet est présidée par le chef de projet. Lors de cette réunion, les responsables des lots de travaux présentent l'état actuel de leurs lots de travaux. La présentation personnelle des responsables des lots de travaux favorise l'échange et la mise en réseau des experts entre eux.

Publicité

Les problèmes actuels peuvent être discutés directement lors de la réunion de contrôle du projet et, si possible, résolus. Le résultat de la réunion est un état d'information synchronisé sur l'état actuel du projet pour tous les participants. Les difficultés et les problèmes sont connus, mais aussi les domaines du projet où les choses se passent bien et conformément au plan.

Au cours du suivi de la réunion, les plans du projet sont mis à jour et le résultat est documenté par la création d'un protocole.

Créer un rapport d'état de projet

Après la réunion de contrôle du projet, un rapport d'état du projet est créé sur la base des informations actuelles sous forme comprimée. Le rapport d'état du projet sert au chef de projet de base pour la réunion régulière avec le client du projet. C'est un document important dans le déroulement du projet et il est généralement présenté au comité de pilotage.

La préparation régulière de rapports d'état du projet apporte transparence, sécurité et continuité au processus de développement du projet. Le rapport doit être accessible à tous les membres du projet.