Clôture des projets - Terminer les projets correctement

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Tout a une fin. Aussi chaque projet. Du moins, cela devrait. Et de telle sorte que tout le monde le sache et que le plus grand nombre possible de personnes en soient satisfaites. Pour mener à bien un projet, de nombreuses activités sont nécessaires, qui ne se produisent pas toutes seules, mais doivent être planifiées et contrôlées comme tout le reste.

La clôture d'un projet fait autant partie du projet que n'importe quelle autre phase du projet. Comme pour le démarrage du projet, les activités de clôture doivent être planifiées et contrôlées. Dans le meilleur des cas, elles sont fermement intégrées dans la planification du projet. Dans cette phase, le chef de projet a la dernière chance d'influencer activement son projet. Tout ce qui vient après est hors de son pouvoir.

Grâce à une clôture professionnelle du projet, le client et les employés gardent un souvenir positif du projet, ce qui accroît encore sa réussite. Fondamentalement, la clôture d'un projet peut être divisée en trois aspects : le contenu, la forme et le social.


Si les projets ne sont pas menés à bien correctement, ils conduisent à des "histoires sans fin" !


L'achèvement du projet en termes de contenu

Activités résiduelles dans le projet

Afin de garantir l'achèvement du projet, il est de la plus haute importance de transférer les activités restantes - aussi petites et insignifiantes qu'elles puissent paraître - dans une liste de choses à faire, qui est envoyée au client du projet avec les délais et les responsabilités.

Ce que l'on appelle le suivi du projet ne doit pas disparaître dans le nirvana de l'entreprise, même après la fin officielle du projet. C'est souvent précisément grâce à ces activités que le bénéfice du projet est ancré dans la ligne à long terme.

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Les leçons apprises

Selon Albert Einstein : "Aucun projet n'est inutile, il peut toujours servir de mauvais exemple". Quel que soit le caractère positif ou négatif d'un projet, vous pouvez toujours en tirer des enseignements et acquérir de l'expérience pour les projets suivants.

Un atelier sur les leçons apprises ou le bilan est mené par l'ensemble de l'équipe de projet et aboutit généralement à une analyse SWOT. Qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui a mal fonctionné, où se situent les problèmes, qu'est-ce qui peut être utilisé comme une opportunité. Le facteur décisif ici est une sauvegarde structurée des résultats de l'événement des leçons apprises afin de rendre les informations générées utilisables pour les projets de suivi.


Un projet n'est pas terminé tant que tout le monde ne le sait pas !


L'achèvement officiel du projet

Documentation du projet

L'achèvement de la documentation du projet est la première partie de l'achèvement formel du projet. Chacun connaît l'énorme quantité de documents produits au cours d'un projet, sans parler de la quantité vertigineuse de fichiers électroniques. Les innombrables protocoles, plans, présentations, rapports de résultats, etc. doivent être archivés de manière à être encore disponibles pour les activités ultérieures et, surtout, à pouvoir être utilisés.

Trier les documents obsolètes

De nombreux documents sont devenus obsolètes ou n'ont jamais été complétés au cours du projet. Ces "cadavres" doivent être triés et détruits pour faciliter l'aperçu des informations réellement utiles. Cela permet également d'éviter que des informations fausses ou incomplètes ne circulent, ce qui ne fait que créer une confusion inutile après le projet.

Dénomination et étiquetage pénalisants

N'oubliez pas que les personnes non familiarisées avec le projet doivent également s'y retrouver dans la documentation finale. Veillez donc à ce que les noms et les inscriptions des dossiers (tant électroniques que physiques) soient aussi méticuleux que possible. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'archiver des documents obsolètes afin de reconstituer le déroulement du projet. Il est alors particulièrement important de versionner les documents individuels et de marquer clairement la dernière version, donc valide, comme telle.

Sous-répertoires et séparateurs

Utilisez des sous-répertoires ou des feuilles de séparation. Toute personne qui a besoin d'une certaine information d'une certaine réunion après coup sera reconnaissante de ne pas avoir à se débattre dans un méga-dossier appelé "Réunions", mais d'avoir "Réunions" - "Réunions de la commission d'examen" - "2008-05-01 à 2008-05-31" joliment structuré devant elle.

Rapport final et présentation

Le rapport final est le bilan du projet et l'acte officiel pour annoncer officiellement la fin du projet. Idéalement, le rapport final doit être préparé par l'équipe du projet. Le rapport final est présenté lors d'une réunion de clôture du projet.

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Le groupe cible de cette présentation finale est principalement le client du projet. Pour les projets plus importants, la présence du comité de pilotage avec toutes les parties prenantes importantes est également recommandée. Le client est responsable de la composition exacte du public lors de la présentation finale.

Contenu du rapport final du projet

Le contenu du rapport final est avant tout le résultat du projet. Comment l'objectif formulé dans le mandat du projet a-t-il été atteint, quels bénéfices ont été générés par le projet, quels coûts ont été encourus, quelles ont été les difficultés en général et comment ont-elles été résolues ? Il ne faut pas entrer dans trop de détails, un aperçu général suffit. Si les objectifs convenus n'ont pas été atteints, une explication détaillée des raisons est nécessaire.

Acceptation du projet et décharge du chef de projet

L'objectif de la présentation finale est l'acceptation du projet dans les meilleurs délais et la décharge du chef de projet par le client. Bien entendu, le client ne se lèvera pas d'un bond à la fin de la présentation en criant un joyeux "Accepté ! Il prendra son temps pour vérifier à nouveau les résultats et les comparer avec la commande du projet. Cependant, en tant que chef de projet, prenez rendez-vous pour savoir quand vous pouvez espérer une acceptation officielle.

Le processus d'acceptation varie d'un projet à l'autre et est généralement défini lors de la phase de planification du projet. En principe, le projet est accepté par la signature du client sur le rapport final du projet. De cette manière, le client confirme officiellement que le chef de projet et l'équipe de projet ont accompli leur mission.

La présentation finale comme instrument de marketing

La présentation finale n'est pas seulement utilisée pour l'approbation interne du projet, mais constitue également un instrument de marketing au sein de l'entreprise et au-delà. Une présentation finale du projet mal préparée peut réduire considérablement la valeur d'un projet remarquablement exécuté.

À l'inverse, un projet qui ne s'est pas aussi bien déroulé peut bien sûr être mis en valeur par une présentation finale exceptionnelle. Par conséquent, préparez non seulement la présentation elle-même mais aussi d'autres informations pertinentes sur le projet lors de l'événement de clôture afin d'être prêt à répondre à toute question critique.


Contenu du rapport final du projet

  • Les objectifs du projet et leur réalisation
  • Réflexion sur le déroulement du projet
  • Difficultés rencontrées et leurs solutions
  • Dates planifiées et réelles
  • Coûts prévus et réels
  • activités de suivi
  • Responsable hiérarchique après la fin du projet
  • Recommandations pour la suite des opérations

 

La finalité sociale du projet

Étant donné qu'un projet est - ou a été - associé à un travail acharné, il convient de célébrer sa réussite comme il se doit, lors d'un événement de clôture.

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Événement de clôture du projet

Le cadre de cet événement doit être proportionnel à la taille du projet et peut aller d'une ronde intime de l'équipe de projet au Heurigen à une petite fête d'entreprise ou une véritable fête dans un temple de la gastronomie. L'identité des participants doit être décidée au cas par cas. Seulement l'équipe de projet et le client, ou le comité de pilotage et les parties prenantes, ou toutes les personnes qui ont travaillé sur le contenu du projet et en ont fait un succès. Il est judicieux d'inclure l'événement de clôture dans le budget du projet dès le départ.

S'il n'est pas possible de dégager un budget pour un événement de clôture, le minimum est de faire une courte fin ensemble - ne serait-ce que pour un café, de l'eau et des biscuits. En général, cependant, dans ce cas, le client du projet "sponsorisera" quelque chose de sa poche (ou du budget de la ligne).

Cérémonie de clôture avec pepp

Veillez à ce que l'événement de clôture ne soit pas relégué au rang de fête de clôture de projet ennuyeuse, où vous ne rencontrez que les personnes que vous avez tellement côtoyées ces derniers temps que vous ne pouvez plus les sentir. Envoyez une invitation optimiste, choisissez un lieu original et promettez un adieu atmosphérique au projet.

Appréciation de l'équipe du projet

Outre le fait de célébrer "que c'est fait", la reconnaissance du travail accompli ne doit pas être négligée. Un discours du client du projet, dans lequel il remercie l'équipe du projet, distingue un bon client. La présence du client du projet est en tout cas le minimum.

Conclusion du projet émotionnel

L'événement de clôture donne également à l'équipe de projet l'occasion de conclure socialement le projet. Dans de nombreux cas, la coopération et donc aussi le contact entre les membres de l'équipe de projet sont interrompus à la fin du projet, du jour au lendemain, et l'un ou l'autre lien amical se forme grâce au travail commun. L'événement final offre à l'équipe de projet la possibilité de s'éloigner émotionnellement du travail de projet et des membres de l'équipe.

Un acte symbolique (par exemple la remise des clés, le coup de gong - la créativité est ici requise), par lequel le projet est finalement déclaré terminé, soutient la conclusion émotionnelle de tous les participants.

Le moment idéal pour l'événement de clôture

L'événement de clôture ne doit pas avoir lieu trop longtemps après la fin du projet. Tout d'abord, la plupart des employés, ainsi que les chefs de projet et les clients, seront occupés par les activités suivantes et n'auront plus la tête à faire la fête et ensuite, la relation avec le travail achevé sera perdue. Aussi, l'événement de clôture doit être considéré comme une activité sur le plan du projet et doit être programmé tôt.

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Une réalisation correcte du projet est tout aussi importante que LA planification et l'exécution !


Curriculum vitae

L'importance de la phase d'achèvement du projet est sous-estimée dans de nombreux projets. Par conséquent, prenez suffisamment de temps pour les activités d'achèvement du projet et ne laissez pas l'argument selon lequel tout est déjà terminé s'appliquer lorsque vous discutez des activités de suivi. N'abandonnez pas le projet avant l'achèvement final et terminez-le correctement.

Achèvement du projet en termes de contenu - transfert à la ligne

  • Création d'une liste de toutes les activités du projet dont l'achèvement est encore ouvert (activités restantes).
  • Pour chaque activité restante, il faut convenir de qui sera responsable de sa réalisation et de la date à laquelle elle sera achevée.
  • Il peut être nécessaire de lancer des activités ou des projets de suivi. La liste des activités restantes et les activités/projets de suivi doivent être coordonnés avec le client du projet.
  • Afin de recueillir les enseignements tirés (ce qui a bien fonctionné, ce qui doit être optimisé), il est fortement recommandé de planifier et d'organiser un atelier de révision. Une documentation structurée garantit la sécurité du savoir-faire et de l'expérience.

Achèvement formel et administratif du projet

  • Archivage des documents de projet pertinents, tant sous forme électronique que sur papier. Les documents de projet obsolètes ou non pertinents sont détruits.
  • Si des documents "obsolètes" sont nécessaires pour reconstruire le projet, ils doivent toujours être versionnés.
  • La préparation d'un rapport officiel d'achèvement du projet - quasi le "bilan du projet" - représente l'achèvement officiel écrit du projet.
  • Au cours d'une réunion officielle de fin de projet, le rapport de fin de projet est présenté au client du projet et aux parties prenantes concernées.
  • L'acceptation formelle du rapport final par le client du projet représente la décharge officielle du chef de projet. Cette acceptation doit être documentée par écrit (par exemple, au moyen d'un protocole).

Achèvement du projet social - Événement d'achèvement du projet

  • Un budget pour un événement conjoint de fin de projet avec l'équipe de projet - après une mise en œuvre réussie du projet - doit être planifié dès le départ.
  • Le lieu de l'événement - ainsi que le programme - doit être adapté à l'événement. D'un dîner commun chez les Heurigen à un menu à 5 plats dans le restaurant gastronomique avec programme d'accompagnement, il existe de nombreuses variantes. Un instinct sûr est ici nécessaire.
  • Il est essentiel d'inviter l'équipe de projet et le client du projet. En outre, les membres du comité de pilotage, les fournisseurs ou les clients importants peuvent également être invités.
  • Important : le chef de projet et le client du projet doivent remercier l'équipe pour son engagement et le résultat obtenu. La reconnaissance du travail accompli a une valeur énorme ! Les éloges peuvent également être généreusement distribués ici.
  • Il est logique d'organiser l'événement final seulement après l'achèvement formel du projet, lorsque le résultat du projet a été accepté par le client.