Bureau de gestion de projet (PMO)

Publicité

La gestion de projet est devenue une compétence de base importante dans de nombreuses entreprises. Le nombre de projets complexes a considérablement augmenté. Cependant, le professionnalisme avec lequel les projets sont menés laisse souvent à désirer.

Il y a d'innombrables raisons à cela. C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont créé un bureau de gestion de projet (PMO), ou bureau de projet en abrégé, qui s'occupe de toutes les questions stratégiques et opérationnelles liées à la gestion de projet. Mais il s'agit en fait du remède universel pour les entreprises "en proie aux projets".

Bureau de gestion de projet - Pourquoi ?

Un bureau de gestion de projet (PMO) est l'unité opérationnelle organisationnelle pour toutes les questions spécifiques au projet. Le bureau de gestion de projet (souvent appelé Project Office) est notamment responsable de la création et de l'établissement de normes de gestion de projet et de la gestion du portefeuille de projets.


Avec l'aide d'un bureau de gestion de projet, une entreprise peut suivre ses projets en cours et augmenter l'efficacité du traitement !


L'orientation d'un PMO - et les bénéfices à en tirer - dépend essentiellement de l'objectif stratégique et de l'environnement organisationnel de l'entreprise. La sélection des tâches principales doit donc être effectuée très soigneusement. Il n'existe pas de norme uniforme applicable à toutes les entreprises. Ce sont plutôt les conditions spécifiques à l'entreprise ainsi que les stratégies et tendances prévues qui doivent servir de base à la définition des tâches.


Avantages d'un bureau de gestion de projet

Avantages pour la gestion de projet

  • Une application uniforme des instruments, normes et processus de gestion de projet est assurée.
  • Les synergies et les conflits entre les différents projets sont reconnus et peuvent donc être utilisés ou résolus.
  • Les expériences d'autres projets sont utilisées.

Avantages pour la direction de l'entreprise

  • Les délais d'exécution des projets sont raccourcis grâce à l'expérience documentée dans toute l'entreprise ; les échéances sont moins souvent reportées.
  • Les objectifs en matière de coûts et de ressources sont mieux atteints.
  • Le nombre de projets menés à bien augmente.
  • Les processus de projet et les décisions y afférentes deviennent plus transparents.
  • Les problèmes transversaux et interdépartementaux deviennent plus rapidement visibles et peuvent également être traités de manière objective.
  • La satisfaction des clients augmente.
  • Le soutien au PMO augmente l'efficacité globale de la gestion de projet.

Avantages pour les chefs de projet

  • Les outils, normes et processus de gestion de projet ne doivent pas être réinventés pour chaque projet. Vous disposez de plus de temps pour gérer le projet ou pour assumer des tâches liées au contenu.
  • Un échange systématique d'expériences entre les chefs de projet est établi.
  • L'effort d'administration du projet est réduit par l'utilisation de normes et d'outils simples et éprouvés.
  • Il existe un point de contact "interne" pour toutes les questions relatives aux projets.

Tâches d'un bureau de gestion de projet

D'une manière générale, chaque bureau de projet poursuit l'objectif de standardiser les procédures et les processus dans le cadre du travail de projet, de manière à augmenter durablement la productivité et l'efficacité du travail de projet. En outre, la multitude de projets complexes d'une entreprise doit être coordonnée et contrôlée de manière centralisée.

Publicité

Les tâches d'un bureau de gestion de projet se concentrent d'une part sur l'établissement et le développement continu de la gestion de projet et d'autre part sur la planification, le contrôle et le soutien à la mise en œuvre de projets et de portefeuilles dans l'entreprise. Voici un aperçu des tâches et services possibles d'un bureau de gestion de projets, qui sont très courants dans la pratique.

Il est rarement nécessaire de confier toutes les tâches énumérées ci-dessous au bureau de gestion de projet. Il est conseillé de commencer par une portée réduite des tâches du PMO dans le cadre de la structure et, après une mise en place réussie, d'étendre successivement la portée des services du bureau de gestion de projet (en fonction des exigences spécifiques de l'entreprise).

Normes de gestion de projet

L'élaboration et la mise à jour d'une norme de gestion de projet fournissent aux participants au projet une ligne directrice claire et gérable pour la gestion opérationnelle du projet. Cela garantit un haut niveau de qualité dans la gestion de projet.

Les normes de gestion de projet sont définies comme l'ensemble des règles et des méthodes qui peuvent être appliquées tout au long du projet.

  • présenter les processus et les résultats des projets de manière uniforme
  • assurer la qualité de planification souhaitée
  • Réduire les efforts de création et de maintenance
  • améliorer la communication et le flux d'informations au sein du projet
  • Une expérience sûre pour l'entreprise.

La norme de gestion de projet se compose de plusieurs éléments. Les règles organisationnelles contraignantes, telles que les tâches à réaliser dans le cadre d'un projet, la description des rôles, les normes de rapport, les règles de signature, les pouvoirs de décision, etc. constituent un élément essentiel pour chaque projet.

Un autre point important et extrêmement utile des normes de gestion de projet sont les instructions pour l'utilisation efficace des méthodes et outils de gestion de projet, y compris les listes de contrôle, formulaires et outils informatiques correspondants. Toutes les méthodes ne sont pas obligatoires. Elles identifient également celles que le chef de projet peut utiliser à sa discrétion et après en avoir évalué les avantages pour son projet.


Avantages des normes de gestion de projet

  • Les processus centraux de la gestion de projet sont normalisés et des instructions simples sont disponibles pour les situations de projet récurrentes.
  • Des formulaires, des listes de contrôle et des outils informatiques sont disponibles pour tous les projets.
  • Planification et exécution cohérentes, de haute qualité et efficaces des projets.
  • Contrôle efficace des projets.
  • Des attentes et des exigences claires pour les participants au projet grâce à des rôles prédéfinis.
  • Comparabilité et mesurabilité des résultats du projet.
  • Interprétation simple des informations du projet.

Soutien aux projets

L'assistance aux projets comprend un large éventail de tâches. Un profil de tâches sur mesure doit être élaboré pour chaque entreprise. Les tâches de soutien se concentrent sur le soutien orienté vers la demande de projets individuels par les employés du Bureau des projets.

Publicité

Conseil et coaching

Consulting & Coaching signifie que les collaborateurs du Bureau des projets soutiennent des projets concrets dans la phase de planification et d'exécution. Un soin particulier est apporté à l'application de la norme de gestion de projet généralement applicable avec les outils disponibles et à l'évitement des erreurs typiques et des redondances dans la phase de planification et d'exécution. Les activités administratives sont réduites au minimum. La gestion du projet est soulagée. Une autre tâche importante est le soutien des projets dans des situations exceptionnelles ou de crise.

Gestion de projet intérimaire

La gestion de projet par intérim signifie qu'un employé du PMO prend en charge la gestion d'un projet. Cela lui confère également la responsabilité globale du projet. Ce type de soutien nécessite absolument des accords clairs concernant les compétences et les pouvoirs de décision transférés.

Les avantages évidents sont qu'un gestionnaire de projet expérimenté et professionnel peut gérer un projet avec plus de succès et moins d'efforts qu'un gestionnaire de projet moins expérimenté. En outre, il n'est pas nécessaire de constituer des ressources de projet qualifiées au poste d'exécution du projet et les méthodes et outils peuvent être utilisés rapidement et sans effort supplémentaire de la part du bureau de gestion de projet.

Soutien aux projets axé sur la demande

Le soutien aux projets axé sur la demande signifie que les employés du Bureau de gestion des projets fournissent des services de soutien sélectifs à la demande d'un projet.

Ceux-ci sont exemplaires :

  • Animer des réunions de projet (lancement, atelier de planification, réunions de contrôle, ateliers de résolution de problèmes, etc.)
  • préparer la planification du projet en coordination avec le chef de projet et l'équipe
  • Prendre en charge les agendas de l'administration du projet (par exemple par une assistance qualifiée au projet)
  • Assurer le contrôle des projets
  • Réaliser des revues de projet à la fin d'une phase du projet ou à la fin d'un projet
  • etc.

Le type de soutien offert doit toujours être défini en fonction de l'entreprise. Dans le meilleur des cas, le bureau de projet offre tous les services spécifiques au projet qui se présentent dans le cadre d'un projet.


Gestion du portefeuille de projets

La gestion du portefeuille de projets est la discipline suprême d'un bureau de gestion de projet. Elle confère au PMO et à l'ensemble de la gestion de projet un nouveau statut dans l'entreprise. Au premier plan de la gestion de portefeuille de projets se trouve l'optimisation et le contrôle global de tous les projets actuels et planifiés d'un ou plusieurs portefeuilles de projets.

Publicité

La planification, le contrôle et la coordination des portefeuilles de projets sont les principales tâches du bureau de gestion de projet. Cela signifie que le gestionnaire du portefeuille de projets doit veiller à ce que les projets s'enrichissent mutuellement et ne s'entravent en aucune façon. Le flux d'informations entre les projets doit être établi et les contradictions et blocages prévisibles, qui découlent de spécifications irréalistes ou peu claires, doivent être reconnus, communiqués et éliminés à un stade précoce.

Ce n'est pas une tâche facile si l'on considère que, dans la plupart des entreprises, tous les projets ont la même importance et doivent être mis en œuvre immédiatement, et que les capacités diminuent continuellement à mesure que le nombre de projets augmente. C'est pourquoi la gestion des ressources est toujours au premier plan de la gestion du portefeuille de projets. Important mais difficile. Ce n'est que si la gestion des ressources fonctionne qu'il est possible de garantir que les bonnes compétences sont disponibles et opérationnelles dans le bon projet au bon moment.

Si les ressources ne sont pas suffisamment disponibles - ce qui arrive très souvent - la première tâche du gestionnaire de portefeuille de projets est d'identifier les projets qui apportent le plus grand bénéfice à l'entreprise et de s'assurer qu'ils sont prioritaires en mettant à disposition les ressources rares.

Développement des ressources humaines et gestion des connaissances

Le développement des ressources humaines et la gestion des connaissances sont des piliers centraux pour le maintien durable et le développement du savoir-faire en matière de projets dans l'entreprise et constituent donc des tâches essentielles du bureau de gestion de projets. Les entreprises orientées vers les projets dégagent une culture d'entreprise spécifique, caractérisée par la flexibilité, la motivation et le travail en équipe. Le développement et l'application d'approches appropriées pour le développement du personnel sont de la plus haute importance.

Les pierres angulaires en sont les concepts de formation sur mesure pour les chefs de projet, les collaborateurs de projet et les cadres qui, en tant que clients de projet ou responsables hiérarchiques, assument des tâches de gestion de projet. La promotion d'une carrière de gestionnaire de projet dans l'entreprise, avec des étapes de carrière clairement définies et les exigences de qualification correspondantes, fait également partie intégrante des concepts modernes de développement des RH.

La poursuite du développement du savoir-faire du projet au niveau organisationnel est dominée par la gestion des connaissances, qui doit être cohérente et structurée. À cette fin, des ateliers de transfert réguliers initiés par le PMO entre les chefs de projet sont disponibles pour assurer un échange de connaissances et d'expériences entre les projets. Le développement du savoir-faire est complété par l'organisation de conférences et de manifestations sur des thèmes particuliers et les nouvelles tendances en matière de gestion de projet.

Les résultats de cet ensemble de mesures sont collectés et gérés de manière optimale dans une bibliothèque centrale de connaissances, de sorte que les gestionnaires de projet et les membres de la communauté de gestion de projet puissent accéder au savoir-faire à tout moment. L'expérience montre que la gestion des connaissances axée sur le projet n'est réellement vécue que par un Project Management Office actif.

Publicité

Intégration organisationnelle d'un bureau de gestion de projet

Il n'y a pas de "meilleure" façon d'établir un bureau de gestion de projet. Tant les tâches exécutées que la localisation dans l'organisation hiérarchique de l'entreprise dépendent dans une large mesure de l'objectif visé. Comme cela varie d'un cas à l'autre, la mise en place d'un PMO nécessite une adaptation individuelle en fonction de la tâche à accomplir et de son intégration dans la structure de l'entreprise.

L'implantation du bureau de projet dans l'organisation de l'entreprise est une mesure de la plus haute importance stratégique, car les effets pratiques sur le champ d'action et l'influence du bureau de gestion de projet sont considérables. Vous trouverez ci-dessous les trois variantes les plus courantes pour l'installation d'un PMO dans l'organisation hiérarchique.

1) Le PMO en tant que département exécutif

L'établissement d'un bureau de gestion de projet en tant que département exécutif auprès de la direction générale ou d'un secteur est un premier pas vers la création d'un tel bureau. L'avantage de cette variante est que la structure organisationnelle de l'entreprise n'est pas influencée de manière significative et que l'on peut ainsi obtenir une meilleure acceptation dans l'entreprise. Dans cette fonction, le PMO a davantage une fonction de conseil que de création (conseil interne).

2) PMO au sein d'une division

La mise en place d'un bureau de gestion de projet dans un domaine représente une première intégration du PMO dans l'organisation de l'entreprise. Dans ce domaine, le bureau de gestion de projet a des compétences, par exemple pour établir des normes contraignantes de gestion de projet. Le PMO n'a généralement pas d'influence en dehors de ce domaine. Dans les projets interdépartementaux, les normes de gestion de projet n'ont donc aucun effet contraignant.

3) PMO au premier niveau de l'entreprise

L'établissement d'un bureau de gestion de projet directement sous le premier niveau de gestion est la forme la plus complète d'établissement d'un bureau de gestion de projet dans une entreprise. Dans cette variante, les normes de gestion de projet s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise. Ce n'est qu'ici que les potentiels de synergie peuvent être pleinement exploités.


Ressources nécessaires pour le PMO

En fonction de la décision prise pour les tâches à accomplir par le bureau de gestion de projet, il faut s'assurer que les ressources nécessaires (financières, personnel, espace, ...) sont disponibles. C'est souvent la partie la plus difficile, car on ne voit souvent pas le sens et l'utilité du PMO prévu.

Un travail de conviction est ici nécessaire. Si les ressources nécessaires ne sont pas approuvées ou si vous n'en avez pas les moyens, vous devez généralement vous demander si la mise en place du bureau de gestion de projet a un sens.

Un "PMO virtuel", qui, pour la plupart, n'existe que sur le papier et est géré par les employés comme un "job d'appoint", apporte rarement le bénéfice souhaité pour l'entreprise. Au contraire, il y a même un risque que cette solution en demi-teinte nuise à l'image de la gestion de projet dans l'entreprise.

Mise en place d'un bureau de projet

Les phases de la mise en œuvre d'un bureau de gestion de projet dépendent essentiellement de la culture de projet dominante et de la maturité du projet de l'entreprise. En général, on peut dire que la plupart des organisations d'entreprise sont caractérisées par une gestion de projet fortement individuelle au début du processus de mise en œuvre. En d'autres termes, la gestion de projet n'existe que chez quelques chefs de projet peu expérimentés, ce qui signifie que les projets sont planifiés, contrôlés et gérés de manière très différente.

La mise en place d'un bureau de projet est un processus de grande envergure, qui implique une adaptation et un changement profonds de l'organisation de l'entreprise. En raison de la complexité organisationnelle et sociale, il est conseillé de mettre en œuvre le processus de mise en place soi-même comme un projet de développement organisationnel. En le traitant comme un projet, on garantit une approche efficace. Les thèmes "acceptation" et "identification" doivent faire l'objet d'une grande attention dans le cadre de la conception et de la mise en œuvre du projet.

Un critère de réussite décisif pour l'introduction d'un PMO est que les avantages d'un bureau de gestion de projet doivent être clairs pour tous les participants et les parties concernées. Si l'argumentation est correcte, tout le monde est dans le même bateau et contribue à façonner le processus d'introduction d'un PMO avec son savoir-faire et son expérience des projets. Si les avantages du bureau de gestion de projet ne sont pas suffisamment argumentés, il est probable qu'il y ait une résistance considérable dans toutes les hiérarchies.

À cet égard, le succès et l'acceptation de l'introduction d'un PMO sont considérablement accrus si le processus d'introduction est conçu par une équipe représentative de décideurs, de responsables hiérarchiques et de chefs de projet de l'entreprise.


Étapes typiques de l'introduction d'un PMO

  • Intégration du bureau de gestion de projet dans l'organisation de l'entreprise. Cela rend le PMO visible.
  • Développement de normes de gestion de projet pour le traitement individuel des projets (méthodes, outils, processus et procédures, rôles, ...).
  • Conception et mise en œuvre d'actions de formation aux méthodes et procédures essentielles de gestion de projet pour les chefs de projet.
  • Établissement des normes de gestion de projet définies pour le traitement des projets individuels dans l'entreprise.
  • Définition et fourniture de services de soutien aux projets par le bureau de projet pour les projets individuels.
  • Optimisation continue de la norme de gestion de projet pour le traitement des projets individuels.
  • Conception et introduction de la gestion de portefeuille de projets pour le contrôle global de tous les projets de l'entreprise.
  • Développement d'une gestion active des connaissances dans l'entreprise pour tous les domaines de la gestion de projet.
  • Développement et mise en place d'un modèle de carrière pour les chefs de projet avec des étapes de carrière clairement définies et des mesures de développement du personnel associées.

Test : Un bureau de projet a-t-il un sens dans mon organisation ?

  • Plus de 5 projets par an sont traités par les différents départements.
  • Les chefs de projet se plaignent constamment des conflits de ressources entre les projets.
  • Les mêmes erreurs et difficultés se répètent dans les projets.
  • Le top management exige une meilleure vue d'ensemble des projets en cours dans l'entreprise.
  • Pratiquement aucun projet dans l'entreprise n'est achevé dans les délais convenus.
  • Parfois, la priorité est accordée aux mauvais projets et la stratégie de l'entreprise n'est pas soutenue de manière optimale.
  • Souvent, les ressources sont affectées aux "mauvais" projets et les "bons", car importants, sont négligés.

Si vous répondez à plusieurs de ces affirmations par "vrai", la mise en place d'un bureau de gestion de projet dans votre entreprise est fortement recommandée.