Plan des étapes

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Les jalons sont des événements essentiels dans un projet, dont le retard a souvent un impact négatif sur le calendrier ultérieur du projet. Le plan des jalons rend les retards transparents et leurs effets visibles d'un coup d'œil pour toutes les parties concernées.

Situation initiale

Il est souvent difficile d'assurer le suivi de grands projets dont le délai de réalisation est d'un an ou plus. Afin de structurer des projets aussi complexes, on crée des plans de projet qui donnent une vue d'ensemble du contenu, des résultats, des employés, des délais et des coûts.

Mais plus un projet est complexe, plus il est difficile de s'y retrouver, même à travers des plans de projet structurés. C'est pourquoi une planification à un niveau supérieur, qui permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation actuelle du calendrier du projet en un coup d'œil, est judicieuse dans tous les cas.

Objectif de la planification des jalons

  • Calendrier approximatif pour l'ensemble du projet.
  • Rendre transparents les événements essentiels du projet.
  • Aperçu des retards et de leur impact possible sur d'autres dates.
  • Orientation vers la progression des performances.
  • Création d'objectifs intermédiaires pour la motivation des employés.

Le plan des jalons fournit des informations sur les événements critiques dans le temps du projet, dont le respect est d'une grande importance pour le projet, car sinon, par exemple, l'échéance est retardée ou d'autres échéances ne peuvent être respectées.

En outre, le plan des jalons fournit des informations claires sur les échéances essentielles qui ont été respectées, celles qui ont été reportées et dans quelle mesure, et comment ce retard affectera les jalons futurs. De cette manière, la situation du calendrier d'un projet peut être saisie en un coup d'œil.

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Les jalons sont également utilisés pour définir des objectifs intermédiaires, dont la réalisation peut être enregistrée comme un résultat intermédiaire du projet et doit être reconnue en conséquence. Pour les projets qui s'étendent sur une longue période, de telles expériences de réussite "intermédiaires" sont une source de motivation bienvenue pour l'équipe du projet.

Conditions préalables à la création d'un plan de jalons

  • Les objectifs, le contenu, les dates de début et de fin du projet sont définis.
  • Les conditions générales et les exigences importantes en matière de gestion du projet ont été convenues et communiquées avec vous.
  • On sait quand les résultats partiels doivent être disponibles.
  • Vous avez une idée claire de la situation actuelle et prévue des ressources dans le projet et vous savez donc quand les ressources sont nécessaires et dans quelle mesure.
  • Vous connaissez l'importance du projet dans l'organisation.
  • Un plan d'activité et/ou de structure de répartition du travail a été établi et coordonné par l'équipe de projet.

Définition Jalon

À l'origine - et dans certains endroits encore aujourd'hui - une borne kilométrique marque un point précis, fixe ou rond sur un itinéraire. Cette borne est utilisée pour s'orienter et pour estimer la distance qui nous sépare de points importants, comme la ville la plus proche.

Selon la norme DIN 69 900, un "événement d'une importance particulière" dans le processus d'un projet est désigné comme un jalon dans la gestion de projet. Cette "importance particulière" indique déjà que toutes les échéances de 0815 ne sont pas enregistrées dans le plan des jalons.

Les jalons typiques sont, par exemple, le début et la fin d'un projet, le lancement d'un projet pilote, la mise en service d'un logiciel ou la décision concernant un produit. En général, les jalons sont souvent fixés à la fin d'une phase de projet et/ou d'un lot de travaux.

Création du plan de jalonnement

Développement au sein de l'équipe de projet

L'élaboration du plan d'étape se fait idéalement dans le cadre d'un calendrier de travail / atelier spécialement planifié avec l'équipe de projet. Dans tous les cas, tous les employés qui sont responsables des lots de travaux les plus importants du projet devraient être impliqués. La durée de l'échéance dépend de la complexité et de la taille du projet ainsi que du nombre de participants. En règle générale, une à deux heures devraient suffire.

Documents nécessaires

Les documents suivants sont requis pour l'élaboration du plan d'étape dans tous les cas :

  • Structure actuelle de répartition du travail du projet
  • Ordre de projet
  • Organisation du projet
  • Plan de communication du projet
  • Analyse environnementale / Analyse des parties prenantes

Tous les participants au rendez-vous de planification doivent recevoir ces documents à l'avance pour se préparer. Cela permet de gagner du temps lors de la réunion.

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Jalons prédéfinis

Parfois, certains jalons sont fixés dès le départ, soit en raison des circonstances (par exemple, certains changements ne peuvent être effectués qu'à un certain moment de l'année), soit en raison des exigences de la direction (par exemple, l'achèvement du concept après 3 mois au plus tard). Une liste de jalons déjà fixés constitue une base pour la planification ultérieure.

Définir des jalons

Le plan des jalons est créé sur la base des événements critiques du projet qui peuvent être dérivés de la structure de répartition du travail. D'autres documents utiles pour définir les jalons sont l'ordre du projet, l'organisation du projet, le plan de communication du projet et une analyse de l'environnement/du porteur de projet.

Il est logique de créer le plan des étapes directement après l'achèvement de la structure de répartition du travail et du calendrier du projet.

Les jalons typiques sont, par exemple, le début et la fin du projet, la finalisation de la phase de conception, le lancement d'un projet pilote, la mise en service d'un logiciel ou la décision pour un produit. En général, les jalons sont fixés à la fin d'une phase de projet et/ou d'un lot de travaux.

Le délai d'exécution d'un jalon est de 0 jour, il ne reçoit ni responsabilité ni tâche liée au contenu et est formulé de manière passive. Il est donc perçu comme un événement ou un statut et non comme une activité. Par exemple, le lot de travaux "Créer un concept brut" est logiquement suivi du jalon "Le concept brut a été créé".

La mise en correspondance du plan de jalons peut se faire sous forme de tableau ou de graphique. Pour des raisons de clarté, la représentation graphique de la planification des jalons est plus avantageuse dans la plupart des cas.

Vérifiez : Les dates des étapes sont-elles réalistes ?

Une fois les étapes fixées et bien réparties sur la durée du projet, il est essentiel de se pencher sur la faisabilité des délais.

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  • Les activités / work packages précédant les jalons peuvent-ils être traités de manière réaliste dans cette période ?
  • Les délais ne sont-ils pas trop généreusement prévus ?

Un emploi du temps planifié de manière trop sportive est tout aussi démotivant que le sentiment d'avoir un temps éternel.

Les jalons ne sont pas seulement un instrument de contrôle du projet, ils contribuent également à créer un sentiment d'accomplissement pour l'équipe du projet. Cet aspect est particulièrement important pour les projets de longue durée, car il contribue à la motivation de l'équipe de projet.

Coordination avec le sponsor du projet

Le plan des étapes doit absolument être convenu entre le chef de projet et le sponsor du projet. Il peut également être nécessaire de se coordonner avec le comité directeur du projet et il faudra également obtenir son approbation. Dans le pire des cas, le plan des étapes doit être reprogrammé. Toutefois, cela ne devrait pas se produire si les délais existants ont été pris en compte à l'avance.


Les jalons soulignent le chemin vers votre objectif...


Exemples : Plan des étapes

Plan de jalonnement créé avec MS PowerPoint

Plan de jalonnement sous forme de tableau

Plan de jalonnement créé avec MS Excel

Représentation graphique du plan de jalons MS-Excel

Plan de jalonnement créé avec MS Project

Représentation graphique du plan de jalons MS-Project

Conseils pratiques et astuces pour la planification des étapes importantes

  • Environ 7 à 9 jalons par projet,
  • En règle générale, une étape par mois.
  • Jalons au début ou à la fin des lots de travail
  • Voici quelques exemples de jalons typiques :
    - Début et fin du projet
    - ... approuvé, ... en service
    - Décisions Go/No-Go
    - Début / fin de l'opération pilote
    - Fin des phases du projet
  • Les jalons dans le déroulement du projet sont le minimum qui doit être contrôlé.
  • Utilisez le plan de la structure de répartition du travail comme base pour la création du plan des étapes.
  • Outil de gestion populaire, car les détails, mais aussi les informations essentielles, sont transportés à un méta-niveau.
  • Outil optimal pour l'évaluation des projets, car les retards sont visibles en un coup d'œil et des conclusions peuvent être tirées pour les projets suivants (les retards constants sont des indicateurs d'une planification irréaliste, d'une exécution inefficace, etc.)
  • La non-réalisation permanente des étapes clés indique des problèmes (calendrier trop serré, ressources insuffisantes, contenu trop important, ...).
  • Le plan de jalonnement ne doit pas disparaître dans les méandres du serveur du projet ou prendre la poussière dans les archives. Comme tout autre plan de projet, il vit. Si la date de fin d'un lot de travaux dans la structure de répartition du travail ne peut pas être respectée, le jalon suivant peut devoir être reporté en toute transparence.
  • L'approche habituelle consiste à créer une structure de répartition du travail avec ses lots de travaux, puis à relier les jalons. Bien entendu, cela fonctionne également dans l'autre sens : définissez d'abord les jalons, puis planifiez les activités intermédiaires. Si certains jalons ont été fixés dès le départ, vous ne pourrez de toute façon pas éviter de fixer les échéances de vos lots de travaux en conséquence.