Tâches principales de l'assistance aux projets

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La gestion d'un projet d'une grande complexité n'est en aucun cas une partie de plaisir. La charge principale d'un projet repose toujours sur le chef de projet, même si son équipe le soutient très bien dans le traitement des lots de travaux. Mais le chef de projet peut bénéficier du soutien précieux d'un assistant de projet. Ce n'est pas un signe de faiblesse, mais le signe d'une approche professionnelle.

Que l'assistance au projet provienne de votre propre entreprise ou qu'elle soit externalisée, avec de bonnes qualifications, elle constitue toujours un soulagement précieux pour le chef de projet et l'équipe de projet. Une fois que l'on s'y est habitué, on ne veut plus s'en passer. Leur soutien permet à l'équipe de projet de se concentrer sur les travaux essentiels du projet et de mener le projet au succès rapidement et efficacement.

Assistance aux projets - Pour quoi faire ?

Manque de temps pour le chef de projet

Il est bien connu que la rareté des ressources est une raison fréquemment citée pour expliquer le retard, voire l'échec, des projets. Étant donné que l'une des ressources humaines les plus importantes d'un projet est celle du chef de projet, sa disponibilité, idéalement à 100%, doit être garantie. Les tâches administratives pour lesquelles le chef de projet est généralement surpayé sont les tâches parfaites pour l'assistance de projet.

Réduire la charge de travail du chef de projet

Comme dans le top management, le mot magique dans la gestion de projet est la délégation. Pourquoi avoir une équipe ? Il est logique que le chef de projet ne puisse pas tout faire seul.

Mais aujourd'hui, on constate généralement que les membres de l'équipe de projet sont sollicités de la même manière, sinon plus, que la direction du projet. Car c'est d'eux que dépend la totalité du travail opérationnel en termes de contenu. Et une équipe de projet qui travaille à 100% pour le projet n'existe que dans le conte de fées du projet. En réalité, chaque membre de l'équipe de projet doit également se charger de son lot d'activités opérationnelles, qui prennent leur temps pour le projet. Il est compréhensible qu'aucun employé ne soit heureux de devoir créer des rapports d'état, des comptes rendus, des ordres du jour de réunions ou des plans de projet.

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De nombreux chefs de projet ne se rendent pas compte du temps et des nerfs qu'ils peuvent économiser en bénéficiant du soutien d'un assistant de projet professionnel. Selon l'étude "Excellence in Office Management" de PLU-GmbH, le gain de temps moyen qu'un chef de projet peut réaliser avec un assistant bien formé est de 44%. Cela signifie qu'il dispose soudainement de près de deux fois plus de temps pour sa tâche réelle : La gestion du projet.


Un assistant de projet est plus qu'un secrétaire !


Assistance interne ou externe au projet ?

La première question qui se pose est de savoir si l'assistance au projet doit être recrutée dans les rangs internes ou s'il faut trouver un prestataire externe pour la durée du projet. Les deux solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Assistance interne aux projets

.... connaît déjà les processus et les employés de l'entreprise, ses compétences sont connues et elle est rapidement disponible.

Assistance externe aux projets

.... arrive totalement libre dans l'équipe de projet et disparaît à nouveau après le projet. Elle est disponible à 100% pour le projet, n'engage pas de coûts de travail non salariaux et dispose d'une expérience de projet ainsi que d'une formation généralement adaptée à son rôle et peut donc soutenir le chef de projet de manière ciblée sur la base de son savoir-faire en matière de projet.

Tâches d'un assistant de projet

Interface entre le chef de projet et l'équipe de projet

L'assistant de projet sert d'interface entre le chef de projet et l'équipe de projet, s'occupe du classement et surtout de la récupération des documents du projet et sert de filtre pour les problèmes qui, autrement, ne seraient pas traités par la direction du projet.

L'assistante de projet se distingue de la secrétaire "classique" par ses qualifications et ses compétences professionnelles.

Exigences élevées

Le poste d'assistant de projet est exigeant. Outre des qualités telles que le sens de l'organisation et de la communication, la flexibilité, l'autonomie et la confiance dans l'utilisation des ordinateurs et de MS Office, les assistants de projet doivent également posséder de solides connaissances de base en gestion de projet.

Portée et compétences de l'assistance aux projets

Un assistant de projet, comme tout autre collaborateur d'un projet, a naturellement besoin d'une marge de manœuvre et de compétences définies et doit savoir exactement ce qui est en son pouvoir et ce qui ne l'est pas. Un assistant de projet qui doit d'abord demander chaque détail au chef de projet n'a aucun effet positif sur la gestion du temps de ce dernier, bien au contraire. Dans ce cas, le chef de projet doit effectivement céder certaines activités et déléguer le pouvoir de décision et la responsabilité à son assistant.

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Plus la confiance du chef de projet dans l'assistance au projet est grande, mieux c'est pour le chef de projet. Inversement, l'assistance au projet doit bien sûr prouver par sa responsabilité personnelle, son indépendance et sa fiabilité absolue qu'on peut également compter sur elle dans les situations de crise. Comme pour le chef de projet, l'assistance au projet n'apparaît que lorsqu'il devient difficile de savoir si elle est adaptée ou non à la tâche.

Collaboration avec le chef de projet

Des réunions régulières (de préférence hebdomadaires) sont importantes pour assurer une bonne coopération entre le chef de projet et l'assistant de projet. Lors de ces réunions, l'assistant de projet reçoit toutes les informations de base dont il a besoin pour agir de manière indépendante dans le sens du projet. En outre, les sujets qui ne peuvent pas être décidés par l'assistant de projet seul sont discutés.

L'échange régulier d'informations élimine le besoin de beaucoup de coordination de porte à porte, qui ne prend pas beaucoup de temps individuellement, mais certainement plus de temps que les briefings hebdomadaires.

Les tâches essentielles de l'assistance aux projets en détail

Lancement du projet

  • Préparation et suivi de la réunion de lancement
  • Soutien du chef de projet dans la préparation des plans de projet
    - plan de la structure du projet
    - description des lots de travaux
    - calendrier
    - organisation du projet
    - plan de communication du projet
    - plan des jalons
    - diagramme des fonctions
    - analyse de l'environnement
  • Création de modèles standardisés de toutes sortes, par exemple les descriptions des lots de travaux, les rapports d'état, les descriptions de rôles.
  • Assurer la capacité de travail de l'équipe de projet (coordination du développement de l'infrastructure informatique, achat de locaux pour le projet, matériel de bureau, etc.)

Mise en œuvre et contrôle du projet

  • Création de rapports sur l'état d'avancement du projet
  • Préparation de présentations de l'état d'avancement du projet pour divers groupes cibles (équipe de projet, chef de projet, client, comité de pilotage, etc.)
  • Mise à jour des plans du projet (voir début du projet)
  • Coordination du calendrier des réunions du projet
  • Préparation et suivi des réunions et ateliers du projet (impression des documents, préparation des tableaux de conférence, restauration, sécurisation de l'infrastructure spatiale avec PC, beamer, etc.)
  • Création et envoi des procès-verbaux des réunions
  • Création et administration de listes de tâches et de todo
  • Classement et administration des documents du projet (électroniques et papier)
  • Point de contact central pour toutes les communications relatives au projet
  • Aperçu des absences des membres de l'équipe de projet
  • Personne de contact de l'équipe du projet pour les questions administratives de toutes sortes
  • Préparation et maintenance du manuel du projet

Clôture du projet

  • Achèvement de la documentation du projet (électronique et sur papier)
  • Archivage des documents du projet
  • Soutien du chef de projet dans la préparation du rapport final
  • Soutien du chef de projet dans la préparation de l'événement de clôture
  • Organisation et documentation d'un atelier sur les leçons apprises

Description de poste possible d'un assistant de projet

  • Connaissance théorique et expérience pratique des méthodes standard de gestion de projet.
  • Expérience de la collaboration à un projet et du processus de gestion de projet
  • Manipulation sûre des outils de planification de projet (par exemple MS Project)
  • Utilisation sécurisée de MS Office pour créer des modèles et des rapports
  • Traitement des sauvegardes avec MS Outlook pour prendre un rendez-vous
  • Flexibilité en matière d'horaires de travail
  • Responsabilité personnelle et autodiscipline
  • Le courage de prendre vos propres décisions
  • Travail structuré, fixation indépendante des priorités
  • Sécurité dans les relations avec les gens (en personne et par téléphone)
  • Résilience dans les situations de crise
  • talent organisationnel
  • Comprendre les chiffres

Conclusion

La gestion d'un projet d'une grande complexité n'est en aucun cas une partie de plaisir. Mais le chef de projet peut obtenir un soutien. Ce n'est pas un signe de faiblesse, mais une approche professionnelle.

Que l'assistance au projet provienne de votre propre entreprise ou qu'elle soit externe, avec de bonnes qualifications, elle constitue dans tous les cas un soulagement précieux pour le chef de projet et l'équipe de projet, dont vous ne voudrez plus vous passer une fois que vous y serez habitué. Leur soutien permet à l'équipe de projet de se concentrer sur les travaux essentiels du projet et de mener le projet au succès rapidement et efficacement.