Plan de communication pour les projets

Publicité

Le plan de communication est le document central pour assurer un échange d'informations réglementé et structuré entre toutes les hiérarchies de l'organisation du projet. Les projets sont des entreprises temporaires. Les voies de communication, d'escalade et d'information sont clairement réglementées dans chaque entreprise. Cela revêt également une grande importance dans les projets.

La situation initiale

Les projets sont des opérations qui, dans la plupart des cas, concernent l'ensemble de l'entreprise. Même si toute l'entreprise n'est pas impliquée dans le projet, différents départements ou unités organisationnelles y participent certainement activement.

La communication et la coordination interservices sont la clé de tout projet. Le grand défi est de fournir aux employés qui ne travailleraient pas ensemble autrement une structure uniforme qui rende possible une gestion de projet efficace.

Cependant, l'organisation hiérarchique ne prévoit généralement pas de telles structures de communication interdépartementale. Dans la plupart des organisations, il est plutôt inhabituel de franchir les limites des départements et, sauf à la cantine ou à la machine à café, il y a peu de contacts avec les employés des autres "branches" de l'organigramme. La communication avec les collaborateurs des projets d'autres secteurs doit donc être prescrite.

L'objectif

Afin de maintenir la communication entre les départements, des réunions de projet sont institutionnalisées, au cours desquelles des membres sélectionnés du projet se réunissent à intervalles définis.

Publicité

Dans la plupart des cas, cela a lieu toutes les deux semaines ou tous les mois. Lors de ces réunions, les progrès actuels, les défis actuels, les problèmes et difficultés éventuels ainsi que leurs solutions sont discutés.

Cela permet de maintenir tous les membres du projet au même niveau d'information, de faciliter l'échange de travaux et la possibilité d'un soutien mutuel dans les problèmes actuels - ce simple "parler entre nous" est l'une des composantes les plus importantes du travail de projet. Si vous ne voulez pas amener un projet à son but, le chemin le plus sûr vers l'abîme est d'empêcher la communication. C'est une garantie de succès !


Objectifs du plan de communication

  • Échange d'informations réglementé
  • Optimisation du flux d'information et de communication
  • Création de la transparence et de la clarté dans le projet
  • Promotion et contrôle de la communication par des réunions régulières
  • Planification des structures de communication :
    - Quelles réunions, ateliers,... existent ?
    - Qui y participe ?
    - De quoi sera-t-il question ?
    - Quand ont-ils lieu ?
    - Quelle est la fréquence de ces réunions ?

Le chemin vers le but

Normalement, la première version du plan de communication du projet, basée sur l'organisation du projet, est préparée par le chef de projet et présentée lors de la réunion de lancement. Lors de l'atelier de démarrage suivant, ce projet est révisé par l'équipe de projet jusqu'à ce que le plan de communication soit disponible dans une version finale. Ce document fournit des informations sur la date et l'heure, le contenu et les participants des réunions.

Pendant toute la durée du projet, la validité et l'utilité du plan de communication sont vérifiées et, si nécessaire, des réunions sont insérées, prolongées ou raccourcies, voire supprimées. En effet, s'il s'avère au cours du projet qu'en principe les mêmes choses sont toujours discutées lors des réunions d'état hebdomadaires, parce que le projet n'avance pas assez vite pour produire des nouvelles, il est judicieux de modifier la périodicité des réunions pour la porter, par exemple, à deux semaines.

Les 6 étapes du plan de communication

  • Identification des réunions, ateliers, etc. nécessaires.
  • Définition des objectifs et des contenus
  • Détermination des participants
  • Accord sur la périodicité et les dates
  • Sélection de l'emplacement
  • Documentation et information écrites à tous les participants

Voulez-vous faire échouer un projet dans tous les cas ?
==> Empêchez toute communication !


Exemples d'éléments d'un plan de communication

Réunion de lancement :

  • Situation initiale/antécédents/motifs
  • Objectifs, non-objectifs
  • Organisation et rôles du projet
  • Structures de communication
  • Présentation de la planification du projet
  • Clarification des questions ouvertes

Réunion du comité directeur :

  • Contrôle stratégique des projets
  • Des informations résumées sur l'état actuel du projet sont envoyées à l'instance supérieure suivante.
  •  Décisions sur des sujets qui ne peuvent pas être pris par la seule direction du projet

Réunion avec le client (client et chef de projet) :

  • Contrôle stratégique des projets
  • Informations résumées sur l'état actuel du projet
  • Des décisions sur des sujets qui ne peuvent être prises par la seule direction du projet
  • Perspectives d'action future

Réunion d'étape (équipe de projet) avec rapport d'étape :

  • Contrôle opérationnel des projets
  • Rapport d'avancement du lot de travaux (oral ou écrit)
  • Enquête sur les activités en cours et vérification des tâches à accomplir.
  • Identification des points ouverts et des problèmes dans la mise en œuvre du projet
  • Détection des déviations critiques du plan
  • Développement de mesures de contrôle
  • Prendre les décisions nécessaires
  • Perspectives et clarification de la prochaine étape

Réunion de travail :

  • Organisation par les membres de l'équipe du projet
  • Traitement des tâches de contenu en cours dans le projet

Événements d'information :

  • Informations "externes" sur les objectifs et les progrès du projet, les défis actuels et les prochaines étapes.
  • Obtenir l'adhésion des employés concernés
  • Même niveau d'information dans toute l'entreprise

Exemple de plan de communication d'un projet

Pour des raisons de clarté, le plan de communication du projet est présenté de manière optimale sous forme de graphique compressé sur quelques pages. Il peut également être affiché sous forme de tableau dans MS Excel, par exemple. Bien entendu, la plupart des informations sont transportées par les deux représentations ensemble.

Représentation graphique du plan de communication du projet, créé avec MS PowerPoint :

Graphique du plan de communication du projet

Représentation tabulaire du plan de communication du projet, créé avec MS PowerPoint

Plan de communication du projet en tableau

Conseils pratiques et astuces

  • Aucun projet n'est réussi sans une communication adéquate !
  • Tous les participants à un projet n'ont pas besoin de la même quantité d'informations.
  • Conception de la communication à plusieurs niveaux (par exemple, niveau stratégique, niveau opérationnel, niveau d'information).
  • Vérification constante de l'utilité du cercle des participants et de la fréquence des réunions.
  • Le plan de communication est vivant ; des adaptations peuvent être faites dans tous les cas.