Structure de répartition du travail - 6 étapes

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Il est de plus en plus fréquent de rencontrer des projets aux proportions monolithiques, dont la réalisation semble à première vue difficilement réalisable. La solution : la création d'une structure de répartition du travail. Cela permet de structurer chaque projet et de réduire la complexité de son contenu.

Création d'une structure de répartition du travail

Par définition, les projets sont des tâches globales, éloignées de toute routine, qui comportent toujours un risque et sont également enserrées dans un corset de délais et de coûts serrés. En tant que chef de projet, vous recevez un ordre de projet qui contient le titre, les objectifs, les dates de début et de fin et les coûts spécifiés du projet. Rien de plus. Et souvent, il ne s'agit même pas de cela, mais simplement d'une instruction : "Faites-le !"

Pour un chef de projet, le premier grand défi consiste à obtenir une vue d'ensemble de la tâche globale. Que faut-il faire exactement pour atteindre les objectifs ? Quand exactement doit-on faire ce qui doit être fait pour respecter les délais ? Où se situent les priorités ? Et de quels experts ai-je besoin comme soutien ? La réponse à ces questions est soutenue par la méthode de gestion de projet "Work Breakdown Structure".

La structure de répartition du travail : l'instrument central de planification et de communication du projet.

La structure de répartition du travail (SRT) est l'instrument central de planification, de communication et de contrôle des projets.

La structure de répartition du travail dans la phase de démarrage

Dans la phase de démarrage, la structure de répartition du travail divise chaque projet en sous-tâches planifiables et contrôlables (= lots de travaux) et contient donc à la fois le contenu au niveau méta, la délimitation temporelle des lots de travaux individuels par des dates de début et de fin, et les responsabilités pour les lots de travaux.

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La structure de répartition du travail dans la phase de mise en œuvre

Dans la phase de mise en œuvre et dans le contrôle du projet, la structure de répartition du travail est utilisée comme base pour enregistrer la progression des lots de travaux étape par étape et pour identifier les problèmes, les décisions en suspens et les retards éventuels dans les délais.

Structuration du projet en lots de travaux

En créant une structure de répartition du travail (SRT), tout projet, aussi complexe soit-il, peut être rendu tangible, structuré et traité de manière gérable. En décomposant le projet global et en répartissant les lots de travaux au sein de l'équipe, le chef de projet est soulagé et peut se concentrer sur la gestion du projet. La structure de répartition du travail crée la structure et l'orientation nécessaires, ainsi que la clarté sur les responsabilités respectives des experts techniques impliqués.

Aperçu du projet à l'aide de la structure de répartition du travail

En tant que document central, la structure de répartition du travail garantit également une vision uniforme du projet et de ses objectifs par tous les participants, ainsi qu'un langage commun. Chaque employé reçoit une vue d'ensemble de ses propres tâches, d'une part, et des tâches des autres, d'autre part, et est donc conscient des dépendances entre les différents lots de travaux. Les membres de l'équipe de projet savent qui doit fournir quels résultats et à quel moment.


Objectifs de la structure de répartition du travail

  • Enregistrement de toutes les tâches à effectuer dans le cadre du projet
  • Structuration du projet en tâches planifiables et contrôlables.
  • Présentation claire du contenu du projet, des dates et des responsabilités
  • Structure, orientation et transparence pour toutes les parties concernées
  • Clarté sur les responsabilités
  • Vue commune pour tous les participants au projet
  • Unification du règlement linguistique - tout le monde veut dire la même chose
  • Sélection et définition d'une structure qui
    - doit être appliquée à l'ensemble du projet
    - sert de base aux activités de planification ultérieures (ordonnancement, répartition des tâches, planification des ressources, etc.)
    - est utilisée pour le contrôle du projet

Développer une structure de répartition du travail

Idéalement, la structure de répartition du travail est élaborée sous la forme d'un atelier avec la participation d'un groupe de participants bien choisis pendant la phase de démarrage du projet. Dans les projets complexes avec de nombreux participants, un petit nombre d'employés concernés est sélectionné. Afin d'éviter des discussions longues et inefficaces, le nombre de participants ne devrait pas dépasser huit à dix.


À L'AIDE DU PLAN DE LA STRUCTURE DE RÉPARTITION DU TRAVAIL, LA COMPLEXITÉ DE CHAQUE PROJET EST RENDUE GÉRABLE


Les 6 étapes de la structure de répartition du travail en détail

1) Liste de toutes les tâches

La première étape de la création d'une structure de répartition du travail consiste à dresser une liste complète de toutes les tâches à effectuer dans le cadre du projet sous la forme de lots de travaux. Cette tâche ne doit pas être effectuée par une seule personne (par exemple, le chef de projet) dans une pièce tranquille, mais par une équipe. En pratique, la méthode du brainstorming ou du mind mapping convient à cet effet.

2) Les groupes de tâches

Les tâches définies sont regroupées en fonction des domaines ou du calendrier. La meilleure méthode de tri dépend du contenu du projet et doit être définie au cas par cas.

3) Définir les lots de travaux

Après le regroupement, les tâches identifiées sont résumées en lots de travaux. Dès le départ, il convient de préciser la granularité que l'on souhaite utiliser afin de ne pas se perdre dans des détails qui n'ont pas été perdus dans ce méta-plan. La structure de répartition du travail peut être détaillée, mais dans ce cas, le même niveau de détail doit se retrouver dans toutes les phases du projet.

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4) Attribution des responsabilités aux lots de travaux

Si les lots de travaux sont définis sous forme de rubriques et à leur place dans la hiérarchie, il est temps de passer aux choses sérieuses : Qui fait quoi ? L'attribution des responsabilités aux lots de travaux se fait dans l'équipe avec les experts techniques. Chaque responsable doit s'engager dans sa tâche. Et surtout, il doit disposer du temps et du savoir-faire nécessaires. Dans le cas contraire, la nomination d'un autre employé doit être envisagée.

5) Définir les dates de début et de fin des lots de travaux.

Une fois les responsabilités déterminées, les lots de travaux sont planifiés en définissant les dates de début et de fin. Il est important d'examiner où se situent les priorités et quels lots de travaux sont interdépendants. Quelles sont les activités qui doivent se dérouler les unes après les autres, celles qui peuvent être mises en parallèle et celles qui ne sont peut-être pas si importantes et peuvent donc être reportées ?

6) Documentation de la structure de répartition du travail créée et attribution de numéros uniques pour les lots de travaux.

La dernière étape est la documentation de la structure de répartition du travail créée. Au cours de cette étape, chaque sous-tâche reçoit également un codage - le numéro du lot de travail. Cela permet de garantir une place fixe dans la structure de répartition du travail et d'identifier clairement les lots de travaux.

Il existe de nombreuses possibilités de cartographie. Que ce soit sous la forme d'une liste Excel, d'un graphique magnifiquement préparé ou d'une simple image post-it sur un tableau blanc, chacun peut décider lui-même de la méthode de présentation la plus appropriée. La nécessité de la maintenance, qui s'impose dans tout projet, ne doit pas être ignorée.

Conseil: chaque révision de la structure de répartition du travail doit être versionnée afin d'éviter la hantise de plusieurs plans de projet différents dès le départ.

La structure de répartition du travail complétée

La structure de répartition du travail terminée est ensuite stockée dans un endroit central et distribuée aux membres de l'équipe de projet. Une vérification croisée avec les objectifs du projet est utile pour l'assurance qualité du contenu du plan de structure du projet. Tous les objectifs sont-ils atteints lorsque tous les lots de travaux ont été achevés ? Si c'est le cas, la déclaration d'exhaustivité est donnée. Il est bien sûr toujours possible d'inclure ultérieurement des lots de travaux, mais il faut veiller dès le départ à ne rien oublier.


Résumé :
Les 6 étapes de la structure de répartition du travail

  • Liste des tâches du projet par brainstorming
  • Regroupement des tâches, par exemple en fonction des matières.
  • Résumé des tâches dans les lots de travail logiques
  • Attribution des responsabilités
  • Définition de la position temporelle des lots de travaux dans le flux du projet par date de début et de fin.
  • Documentation du plan global

Exemple de structure de répartition du travail

Pour des raisons de clarté, il est préférable de présenter la structure de répartition du travail sous forme de graphique. Les outils de soutien sont par exemple MS Excel, MS PowerPoint ou des logiciels spéciaux tels que WBS-Chart PRO ou GRANEDA Dynamic.

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Exemple : Structure de répartition du travail créée avec WBS-Schedule-Pro

Structure de répartition du travail WBS-Schedule-Pro

Exemple : Structure de répartition du travail créée avec MS-Powerpoint

Structure de répartition du travail MS-Powerpoint


Conseils pour la création de la structure de répartition du travail

  • Les principales tâches ou phases doivent être claires pour le chef de projet, au moins dans leur structure brute, avant même que l'équipe de projet n'ait élaboré la structure détaillée.
  • Une structure de répartition du travail de haute qualité ne peut être développée qu'en équipe, même si le chef de projet pense connaître la structure de répartition du travail parfaite.
  • Si possible, ne terminez pas la structure de répartition du travail en un jour, mais optimisez-la à nouveau après un certain "temps d'impact" (concevez d'abord, puis finalisez).
  • Environ 7 à 10 phases, 7 à 10 lots de travaux par phase.
  • Si le niveau de détail est trop élevé, la clarté est altérée et la charge de travail augmente de manière disproportionnée.
  • La structure de répartition du travail doit être suffisamment détaillée pour que les unités qui en résultent (lots de travaux) puissent être planifiées et contrôlées.
  • La structure de répartition du travail doit être présentable sur une page.
  • Enfin, il faut vérifier si les objectifs du projet peuvent être atteints avec les activités contenues dans le plan.
  • La structure de répartition du travail (SRT) est la base de toute planification ultérieure - il faut donc lui accorder une grande attention.
  • Une structure de répartition du travail imprimée en grand format est l'instrument de communication central du projet.
  • Pour certains types de projets, des phases standardisées peuvent être utilisées comme base.