Paquete de trabajo - Descripción del paquete de trabajo

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Los paquetes de trabajo sirven para reducir la complejidad de los proyectos a gran escala. Para estructurar las dimensiones de un proyecto y hacerlas manejables, es absolutamente necesario crear un plan de estructura del proyecto. Las subtareas individuales de la estructura de desglose del trabajo se denominan paquetes de trabajo.

La situación inicial

Con la ayuda de la Estructura de Desglose del Trabajo, un proyecto se vuelve claro y editable, pero ésta suele contener sólo la metainformación de las tareas que hay que completar: Quién hace qué y cuándo.

Ahí es donde empieza: La descripción del "QUÉ" se suele descartar con unas pocas palabras en el nombre del paquete de trabajo - tiene que ser así, de lo contrario la Estructura de Desglose del Trabajo se convertiría en varias páginas A4, lo que no se corresponde en absoluto con su objetivo real - a saber, el de la claridad. Por esta razón, se requiere una descripción más detallada de este "QUÉ", incluyendo preferiblemente el resultado esperado. Esto se hace -como su nombre indica- creando la descripción del paquete de trabajo.

Descripción del paquete de trabajo

La descripción del paquete de trabajo es la continuación lógica del plan de trabajo. En la estructura de desglose del trabajo (EDT) se definen y muestran el código EDT, el nombre, las fechas, la responsabilidad y el progreso de los paquetes de trabajo. La tarea de la descripción del paquete de trabajo consiste en definir exactamente qué medidas deben tomarse en el transcurso del procesamiento del paquete de trabajo y cuál debe ser el resultado final del mismo.

Básicamente, cualquier información importante puede definirse como contenido de la descripción del paquete de trabajo, como la evaluación de riesgos, los recursos de personal y presupuestarios, los materiales, el equipo y la infraestructura. El contenido real de la descripción del paquete de trabajo debe redefinirse de un proyecto a otro y depende de algunas características esenciales (tamaño, complejidad, composición del equipo, experiencia del equipo, etc.).

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Aunque el nombre de un paquete de trabajo ya debe ser elegido para proporcionar información sobre lo que ocurrirá en el mismo, la descripción lo reforzará y garantizará que todo el mundo se refiera al mismo contenido y, lo que es más importante, al mismo resultado. Mediante la definición y la documentación escrita de los objetivos y no objetivos del paquete de trabajo, se separan los paquetes de trabajo individuales. Así se evita que frases como "Creíamos que estabas haciendo esto en tu paquete de trabajo" hagan ruido en el transcurso del proyecto.


Objetivos de la descripción del paquete de trabajo

  • Definición y aclaración de las tareas de detalle necesarias
  • Asignación de responsabilidades en el proyecto
  • Programación a nivel de paquete de trabajo (fecha de inicio y finalización, plazo de entrega)
  • Identificación y uso de sinergias y redundancias
  • Creación de una base para el control del rendimiento y los plazos
  • Creación de transparencia y orientación en el equipo del proyecto durante el trabajo del mismo

La descripción del paquete de trabajo aclara aún más lo que hay que hacer para lograr el objetivo del proyecto.


Descripción del paquete de trabajo

La base es el plan de desglose del trabajo

Las descripciones de los paquetes de trabajo se crean sobre la base del plan de estructura del proyecto. Por regla general, es responsabilidad del responsable del paquete de trabajo en cuestión, ya que, como experto técnico en el tema correspondiente, es el que mejor sabe lo que tiene que ocurrir en su paquete de trabajo. También es responsable de la calidad de los resultados.

Coordinación de los proyectos de paquetes de trabajo

Si todas las descripciones de los paquetes de trabajo se crean en un primer borrador, se procede a la votación. Así se evita que las cosas se planifiquen dos veces o se olviden. La mejor manera de hacerlo es en un taller en el que los responsables de los paquetes de trabajo se sientan en una mesa y las descripciones de los paquetes de trabajo se revisan y optimizan punto por punto.

Por experiencia, este enfoque es más eficiente que enviar las descripciones de los paquetes de trabajo individuales en un flujo circular y luego fusionar los comentarios. Estos comentarios rara vez se ajustan y casi nunca pueden incorporarse inmediatamente sin una coordinación posterior. Este procedimiento también favorece la comparación mutua de imágenes y crea una comprensión común del proyecto global.

Cuando se comparan las descripciones de los paquetes de trabajo, se coordinan el contenido y los resultados, así como los plazos y los recursos. La coordinación de los denominados "recursos cuello de botella" es esencial, como los empleados que se planifican en varios paquetes de trabajo, que también pueden procesarse al mismo tiempo.

Las descripciones de los paquetes de trabajo complementan la estructura de desglose del trabajo

Si todos los participantes en el proyecto están satisfechos con el resultado, las descripciones de los paquetes de trabajo se archivan junto con el plan de estructura del proyecto y se revisan durante el transcurso del mismo si es necesario. Si un paquete de trabajo se incluye en la estructura de desglose del trabajo durante el trabajo del proyecto, debe crearse, por supuesto, una nueva descripción del paquete de trabajo.

Lo mismo ocurre si se fusionan o eliminan paquetes de trabajo: las descripciones de los paquetes de trabajo reflejan el plan de estructura del proyecto de forma más detallada y, por tanto, deben estar siempre actualizadas.

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Tres pasos para la descripción del paquete de trabajo

1. Derivar las responsabilidades del paquete de trabajo del plan de estructura del proyecto

Por regla general, se nombra a un experto técnico en el tema del paquete de trabajo. Sin embargo, en los grandes proyectos suele ser también una persona que se dedica más a las tareas de gestión y coordina a los expertos técnicos.

2. Describir los paquetes de trabajo en cuanto a objetivos, contenidos y resultados

La descripción de los paquetes de trabajo la lleva a cabo el respectivo responsable del paquete de trabajo, que también implica a otros miembros del equipo del proyecto si es necesario. Por regla general, se trata de un experto técnico en el contenido del paquete de trabajo.

3. Coordinación del contenido de las descripciones de los paquetes de trabajo

En una reunión o taller especialmente planificado, las descripciones de los paquetes de trabajo individuales son leídas por el equipo del proyecto y se coordina su contenido. Una forma eficaz de hacerlo es, por ejemplo, una vernissage de paquetes de trabajo.

  • Revisión de la fecha de inicio y finalización prevista en el plan de estructura del proyecto
  • Estimación del coste de los recursos necesarios por paquete de trabajo por parte de los gestores de paquetes de trabajo
  • Coordinación de las fechas y recursos propuestos en el equipo del proyecto
  • Comprobación conjunta de si se han tenido en cuenta todos los contenidos relevantes en forma y calidad suficientes

Ejemplo de descripción de un paquete de trabajo

Lo ideal es que la descripción del paquete de trabajo se muestre en una tabla estructurada. El contenido de la descripción del paquete de trabajo es variable, pero los componentes mínimos son los siguientes

  • el código PEP
  • el nombre para asignar de forma exclusiva el paquete de trabajo a la estructura de desglose del trabajo.
  • la responsabilidad del paquete de trabajo
  • así como el contenido y el resultado del paquete de trabajo

donde los dos últimos datos son la parte principal de la descripción del paquete de trabajo, ya que no están cubiertos por la estructura de desglose del trabajo.

Ejemplo de descripción del paquete de trabajo - variante detallada

Descripción detallada del paquete de trabajo

Ejemplo de descripción de un paquete de trabajo - variante simple

Descripción del paquete de trabajo simple

¿Descripción del paquete de trabajo como un deber molesto?

La mayoría del personal del proyecto considera que la creación de descripciones de los paquetes de trabajo es un engorroso obstáculo administrativo para el director del proyecto. Sin embargo, hay dos aspectos principales que, en cualquier caso, hablan a favor de especificar los paquetes de trabajo.

  • La descripción del paquete de trabajo sirve al director del proyecto como base para la gestión operativa y el control del proyecto. Esto es especialmente importante en los proyectos de gran envergadura, en los que es esencial que el director del proyecto se concentre plenamente en la gestión del mismo y no pueda asumir tareas de contenido.
  • Si los miembros del equipo del proyecto aún no han trabajado juntos con frecuencia y, por tanto, el equipo del proyecto aún no está bien ensayado, la estructura definida en la descripción del paquete de trabajo apoya el enfoque coordinado conjuntamente en el proyecto.

Consejos prácticos sobre el terreno

  • Es aconsejable describir siempre todos los paquetes de trabajo, ya que es la única forma de hacer transparente toda la tarea del proyecto. El tiempo necesario para ello se mantiene dentro de unos límites y, en cualquier caso, está en relación con los beneficios.
  • Si los paquetes de trabajo se describen "limpiamente" (de forma continua y completa), son la base ideal para el control, ya que el progreso puede estimarse de forma óptima a partir de ellos.
  • Las descripciones de los paquetes de trabajo pueden ser discutidas y acordadas conjuntamente en el equipo del proyecto, por ejemplo, en forma de vernissage - esto da a todos los miembros del equipo una visión general y pueden mejorar el resultado con sus adiciones.
  • Sólo puede haber un gestor de paquetes de trabajo a la vez.
  • La planificación detallada es imprescindible para los proyectos complejos.