Programación del tiempo - Diagrama de Gantt

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Un diagrama de Gantt muestra gráficamente las actividades planificadas del proyecto (paquetes de trabajo) en forma de barras sobre un eje temporal.

En la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt es uno de los instrumentos más comunes para mostrar un calendario. El término diagrama de Gantt se remonta a Henry Laurence Gantt, que desarrolló el diagrama de Gantt en 1910.

La situación inicial

Para planificar un proyecto y dividirlo en elementos controlables, hoy se suele crear una estructura de desglose del trabajo (EDT). Esta estructura el proyecto en subtareas y paquetes de trabajo manejables. La creación de la estructura de desglose del trabajo es una de las tareas más importantes de la planificación del proyecto.

Mientras que la estructura de desglose del trabajo es ideal para reflejar la planificación del contenido, no es adecuada para representar la programación y la planificación del proceso. El diagrama de Gantt es la primera opción en la gestión de proyectos para la representación del flujo del proyecto a nivel temporal.

Objetivos del diagrama de Gantt

  • Representación de las actividades/paquetes de trabajo del proyecto en forma de gráfico sobre un eje temporal
  • Representación visual de la duración y la ubicación temporal de las fases del proyecto y los paquetes de trabajo
  • Los hitos del proyecto también pueden integrarse en el diagrama de Gantt.
  • Debido a la fuerte visualización, el diagrama de Gantt es una buena herramienta de comunicación en el proyecto.

Diagrama de Gantt en red

Con el diagrama de Gantt en red, además del diagrama de Gantt se muestran las dependencias más importantes entre los distintos paquetes de trabajo. Las dependencias pueden ser de distinta naturaleza (por ejemplo, dependencias relacionadas con el proceso y lógicas, dependencias relacionadas con los recursos).

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Atención: Si intenta mostrar demasiadas -o incluso todas- las dependencias en el diagrama de Gantt en red, este plan se vuelve rápidamente ilegible y, por tanto, sin valor. Aquí es importante encontrar el equilibrio adecuado como gestor de proyectos. Está claro: ¡menos es más!

Creación del diagrama de Gantt

El campo de aplicación preferido del diagrama de Gantt son los proyectos pequeños y manejables con no demasiados paquetes de trabajo. En los proyectos complejos se pierde rápidamente la visión de conjunto debido al gran número de paquetes de trabajo; en este caso es necesario comprimir el diagrama de Gantt en consecuencia (por ejemplo, a nivel de fase).

Los primeros gráficos de barras se dibujaban en papel y, por tanto, había que volver a dibujarlos cuando se hacían cambios. A partir de los años 80, aparecieron las primeras aplicaciones de software para PC que permitían a los gestores de proyectos adaptar y actualizar rápidamente los gráficos de barras. Entretanto, cabe suponer que los gráficos de barras sólo se crean y mantienen con el uso de herramientas.


Consejo: Hoy en día, se pueden crear gráficos de barras sencillos con cualquier hoja de cálculo común (MS Excel, Apple Numbers, Google Tables, ....).


¿Cuándo se crea el diagrama de Gantt?

La creación del diagrama de Gantt es uno de los últimos pasos de la planificación del proyecto. La base de la programación debe ser siempre una estructura de desglose del trabajo (EDT) sólidamente planificada. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es el núcleo de la planificación del proyecto.

Si todos los paquetes de trabajo de la estructura de desglose del trabajo se proporcionan con fechas de inicio y fin, siempre es posible crear un diagrama de Gantt visualizado basado en estos datos.

La diferencia entre el PSP y el diagrama de Gantt es en realidad ninguna. Es sólo la diferente representación visual. Las herramientas modernas de gestión de proyectos pueden ahora generar estos planes con sólo pulsar un botón a partir de los datos existentes, que sólo hay que introducir una vez.

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Es esencial evitar empezar la planificación del proyecto con el calendario (y el diagrama de Gantt).


 

Ejemplos de diagrama de Gantt

Ejemplo de diagrama de Gantt - creado con MS-Project

Calendario del proyecto MS-Project

Ejemplo de diagrama de Gantt - creado con Excel

Cronograma del proyecto MS-Excel

Trucos y consejos prácticos

  • Realice las estimaciones de la duración de los paquetes de trabajo necesariamente sobre la base del plazo previsto (y no sobre la base de los gastos de recursos).
  • Muestre sólo las dependencias más importantes de los paquetes de trabajo en el diagrama de barras en red, de lo contrario el diagrama se vuelve rápidamente poco claro.
  • La planificación orientada al proceso simplifica el control del proyecto
  • La visualización gráfica hace que los solapamientos sean visibles muy rápidamente