Análisis de las partes interesadas

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El análisis de las partes interesadas es un instrumento importante para la prevención de riesgos en la gestión de proyectos. Se desarrolla en la fase de puesta en marcha de un proyecto y crea conciencia de los factores que influyen en un proyecto y que pueden tener un impacto negativo en el curso del mismo.

Los proyectos están expuestos a numerosos factores de influencia de dentro y fuera de la empresa. Existen dependencias de tareas y proyectos en la empresa. Las influencias económicas y de mercado provocan cambios en las condiciones generales. Otras perturbaciones de cualquier tipo, como los cambios de empleados, también influyen en los proyectos y pueden llegar a desviarlos.

Como en cualquier empresa, también en los proyectos es muy recomendable mirar de vez en cuando más allá de la punta de la nariz. Además de la estructuración del proyecto mediante planes de actividad, de tiempo y de comunicación, no hay que despreciar los factores que influyen desde dentro y desde fuera.

Definición Análisis de las partes interesadas

El análisis de las partes interesadas es un método de gestión de proyectos que permite determinar las condiciones marco y los factores que influyen en el proyecto, así como vigilar estos factores y tomar contramedidas a tiempo si es necesario.

El análisis de las partes interesadas permite obtener una visión general de la inserción del proyecto en su entorno. De este modo, es posible identificar en una fase temprana posibles áreas de tensión y dificultades y evaluar su influencia en el proyecto. Esto permite a todos los implicados ver dónde existen dependencias y dónde hay que tomar medidas para no poner en peligro el éxito del proyecto.

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Objetivos del análisis de las partes interesadas

  • Reconocimiento temprano de posibles influencias, factores de perturbación y áreas de tensión en el proyecto
  • Representación de las interfaces con otras tareas y proyectos de la empresa
  • Creación de conciencia de las dependencias del proyecto mediante la representación gráfica de los entornos y las relaciones entre ellos
  • Evaluación de los posibles efectos del proyecto
  • Definición de medidas para adecuar los factores que influyen en el proyecto a los intereses del mismo

La gestión de las partes interesadas significa actuar con antelación en lugar de tener que reaccionar después a los condicionantes externos.


Creación del análisis de las partes interesadas

El análisis de las partes interesadas se realiza lo antes posible en el proyecto, preferiblemente durante el taller de inicio, pero en cualquier caso durante la fase de planificación del proyecto.

Para cumplir el requisito de exhaustividad en la medida de lo posible, el análisis del entorno se realiza con todo el equipo del proyecto. También es posible que participen personas ajenas al proyecto que tengan una buena visión de la empresa o experiencia en proyectos similares y puedan así aportar información sobre posibles factores de influencia.

Sin embargo, no deberían participar demasiadas personas; en la práctica, se ha demostrado que un número de 5 a 7 personas ha dado buenos resultados. En cualquier caso, deberían participar el director del proyecto, el cliente del proyecto y un miembro del comité de dirección o del consejo de dirección (si lo hay).

Identificación de las partes interesadas

La primera tarea importante es rastrear e identificar a todos los posibles interesados y factores de influencia. En función del contenido y el contexto del proyecto, se enumeran todos los factores que podrían influir en el proyecto o que se ven afectados por él. El método de la lluvia de ideas es especialmente adecuado para ello.

La designación de los entornos se realiza en el primer paso en el nivel superior (producción en lugar del Sr. Miller, medios de comunicación impresos en lugar de un determinado periódico, etc.).

En el segundo paso, estos grupos se detallan más. Ejemplo: En el grupo Proveedores se enumeran las empresas que se clasifican desde el punto de vista del proyecto como especialmente importantes para el éxito del mismo. Los proveedores 08/15, que se pueden intercambiar fácilmente, quedan fuera.

Resumen en grupos/categorías de interesados

En las publicaciones se utilizan los grupos "organizativo-social" y "fáctico-sustancial" o grupos de entorno interno y externo para categorizar los factores de influencia del proyecto en el análisis del entorno. Sin embargo, se recomienda una categorización más detallada, sobre todo en proyectos grandes.

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Algunos grupos/categorías de interesados pueden estar ya predefinidos por el director del proyecto. Los grupos/categorías de partes interesadas típicos son:

  • interno
  • externo
  • clientes / usuarios
  • proveedores / socios
  • Competidores
  • prensa / medios de comunicación
  • otros planes / proyectos / programas de la empresa
  • estrategia corporativa, medidas corporativas
  • Grupos de interés / asociaciones
  • política / administración
  • dirección de la empresa, líderes de opinión, ejecutivos, empleados, comité de empresa

Evaluación y análisis de las partes interesadas

En el siguiente paso, se evalúa la influencia de las partes interesadas identificadas en el proyecto. Básicamente, se distingue entre influencia "positiva" y "negativa". Además, también hay que tener en cuenta el "poder e influencia en el proyecto" y la "proximidad" al mismo.

Todo proyecto persigue un objetivo concreto, lo que se traduce en una influencia en el entorno del proyecto. Las expectativas de los interesados pueden estar en conflicto o en armonía con los objetivos del proyecto. En función de ello, se programan previamente los conflictos o los potenciales.

Durante la evaluación, se recorren paso a paso los factores de influencia identificados y se interpreta su posible influencia en el proyecto. En función de la conclusión a la que se llegue, los respectivos grupos de interesados se definen como "críticos" o "de apoyo".

En este paso, la inclusión de varias opiniones es enormemente importante, ya que, de lo contrario, puede surgir una imagen muy subjetiva que quizá se base en sensibilidades personales hacia determinados entornos.

Definición de las medidas

El último paso en la preparación del análisis de los grupos de interés es definir medidas para apoyar y gestionar los entornos especialmente críticos, pero también positivos. Al igual que en el análisis del campo de fuerzas, el objetivo aquí es también "repolarizar" los grupos de entornos en sintonía negativa y reforzar la influencia de los de sintonía positiva en la medida de lo posible.

En función de la urgencia, se pueden adoptar medidas inmediatas y cautelares. Entre los planes de precaución también se encuentran los planes de contingencia (Plan B), que entran en vigor cuando se producen situaciones indeseables para permitir una respuesta rápida sin pérdida de tiempo.

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Se definen las medidas, incluidos los plazos y las responsabilidades, para cada grupo de interés que deba abordarse. Pueden registrarse en una lista de tareas pendientes o incluirse como paquetes de trabajo separados en la estructura de desglose del trabajo (sólo se recomienda si las medidas son correspondientemente importantes y extensas). El control periódico es importante para garantizar que estas medidas se aplican realmente. Esto debería hacerse como parte del control periódico del proyecto.

Los grupos de interés para los que no es necesario tomar medidas -normalmente la mayoría- pueden ser tratados a través de la comunicación general del proyecto y las actividades de marketing del mismo, si esto tiene sentido.

Las medidas definidas pueden utilizarse para configurar la relación entre el proyecto y las partes interesadas. El objetivo de las medidas es reducir la posible influencia negativa sobre el proyecto en el caso de los factores de influencia críticos o lograr el llamado "efecto multiplicador" en el caso de los factores de influencia de apoyo.


Dokumentation Umfeldanalyse - Stakeholderanalyse
© alphaspirit / Shutterstock

Documentación del análisis del entorno

Visualización

En cualquier caso, el análisis de las partes interesadas debe presentarse de forma gráfica; esto crea una visión general. La presentación puede diseñarse de forma que se incluya la mayor cantidad de información posible directamente en el gráfico. El uso de símbolos (un rayo, un smiley, una nube, un signo de interrogación, etc.) y/o la codificación por colores (por ejemplo, el sistema de semáforos) ofrece muchas posibilidades en este caso.

Representación tabular

La información detallada debe presentarse en un cuadro adicional para que no se pierda la claridad. Por ejemplo, aquí se pueden documentar detalladamente las expectativas y los temores desde la perspectiva del proyecto, la importancia de las partes interesadas para el éxito del proyecto y también las medidas que se aplicarán con las responsabilidades y los plazos acordados.


Revisión periódica del análisis de las partes interesadas

Dado que el análisis de las partes interesadas representa una instantánea, debe comprobarse su validez a intervalos regulares y adaptarse si es necesario. Las personas, los departamentos, los proveedores, etc., así como los posibles factores de influencia pueden cambiar. Por ejemplo, un proveedor clasificado como absolutamente acrítico y fiable hace dos meses puede encontrarse de repente en dificultades económicas. En este caso, por supuesto, hay que desarrollar nuevas medidas preventivas.

También es posible que haya que revisar o adaptar las medidas acordadas que hace meses parecían sensatas.

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Dependiendo del tamaño y la duración del proyecto, los intervalos de uno a dos meses para una revisión del análisis de las partes interesadas son razonables. Por lo tanto, el análisis de las partes interesadas también debería incluirse en el control periódico del proyecto.


La gestión de las partes interesadas es también una parte importante de la gestión de riesgos.


Ejemplos de análisis de las partes interesadas del proyecto

Análisis de las partes interesadas en los proyectos

Análisis de las partes interesadas en los grandes proyectos y programas

Representación tabular de la evaluación


Consejos y trucos de uso práctico

  • Sólo el desarrollo del análisis de las partes interesadas en equipo permite un resultado holístico y objetivo
  • La lluvia de ideas ha demostrado ser un buen método para la creación del primer borrador
  • La agrupación desde el principio crea rápidamente una estructura clara
  • La visualización crea transparencia
  • Definir los impactos y las medidas para los entornos críticos y positivos
  • Definir el catálogo de medidas para tratar los entornos de la forma más operativa posible
  • El análisis de las partes interesadas y las medidas definidas deben ser puntos regulares del orden del día en las reuniones de control
  • El análisis de las partes interesadas puede servir de punto de partida para el análisis de riesgos.