Análisis de la situación al inicio del proyecto

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Antes de iniciar un proyecto, es importante obtener una visión global y neutral de su historia. Un análisis de la situación es la herramienta elegida. El análisis de situación es también una medida importante para minimizar los riesgos y crear transparencia en el proyecto.

Al principio de un proyecto, a menudo el gestor no tiene claro por qué surgió el proyecto en primer lugar y cuál es la historia del mismo. Para poder actuar como gestor de proyectos, la máxima prioridad es obtener una visión general del proyecto y de su historia.

A continuación se presenta una lista de preguntas que debe plantearse como gestor de proyectos responsable. Aunque el tiempo siempre apremia, y muy a menudo el propietario del proyecto, sin tener las respuestas a estas preguntas, nunca se debe iniciar un proyecto.

Procedimiento de análisis de la situación

La recopilación e investigación del estado real al inicio de la actividad de planificación de un proyecto crea transparencia sobre el curso anterior y las condiciones imperantes en el proyecto con un esfuerzo razonable. Ni que decir tiene que el primer punto de contacto para obtener información es el cliente del proyecto. Si hubo un anteproyecto o un estudio preliminar, todas las personas implicadas son candidatos potenciales a la entrevista.

  • Recogida y análisis de información mediante entrevistas, análisis de documentos
  • De lo más básico a lo más detallado, el alcance depende del tipo y el tamaño del proyecto
  • Recoger, estructurar y relacionar la información después de cada ciclo

A partir de los resultados de estas discusiones iniciales, el director del proyecto debe decidir cómo proceder y cuánto tiempo y esfuerzo invertir en la investigación posterior.

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Preguntas sobre el fondo

Conocer el historial de un proyecto es un factor clave para poder ejecutarlo con éxito. Esto suele dar muchas pistas sobre las dificultades y escollos previstos.

  • ¿Por qué se tomó la decisión del proyecto? ¿Cuáles son los antecedentes?
  • ¿Qué problemas pretendía resolver el proyecto?
  • ¿Quién promovió u obstaculizó el desarrollo del proyecto?
  • ¿Qué decisiones se tomaron de antemano? ¿Por quién?
  • ¿Qué documentos y registros ya se han preparado y pueden utilizarse?
  • ¿Existen estudios preliminares, análisis, protocolos, etc. relacionados con el proyecto? ¿Cuáles?
  • ¿Hay proyectos preliminares? ¿Cuáles? ¿Cuándo se iniciaron? ¿Cuándo se completaron?
  • ¿Se han identificado ya los riesgos? ¿Cuáles?
  • ¿Se han realizado proyectos similares en el pasado?
  • ¿Quiénes son los portadores de conocimientos de proyectos similares en el pasado?
  • ¿Qué piensan los empleados de la empresa sobre el proyecto o sus resultados?
  • ¿Quiénes son los mayores partidarios o detractores del proyecto? ¿Por qué?
  • ¿Quiénes son los líderes de opinión y qué piensan del proyecto?

Preguntas sobre la asignación de proyectos

Aquí se aclara: ¿Quién está detrás del proyecto, a quién afecta positiva o negativamente y qué se pretende conseguir con él?

  • ¿Qué debe cambiar el proyecto?
  • ¿Cuál es la trayectoria profesional o técnica?
  • ¿Se han establecido ya los objetivos por escrito? ¿Cuáles?
  • ¿Quién es el cliente?
  • ¿Cuál es la disponibilidad del cliente para el director del proyecto?
  • ¿Están definidos los requisitos del proyecto y de los resultados? ¿Cuáles?
  • ¿Se han acordado los criterios de aceptación?
  • ¿Hay un horario aproximado?
  • ¿Existen especificaciones sobre plazos, costes, esfuerzos, etc.? ¿Cuáles?
  • ¿A quién afecta directa o indirectamente el proyecto?
  • ¿Quiénes son los usuarios, operadores, etc. del resultado del proyecto?
  • ¿Existen particularidades en el ámbito de aplicación de los usuarios, usuarios, etc.? ¿Cuáles?
  • ¿En qué forma está previsto el traspaso a la línea?
  • ¿Qué importancia tiene el proyecto para la empresa?
  • ¿Qué prioridad tiene el proyecto en la empresa?
  • ¿Qué estrategias de la empresa apoya o aplica el proyecto?
  • ¿Cómo influye el proyecto en las estrategias corporativas?
  • ¿Existen dependencias concretas de otros proyectos o planes?
  • ¿Qué se espera del proyecto? ¿De quién?
  • ¿Tiene el director del proyecto autoridad para dar instrucciones? ¿Cuáles? ¿De qué es responsable? ¿De qué es responsable?
  • ¿Cuándo finaliza la tarea del director del proyecto?

Preguntas sobre la organización del proyecto

Aquí se aclara quién va a participar en el proyecto, si hay suficientes recursos para ello, si hay participantes externos, cómo deben ser las líneas de información y el control en el proyecto.

  • ¿Qué unidades organizativas participan en el proyecto?
  • ¿Qué número de empleados de qué áreas se necesita?
  • ¿Qué cualificaciones debe tener el personal del proyecto?
  • ¿Existen definiciones de roles?
  • ¿Están claramente delimitadas las áreas de responsabilidad?
  • ¿Tienen los miembros del proyecto experiencia en gestión de proyectos? ¿Cuáles?
  • ¿Los miembros del equipo del proyecto tienen conocimientos de gestión de proyectos? ¿En qué medida?
  • ¿Qué intereses y puntos de vista sobre el proyecto y la gestión de proyectos existen entre los participantes?
  • ¿Los miembros del equipo del proyecto ya han realizado proyectos similares?
  • ¿Están los miembros del equipo del proyecto especialmente formados?
  • ¿Los miembros del equipo del proyecto ya han trabajado juntos?
  • ¿Los miembros del equipo del proyecto están ubicados en un solo sitio o distribuidos en varios sitios?
  • ¿Proporciona el cliente del proyecto el personal? ¿Qué empleados?
  • ¿Hay otras disposiciones del cliente? ¿Cuáles?
  • ¿Cuánto tiempo tienen los miembros del equipo del proyecto?
  • ¿Se encarga el personal del proyecto de otras actividades no relacionadas con el proyecto?
  • ¿Pueden cubrirse internamente las necesidades de recursos?
  • ¿Cómo se regula la situación de las vacaciones, la formación y otras ausencias de los miembros del equipo del proyecto?
  • ¿Está previsto que participen empleados externos? ¿A quiénes?
  • ¿Existe alguna experiencia de cooperación con determinados empleados externos?
  • ¿Está previsto utilizar subcontratistas?
  • ¿Existen modelos de contratos? ¿Cuáles?
  • ¿Está previsto incluir medidas en los contratos en caso de ejecución no contractual de los servicios?
  • ¿Hay información sobre la fiabilidad de los proveedores? ¿Cuáles?
  • ¿Existen alternativas a los proveedores potencialmente inseguros?
  • ¿Es necesario un órgano de dirección / comité de dirección?
  • ¿Existen ya comités que influyan en el proyecto? ¿Cuáles?
  • ¿Se han establecido mecanismos claros de toma de decisiones en estos comités?

Preguntas sobre el procedimiento y la planificación

Información importante para poder realizar una planificación limpia del proyecto.

  • ¿Existen directrices específicas de la empresa para la gestión de proyectos? ¿Cuáles?
  • ¿Existen procedimientos, métodos, ... específicos de la empresa que deban respetarse en la gestión de proyectos?
  • ¿Existen condiciones generales sobre las que no se puede influir?
  • ¿Qué proyectos se desarrollan en paralelo en la empresa? ¿Pueden surgir conflictos o potenciales de ellos?
  • ¿Qué herramientas y medios de comunicación están disponibles?
  • ¿Qué horizonte de planificación es posible?
  • ¿Qué nivel de detalle se ofrece para la planificación?
  • ¿Cómo se mide el progreso del proyecto?
  • ¿Qué información debe intercambiarse en el proyecto?
  • ¿Qué herramientas informáticas pueden utilizarse para apoyar el proyecto?
  • ¿Qué plantillas de gestión de proyectos están ya disponibles y pueden utilizarse?

Cuestiones comerciales

Un punto muy importante: De dónde procede el presupuesto del proyecto y quién es responsable de él.

  • ¿Quién paga los costes del proyecto?
  • ¿Hay un presupuesto para el proyecto?
  • ¿Cómo se factura?
  • ¿Quién es el responsable del control de costes del proyecto?

Otras preguntas

  • ¿Qué dependencias hay de otros resultados, proyectos, etc.?
  • ¿Está prevista una gestión formal del cambio? ¿En qué forma?
  • ¿Cuándo entra en vigor la gestión formal del cambio?
  • ¿Existen procedimientos de decisión establecidos para la gestión formal del cambio?
  • ¿Quién decide los cambios?
  • ¿Quién paga los cambios?
  • ¿Existe un lugar central donde se puedan archivar todos los datos del proyecto (tanto los documentos electrónicos como los de papel)?

Resultado del análisis de la situación

El resultado del análisis de la situación es una instantánea del estado actual del proyecto. Ahora se tiene información sobre la historia y las expectativas del proyecto. Se conocen los trabajos y resultados preliminares que ya han tenido lugar. Importante: no hay garantía de que tenga toda la información relevante sobre el proyecto.

  • Se ha examinado sistemáticamente la situación actual y la evolución pasada.
  • El director del proyecto tiene una primera visión general del proyecto en términos de situación inicial, objetivos principales y personas implicadas.
  • El director del proyecto es responsable de realizar el análisis de la situación y de los resultados.
  • La interpretación de los resultados le proporciona una base para decidir cómo proceder.