Funciones y responsabilidades en los proyectos

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En realidad, uno debería pensar que todo es bastante sencillo: al principio del proyecto se define la organización del mismo, se asigna a cada uno su función y con ella su responsabilidad, y así todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y el trabajo, es decir, el proyecto, funciona. ¿O acaso no es tan sencillo después de todo?

Objetivo de la organización de un proyecto

  • El establecimiento de una organización propia del proyecto que se aparte de la línea es un elemento esencial en la fase de inicio de un proyecto.
  • La organización del proyecto es una herramienta valiosa para comprender la complejidad social de cada proyecto.
  • La organización del proyecto constituye la base para la definición de la información, la toma de decisiones y las vías de escalada; en resumen: se crean las bases para un trabajo eficiente.

Procedimiento para la creación de una organización de proyectos

El procedimiento para el desarrollo de la organización de un proyecto apenas difiere del de la línea y puede resumirse en unos pocos puntos. El primer paso es definir los roles que se necesitan en un proyecto. El número de roles depende del tamaño del proyecto. Pero todo proyecto necesita al menos un cliente, un director de proyecto y un miembro del equipo de proyecto (definición: véase el recuadro). A continuación, se definen detalladamente los requisitos, las tareas y las competencias de cada función, antes de cubrirlas con personas reales en un último paso.

Tareas y responsabilidades del cliente del proyecto

El cliente del proyecto desempeña probablemente uno de los papeles más importantes en un proyecto. Sin cliente, no hay proyecto. Pero, ¿ha asumido siempre el cliente del proyecto su papel y su responsabilidad en los proyectos anteriores?

Por desgracia, muchos clientes olvidan que tienen mucho que aportar al éxito del proyecto entre la firma de la orden de proyecto y la aceptación. Por supuesto, es una cuestión de acuerdo la autoridad de decisión que tiene el director del proyecto, pero en principio, las decisiones relativas al contenido del proyecto -especialmente si son decisiones esenciales- son decisiones del cliente que sólo prepara el director del proyecto.

El sí o el no básico sigue siendo una cuestión del cliente y no puede delegarse en el gestor del proyecto. El aparentemente tan popular juego "¿Qué harías tú?" no es apropiado en este caso.

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Dos ejemplos de decisiones que al cliente le gusta trasladar al director del proyecto son el final prematuro del proyecto y la proclamación de una crisis del mismo. Aunque estas decisiones extremadamente críticas deben acordarse con el gestor del proyecto, siempre deben ser tomadas por el cliente, que también debe defender plenamente su decisión a posteriori, junto con el gestor del proyecto.

El papel del cliente del proyecto en cooperación con el director del proyecto

La necesidad más urgente de un gestor de proyectos hacia su cliente durante la duración del proyecto, pero también antes de su inicio, se expresa de forma sencilla, pero suele ser difícil de llevar a cabo: ¡TIEMPO! Todo cliente tiene que dedicar tiempo a su proyecto. En el caso de los proyectos más pequeños que no requieren un verdadero marketing de proyecto y no presentan problemas graves, bastará con que el cliente se reúna con el gestor de proyectos cada dos semanas, por ejemplo, para obtener un informe sobre el estado del proyecto y tomar cualquier decisión.

Pero cuanto más complejo y estratégicamente importante es un proyecto para una empresa, más tiempo debe invertir el cliente en el proyecto. Sólo así podrá demostrar al personal del proyecto que éste es importante, lo que constituye una palanca enormemente eficaz para aumentar la motivación.


 

Projekt vs Linie

Definición de las funciones del proyecto

Cliente del proyecto

Iniciador de un proyecto, máxima autoridad en la toma de decisiones del proyecto; responsable de la provisión de recursos del proyecto; debe apoyar plenamente el proyecto

Director de proyectos

Responsable general de la consecución de los objetivos establecidos en el mandato del proyecto, primera persona de contacto con el cliente; sus tareas, responsabilidades y competencias deben estar definidas en toda la empresa.

Equipo del proyecto

Bajo la supervisión del director del proyecto, son responsables de la ejecución del trabajo de contenido, y en su mayoría son expertos en áreas especiales.

Tablero de dirección

También se conoce como Comité de Revisión, comité de dirección, etc.; es especialmente necesario cuando hay varias organizaciones implicadas en un proyecto; el presidente es el cliente, los demás miembros son representantes de las organizaciones implicadas; resuelven conflictos entre proyectos y establecen prioridades y decisiones.

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NO BASTA CON ANOTAR LAS RESPONSABILIDADES Y LAS FUNCIONES EN EL PROYECTO: TAMBIÉN ES NECESARIO EL CONTROL.


Control del estado de ánimo y la motivación

Una de las tareas más importantes del director de proyecto, que desgraciadamente a menudo no se tiene en cuenta, especialmente en los proyectos socialmente complejos, es elevar constantemente el estado de ánimo y la motivación del equipo del proyecto. ¿Está cada miembro del equipo del proyecto satisfecho con su papel? ¿Los percibe adecuadamente? ¿Se siente tal vez excesivamente o insuficientemente desafiado? Todos estos pueden ser signos de problemas emergentes que un director de proyecto debe reconocer desde el principio.

Evaluar el estado de ánimo en el equipo del proyecto

Un instrumento orientado a este fin es la toma periódica de una instantánea del ambiente en el equipo del proyecto por medio de una imagen del estado de ánimo. Sin embargo, este tipo de control social sólo tiene sentido si se lleva a cabo de forma continua a lo largo de todo el proyecto. Las reuniones periódicas del proyecto son un marco adecuado para ello. De este modo, se pueden identificar las fluctuaciones y las posibles crisis. En muchos casos, la mala calidad de los resultados y las dificultades técnicas también pueden ser un indicador de mal humor o falta de motivación en el proyecto.

Cuidado con los chismes

La percepción situacional de las perturbaciones atmosféricas es al menos tan importante, si no más, que la percepción continua. La mayoría de las veces se aprende mucho más sobre los equipos individuales de las conversaciones informales en la pausa del café, en el pasillo o en el rincón de los fumadores que de las instantáneas formalizadas durante una reunión. En esas ocasiones, el director del proyecto debe estar especialmente atento y reaccionar con la mayor rapidez y sensibilidad posible ante cualquier signo de discrepancia o problema.

¿Todo el personal del proyecto está desempeñando la función y la responsabilidad asignadas?

¿Si el trabajo es cualitativo y se entrega a tiempo? ¿Asumen entonces todos sus funciones y responsabilidades? En absoluto, porque la cuestión es quién hace el trabajo. Para los correspondientes indicios de que algunos compañeros están cambiando de trabajo, el jefe de proyecto debe estar muy atento y reaccionar en consecuencia y, sobre todo, rápidamente, porque los empleados afectados reaccionan en todos los casos.

Al principio, apoyan a sus compañeros en el sentido del objetivo común, pero si notan que esto se convierte en una condición permanente, posiblemente reaccionarán con insatisfacción, desmotivación y disminución del rendimiento laboral, y también podría asociarse un mayor número de bajas por enfermedad. Al fin y al cabo, ¿a quién le gusta trabajar continuamente por dos?

Se requiere destreza y experiencia

Si el director del proyecto descubre que el estado de ánimo en su proyecto es malo o que la motivación es escasa, hay que actuar inmediatamente. En función del análisis de las causas, hay que adoptar medidas de intervención específicas, que exigen del gestor de proyectos cualidades distintas en materia de mediación y resolución de conflictos. Sobre todo, esto requiere un alto grado de sensibilidad y experiencia.

Cambios de personal en el equipo del proyecto

Desgraciadamente, también ocurre una y otra vez que esa baja sólo puede evitarse mediante un intercambio de las personas que actúan. Se trata, por ejemplo, de una decisión que debe tomarse en cualquier caso junto con el cliente del proyecto. En tales situaciones, siempre hay que procurar que todos los empleados afectados puedan salvar la cara.

En la mayoría de los casos, es mucho más fácil cambiar al personal externo que a un empleado de la empresa cliente. En este caso, la solución podría ser un cambio dentro de la organización del proyecto, para sacar al colaborador afectado del área de responsabilidad sensible.

Mostrar el lado humano como gestor de proyectos

Sea un ser humano como gestor de proyectos.

Esto le proporciona la doble ventaja de poder relajarse y hablar con sus empleados de deportes o del tiempo en la cocina del café. En primer lugar, se crea un vínculo real entre los empleados y usted al notar que no pueden pensar sólo en el proyecto y el trabajo. Y en segundo lugar, también has proporcionado motivación a los empleados en su forma más simple y posiblemente mejor.

La correcta distribución de funciones y tareas en la organización del proyecto es un factor de éxito en todo proyecto.

El desarrollo de una organización adecuada del proyecto con todas sus funciones, tareas y responsabilidades es la base del éxito de todo proyecto. Otra base igualmente importante es la comunicación, el contacto constante entre el director del proyecto y el "simple" miembro del proyecto. Todos los miembros de la organización del proyecto deben tener la sensación de que el director del proyecto está ahí para ellos.

La mayoría de las habilidades que necesita un buen gestor de proyectos son las denominadas "habilidades blandas", como el liderazgo, la creación de equipos, la motivación, la comunicación o la gestión de conflictos, porque la gestión de proyectos es principalmente una tarea con personas y para personas. Precisamente por estas razones, es aún más importante que el gestor de proyectos no gestione el proyecto desde su despacho, sino que hable con los implicados y ayude al equipo en todas las fases del proyecto.

El gestor de proyectos debe verse a sí mismo como una persona organizadora y de servicio que prepara un entorno de trabajo adecuado para el personal del proyecto. Y es que los proyectos suelen fracasar no por la tecnología, sino por las personas.

En este sentido: ¡Salgan de las oficinas y vayan a los empleados!


Lista de control: ¿Cumple el cliente su función?

  • ¿Recibió el director del proyecto una asignación clara del proyecto?
  • ¿Se definieron las estrategias, los objetivos y las prioridades del proyecto con el director del mismo?
  • ¿Se acordaron las condiciones del marco organizativo con el director del proyecto?
  • ¿Disfruta el director del proyecto del pleno apoyo del cliente, también en caso de problemas y crisis?
  • ¿El cliente toma las decisiones estratégicas del proyecto?
  • ¿El cliente toma las decisiones presupuestarias en el proyecto?
  • ¿Representa el cliente los intereses del proyecto en el exterior?
  • ¿Participa el cliente en las reuniones del proyecto al menos una vez al mes?