Informes de proyectos - informes de proyectos significativos

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La elaboración de informes periódicos sobre el progreso del proyecto en cuanto a contenido, calendario y costes es una de las tareas principales de los informes de proyecto. El objetivo es preparar información actual de forma condensada como base para la toma de decisiones para un grupo objetivo definido.

El informe del proyecto es el registro formalizado del progreso y los resultados (provisionales) del proyecto. Sobre la base de una comparación objetivo/real de los distintos aspectos de control, se crean informes de situación del proyecto que se presentan a un grupo objetivo definido. Éste suele estar formado por el director del proyecto, el cliente del proyecto y (si existe) el comité de dirección.

Objetivos de los informes de los proyectos

  • Las desviaciones en el transcurso del proyecto se documentan (comparación continua entre objetivos y realidad)
  • Comunicación estructurada y estandarizada sobre el estado actual del proyecto a los grupos destinatarios pertinentes (por ejemplo, el cliente del proyecto, el comité de dirección del proyecto, el equipo del proyecto, ....)
  • Documentación escrita continua sobre el progreso del proyecto en curso
  • Protección del director de proyecto

En función del acuerdo, también pueden incluirse otros grupos destinatarios en el proceso de elaboración de informes del proyecto, para los que los informes pueden estar especialmente adaptados. La base para que los informes funcionen es la planificación de estructuras de información adecuadas en la fase de inicio del proyecto.

Para la presentación de informes del proyecto se debe planificar lo siguiente:

  • ¿Qué se informará?
  • ¿Quién informa de qué a quién?
  • ¿Con qué periodicidad se elaboran los informes?
  • ¿Cómo se prepara la información? (forma, estructura, soporte)
  • ¿Cómo se estructuran los informes?

Lasestructuras concretas de los informes de los proyectos deben acordarse con los participantes en cada uno de ellos. Para los informes más importantes, es aconsejable crear plantillas que los empleados puedan utilizar para orientarse. Esto también fomenta la claridad en todo el proceso de elaboración de informes.

Sinembargo, las plantillas no deben restringir a los empleados, ya que de lo contrario se utilizarán de forma insuficiente o no se utilizarán en absoluto. Al crear las plantillas, es importante asegurarse de que sean lo más fáciles de usar posible para garantizar su aceptación.

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Los informes de proyectos ofrecen una visión general del estado actual de un proyecto.


Informe de proyecto

Herramientas de información de proyectos

Parautilizar una herramienta de información, deben cumplirse ciertos requisitos previos en la empresa. La mayoría de las implantaciones fracasan porque los requisitos específicos de la empresa no están claramente definidos. Para ello es necesario que se definan, establezcan y describan claramente los métodos y técnicas (procedimiento PM), los procesos y procedimientos, así como la estructura organizativa de la gestión de proyectos.

Cuestiones centrales antes del despliegue

  • Objetivos y tareas de los informes de proyectos: ¿Qué se pretende conseguir con los informes de los proyectos?
  • Contenido y forma (diseño) del informe: ¿Qué información es necesaria? ¿Quién quiere qué en qué forma?
  • Proceso de elaboración de los informes de los proyectos y calidad de los datos: ¿Cómo se obtiene la información? ¿En qué supuestos se basan y qué fiabilidad tienen?
  • Las partes implicadas en la denuncia: ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Quiénes son los proveedores de información? ¿Pueden los destinatarios utilizar la información y lo hacen?
  • Normas de presentación de informes de proyectos: ¿Qué normas y reglas son necesarias para que los informes de la empresa sean eficaces? ¿Qué grado de uniformidad es necesario para la elaboración de informes de proyectos? Un procedimiento de proyecto armonizado y generalmente válido es un requisito previo para el uso significativo de las herramientas. ¿De qué sirve la mejor herramienta si no todo el mundo cumple las normas necesarias?
  • El uso de los informes de los proyectos: ¿Qué ocurre con la información? ¿Se utiliza la información?
  • Comunicación abierta y cooperación intensa: Son el requisito previo y el resultado de la presentación de informes. Todo gestor de proyectos debe ser juzgado por la medida en que consigue una cooperación de confianza con todos los participantes en el proyecto.

Factores críticos de éxito en la elección de herramientas

Aceptación del usuario

Hay que evitar la introducción de mucho texto continuo y explicaciones detalladas, los elementos gráficos aflojan (una imagen dice más que 1000 palabras).

Almacenamiento de datos

Los datos no deben introducirse más de una vez, lo que reduce la aceptación de los participantes y la puntualidad de los datos.

Facilidad de uso

Los informes deben crearse sin mucho esfuerzo de aprendizaje, se recomienda una interfaz familiar; esto también tiene un efecto positivo en los costes de formación.

Complejidad del sistema

La complejidad de la herramienta debe ser la menor posible (tanto desde el punto de vista técnico como organizativo) para evitar errores y reducir los costes de mantenimiento. De lo contrario, puede ocurrir que todo el sistema se paralice en caso de "fallo" del experto.

Apoyo a la gestión

La necesidad de elaborar informes sobre los proyectos debe ser reconocida por la alta dirección, que así proporciona los recursos necesarios. La calidad, integridad y puntualidad de los informes debe exigirse al más alto nivel.

Regularidad y periodicidad

Los informes del proyecto deben elaborarse periódicamente con una periodicidad a definir. Aunque supuestamente no haya nada de lo que informar, se debe "informar" en consecuencia. Estos intervalos deben ser los mismos para todos los proyectos, una gradación según el tamaño del proyecto debe basarse más bien en el contenido (grado de detalle). La desviación de los intervalos de notificación de un proyecto sólo debería producirse en situaciones excepcionales.

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Establecimiento de un proceso de información del proyecto

Para garantizar la presentación de informes estructurados y sostenibles sobre los proyectos, debe definirse e introducirse un proceso uniforme de gestión de proyectos (al menos todas las actividades de presentación de informes).


Consejos y trucos útiles para la práctica

  • KISS: Keep it small & simple - los informes largos no se escriben ni se leen con gusto.
  • Los informes deben ser sencillos y claros; los gráficos suelen ayudar a aclarar lo que se escribe.
  • El flujo de información debe ir en ambas direcciones: quien informa (= proporciona información) también quiere recibir información él mismo (por ejemplo, sobre el estado general, las decisiones tomadas, los cambios,...).
  • La regularidad de los informes transmite seguridad y continuidad.
  • El plan de reuniones y los informes están estrechamente relacionados.
  • Calendario: las reuniones que se suceden lógicamente deben estar próximas en el tiempo (por ejemplo, la reunión del cliente del proyecto o del comité de dirección poco después de la reunión de control del proyecto); la energía del proyecto también puede controlarse mediante los horarios.
  • La periodicidad/frecuencia de las reuniones y los informes debe seleccionarse en función del proyecto: por ejemplo, en un proyecto de 4 meses, los intervalos de 1 mes son demasiado largos, mientras que en un proyecto de 15 meses son bastante adecuados.
  • Especialmente en el caso de los proyectos con largos intervalos entre reuniones, debería regularse cómo tratar las decisiones "ad hoc".

Preguntas frecuentes sobre la presentación de informes de proyectos (FAQs)

La mejor planificación de un proyecto es inútil sin un control adecuado del mismo. Y esto incluye la elaboración de informes del proyecto, que a menudo se descuida criminalmente. Si se hace bien, el esfuerzo se reduce al mínimo. A continuación se exponen algunas preguntas, con sus correspondientes respuestas, que siguen surgiendo en el transcurso del establecimiento de estructuras de información y la creación de informes de proyectos.

¿Es realmente necesario un informe escrito del proyecto?

SÍ. Los proyectos son proyectos únicos que rara vez se desarrollan al cien por cien según lo previsto. En el transcurso de cada proyecto, hay que tomar decisiones una y otra vez y hacer correcciones menores o mayores del rumbo. Para encontrar rápida y eficazmente la mejor solución para el procedimiento posterior del proyecto, es necesario poder utilizar la información actual del proyecto como base:

  • ¿Dónde estamos ahora?
  • ¿Qué hemos conseguido?
  • ¿Cuántos recursos hemos utilizado?
  • ¿Qué problemas hay?
  • ¿Qué alternativas tenemos en este momento?

Sólo si sabes a qué atenerte podrás saber cuál es la mejor manera de alcanzar tu objetivo. El informe del proyecto garantiza la trazabilidad de las decisiones.

Mientras todo vaya bien, esto puede no ser tan importante, pero a más tardar en situaciones de crisis es bueno saber por qué razones se han tomado ciertos caminos y ciertas medidas. Sin la comprensión por escrito suelen producirse discusiones molestas. Como gestor de proyectos, es una buena sensación saber que el curso del proyecto está documentado de forma comprensible.

¿Qué debe contener un informe de proyecto?

El principio es: Que sea pequeño y sencillo. Los informes largos no se escriben ni se leen con gusto. El informe debe ser sencillo y claro. El contenido mínimo de un informe de situación del proyecto es:

  • ¿Cuáles han sido las actividades desde el último informe?
  • ¿Estamos en el plazo previsto? ¿Estamos cumpliendo los plazos?
  • ¿Dónde surgieron los problemas y hubo que tomar decisiones?

Los gráficos suelen ayudar a aclarar lo que se ha escrito. Un elemento gráfico habitual para informar es el sistema de semáforos:

  • "VERDE": todo está bien; no hay problemas
  • "AMARILLO": tenemos un problema, pero podemos resolverlo y ya lo estamos haciendo
  • "ROJO": tenemos una desviación masiva del plan y necesita una intervención rápida y seria para volver a encarrilar el proyecto.

En principio, también debe informarse regularmente de todo lo que se planifica, es decir, los costes, los recursos, el presupuesto, los hitos, los riesgos, etc. La profundidad de los informes y el intervalo deben definirse en función del proyecto.

¿Es posible establecer la presentación de informes del proyecto más tarde, en medio de la fase de ejecución del mismo?

Lo ideal es que la base de los informes del proyecto se establezca ya en la fase inicial del mismo. Suele ser una de las últimas tareas del proceso de planificación del proyecto. Pero nunca es demasiado tarde para empezar. Hay que cumplir los siguientes requisitos:

  • Existe una orden de proyecto coordinada entre el cliente del proyecto y el director del mismo
  • Se ha creado una estructura de desglose del trabajo y se han definido todos los paquetes de trabajo.
  • Los gestores de paquetes de trabajo se definen de la siguiente manera
  • Se han establecido plazos e hitos para el calendario del proyecto.
  • Los recursos del proyecto (personas, fondos, equipos, materiales, etc.) se planifican sobre la base de la descripción del paquete de trabajo.
  • Se establece la organización del proyecto; se describen las funciones y las tareas.
  • El flujo de información en el proyecto está regulado por un plan de comunicación; se definen las vías de toma de decisiones, presentación de informes, información y escalada.

¿Quién debe recibir los informes del proyecto?

Los informes del proyecto deben estar a disposición de todos los miembros del proyecto, por ejemplo para su descarga en un servidor del proyecto, de modo que todos puedan informarse sobre el estado actual del proyecto. En cualquier caso, las personas definidas en el proyecto deberían recibir el informe directamente. Estas vías activas de información deberían surgir, al menos, de la organización del proyecto.

Lapresentación de informes se realiza "de abajo a arriba", como es habitual en la organización de la empresa. El responsable del paquete de trabajo informa al jefe de subproyecto/jefe de equipo, que a su vez informa al director del proyecto, y éste al cliente del proyecto o al comité de dirección.

Cuanto más grande e importante es el proyecto para la empresa, más niveles de informe se recorren. También es posible involucrar a las partes interesadas del entorno del proyecto (clientes, medios de comunicación, etc.).

¿Qué grado de detalle debe tener un informe de proyecto?

Dependiendo del destinatario del informe, hay que seleccionar cuidadosamente el contenido y el nivel de detalle del informe del proyecto. Como regla general, cuanto más profunda sea la jerarquía del proyecto, más detallados serán los informes. El cliente del proyecto puede querer estar informado de todos los problemas. La dirección no suele preocuparse por las dificultades operativas en detalle y sólo quiere saber si se cumplirá el plazo con el presupuesto previsto.

El informe del proyecto para el cliente o el comité de dirección presenta mejor sólo la información relevante del proyecto de forma breve y concisa.

En caso de duda: Haz una propuesta de informe y aclara directamente con los destinatarios qué información se desea y con qué detalle se debe informar. Así se ahorra tiempo y energía, que es mejor emplear en otras actividades del proyecto.

Consejo: Incluso si no hay nada que informar, esto debe ser reportado. Si hay "Ninguno" en la sección de puntos abiertos, esto tiene más contenido informativo que si simplemente se omite la sección de puntos abiertos.

¿Con qué periodicidad debe elaborarse un informe del proyecto?

Cuanto más dure un proyecto, mayores pueden ser los intervalos entre los informes del proyecto. Un proyecto que sólo dura medio año puede requerir informes de estado de 14 días, mientras que un proyecto de 2 años puede requerir un informe mensual del proyecto. En la práctica, el progreso del proyecto y, sobre todo, la velocidad del mismo, indican la frecuencia de los informes.

Si se informa tres veces seguidas de lo mismo, o bien el proyecto se ha quedado dormido (de todos modos, hay que actuar con urgencia) o el periodo de información es demasiado corto. A la inversa, la periodicidad mensual en la fase caliente de un proyecto de dos años también puede ser demasiado larga. Entonces, como muy tarde, hay que plantearse acortar los intervalos de los informes y definir cómo se pueden escalar los problemas urgentes fuera de las estructuras de información.