Organización del proyecto - función y roles en el proyecto

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Un proyecto es una organización temporal y, por tanto, también necesita su propia organización de proyecto en la que se regulen las estructuras, las jerarquías y los canales de comunicación en el proyecto. Los límites entre el proyecto y la línea deben estar claramente definidos para poder actuar eficazmente tanto en la línea como en el proyecto.

El número de proyectos y el número de empleados que participan en ellos crece constantemente. La escasez de recursos es un acompañamiento conocido del trabajo en proyectos, ya que además de los proyectos hay que gestionar las actividades de línea. Esto hace que sea aún más importante definir claramente los límites entre línea y proyecto. El establecimiento de una organización de proyectos garantiza la mayor transparencia posible.

El reto de establecer una organización de proyectos

En los casos más raros, las empresas rara vez contratan personal adicional para la gestión de proyectos. A los empleados de proyectos se les asigna una tarea adicional a su trabajo de línea en los empleos cotidianos. A menudo no está claro, ni para sus superiores ni para los propios empleados, cuánto tiempo deben dedicar a qué actividades.

Confusión de competencias a través del trabajo por proyectos

En la mayoría de los casos, esta doble tarea va acompañada de un doble jefe. Además del jefe de línea, el director del proyecto también da repentinamente instrucciones, que rara vez se acuerdan, a menudo se contradicen y sobrecargan al empleado. En algunos casos, esto puede provocar la desmotivación y la frustración del empleado. En el peor de los casos, el agotamiento es el final del camino si esta situación se prolonga demasiado. En este caso es absolutamente necesaria una regulación inequívoca.

Comunicación y vías de decisión

Las vías de comunicación y decisión interdepartamentales, que deben tomarse a diario en los proyectos, suelen ser tediosas y prolongadas y perjudican considerablemente el avance del proyecto. Por ello, la organización del proyecto debe desvincularse parcial o totalmente de la organización de la empresa para crear vías claras de comunicación, toma de decisiones y escalada.

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Objetivos de la organización del proyecto

La organización temporal del proyecto es, en principio, una empresa temporal con sus propias normas, funciones y estructuras de comunicación. Es un instrumento indispensable para regular la cooperación de las personas que participan en el proyecto.

Funciones, roles y jerarquías claras

Una definición clara de las funciones y los papeles crea una distribución inequívoca de las tareas y las competencias y una demarcación clara hacia la organización de línea. Las jerarquías son planas pero están claramente definidas. Todo el mundo sabe a quién debe informar, quién debe tomar qué decisiones y quién debe dar qué "órdenes". Esto crea transparencia para todas las partes implicadas y acelera mucho la ejecución del proyecto.

Si un empleado A del departamento X quiere ahora una decisión del empleado B del departamento Y, la comunicación no tiene que pasar por los respectivos superiores como en la organización de línea, sino que puede aclararse directamente entre los empleados A y B.


Objetivos de la organización del proyecto

  • Creación de transparencia en el proyecto
  • Regulación de la cooperación de las personas implicadas en el proyecto
  • Identificación de las vías de toma de decisiones, notificación y escalada
  • Acortamiento de los canales de comunicación
  • Distribución clara de tareas y competencias mediante la definición de funciones y roles
  • Creación de la base para la comunicación / información del proyecto

Proyecto frente a línea

En una organización de proyecto, los empleados se "deducen" de la organización de línea durante un determinado porcentaje de su tiempo de trabajo mientras dure el proyecto. La organización del proyecto es más delgada y plana que la organización de línea y, por tanto, aumenta la eficacia de la información, la comunicación y la escalada dentro del equipo del proyecto.

Diferenciación entre tareas de proyecto y tareas de línea

Es indispensable una definición clara de las funciones y tareas y su delimitación de la línea. El punto más importante aquí es que el director del proyecto tiene plena autoridad para tomar decisiones e impartir instrucciones y, por tanto, la oportunidad de impulsar el proyecto.

Projekt vs Linie

Los miembros del equipo del proyecto y todos los participantes deben aprender a lidiar con las nuevas estructuras del proyecto, lo que a menudo provoca considerables dificultades en la práctica. ¿A qué supervisor le gusta rendir cuentas a su actual empleado sólo porque le han concedido de repente el título de "director de proyecto"?

La organización del proyecto debe ser realista y habitable

Por tanto, al personificar los roles del proyecto, es una gran ventaja no cambiar demasiado las jerarquías habituales para mitigar posibles discrepancias desde el principio. El reto estratégico es hacer que la organización temporal sea habitable. Al definir los roles y las funciones en el proyecto, cada empleado conoce sus tareas y competencias, así como las de sus compañeros de proyecto. Así se evitan discusiones innecesarias sobre derechos y deberes, al menos en un primer momento.

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El camino hacia la organización del proyecto

Definición de las funciones del proyecto

La organización del proyecto siempre se crea en la fase inicial de un proyecto. El primer paso es la definición de los roles del proyecto, independientemente de la persona. Los roles necesarios dependen del proyecto. A veces, basta con la forma más pequeña, que sólo contiene lo básico: Cliente del proyecto, director del proyecto y equipo del proyecto. En función de la envergadura del proyecto, también se puede recurrir a personal del proyecto que actúe como experto técnico, a un comité de dirección que represente a todas las unidades organizativas implicadas o a un coach del proyecto.

Dotación de personal en el proyecto con personas

Una vez definidas las funciones, se asignan a las personas más adecuadas para realizar las tareas. Cuanto mayor sea la representación del cliente del proyecto en la organización de la línea, mejor para el proyecto, ya que, por un lado, recibe una mayor prioridad y, por otro, el cliente del proyecto puede tomar él mismo la mayoría de las decisiones.

Lo ideal es que el director del proyecto elija su propio equipo de proyecto, pero en la práctica se le suele asignar a partir del conjunto de personas y competencias existentes. La "contratación" del equipo del proyecto debe coordinarse en cualquier caso con los respectivos jefes de línea.

Estructuras de información y vías de decisión

Al igual que la organización de línea, la organización del proyecto proporciona información sobre las estructuras de información y las vías de decisión y es la base para la planificación de la comunicación en el proyecto, ya que contiene todas las personas relevantes. Proporciona información sobre quién informa a quién y quién da instrucciones a quién.

Representación gráfica de la organización del proyecto

La mejor manera de ilustrar la organización del proyecto es en forma de gráfico. Para aclarar la diferencia con la organización lineal, suele representarse en forma de círculo o elipse. También son posibles otras representaciones, pero no están muy extendidas.

En el transcurso del proyecto, la organización del mismo puede cambiar, ya que ciertas autoridades sólo son necesarias para determinadas fases del proyecto. Al igual que todos los planes del proyecto, hay que comprobar constantemente su validez y adaptarla si es necesario.

Puede ocurrir que un empleado abandone el proyecto o la empresa. También es posible que haya que llamar a nuevos empleados debido a las nuevas tareas del proyecto. La organización del proyecto vive con el contenido del plan del proyecto.

Ejemplo de organización del proyecto

Organización del proyecto


Las funciones clásicas de los proyectos: tareas y competencias

Cliente del proyecto / Patrocinador del proyecto

  • Asignación clara de tareas al director del proyecto
  • Definición de estrategias, objetivos y prioridades del proyecto con el director del mismo
  • Acuerdo de las condiciones marco de la organización con el director del proyecto
  • Apoyo del director del proyecto como promotor de la energía
  • Tomar decisiones estratégicas sobre los proyectos
  • Tomar decisiones presupuestarias
  • Control de proyectos estratégicos
  • Coordinación del proyecto con todas las zonas afectadas
  • Representación de los intereses del proyecto ante el exterior
  • Apoyo al director del proyecto en caso de problemas y crisis

Comité Directivo / Comité de Dirección

  • A menudo se denomina "junta de revisión" o similar.
  • Tomar decisiones interdepartamentales, interorganizativas y específicas para cada proyecto
  • Apoyo del director del proyecto a través de su influencia (promotor del poder)
  • Aceptación de la parte del proyecto y de los resultados generales del mismo
  • El cliente del proyecto debe ser miembro del comité directivo y suele presidirlo.

Jefe de proyecto / Director de proyecto

  • planificación del proyecto
  • Control de proyectos operativos (rendimiento, plazos, costes y recursos)
  • Diseño de la comunicación e información del proyecto
  • Liderazgo del equipo del proyecto
  • Coordinación operativa, control y finalización del proyecto
  • Coordinación y coordinación con el cliente/comité directivo del proyecto
  • Documentación e informes del proyecto
  • Moderación de las reuniones del proyecto y obtención de resultados
  • Tiene la responsabilidad general del proyecto

Miembro del equipo del proyecto

  • Ejecución de las tareas asignadas al proyecto y responsabilidad por los resultados
  • Aportación de conocimientos técnicos
  • Participación en las reuniones del equipo del proyecto
  • Colaboración en la planificación de proyectos
  • Colaboración en la ejecución de proyectos
  • Colaboración en el control de proyectos
  • Información al director del proyecto

colaboradores del proyecto

  • Aportación de conocimientos técnicos
  • Ejecución de las tareas del proyecto asignadas
  • Información al equipo del proyecto

Lista de control Organización del proyecto

Cómo organizar mi proyecto - Primeros pasos

  • La organización del proyecto debe establecerse al principio del mismo.
  • Si aún no se han definido todos los miembros del proyecto, la organización del proyecto sólo se rellena con roles y funciones que se nombrarán más adelante.
  • Lo mejor es crear la organización del proyecto en rotafolios, pizarras blancas o medios similares para no perder la pista.
  • Para distinguirla de la organización de líneas, se recomienda una representación circular o elíptica.
  • Como mínimo debe incluirse: El cliente del proyecto, el director del proyecto y el equipo del proyecto.
  • Se pueden añadir, por ejemplo, los siguientes: Expertos técnicos, comité de dirección, caja de resonancia, subequipos, funciones externas, entrenador del proyecto.

Definición de roles y funciones en la organización del proyecto

  • Las tareas, competencias y responsabilidades están definidas para cada papel en el proyecto. Atención: Éstas no deben solaparse, ya que de lo contrario se producen ambigüedades en el transcurso del proyecto.
  • Asegúrese de que no hay malentendidos. Una vez alcanzada la velocidad de desplazamiento en el proyecto, no suele haber tiempo para discutir sobre competencias poco claras.
  • Consejo: Haga que una persona ajena a la empresa compruebe su definición, tanto si entiende lo mismo que usted como si observa incoherencias.

Nombramiento del equipo del proyecto

  • A la hora de nombrar a las personas, asegúrate de no desordenar demasiado la organización de la línea. Un jefe de departamento que tiene que rendir cuentas a un empleado del proyecto suele provocar tensiones en el equipo, y en el peor de los casos no funciona.
  • Cuanto mayor sea el número de empleados en la línea, mayor será la prioridad del proyecto en la empresa y más rápido se podrán tomar las decisiones.
  • Asegúrese de no planificar un número excesivo de personas en su proyecto, en caso de duda es mejor planificar menos. Dos expertos técnicos suelen trabajar con mucha más eficacia que cinco.
  • El tamaño ideal de un equipo de proyecto (sin comité de dirección, cliente del proyecto, etc.) es de 5 a 10 personas. Si hay más empleados en el equipo, tiene sentido formar subgrupos.
  • En cualquier caso, coordine el nombramiento de los miembros del equipo del proyecto con sus superiores jerárquicos.

Establecimiento de la organización en el proyecto

  • Asegúrese de que cada miembro del equipo del proyecto es consciente de su papel en el proyecto y ha comprendido y puede vivir sus tareas, competencias y responsabilidades.
  • Utilice la organización del proyecto como base para planificar la comunicación en el proyecto. El resultado es el plan de comunicación del proyecto. Esto significa que la comunicación estructurada en el equipo del proyecto también está "fichada".
  • Organice una reunión inicial en la que el equipo pueda conocerse.
  • Las actividades "fuera del proyecto" son especialmente adecuadas al principio, pero también en el medio, como medida de creación de equipos y de motivación.
  • Compruebe a intervalos regulares la validez y el sentido de la organización del proyecto. Las nuevas tareas pueden significar nuevos miembros del proyecto. Deben integrarse en la organización del proyecto de la misma manera.

¿Se ha alcanzado el objetivo con la organización del proyecto?

  • Las personas que participan en el proyecto son conocidas y están documentadas.
  • Cada empleado del proyecto sabe quién está asignado a cada función del proyecto.
  • Las tareas, competencias y responsabilidades se asignan a cada función del proyecto.
  • Las estructuras de comunicación son transparentes: cada empleado del proyecto sabe a quién debe y debe comunicar qué.
  • La jerarquía de toma de decisiones en el proyecto está claramente definida.
  • La comunicación del proyecto discurre por los caminos más cortos posibles: se eliminan los "desvíos" a través de la línea.
  • La jerarquía es más plana que en la línea, las vías de decisión son más cortas y los flujos de información más eficaces.

Consejos y trucos útiles sobre el terreno

  • Se recomienda elaborar la organización del proyecto en rotafolios, pizarras blancas o medios comparables.
  • La representación con círculos, elipses y similares permite diferenciarse de la organización lineal.
  • Un taller de inicio y actividades "fuera del proyecto" facilitan la creación de equipos.
  • Todos los colaboradores deben tener claras sus funciones, es decir, las expectativas que se depositan en ellos (por ejemplo, describir los roles / funciones al menos de forma breve y concisa).
  • La intensidad de la descripción de las funciones depende del tamaño del proyecto y de la experiencia de los participantes en el mismo.