Orden de proyecto - Aclaración de la orden de proyecto

Publicidad

Una aclaración precisa de la orden del proyecto es la base para el éxito de su ejecución y una medida importante para evitar posteriores turbulencias en el proyecto. El resultado, la orden del proyecto, es el requisito previo para el inicio oficial de todo proyecto, o al menos debería serlo.

El encargo del proyecto debe considerarse un contrato entre el director del proyecto y el cliente del mismo, que regula la cooperación y garantiza que ambos tienen los mismos objetivos.

La situación inicial

Surge un proyecto

Cómo surge un proyecto en la práctica: Alguien tiene una idea, un segundo piensa que es buena y ya se ha decidido iniciar un proyecto. Rápidamente se encuentra un jefe de proyecto. Ni siquiera sabe lo que le ocurre cuando su jefe asoma de repente la cabeza por la puerta y le dice que acaba de ser ascendido: a jefe del proyecto "Larifari". Por el nombre que suena, el jefe de proyecto sabe inmediatamente lo que le espera y acepta el "ascenso".

¿Por qué estamos haciendo el proyecto?

Ahora, el director del proyecto debe averiguar primero por qué debe llevarse a cabo el proyecto, qué se pretende conseguir y cuánto tiempo y dinero puede llevar todo el proyecto. El director del proyecto tiene que averiguar ahora en qué se centra el proyecto y qué es lo que realmente se requiere de él mediante interpretaciones y, a veces, suposiciones.

El tema de la presión del tiempo

La enorme presión del tiempo es un componente fijo del trabajo en proyectos. Esto hace que sea muy tentador empezar a trabajar en el contenido del proyecto inmediatamente. Pero el camino no puede definirse sin un objetivo.

Publicidad

¿Qué ocurre sin una orden de proyecto?

  • Los gestores de proyectos y los clientes de los mismos no se ponen de acuerdo sobre la exhaustividad de los resultados del proyecto, ya que éstos nunca se han definido con precisión.
  • Tras unos meses de proyecto, nadie sabe cuál es el objetivo real del mismo.
  • Cada participante tiene diferentes intereses y está convencido de que éstos se cumplirán. Con la finalización del proyecto, surgen grandes decepciones y disgustos, ya que muchas expectativas no se han cumplido.
  • Los diferentes intereses y puntos de vista no permiten que el proyecto vaya en la misma dirección; todos quieren utilizar el proyecto para sus propios fines.
  • El contenido que no está previsto se "anima" al director del proyecto como parte del mismo.

La importancia de aclarar el mandato del proyecto

Muchos gestores no son conscientes de la importancia del inicio del proyecto. Esta es la razón por la que, muy a menudo, la ejecución de los proyectos se inicia incluso antes de que el cliente y el gestor del proyecto se hayan puesto de acuerdo sobre todos los puntos importantes del mismo. Esto puede tener un enorme impacto negativo en el proyecto y también puede causar un considerable daño económico a la empresa.

El siguiente gráfico ilustra la importancia de la aclaración de la misión del proyecto durante la fase de inicio del mismo:

Planificación de la importancia al inicio del proyecto

Por muy rápido que sea un corredor, nunca llegará a su meta si no sabe desde el principio en qué dirección debe correr. Lo mismo ocurre con el trabajo en proyectos. Un gestor de proyectos que no conozca con exactitud sus objetivos, tareas y condiciones marco correrá en la dirección equivocada y, por tanto, ofrecerá resultados "erróneos".

Objetivo de la aclaración de la orden de proyecto

Básicamente, la aclaración del mandato del proyecto implica la aclaración de los siguientes puntos clave:

  • ¿Por qué hay que llevar a cabo el proyecto?
  • ¿Quién quiere conseguir qué?
  • ¿Qué debería ser diferente tras la finalización del proyecto?
  • ¿Cuándo debería estar terminado el proyecto?

La mejor solución es preparar una orden de proyecto por escrito. En ella se aclara oficialmente en qué debe consistir el trabajo del gestor del proyecto y cómo (al menos a grandes rasgos) y con qué recursos debe realizarlo.


Ningún proyecto comienza sin un pedido.


La orden del proyecto es la base de las acciones posteriores y, en caso de diferencias de opinión sobre los objetivos o el contenido del proyecto, tanto el cliente como el director del proyecto pueden remitirse a ella. Esto se debe a que la orden de proyecto fue firmada por ambas partes al inicio del proyecto y, por tanto, puede considerarse un acuerdo vinculante para toda la duración del proyecto.

¿Qué consigo con la orden de proyecto?

  • Creación de un acuerdo vinculante
  • Definición del contenido del proyecto
  • Comprensión común de los contextos del proyecto
  • Base informativa para los miembros del equipo que vengan después
  • Asegurar al director del proyecto y al cliente del proyecto

En 5 pasos al orden del proyecto

Pero, ¿cómo consigue un director de proyecto su orden de proyecto por escrito?

Publicidad

En un primer paso, el director del proyecto investiga la historia del mismo. Esto se hace mediante entrevistas con personas que ya tienen información sobre el proyecto o su historia, así como mediante la revisión de documentos -si es que ya existen-.

1. crear un catálogo de preguntas

Para facilitar la investigación sobre la historia del proyecto, lo mejor es crear un catálogo de preguntas sobre los posibles objetivos y antecedentes del proyecto, quién se beneficia de qué y dónde puede haber problemas en el proyecto. Resulta útil responder a las siguientes preguntas.

Preguntas clave para aclarar el mandato del proyecto

  • ¿Qué debe ocurrir en el proyecto? (Objetivos)
  • ¿Qué NO debe ocurrir en el proyecto? (No objetivos)
  • ¿Quién quiere el proyecto? (cliente del proyecto)
  • ¿Cuándo debe comenzar el proyecto? (Fecha de inicio)
  • ¿Cuándo debería estar terminado el proyecto? (plazo)
  • ¿Quién debe/debe/debe cooperar? (equipo del proyecto)
  • ¿Existen condiciones marco sobre las que no se puede influir?
  • ¿Qué es lo que no está permitido o debe ocurrir? (factores críticos de éxito)
  • ¿Hubo proyectos similares en el pasado?
  • ¿Por qué se inicia el proyecto?
  • ¿Quién representa qué intereses y por qué?
  • ¿Existen documentos escritos, conceptos, ... que puedan ser útiles para el proyecto?

En el caso de proyectos grandes y significativos, el cuestionario será mucho más extenso. En el artículo El proyecto comienza con un análisis de la situación se puede encontrar una colección detallada de preguntas que pueden servir de base y de entrada para su propia lista de preguntas.

2. realización de entrevistas

Definir los interlocutores de la entrevista

Conviene ser muy generoso a la hora de seleccionar a los interlocutores de las entrevistas. Cuanta más información, puntos de vista y opiniones se recojan, más clara será la imagen de lo que hay que hacer en el proyecto y de lo que no o de los aspectos que no están claros.

La mejor manera de seleccionar a las personas adecuadas para las entrevistas es utilizar el organigrama de la empresa. Esto ayuda a identificar rápidamente a los líderes de opinión importantes, los responsables de la toma de decisiones, los portadores de conocimientos y los expertos técnicos. Básicamente, hay que entrevistar a las personas que ya participan en el proyecto o se ven afectadas por él, ahora o más adelante.

Por último, es aconsejable obtener información sobre la selección de colegas. Así se garantiza que no se ha olvidado a ninguna persona relevante.

Publicidad

Entrevistando a

El primer paso es concertar citas con los interlocutores de la entrevista. Una entrevista no debe durar más de 30 a un máximo de 45 minutos. Se informa a los entrevistados sobre el significado y la finalidad de la entrevista, para que conozcan los antecedentes y puedan prepararse para ella.

La entrevista en sí debe tener lugar en un ambiente agradable. Es mejor documentar todas las respuestas por escrito. Por último, es importante agradecer al entrevistado el tiempo dedicado e informarle de lo que ocurre con los resultados de la entrevista.

3. revisión de los documentos relacionados con el proyecto

Para saber qué documentos existen ya sobre el proyecto, las entrevistas son el medio elegido. Una pregunta específica, como "¿Qué documentos conoce sobre la prehistoria o el desarrollo del proyecto?", dirigida a cada entrevistado, suele revelar un gran número de documentos que, de otro modo, habría sido difícil o incluso imposible encontrar.

4. primer borrador de orden de proyecto

A continuación se estructuran y resumen los resultados de las entrevistas y el análisis de documentos. Las ambigüedades y los puntos de vista diferenciados se eliminan mediante nuevas indagaciones hasta disponer de una descripción completa del proyecto.

Esta descripción debe contener lo que se va a conseguir con el proyecto (contenido, objetivos y no objetivos), quiénes son los actores clave (cliente, director del proyecto, equipo, etc.), cómo se define el plazo (fecha de inicio y de finalización) y qué condiciones generales se van a respetar.

A partir de las conclusiones sobre la situación inicial del proyecto, se formula una primera orden de proyecto por escrito, sin la cual ningún proyecto debe entrar en la fase de planificación concreta.

5. coordinación con el cliente del proyecto

A continuación, se coordina, discute y adapta el borrador de la orden de proyecto con el cliente del proyecto. El documento se revisa punto por punto. Aquí no hay que tener miedo a las discusiones y posibles adaptaciones. Sólo se aceptan e incluyen en la orden de proyecto los contenidos de los servicios que realmente pueden entregarse en el plazo previsto. Quien se sobrecarga aquí sienta las bases para tiempos de proyecto inestables y un estrés de proyecto interminable.

Publicidad

También es importante que el cliente del proyecto llame la atención sobre las similitudes de las entrevistas, así como sobre las diferentes expectativas. Cualquier punto pendiente debe aclararse con el cliente.

Al final de la coordinación se elabora un documento vinculante, que contiene la visión común del proyecto del cliente y del jefe de proyecto y que es firmado por ambos. Esta es la base para la posterior planificación y ejecución del proyecto.

Por supuesto, el orden del proyecto no debe empolvarse en la estantería. En particular, hay que revisar la validez de los objetivos del proyecto y, si es necesario, adaptarlos. Una modificación de la orden de proyecto siempre se produce formalmente y sólo con el acuerdo de ambos firmantes.

Contenido de la orden de proyecto

Nombre del proyecto

La selección del nombre "correcto" del proyecto es de gran importancia y en muchos casos se subestima. El principal beneficio es la creación de una fuerte identificación de los participantes en el proyecto con el mismo. Además, la asignación de un nombre de proyecto constituye la base para el desarrollo de una cultura de proyecto.

En el caso de proyectos de gran envergadura y larga duración (más de 18 meses), además del nombre del proyecto suele definirse un logotipo. La regla básica más importante para la asignación de un nombre de proyecto es: El nombre del proyecto debe ser corto, conciso y relacionado con el proyecto.

Descripción de la situación inicial

Cada proyecto tiene un "desencadenante", por lo que las causas y los antecedentes del inicio de un proyecto pueden ser muy diferentes. Por ello, es aún más importante que todo gestor de proyectos se haga una idea concreta de la situación actual del proyecto. Para ello, se recoge toda la información relevante para el proyecto, se examina sistemáticamente y se pone en relación.

Una interpretación posterior de los resultados constituye la base de decisión esencial para el procedimiento posterior del proyecto. En este punto también es interesante la forma de ver el desarrollo que cabe esperar si el proyecto no se realiza.

Objetivos y no objetivos del proyecto

La formulación de los objetivos del proyecto es una de las tareas más importantes dentro de la aclaración del contrato del proyecto y es un elemento central del acuerdo entre el cliente del proyecto y el director del mismo. Los objetivos del proyecto deben explicar el significado del proyecto y definir los resultados deseados en el mismo.

Los objetivos correctos del proyecto son:

  • formulado de forma sucinta y clara
  • medible
  • Estable a lo largo de todo el proyecto

La definición de los no objetivos del proyecto sirve para definir mejor el proyecto y promueve la concienciación de todos los participantes en el mismo. A menudo, sólo a través de la formulación clara de los no objetivos se consigue que el alcance del proyecto sea realmente claro y transparente.

La "negociación" de los objetivos y los no objetivos tiene lugar de forma cíclica entre el cliente del proyecto y el director del mismo y constituye el núcleo de la aclaración de tareas.

Principales tareas del proyecto

Al definir las tareas principales del proyecto, se determina el volumen de rendimiento a nivel aproximado. La estructura de las tareas principales es decisiva, ya que sienta las bases de toda la estructura del proyecto. La estructuración detallada y la división de las tareas principales en los llamados paquetes de trabajo tienen lugar en un segundo paso como parte de la planificación del proyecto. En negrita, las tareas principales describen el camino hacia el objetivo.

Beneficios del proyecto

El beneficio del proyecto debe ser cuantificado (por ejemplo, ahorro de costes previsto o ingresos adicionales para la empresa) y cualitativo (por ejemplo, aumento del nivel de servicio en un 5%). Se puede distinguir entre beneficios puntuales y periódicos. La comparación del beneficio del proyecto con los costes del mismo se da en forma de ROI (Return on Investment) anual.

Una descripción detallada del beneficio del proyecto se encuentra en el "Project Business Case".

Fecha de inicio y fin

Los proyectos son tareas temporales y siempre tienen una hora de inicio y de finalización definida. Esta es una de las características esenciales que los distingue de las tareas rutinarias clásicas. Cada proyecto debe delimitarse en el curso de la aclaración del pedido temporalmente, especificando una fecha actual concreta como hora de inicio y de finalización. La definición adicional de los eventos de inicio y fin aumenta la transparencia, crea claridad y también puede tener un carácter simbólico.

Presupuesto del proyecto

Los costes del proyecto son un criterio de decisión central para la realización de un proyecto y son de gran importancia para los clientes de hoy en día. La planificación y el cálculo de los costes del proyecto suelen realizarse paso a paso. En un primer paso, los costes del proyecto se estiman sobre la base de la solicitud del proyecto. A medida que aumenta la profundidad de la planificación de las tareas del proyecto, también aumenta la transparencia de los costes del mismo.

Detalles del equipo del proyecto

Los proyectos no sólo son complejos en su contenido, sino también en términos sociales. Dependiendo del tamaño y la complejidad de las tareas, varios especialistas y expertos de diferentes áreas de negocio y organizaciones trabajan juntos para lograr los objetivos del proyecto.

La definición de los roles del proyecto y su personalización es crucial para garantizar que la organización de un proyecto se desarrolle de forma eficiente y sin problemas. Los roles más importantes e institucionalizados de un proyecto son:

  • el papel del director de proyecto
  • el papel del patrocinador del proyecto
  • el papel de los empleados en el equipo del proyecto

Una primera aproximación, cuántos empleados del proyecto, de qué áreas, con qué cualificación y con qué intensidad se necesitan para el proyecto, facilita también la disposición de personal de los responsables de línea.

Ejemplo de orden de proyecto

orden de proyecto

 

La orden de proyecto: un acuerdo

El pedido del proyecto es, por así decirlo, un contrato de trabajo entre el cliente del proyecto y el director del mismo y crea un entendimiento común del contexto del proyecto. Es una salvaguarda esencial tanto para el cliente del proyecto como para el director del mismo, y también constituye una importante base de información para los posteriores miembros del equipo del proyecto.

La orden de proyecto es también un valioso instrumento de comunicación para la fase de planificación del proyecto y una de las herramientas más importantes para prevenir las crisis del proyecto.


Consejos para la práctica

  • Ningún proyecto se inicia sin una orden de proyecto por escrito.
  • Deje tiempo suficiente para la creación y coordinación de la orden del proyecto.
  • Cree un borrador al principio del proyecto y coordínelo con el cliente del proyecto.
  • Desarrollar y discutir la versión final de la orden del proyecto con el equipo del proyecto.
  • La firma del cliente del proyecto tiene un contenido de símbolos muy alto.
  • Además de los objetivos del proyecto, también es esencial definir los no objetivos. A menudo es la única manera de aclarar cuál debe ser el resultado concreto del proyecto.
  • La orden de proyecto representa una garantía para el director del proyecto y su equipo.