Definición del proyecto - Demarcación de los proyectos

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Uno de los mayores retos en el desarrollo de proyectos es la determinación de lo que debe o no debe ocurrir en el proyecto previsto. Por ello, es importante definir claramente los objetivos del proyecto al principio del mismo. Esto se hace mediante la delimitación temporal, de contenido y organizativa del proyecto.

Si empiezas sin un objetivo claro, no debería sorprenderte que acabes en algún sitio.

Desafío: Definición de un proyecto

Alprincipio de un proyecto siempre hay una idea. Alguien, por lo general un directivo, imagina que va a poner en práctica esto o aquello y contrata a un empleado como gestor de proyectos para que se encargue de ello. Esta persona suele tener que abordar el asunto relativamente sin preparación y obtener primero una visión general de los objetivos y el enfoque.

Sin embargo, estos objetivos a menudo no coinciden al cien por cien con los del cliente y, si no se ha aclarado a tiempo, conducen a algún mal despertar por ambas partes en el curso posterior del proyecto. Para evitarlo, se recomienda el método de "delimitación del proyecto".

Objetivo de la delimitación del proyecto

La delimitación del proyecto asegura el mismo entendimiento entre el cliente del proyecto y el director del mismo en varias dimensiones:

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  • Temporalmente (cuándo debe comenzar el proyecto, cuánto tiempo debe durar y qué objetivos intermedios se establecerán)
  • Contenido (qué debe trabajarse en el proyecto y qué no)
  • Organizacional (quién debe cooperar activamente, quién debe ser incluido por la información regular, qué grupos objetivo deben ser considerados sólo marginalmente)

El objetivo final de una definición exitosa de los proyectos por medio de la delimitación del proyecto es la creación de una orden de proyecto escrita, que será firmada por el cliente del proyecto.

Procedimiento de delimitación del proyecto

En colaboración con el director del proyecto y el cliente del proyecto

La delimitación del proyecto sólopuede tener lugar junto con el cliente. Al fin y al cabo, él es quien mejor sabe lo que quiere conseguir al final de su proyecto. Si el director del proyecto no tiene claro quién es el cliente, el primer paso más importante es identificarlo. Sólo entonces se podrá delimitar el proyecto de forma significativa.

Investigando la historia y los antecedentes, entrevistando a las personas implicadas y realizando un primer análisis de las condiciones marco que se darán en el proyecto, el director del proyecto puede estimar en un primer borrador quién tiene que hacer qué y cuánto tiempo le llevará.

Coordinación del primer borrador

A continuación, esta propuesta se presenta al cliente del proyecto, que incorpora sus puntos de vista a la primera versión y elimina cualquier ambigüedad (también mediante preguntas específicas del director del proyecto).

Esta discusión constituye la base del pedido del proyecto, sin el cual el gestor de proyectos nunca debería iniciar un proyecto. Una vez que se ha acordado y firmado con el cliente, nada se opone a una reunión de inicio del proyecto.

Demarcación del proyecto: gráfica

Consejos y trucos para la delimitación de proyectos

  • Si ya se han determinado los actores fijos del equipo del proyecto, la delimitación del proyecto también puede elaborarse en el equipo.
  • La delimitación del proyecto no está grabada en piedra. En el transcurso del proyecto se pueden añadir objetivos (con frecuencia en la práctica) o eliminarlos (con menos frecuencia en la práctica). Como director del proyecto, asegúrese de comparar el contenido de una ampliación con el plan de tiempo y costes y, si es necesario, solicite una ampliación.
  • Los actores clave del proyecto deben seleccionarse cuidadosamente; un intercambio de miembros importantes del equipo del proyecto siempre implica una pérdida de tiempo. Aquí no sólo es decisiva la disponibilidad de tiempo, sino también el interés y la motivación por el proyecto.
  • Los objetivos intermedios no sólo tienen sentido para proyectos de larga duración. La regla general es un hito por mes o trimestre. Contribuyen a mantener la motivación del equipo del proyecto y estructuran el calendario en etapas individuales manejables. A partir del análisis de la tendencia de los hitos, también se puede obtener una previsión de cuándo se alcanzará la fecha final.