Control de proyectos: supervisión eficaz de proyectos (incluida la lista de comprobación)

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En el control de proyectos se comprueba el cumplimiento de los planes del proyecto y se registra el progreso actual del mismo. Los planes del proyecto que no se controlan pierden gran parte de su valor. Todo lo planificado en el proyecto debe someterse a un control regular del proyecto durante su ejecución.

Controlling de proyectos - Definición

El control del proyecto es una tarea fundamental en la gestión de proyectos. Incluye todas las actividades necesarias para ejecutar el proyecto de acuerdo con el plan.

El objetivo del control de proyectos es garantizar que los objetivos del proyecto se alcancen con la calidad deseada, respetando los plazos y los costes previstos. La dirección del proyecto es responsable del control del mismo. En los grandes proyectos, suele haber un controlador de proyectos dedicado que realiza esta tarea en nombre de la dirección del proyecto.

Objetivos del control de proyectos

  • Garantizar la consecución de los objetivos del proyecto
  • Determinación del progreso actual del proyecto
  • Determinación de las desviaciones críticas del plan (comparación objetivo/real), análisis de las causas y evaluación de las consecuencias para el proyecto
  • Planificación y aplicación de medidas de gestión de proyectos
  • Control del proyecto social
  • Documentación de los resultados del control del proyecto en un informe de situación del proyecto

Áreas principales del control de proyectos

El control del proyecto es una parte integral de la gestión del proyecto a lo largo de toda su duración. El control del proyecto incluye todas las actividades necesarias para realizar el proyecto según lo previsto. Los preparativos y los planes del proyecto, que se crean en la fase inicial del mismo, sirven para determinar el curso deseado del proyecto con la mayor precisión posible y pensar en el futuro.

Durante el control activo y eficaz del proyecto, las especificaciones de los objetivos de la planificación del proyecto se comparan en ciclos regulares con los valores reales alcanzados en el curso del proyecto, que son introducidos por los expertos responsables de la ejecución y los resultados. La comparación objetivo/real se refiere tanto al objeto del proyecto como al transcurso del mismo.

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Las desviaciones encontradas entre los valores objetivo y los reales deben considerarse siempre de forma integral y someterse a un análisis crítico y relacionado con las causas. La experiencia demuestra que desviación no es igual a desviación. La evaluación de los efectos y consecuencias sobre los objetivos, los plazos, los hitos, los costes, la calidad de los resultados, la satisfacción de los clientes, el estado de ánimo, etc., se realiza de forma óptima junto con los expertos técnicos.

Lista de comprobación: La planificación del proyecto como requisito previo al control del mismo

Como requisito previo para un control eficaz del proyecto, la planificación del mismo debe ser lo más completa posible. La lista de comprobación que figura a continuación muestra qué planes son necesarios en detalle. Estas cuestiones deben aclararse antes de iniciar la ejecución del proyecto.

  • ¿Son los objetivos del proyecto medibles, realistas y coordinados dentro del equipo del proyecto?
  • ¿Existe una orden de proyecto por escrito?
  • ¿Está suficientemente regulada la cooperación en el equipo del proyecto?
  • Se conoce la organización del proyecto
    - Se describen las funciones del proyecto
    - Se definen los gestores de los paquetes de trabajo
    - Se definen las estructuras de comunicación
    - Se acuerdan las normas de cooperación
  • ¿Existe una planificación detallada de los resultados del proyecto?
    - Se conocen los resultados del proyecto
    - Se definen las fases del proyecto (= tareas principales del proyecto)
    - Se definen y describen los paquetes de trabajo
    ¿Existe un calendario detallado en el proyecto?
    - Se conocen y programan los hitos
    - Existe un calendario detallado a nivel de paquete de trabajo
  • ¿Existe un plan detallado de despliegue de personal?
    - Los recursos de personal se planifican a nivel de paquete de trabajo
    - Se garantiza la disponibilidad de los recursos de personal
  • ¿Existe una planificación de costes detallada en el proyecto?
    - Los costes del proyecto se planifican a nivel de paquete de trabajo
    - Se prepara un plan presupuestario
  • ¿Existe un análisis del entorno del proyecto?
    - Se conoce el entorno
    - Se identifican los factores de influencia críticos
    - Se documentan las medidas para minimizar el riesgo
  • ¿Se investigan los riesgos del proyecto?
    - Se identifican y evalúan los riesgos
    - Se definen medidas para minimizar los riesgos
    - Existe un plan de contingencia
    - Se ha solicitado y aprobado un presupuesto para riesgos
  • Se definen las estructuras de control del proyecto
    - Se aclaran los objetivos y las tareas de control del proyecto
    - Se conocen las tareas del equipo
    - Se ha acordado el ciclo de control, así como los plazos para el
    - Se regula la participación en la reunión de controlling
    - Se planifican los plazos regulares del controlling del proyecto
    - Existen acuerdos sobre los acuerdos de representación
  • Se definen las estructuras de información del proyecto
    - Se aclaran los objetivos y las tareas de los informes
    - Se define el contenido y el diseño de los informes
    - Se define el ciclo de presentación de informes
    - Se conocen los destinatarios del informe del proyecto

Directrices para el control de proyectos

  • Controlar significa estar en la gestión! El control es sólo uno de los aspectos necesarios para controlar, pero no debe ser el centro de atención.
  • Los planes que no se "controlan" pierden gran parte de su valor, por lo que todo lo que se planifica también debe "controlarse".
  • El control del proyecto es mucho más que el control de los plazos y los costes: ¡hay que tener en cuenta el proyecto!

Ejecución del control del proyecto

Reunión de control de proyectos

A intervalos periódicos (14 días, mensualmente), se registra la situación actual (instantánea) del proyecto junto con el equipo del mismo. Para ello, lo más adecuado es celebrar una reunión de control del proyecto por separado.

La reunión de control del proyecto sirve para coordinar y supervisar de forma periódica y activa los planes del proyecto y tiene lugar regularmente a lo largo de todo el proyecto. La periodicidad y las fechas de la reunión se determinan en la fase de inicio del proyecto.

Los cambios en la intensidad del ciclo de control son posibles y son decididos específicamente y de forma situacional por el director del proyecto. Los participantes en la reunión de control del proyecto son los directores de proyecto, los controladores del proyecto (si se dispone de una persona especialmente definida en el proyecto), el equipo central del proyecto y, opcionalmente, otros empleados de la organización del proyecto.

En el control del proyecto se tienen en cuenta los siguientes parámetros

  • Objetivos del proyecto según el orden del mismo
  • Progreso del rendimiento en el proyecto (paquetes de trabajo según la estructura de desglose del trabajo)
  • Calidad del servicio
  • Fechas e hitos
  • Costes / recursos financieros / utilización de recursos
  • el entorno del proyecto (partes interesadas) y el diseño de la relación con los distintos entornos
  • Riesgos del proyecto y factores críticos de éxito
  • Las relaciones sociales en el proyecto y la cooperación de todos los participantes en el mismo

Preparación de la reunión de control del proyecto

Durante la preparación de la reunión de control, los gestores de los paquetes de trabajo consolidan la información relativa a sus paquetes de trabajo. La mejor manera de hacerlo es mediante un informe de situación escrito. La información central que se genera y documenta es:

  • Actividades en curso
  • el estado actual del progreso previo de los paquetes de trabajo
  • Evaluación del progreso del rendimiento de los paquetes de trabajo
  • Evaluación del cumplimiento de los plazos y los costes
  • áreas problemáticas
  • puntos abiertos y decisiones necesarias.

Realización de la reunión de control del proyecto.

La reunión de control del proyecto está presidida por el director del proyecto. En la reunión, los gestores de los paquetes de trabajo presentan el estado actual de sus paquetes de trabajo. La presentación personal de los gestores de los paquetes de trabajo fomenta el intercambio y la creación de redes entre los expertos.

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Los problemas actuales pueden discutirse directamente en la reunión de control del proyecto y, si es posible, resolverse. El resultado de la reunión es una información sincronizada sobre el estado actual del proyecto para todos los participantes. Se conocen las dificultades y los problemas, pero también las áreas del proyecto en las que las cosas van bien y según lo previsto.

Durante el seguimiento de la reunión, se actualizan los planes del proyecto y se documenta el resultado mediante la creación de un protocolo.

Creación de un informe de estado del proyecto

Después de la reunión de control del proyecto, se crea un informe de situación del proyecto sobre la base de la información actual en forma comprimida. El informe de situación del proyecto sirve al director del proyecto como base para la reunión periódica con el cliente del proyecto. Es un documento importante en el transcurso del proyecto y suele presentarse al comité de dirección.

La elaboración periódica de informes de situación del proyecto aporta transparencia, seguridad y continuidad al proceso de desarrollo del mismo. El informe debe ser accesible para todos los miembros del proyecto.