Plan de hitos

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Los hitos son eventos esenciales en un proyecto, cuyo retraso suele tener un impacto negativo en la programación posterior del proyecto. El plan de hitos hace que los retrasos sean transparentes y sus efectos sean visibles de un vistazo para todas las partes implicadas.

Situación inicial

A menudo es difícil hacer un seguimiento de los grandes proyectos que tienen un plazo de ejecución de un año o más. Para estructurar proyectos tan complejos, se crean planes de proyecto que ofrecen una visión general del contenido, los resultados, los empleados, los plazos y los costes.

Pero cuanto más complejo es un proyecto, más difícil es encontrar el camino, incluso a través de planes de proyecto estructurados. Por este motivo, la planificación a un nivel superior, que proporciona una visión general de la situación actual del calendario del proyecto de un vistazo, tiene sentido en cualquier caso.

Objetivo de la planificación de hitos

  • Programación aproximada de todo el proyecto.
  • Hacer transparentes los acontecimientos esenciales del proyecto.
  • Resumen de los retrasos y su posible impacto en otras fechas.
  • Orientación al progreso del rendimiento.
  • Creación de objetivos intermedios para la motivación de los empleados.

El plan de hitos proporciona información sobre los eventos críticos en cuanto al tiempo en el proyecto, cuyo cumplimiento es de gran importancia para el mismo, ya que de lo contrario, por ejemplo, se retrasa el plazo o no se pueden cumplir otros plazos.

Además, el plan de hitos proporciona información clara sobre cuáles de estos plazos esenciales se han cumplido, cuáles se han pospuesto y en qué medida, y cómo afectará este retraso a los hitos futuros. De este modo, la situación del calendario de un proyecto puede captarse de un vistazo.

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Los hitos también sirven para definir objetivos intermedios, cuya consecución puede registrarse como un resultado intermedio del proyecto y también debe reconocerse en consecuencia. En el caso de los proyectos que se extienden a lo largo de un periodo de tiempo más largo, estas experiencias "intermedias" de éxito son una bienvenida inyección de motivación para el equipo del proyecto.

Requisitos previos para crear un plan de hitos

  • Se definen los objetivos, el contenido y las fechas de inicio y fin del proyecto.
  • Se han acordado y comunicado las condiciones generales y los requisitos de gestión importantes para el proyecto.
  • Se sabe cuándo deben estar disponibles los resultados parciales.
  • Tendrá claridad sobre la situación actual y prevista de los recursos en el proyecto y, por tanto, sabrá cuándo se necesitan los recursos y en qué medida.
  • Conoce la importancia del proyecto en la organización.
  • El equipo del proyecto ha elaborado y coordinado un plan de actividades y/o una estructura de desglose del trabajo.

Definición Hito

Originalmente -y en algunos lugares todavía hoy- un hito señala una marca determinada, fija o redonda, en una ruta. Este hito se utiliza para orientarse y estimar la distancia a la que se encuentra uno de puntos destacados, como la ciudad más cercana.

Según la norma DIN 69 900, un "evento de especial importancia" en el proceso de un proyecto se denomina hito en la gestión de proyectos. Este "significado especial" ya indica que no todos los plazos de 0815 se registran en el plan de hitos.

Los hitos típicos son, por ejemplo, el inicio y el final de un proyecto, el lanzamiento de un proyecto piloto, la puesta en marcha de un software o la decisión de un producto. Normalmente, los hitos suelen fijarse al final de una fase del proyecto y/o de un paquete de trabajo.

Creación del plan de hitos

Desarrollo en el equipo del proyecto

Lo ideal es que el desarrollo del plan de hitos se lleve a cabo en un programa de trabajo/taller especialmente planificado junto con el equipo del proyecto. En cualquier caso, deberían participar todos los empleados responsables de los paquetes de trabajo más importantes del proyecto. La duración del plazo depende de la complejidad y el tamaño del proyecto y del número de participantes. Por regla general, 1-2 horas deberían ser suficientes.

Documentos necesarios

Los siguientes documentos son necesarios para el desarrollo del plan de hitos en cualquier caso:

  • Estructura actual del desglose del trabajo del proyecto
  • Orden de proyecto
  • Organización del proyecto
  • Plan de comunicación del proyecto
  • Análisis medioambiental / Análisis de las partes interesadas

Todos los participantes en la cita de planificación deben recibir estos documentos con antelación para su preparación. Esto ahorra tiempo en la reunión.

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Hitos predefinidos

A veces hay hitos que se fijan desde el principio, ya sea por las circunstancias (por ejemplo, ciertos cambios sólo pueden hacerse en un momento determinado del año) o por exigencias de la dirección (por ejemplo, la finalización del concepto después de 3 meses como máximo). Una lista de hitos ya fijados es la base para la planificación posterior.

Definir los hitos

El plan de hitos se crea sobre la base de los eventos críticos en el tiempo del proyecto que pueden derivarse de la estructura de desglose del trabajo. Otros documentos útiles para definir los hitos son el orden del proyecto, la organización del proyecto, el plan de comunicación del proyecto y un análisis del Entorno/Tomador.

Tiene sentido crear el plan de hitos directamente después de completar la estructura de desglose del trabajo del proyecto y el calendario del proyecto.

Los hitos típicos son, por ejemplo, el inicio y el final del proyecto, la finalización de la fase de concepción, el lanzamiento de un proyecto piloto, la puesta en marcha del software o la decisión de un producto. Normalmente, los hitos se fijan al final de una fase del proyecto y/o de un paquete de trabajo.

El tiempo de espera de un hito es de 0 días, no recibe una responsabilidad ni tareas relacionadas con el contenido y se formula de forma pasiva. Por tanto, se percibe como un evento o estado y no como una actividad. Por ejemplo, el paquete de trabajo "Crear un concepto aproximado" va seguido lógicamente del hito "Se ha creado un concepto aproximado".

La representación del plan de hitos puede hacerse en forma tabular o gráfica. Por razones de claridad, la representación gráfica de la planificación de hitos es más ventajosa en la mayoría de los casos.

Compruébalo: ¿Son realistas las fechas de los hitos?

Una vez fijados los hitos y bien distribuidos a lo largo de la duración del proyecto, es esencial echar un vistazo a la viabilidad de los plazos.

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  • ¿Pueden las actividades/paquetes de trabajo que preceden a los hitos procesarse de forma realista dentro de este periodo?
  • ¿Es posible que los plazos estén planificados con demasiada generosidad?

Un horario planificado demasiado deportivo es tan destructor de la motivación como la sensación de tener un tiempo eterno.

Los hitos no son sólo un instrumento de control del proyecto, sino que también ayudan a crear una sensación de logro para el equipo del proyecto. Esto es especialmente importante para la motivación del equipo del proyecto, sobre todo en el caso de los proyectos largos.

Coordinación con el patrocinador del proyecto

El plan de hitos debe acordarse definitivamente entre el director del proyecto y el patrocinador del mismo. También puede ser necesario coordinarlo con el Comité de Dirección del proyecto y también requerirá su aprobación. En el peor de los casos, el plan de hitos deberá ser reprogramado. Sin embargo, esto no debería ocurrir si los plazos existentes se han tenido en cuenta de antemano.


Los hitos resaltan el camino hacia su meta...


Ejemplos: Plan de hitos

Plan de hitos creado con MS PowerPoint

Plan de hitos en forma de tabla

Plan de hitos creado con MS Excel

Representación gráfica del plan de hitos MS-Excel

Plan de hitos creado con MS Project

Representación gráfica del plan de hitos MS-Project

Consejos y trucos prácticos para la planificación de hitos

  • Aproximadamente de 7 a 9 hitos por proyecto,
  • Como regla general: 1 hito al mes
  • Hitos al inicio o al final de los paquetes de trabajo
  • Ejemplos de hitos típicos son:
    - Inicio y fin del proyecto
    - ... aprobado, ... en funcionamiento
    - Decisiones de aprobación/no aprobación
    - Inicio/fin de la operación piloto
    - Fin de las fases del proyecto
  • Los hitos en el transcurso del proyecto son lo mínimo que hay que controlar.
  • Utilice el plan de desglose del trabajo como base para crear el plan de hitos.
  • Herramienta de gestión popular, ya que no se transportan detalles sino la información esencial a nivel meta.
  • Herramienta óptima para la evaluación de proyectos, ya que los retrasos se hacen visibles de un vistazo y se pueden sacar conclusiones para los próximos proyectos (los retrasos constantes son indicadores de una planificación poco realista, una ejecución ineficiente, etc.).
  • La no consecución permanente de los hitos indica que hay problemas (una programación demasiado apretada, pocos recursos, demasiado contenido, ...).
  • El plan de hitos no debe desaparecer en las anchuras del servidor de proyectos ni llenarse de polvo en el archivo. Al igual que cualquier otro plan de proyecto, vive. Si no se puede cumplir la fecha de finalización de un paquete de trabajo en la estructura de desglose del trabajo, el hito posterior puede tener que posponerse con total transparencia.
  • El enfoque habitual es crear una estructura de desglose del trabajo con sus paquetes de trabajo y luego vincular los hitos. Por supuesto, esto también funciona al revés: primero se definen los hitos y luego se planifican las actividades intermedias. Si se han fijado determinados hitos desde el principio, no se puede evitar fijar los plazos de los paquetes de trabajo en consecuencia.