Reunión de inicio de proyectos

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El término "saque de honor" es un término que se escucha con frecuencia en el mundo del deporte. Se utiliza con frecuencia, especialmente en el fútbol. El término "kick-off" también se utiliza en la gestión de proyectos. Una "kick-off meeting" es la reunión inicial al comienzo de un proyecto.

Objetivos de la reunión inicial

La reunión inicial aporta claridad a los objetivos del proyecto y subraya su importancia. Se presenta el procedimiento concreto del proyecto en un calendario aproximado. Se despierta y refuerza la motivación para actuar juntos. La reunión de lanzamiento es uno de los acontecimientos más importantes de la fase de inicio del proyecto. En ella se crean las bases para trabajar juntos en el proyecto.

La reunión contribuye enormemente al curso posterior del proyecto. Si las cosas van mal, si están mal organizadas o si no se consiguen resultados, el proyecto ya tiene una mala imagen incluso antes de haber empezado bien. El director del proyecto es el responsable de organizar la reunión inicial.

Participantes en la reunión de lanzamiento

Todos los participantes en el proyecto toman parte en la reunión de lanzamiento del proyecto. La presencia del patrocinador del proyecto, de los responsables importantes y de las partes interesadas es de gran importancia para el proyecto. Estas personas dan al proyecto una gran prioridad desde el principio. El otro círculo de participantes está formado por los equipos y subequipos del proyecto, en la medida en que ya se conocen. La presencia de otros posibles candidatos que pueden ser considerados para participar en el proyecto suele ser útil y recomendable.


La reunión inicial: todo comienzo no es difícil, pero sí minucioso.


Reunión de inicio de proyectos

Lista de control para la reunión de lanzamiento

A menudo se cometen errores en las reuniones de lanzamiento. Las consecuencias pueden tener efectos catastróficos en el curso posterior del proyecto. Ello se debe a que la reunión determina las expectativas de los participantes en el proyecto y de todos los observadores interesados.

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Aquí cada persona toma su propia decisión preliminar sobre las posibilidades de éxito del proyecto, la importancia que se le da y hasta qué punto está dispuesta a implicarse.

Una reunión de lanzamiento que logre sus objetivos y tenga efecto en los implicados y afectados no cae del cielo. Requiere una intensa preparación y una buena coordinación del contenido y la dramaturgia.

Para que nada salga mal, a continuación se ofrece una guía para planificar, preparar y celebrar la reunión de inicio. Así se garantiza que no se pase por alto nada importante y que los implicados en el proyecto tengan transparencia, orientación y motivación en el mismo.

Preparación de la reunión inicial

Como siempre en la gestión de proyectos: La preparación es la mitad de la batalla. Para que la reunión de lanzamiento sea un éxito, es esencial invertir suficiente tiempo en la preparación. Aquí se sientan los cimientos de la imagen del proyecto y del inicio del trabajo del mismo. Todo lo que salga mal aquí sólo podrá corregirse con dificultad o mucho esfuerzo. Por lo tanto: ¡Tómese su tiempo!

  • Determinar los objetivos de la reunión: ¿qué se debe conseguir?
  • Determinación de los participantes en la reunión de lanzamiento: Todos los participantes del proyecto ya conocidos y los posibles colaboradores del proyecto; si es posible, también deberían participar el cliente del proyecto y las partes interesadas importantes del mismo.
  • Definición detallada de los temas de contenido y de la duración de la reunión.
  • Creación y envío del orden del día al menos un día antes de la reunión a todos los participantes.
  • Invitación del director del proyecto.
  • Reserva de una sala de reuniones de tamaño suficiente y adquisición del equipo necesario (proyector, rotafolio, pizarras, etc.).
  • Elaboración de documentos de información sobre el proyecto.

Opcional:

  • Preparación de tarjetas con nombres (tiene sentido si la mayoría de los participantes no se conocen todavía).
  • Aclaración de cómo asegurar los resultados de la reunión de lanzamiento y quién es responsable de ello.

Apertura de la reunión de lanzamiento

El responsable de la reunión es el director del proyecto. Es el responsable del proceso de inicio. Da la bienvenida a los participantes, modera la cita (excepción: hay un moderador explícito) y finaliza la reunión.

  • Bienvenida del director del proyecto
  • Presentación del orden del día

Opcional: Breve presentación del proyecto por parte del cliente del proyecto o de las partes interesadas importantes del mismo, lo que subraya la importancia del proyecto.

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Ronda de presentaciones

Una ronda de presentaciones fomenta el conocimiento mutuo entre los participantes en el proyecto y es especialmente importante para una mayor cooperación.

  • Presentación del director del proyecto, su trayectoria profesional y el motivo de su nombramiento como director del proyecto.
  • Breve presentación de los participantes; cada participante se presenta.

También puede ser una ayuda importante una lista de nombres con fotos y datos de contacto de todas las personas que participan en el proyecto.

Opcional: Recogida selectiva de expectativas, miedos, esperanzas y deseos en el proyecto; esto debe limitarse a recoger información, no debe surgir ninguna discusión; las expectativas, los miedos, las esperanzas y los deseos se toman en serio y se tratan en un momento posterior.

Objetivos y contenido del proyecto

Este punto se subestima una y otra vez, ya que la opinión predominante es que todo el mundo sabe de qué va el proyecto. Por desgracia, no es así. Por lo general, hay una gran variedad de expectativas respecto al proyecto. En este caso, el director del proyecto tiene la oportunidad de comunicar el contenido del proyecto a todos los participantes.

  • Información estructurada sobre la historia del proyecto: lo que ha ocurrido hasta ahora.
  • Presentación de los objetivos (estratégicos) del proyecto.
  • Presentación de los beneficios del proyecto: ¿qué será mejor después? ¿Por qué queremos conseguirlo? De este modo se desarrollará un primer entendimiento común sobre la necesidad y la prioridad del proyecto.
  • Demostración de la conexión con la estrategia corporativa.
  • Información sobre los resultados ya existentes y relevantes para el proyecto desde la fase previa al mismo, así como las condiciones generales; aquí también se puede aclarar con los participantes si todavía hay resultados o documentos esenciales.

El éxito de la reunión inicial contribuye a que el proyecto continúe con éxito.


Organización y estructura del proyecto

El punto que más interesa a todos los participantes:

  • ¿Cuál es mi papel en el proyecto?
  • ¿Cómo trabajamos juntos?
  • ¿Qué reuniones hay?
  • ¿Qué se espera de mí? ¿Cómo se documenta?

Preguntas sobre preguntas. Aquí hay que responder a todas estas preguntas para que haya una orientación para los participantes.

La aclaración de las tareas y competencias garantiza un alto grado de orientación para todos los participantes en el proyecto. Las normas de cooperación y comunicación crean claridad en el proyecto.

La presentación de los primeros pasos de la planificación en forma de "hoja de ruta del proyecto" es una parte importante de toda reunión inicial. La hoja de ruta del proyecto contiene las fases e hitos esenciales del proyecto. Por regla general, el contenido detallado de la planificación aún no se ha elaborado. Este proceso de desarrollo suele tener lugar en talleres de planificación posteriores con los expertos técnicos.

  • Presentación de los planes de proyecto existentes, si es posible, pero al menos una hoja de ruta del proyecto:
    - Fases aproximadas del proyecto
    - Actividades inherentes
    - Fechas e hitos
    - Inicio y fin del proyecto
  • Presentación de la organización del proyecto (primer borrador):
    - ¿Con quién trabajará probablemente?
    - ¿Quién tiene qué función/papel en el equipo del proyecto?
    - ¿Cuáles son las tareas y responsabilidades?
  • Presentación de cómo debe tener lugar la comunicación en el proyecto (plan de comunicación):
    - Qué reuniones están previstas, quién participa, qué debe ocurrir en ellas, la duración y la frecuencia de las reuniones.
    - Al menos las primeras fechas deberían estar ya fijadas o acordadas inmediatamente.
    - Normas de comunicación
  • Presentación por parte del director del proyecto de las normas más importantes para la cooperación en el proyecto y definición conjunta de la cooperación futura:
    - Representaciones
    - Archivo del proyecto (en papel, en formato electrónico) y versiones
    - Reuniones (quién invita, orden del día, fumar, descansos, puntualidad, etc.)
    - Actas (cuando son necesarias, quién las crea, etc.)
    - Informes
    - Lo que deliberadamente no está regulado y recae en la responsabilidad personal
    - – ……

Imagen de humor del proyecto (opcional)

Si quiere crear una imagen de ambiente para el proyecto, tiene que haber tiempo suficiente en la reunión inicial.

  • Recogida de información y rumores, que pueden estar ya circulando sobre el proyecto.
    - Incluso el propio director del proyecto puede hacer frente a los rumores abiertamente, lo que también transmite confianza y seguridad al director del proyecto.
    - Gracias a la información dirigida por el director del proyecto, se pueden despejar los rumores desde el principio

Conclusión de la reunión y próximos pasos del proyecto

Ningún evento del proyecto debe terminar sin que quede claro cómo proceder. Este es también el caso de la puesta en marcha del proyecto. Esto también garantiza que la energía creada en la reunión de lanzamiento se mantenga y no se desvanezca.

  • Información sobre los próximos pasos previstos en el proyecto
    - Próximas reuniones/talleres
    - Preparativos necesarios
    - votaciones
  • Asignación de las primeras tareas al equipo del proyecto
  • Acuerdo concreto sobre quién es responsable de completar las tareas definidas y cuándo.
  • Información sobre cómo los participantes de la reunión reciben la información/resultados de la misma (por ejemplo: actas).

Todo lo que puedas hacer o sueñes hacer, empieza por ello.

- Johann Wolfgang von Goethe


Consejos y trucos para un arranque exitoso

Consejos y trucos para un arranque exitoso

  • Una buena preparación de la reunión inicial es importante porque la primera impresión del proyecto será recordada por todos los participantes.
  • Asegurar la presencia de todos los participantes en el proyecto.
  • La participación del cliente del proyecto y de importantes partes interesadas subraya la prioridad e importancia del proyecto.
  • El transcurso de la reunión inicial determina el estilo de trabajo y la cultura de todo el proyecto, por lo que es importante una buena preparación y un liderazgo firme a través del orden del día. Esto no significa que no deba haber espacio para el debate.
  • Debe evitarse el debate sobre el contenido, especialmente sobre los principios. La referencia a los talleres de planificación de proyectos puede ser muy valiosa en este caso.
  • Cree un ambiente positivo y difunda el optimismo, pero también señale la gravedad de la situación.
  • Distribuya las primeras tareas "menores", por ejemplo, busque sugerencias para el nombre del proyecto.
  • Para garantizar que los resultados de la reunión inicial sean duraderos, elabore un protocolo y distribúyalo inmediatamente a los participantes junto con los documentos importantes.

Resumen

La reunión inicial es la piedra angular del éxito de la gestión de proyectos. Crea claridad y transparencia y un ambiente positivo entre los participantes en el proyecto. Una vez que las cosas han ido bien, el equipo del proyecto se pone a trabajar en él con energía y brío.

  • La reunión inicial pone a los participantes en el proyecto al mismo nivel de información.
  • Crea conciencia sobre la dirección estratégica del proyecto y el contexto de los objetivos de la empresa.
  • Hace visible el beneficio del proyecto
  • En la reunión inicial se establecen prioridades claras para el proyecto en relación con la organización de línea y otros proyectos.
  • Es el primer paso para la regulación de la cooperación en el proyecto
  • Los participantes en el proyecto reciben una primera visión general del curso del proyecto en términos de contenido y calendario.
  • La reunión inicial promueve el trabajo en equipo del equipo del proyecto y el desarrollo del mismo.
  • El equipo del proyecto recibe información fundamentada sobre los próximos pasos del proyecto

Reunión de lanzamiento - Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes (FAQs):

¿No está sobrevalorada la reunión inicial?

NO, hay que celebrar una reunión inicial. Seguro que los miembros del equipo del proyecto ya tienen información sobre el mismo. ¿Pero de dónde? Las fuentes dudosas, como las entrevistas individuales, los correos electrónicos, las conversaciones bilaterales entre puertas y bisagras o la rumorología, son las que más aportan información. Los empleados tienen mucha información, pero poca es "oficial", lo que da lugar a rumores e interpretaciones sobre el proyecto. El objetivo de la reunión de lanzamiento del proyecto es eliminar precisamente esto.

¿Deben estar presentes todos los participantes del proyecto en la reunión inicial?

Sí, por supuesto. Especialmente en el caso de los grandes proyectos, es importante que todos los participantes reciban la misma información sobre el proyecto. Sólo así se evitan discusiones innecesarias durante la fase de inicio del proyecto. Es cierto que no todos los empleados están presentes en los equipos de proyectos grandes. Por lo tanto, es importante planificar con antelación la fecha de inicio del proyecto e invitar a los participantes con tiempo suficiente. Las personas que no puedan participar en el arranque deben recibir toda la información necesaria sobre el proyecto de primera mano.

¿Debería celebrarse la reunión inicial también sin el patrocinador del proyecto?

NO. Si el patrocinador del proyecto no tiene tiempo en la fecha prevista para la reunión inicial, habrá que buscar otra fecha. El patrocinador del proyecto suele ser una persona con poder e influencia en la empresa. Su principal tarea durante la puesta en marcha es demostrar que es él quien quiere llevar a cabo el proyecto con éxito y que apoya plenamente el proyecto y al director del mismo.

¿Debe invitarse también al comité directivo del proyecto a la inauguración?

SÍ, absolutamente. Cuanto más alto es el comité de dirección, más se subraya la importancia del proyecto con su participación. Esta es la primera actividad para el éxito de la gestión de las partes interesadas. Lo ideal es que los miembros del comité de dirección presentes tengan un pequeño papel activo en el arranque, por ejemplo, unas breves declaraciones sobre el proyecto. Estas pocas palabras suelen ser muy útiles para el proyecto. Si no pueden participar todos los miembros del comité directivo, tampoco pasa nada. Sólo es obligatoria la participación del patrocinador del proyecto.

¿Deben afinarse los objetivos del proyecto en la reunión inicial con todos los participantes?

NO. El objetivo de la reunión de lanzamiento es proporcionar a todos los participantes claridad sobre el proyecto, los objetivos del mismo, los resultados esperados, el procedimiento previsto y la cooperación en el equipo del proyecto. Si estos puntos no se pueden presentar de forma clara e inequívoca, es demasiado pronto para celebrar una reunión de inicio del proyecto. Los objetivos del proyecto se acuerdan entre el patrocinador y el director del proyecto y deben estar claramente definidos en esta fase.

¿Se debe invitar también a los empleados con una actitud crítica hacia el proyecto?

SÍ. Estas voces críticas en particular necesitan información y declaraciones claras sobre el proyecto, y la reunión inicial es la plataforma ideal para ello. Si no es aquí, las críticas se publicarán en algún lugar más adelante. En la reunión inicial también debe haber espacio para las preguntas críticas. Todas las preguntas deben responderse de la forma más clara y precisa posible. Lo ideal es que las preguntas delicadas sean respondidas por el cliente del proyecto. Las preguntas que no puedan responderse de forma inmediata y satisfactoria deben aclararse más adelante. Así se crea una atmósfera de comunicación abierta en el proyecto desde el principio.

¿Tiene sentido hacer la planificación del proyecto juntos durante la puesta en marcha?

NO. El objetivo principal de la puesta en marcha es proporcionar a todos los presentes información sobre el proyecto. Los objetivos, los plazos, los resultados esperados, el procedimiento, la información de fondo, la composición del equipo, las funciones futuras en el equipo del proyecto, los planes ya existentes, etc., forman parte del proceso de arranque. Se trata de motivar, crear un ambiente positivo y comprometerse con el proyecto.

El trabajo de planificación detallada debe separarse definitivamente de la reunión inicial. Si los participantes han viajado desde lejos y esta reunión se va a utilizar para las primeras actividades de planificación, la reunión inicial debe concluirse formalmente con anterioridad.