Tareas principales de la asistencia a proyectos

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La gestión de un proyecto de gran complejidad no es en ningún caso una miel sobre hojuelas. El peso principal de un proyecto siempre recae en el director del mismo, aunque su equipo le apoye muy bien en la gestión de los paquetes de trabajo. Pero el director de proyecto puede obtener un valioso apoyo de un asistente de proyecto. Esto no es un signo de debilidad, sino de un enfoque profesional.

Independientemente de que la asistencia al proyecto proceda de su propia empresa o esté subcontratada, con una buena cualificación siempre es un valioso alivio para el gestor y el equipo del proyecto. Una vez que te acostumbras a ella, ya no quieres echarla de menos. Su apoyo permite al equipo del proyecto concentrarse en el trabajo esencial del mismo y llevarlo al éxito con rapidez y eficacia.

Asistencia a proyectos - ¿Para qué?

Falta de tiempo para el director del proyecto

Es bien sabido que la escasez de recursos es una de las razones frecuentemente citadas por las que los proyectos se retrasan o incluso fracasan. Dado que uno de los recursos humanos más importantes de un proyecto es el del director de proyecto, su disponibilidad, idealmente del 100%, debe estar garantizada. Las tareas administrativas por las que el gestor de proyectos suele estar sobrepagado son las tareas perfectas para la asistencia a proyectos.

Reducción de la carga de trabajo del director del proyecto

Al igual que en la alta dirección, la palabra mágica en la gestión de proyectos es delegación. ¿Por qué tiene un equipo? Es lógico que el gestor de proyectos no pueda hacerlo todo solo.

Pero ahora suele ocurrir que los miembros del equipo del proyecto tienen la misma carga, si no más, que la dirección del proyecto. Porque de ellos depende la totalidad del trabajo operativo en términos de contenido. Y un equipo de proyecto que trabaja al 100% para el proyecto sólo existe en el cuento de hadas de los proyectos. En realidad, cada miembro del equipo del proyecto también tiene que llevar su paquete de actividades de línea, que le quitan tiempo para el proyecto. Es comprensible que a ningún empleado le haga gracia tener que crear informes de estado, actas, agendas de reuniones o planes de proyecto.

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Muchos gestores de proyectos no se dan cuenta del tiempo y los nervios que pueden ahorrar si cuentan con el apoyo de un asistente de proyectos profesional. Según el estudio "Excellence in Office Management" de PLU-GmbH, el ahorro medio de tiempo que puede conseguir un gestor de proyectos con un asistente bien formado es del 44%. Esto significa que de repente tiene casi el doble de tiempo disponible para su tarea real: La gestión del proyecto.


Un asistente de proyectos es más que una secretaria.


¿Asistencia interna o externa al proyecto?

La primera cuestión que se plantea es si la asistencia al proyecto debe contratarse entre las filas internas o si debe buscarse un proveedor externo para la duración del proyecto. Ambas opciones tienen sus ventajas e inconvenientes.

Asistencia a proyectos internos

.... ya conoce los procesos y los empleados de la empresa, sus habilidades son bien conocidas y está disponible rápidamente.

Asistencia externa a los proyectos

.... llega completamente libre de cargas al equipo del proyecto y vuelve a desaparecer después del proyecto. Está disponible al 100% para el proyecto, no incurre en costes laborales no salariales y cuenta con experiencia en proyectos, así como con una formación que suele estar adaptada a su función, por lo que puede apoyar al director del proyecto de forma específica sobre la base de sus conocimientos sobre el proyecto.

Tareas de un asistente de proyecto

Interfaz entre el director del proyecto y el equipo del proyecto

El asistente de proyectos actúa como interfaz entre el director del proyecto y el equipo del mismo, se encarga de archivar y, sobre todo, de recuperar los documentos del proyecto y actúa como filtro de los problemas que, de otro modo, acabarían sin resolverse con la dirección del proyecto.

La asistente de proyectos se diferencia de la secretaria "clásica" por sus cualificaciones y competencias profesionales.

Altas exigencias

El puesto de asistente de proyectos es exigente. Además de requisitos como la capacidad de organización y comunicación, la flexibilidad, el trabajo independiente y la confianza en el trabajo con ordenadores y MS Office, se espera que los asistentes de proyectos tengan un sólido conocimiento básico de la gestión de proyectos.

Alcance y competencias de la asistencia a proyectos

Un asistente de proyecto, al igual que cualquier otro empleado en un proyecto, necesita naturalmente un margen de maniobra y unas competencias definidas y debe saber exactamente qué está en su mano y qué no. Un asistente de proyecto que primero tiene que preguntar al director del proyecto sobre cada detalle no tiene ningún efecto positivo en la gestión del tiempo del director del proyecto, sino todo lo contrario. En este caso, el director del proyecto debe ceder ciertas actividades y delegar la autoridad y la responsabilidad de la toma de decisiones en su asistente.

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Cuanto mayor sea la confianza del director del proyecto en la asistencia al proyecto, mejor para el director del proyecto. A la inversa, la asistencia al proyecto debe demostrar, por supuesto, mediante su responsabilidad personal, su independencia y su absoluta fiabilidad, que también se puede confiar en ella en situaciones de crisis. Al igual que en el caso del gestor de proyectos, la asistencia al proyecto sólo se pone de manifiesto cuando resulta difícil saber si es adecuada o no para el trabajo.

Colaboración con el director del proyecto

Lasreuniones periódicas (preferiblemente semanales) son importantes para garantizar una cooperación fluida entre el director del proyecto y el asistente del mismo. En estas reuniones, el asistente de proyecto recibe toda la información de fondo que necesita para actuar de forma independiente en el sentido del proyecto. Además, se discuten temas que no pueden ser decididos por el asistente de proyecto en solitario.

El intercambio regular de información elimina la necesidad de una gran coordinación puerta a puerta, que no lleva mucho tiempo individualmente, pero ciertamente lleva más tiempo que las reuniones informativas semanales.

Tareas principales de la asistencia al proyecto en detalle

Lanzamiento del proyecto

  • Preparación y seguimiento de la reunión inicial
  • Apoyo al director del proyecto en la preparación de los planes del proyecto
    - plan de estructura del proyecto
    - descripción del paquete de trabajo
    - calendario
    - organización del proyecto
    - plan de comunicación del proyecto
    - plan de hitos
    - diagrama de funciones
    - análisis del entorno
  • Creación de plantillas estandarizadas de todo tipo, por ejemplo, descripciones de paquetes de trabajo, informes de estado, descripciones de funciones
  • Garantizar la capacidad de trabajo del equipo del proyecto (coordinación del desarrollo de la infraestructura informática, adquisición de los locales del proyecto, material de oficina, etc.)

Ejecución y control de proyectos

  • Creación de informes de estado del proyecto
  • Preparación de presentaciones de la situación del proyecto para diversos grupos destinatarios (equipo del proyecto, director del proyecto, cliente, comité de dirección, etc.)
  • Actualización de los planes del proyecto (véase el inicio del proyecto)
  • Programar la coordinación de las reuniones del proyecto
  • Preparación y seguimiento de las reuniones y talleres del proyecto (impresión de documentos, preparación de rotafolios, catering, aseguramiento de la infraestructura espacial con PC, proyector, etc.)
  • Creación y envío de las actas de las reuniones
  • Creación y administración de listas de tareas y asuntos pendientes
  • Archivo y administración de los documentos del proyecto (electrónicos y en papel)
  • Punto de contacto central para toda la comunicación del proyecto
  • Resumen de las ausencias de los miembros del equipo del proyecto
  • Persona de contacto para el equipo del proyecto para cuestiones administrativas de todo tipo
  • Preparación y mantenimiento del manual del proyecto

Cierre del proyecto

  • Finalización de la documentación del proyecto (electrónica y en papel)
  • Archivo de los documentos del proyecto
  • Apoyo al director del proyecto en la preparación del informe final
  • Apoyo al director del proyecto en la preparación del acto de clausura
  • Organización y documentación de un Taller de Lecciones Aprendidas

Posible descripción del trabajo de un asistente de proyecto

  • Conocimiento teórico y experiencia práctica con los métodos estándar de gestión de proyectos
  • Experiencia en la colaboración de proyectos y en el proceso de gestión de proyectos
  • Manejo seguro de las herramientas de planificación de proyectos (por ejemplo, MS Project)
  • Uso seguro de MS Office para crear plantillas e informes
  • Manejo de copias de seguridad con MS Outlook para concertar una cita
  • Flexibilidad en los horarios de trabajo
  • Responsabilidad personal y autodisciplina
  • Valor para tomar tus propias decisiones
  • Trabajo estructurado, establecimiento independiente de prioridades
  • Seguridad en el trato con la gente (en persona y por teléfono)
  • Resiliencia en situaciones de crisis
  • talento organizativo
  • Entender los números

Conclusión:

La gestión de un proyecto de alta complejidad no es en ningún caso una miel sobre hojuelas. Pero el gestor del proyecto puede recibir apoyo. Esto no es un signo de debilidad, sino un enfoque profesional.

Independientemente de que la asistencia al proyecto proceda de su propia empresa o sea externa, con una buena cualificación es en cualquier caso un valioso alivio para el gestor y el equipo del proyecto, que no querrá perderse una vez que se haya acostumbrado a ella. Su apoyo permite al equipo del proyecto concentrarse en el trabajo esencial del mismo y llevarlo al éxito con rapidez y eficacia.