Plan de comunicación de los proyectos

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El plan de comunicación es el documento central para garantizar un intercambio de información regulado y estructurado entre todas las jerarquías de la organización del proyecto. Los proyectos son empresas temporales. Las vías de comunicación, escalada e información están claramente reguladas en todas las empresas. Esto también es de gran importancia en los proyectos.

La situación inicial

Los proyectos son operaciones que, en la mayoría de los casos, afectan a toda la empresa. Aunque no toda la empresa participe en el proyecto, no cabe duda de que diferentes departamentos o unidades organizativas participan activamente.

La comunicación y coordinación interdepartamental es la clave de todo proyecto. El gran reto es proporcionar a los empleados que, de otro modo, no trabajarían juntos, una estructura uniforme que haga posible una gestión eficiente de los proyectos en primer lugar.

Sin embargo, la organización de línea no suele prever estas estructuras de comunicación interdepartamental. En la mayoría de las organizaciones es bastante inusual traspasar los límites departamentales y, salvo en la cantina o en la máquina de café, hay poco contacto con los empleados de otras "ramas" del organigrama. Por lo tanto, hay que prescribir la comunicación con el personal de proyectos de otros sectores.

El objetivo

Para mantener la comunicación entre los departamentos, se han institucionalizado reuniones del proyecto en las que se reúnen determinados miembros del mismo a intervalos definidos.

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En la mayoría de los casos, esto tiene lugar cada dos semanas o cada mes. En estas reuniones se discuten los progresos actuales, los retos actuales, los posibles problemas y dificultades, así como sus soluciones.

Esto mantiene a todos los miembros del proyecto en el mismo nivel de información, facilita el intercambio de trabajo en el proyecto y la posibilidad de apoyo mutuo en los problemas actuales - este simple "hablar entre sí" es uno de los componentes más importantes del trabajo en el proyecto. Si no se quiere llevar un proyecto a su meta, el camino más seguro hacia el abismo es impedir la comunicación. Está garantizado que esto funcionará.


Objetivos del plan de comunicación

  • Intercambio regulado de información
  • Optimización del flujo de información y comunicación
  • Creación de transparencia y claridad en el proyecto
  • Fomento y control de la comunicación mediante reuniones periódicas
  • Planificación de las estructuras de comunicación:
    - ¿Qué reuniones, talleres,... existen?
    - ¿Quién participa?
    - ¿Qué se va a discutir?
    - ¿Cuándo se celebran?
    - ¿Con qué frecuencia se celebran?

El camino a la meta

Normalmente, el director del proyecto prepara el primer borrador del plan de comunicación del proyecto, basado en la organización del mismo, y lo presenta en la reunión de inicio. En el siguiente taller de inicio, este borrador es revisado por el equipo del proyecto hasta que el plan de comunicación está disponible en una versión final. En ella se informa sobre la fecha y la hora, el contenido y los participantes de las reuniones.

Durante todo el transcurso del proyecto se comprueba la validez y el sentido del plan de comunicación y, si es necesario, se insertan, amplían o acortan las reuniones, o se suprimen del todo. Porque si en el transcurso del proyecto resulta que, en principio, siempre se discuten las mismas cosas en las reuniones de estado semanales, porque el proyecto no avanza lo suficientemente rápido como para producir noticias, tiene sentido cambiar la periodicidad de las reuniones a, por ejemplo, dos semanas.

6 pasos del plan de comunicación

  • Identificación de las reuniones necesarias, talleres, etc.
  • Definición de objetivos y contenidos
  • Determinación de los participantes
  • Acuerdo de periodicidad y fechas
  • Selección de la ubicación
  • Documentación e información por escrito a todos los participantes

¿Quieres llevar un proyecto al fracaso en cualquier caso?
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Elementos ejemplares de un plan de comunicación

Reunión de lanzamiento:

  • Situación inicial/antecedentes/motivos
  • Objetivos, no objetivos
  • Organización y funciones del proyecto
  • Estructuras de comunicación
  • Presentación de la planificación del proyecto
  • Aclaración de las preguntas abiertas

Reunión del comité directivo:

  • Control de proyectos estratégicos
  • La información resumida sobre el estado actual del proyecto se envía a la siguiente instancia superior.
  •  Decisiones sobre temas que no pueden ser tomadas sólo por la dirección del proyecto

Reunión con el cliente (cliente y director del proyecto):

  • Control de proyectos estratégicos
  • Información resumida sobre el estado actual del proyecto
  • Decisiones sobre temas que no pueden ser tomadas sólo por la dirección del proyecto
  • Perspectivas de actuación

Reunión de estado (equipo de proyecto), incluido el informe de estado:

  • Control de proyectos operativos
  • Informe de progreso del paquete de trabajo (oral o escrito)
  • Estudio de las actividades en curso y comprobación de las tareas pendientes
  • Identificación de puntos abiertos y problemas en la ejecución del proyecto
  • Detección de desviaciones críticas del plan
  • Desarrollo de medidas de control
  • Tomar las decisiones necesarias
  • Perspectiva y aclaración del siguiente paso

Reunión de trabajo:

  • Organización por parte de los miembros del equipo del proyecto
  • Procesamiento de las tareas de contenido actuales en el proyecto

Eventos de información:

  • Información "externa" sobre los objetivos y el progreso del proyecto, los retos actuales y los próximos pasos
  • Conseguir la participación de los empleados afectados
  • El mismo nivel de información en toda la empresa

Ejemplo de plan de comunicación del proyecto

Por razones de claridad, el plan de comunicación del proyecto se presenta de forma óptima en forma gráfica comprimida en unas pocas páginas. También puede mostrarse en forma de tabla en MS Excel, por ejemplo. Por supuesto, la mayor parte de la información es transportada por ambas representaciones juntas.

Representación gráfica del plan de comunicación del proyecto, creada con MS PowerPoint:

Gráfico del plan de comunicación del proyecto

Representación tabular del plan de comunicación del proyecto, creada con MS PowerPoint

Tabla del plan de comunicación del proyecto

Trucos y consejos prácticos

  • Ningún proyecto tiene éxito sin una comunicación adecuada.
  • No todo el mundo en un proyecto necesita la misma cantidad de información.
  • Diseño de la comunicación en varios niveles (por ejemplo, nivel estratégico, nivel operativo, nivel de información).
  • Comprobación constante del círculo de participantes y de la frecuencia de las reuniones para que tengan sentido.
  • El plan de comunicación está vivo; se pueden hacer adaptaciones en cualquier caso.