Estructura de desglose del trabajo - 6 pasos

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Cada vez es más frecuente encontrarse con proyectos de proporciones monolíticas, cuya realización parece a primera vista poco factible. La solución: la creación de una Estructura de Desglose del Trabajo. Esto permite estructurar cada proyecto y reducir la complejidad de su contenido.

Creación de una estructura de desglose del trabajo

Por definición, los proyectos son tareas integrales alejadas de cualquier rutina, que siempre entrañan un riesgo y que además están encorsetadas en un calendario y un corsé de costes muy ajustados. Como gestor de proyectos, recibes una orden de proyecto que contiene el título, los objetivos, las fechas de inicio y fin y los costes especificados del proyecto. Nada más. Y a menudo ni siquiera eso, sino sólo la instrucción: "¡Hazlo!"

Para un director de proyecto, el primer gran reto es obtener una visión general de la tarea. ¿Qué hay que hacer exactamente para alcanzar los objetivos? ¿Cuándo hay que hacer exactamente qué para cumplir los plazos? ¿Dónde están las prioridades? ¿Y qué expertos necesito como apoyo? El método de gestión de proyectos "Estructura de desglose del trabajo" ayuda a responder a estas preguntas .

La estructura de desglose del trabajo: el instrumento central de planificación y comunicación del proyecto

La estructura de desglose del trabajo (EDT ) es el instrumento central de planificación, comunicación y control de los proyectos.

La estructura de desglose del trabajo en la fase de inicio

En la fase de inicio, la estructura de desglose del trabajo divide cada proyecto en subtareas planificables y controlables (=paquetes de trabajo) y, por lo tanto, contiene tanto el contenido a nivel meta, la delimitación temporal de los paquetes de trabajo individuales mediante fechas de inicio y fin, como las responsabilidades de los paquetes de trabajo.

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La estructura de desglose del trabajo en la fase de ejecución

En la fase de ejecución y en el control del proyecto, la estructura de desglose del trabajo se utiliza como base para registrar el progreso de los paquetes de trabajo paso a paso y para identificar los problemas, las decisiones pendientes y los retrasos en los plazos.

Estructuración del proyecto en paquetes de trabajo

Al crear una estructura de desglose del trabajo (EDT), cualquier proyecto, por complejo que sea, puede hacerse tangible, estructurarse y procesarse de forma manejable. Al desglosar el proyecto en su conjunto y distribuir los paquetes de trabajo dentro del equipo, el director del proyecto se ve aliviado y puede concentrarse en la gestión del mismo. La estructura de desglose del trabajo crea la estructura y la orientación necesarias, así como la claridad sobre las respectivas responsabilidades de los expertos técnicos implicados.

Resumen en el proyecto utilizando la estructura de desglose del trabajo

Como documento central, la estructura de desglose del trabajo también garantiza una visión uniforme del proyecto y sus objetivos por parte de todos los participantes, así como un lenguaje común. Cada empleado recibe una visión general de sus propias tareas, por un lado, y de las tareas de los demás, por otro, y así es consciente de las dependencias entre los distintos paquetes de trabajo. Los miembros del equipo del proyecto son conscientes de quién tiene que entregar qué resultados y cuándo.


Objetivos de la estructura de desglose del trabajo

  • Registro de todas las tareas que deben realizarse en el marco del proyecto
  • Estructuración del proyecto en tareas planificables y controlables
  • Presentación clara del contenido, las fechas y las responsabilidades del proyecto
  • Estructura, orientación y transparencia para todas las partes implicadas
  • Claridad en las responsabilidades
  • Visión común para todos los participantes en el proyecto
  • Unificación de la normativa lingüística: todos significan lo mismo
  • Selección y definición de una estructura que
    - se aplique a todo el proyecto
    - sirve de base para otras actividades de planificación (programación, distribución de tareas, planificación de recursos, etc.)
    - se utiliza para el control del proyecto

Desarrollar una estructura de desglose del trabajo

Lo ideal es que la estructura de desglose del trabajo se el abore en forma de taller con la participación de un grupo bien elegido de participantes durante la fase de inicio del proyecto. En proyectos complejos con muchos participantes, se selecciona un número reducido de empleados relevantes. Para evitar discusiones largas e ineficaces, el número de participantes no debería ser superior a ocho o diez.


CON LA AYUDA DEL PLAN DE ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, LA COMPLEJIDAD DE CADA PROYECTO SE HACE MANEJABLE


Los 6 pasos de la estructura de desglose del trabajo en detalle

1) Lista de todas las tareas

El primer paso para crear una estructura de desglose del trabajo es elaborar una lista completa de todas las tareas que deben realizarse en el proyecto en forma de paquetes de trabajo. Esto no debería hacerlo una persona sola (por ejemplo, el director del proyecto) en una sala tranquila, sino en equipo. En la práctica, el método de la lluvia de ideas o los mapas mentales son adecuados para este fin.

2) Las agrupaciones de tareas

Las tareas definidas se agrupan según las áreas temáticas o el calendario. El mejor método de clasificación depende del contenido del proyecto y debe definirse caso por caso.

3) Definir los paquetes de trabajo

Tras la agrupación, las tareas identificadas se resumen en paquetes de trabajo. Desde el principio, debe quedar claro qué granularidad se quiere utilizar para no perderse en detalles que no se han perdido en este metaplan. La estructura de desglose del trabajo puede ser detallada, pero si es así, el mismo nivel de detalle debe encontrarse en todas las fases del proyecto.

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4) Asignación de responsabilidades a los paquetes de trabajo

Si los paquetes de trabajo están definidos en forma de rúbricas y en su lugar en la jerarquía, es hora de ponerse manos a la obra: ¿Quién hace qué? La asignación de responsabilidades a los paquetes de trabajo tiene lugar en el equipo con los expertos técnicos. Cada responsable debe comprometerse con su tarea. Y, sobre todo, debe disponer del tiempo y los conocimientos necesarios. En caso contrario, hay que considerar la designación de otro empleado.

5) Definir las fechas de inicio y fin de los paquetes de trabajo

Una vez determinadas las responsabilidades, los paquetes de trabajo se programan definiendo las fechas de inicio y fin. Es importante considerar dónde están las prioridades y qué paquetes de trabajo son interdependientes. ¿Qué actividades deben realizarse una tras otra, cuáles pueden paralelizarse y cuáles quizá no sean tan importantes y puedan posponerse?

6) Documentación de la estructura de desglose del trabajo creada y asignación de números únicos de paquetes de trabajo

El último paso es la documentación de la estructura de desglose del trabajo creada. En el transcurso de la misma, cada subtarea recibe también una codificación: el número del paquete de trabajo. Esto garantiza que haya un lugar fijo en la estructura de desglose del trabajo y que los paquetes de trabajo estén claramente identificados.

Hay muchas posibilidades para la elaboración de mapas. Ya sea en forma de lista de Excel, de gráfico bien elaborado o de simple imagen de post-it en una pizarra, cada uno puede decidir por sí mismo el método de presentación más adecuado. No hay que ignorar la necesidad de mantenimiento, necesaria en todo proyecto.

Consejo: Cada revisión de la estructura de desglose del trabajo debe ser versionada para evitar que haya varios planes de proyecto diferentes desde el principio.

La estructura de desglose del trabajo completada

La estructura de desglose del trabajo terminada se almacena en una ubicación central y se distribuye a los miembros del equipo del proyecto. Una comprobación cruzada con los objetivos del proyecto es útil para garantizar la calidad del contenido del plan de la estructura del proyecto. ¿Se han alcanzado todos los objetivos cuando se han completado todos los paquetes de trabajo? En caso afirmativo, se afirma que están completos. Por supuesto, siempre es posible incluir paquetes de trabajo posteriormente, pero hay que tener cuidado desde el principio para no pasar nada por alto.


Resumen:
6 pasos para la estructura de desglose del trabajo

  • Enumeración de las tareas del proyecto mediante una lluvia de ideas
  • Agrupación de tareas, por ejemplo, según las áreas temáticas
  • Resumen de las tareas en paquetes de trabajo lógicos
  • Asignación de responsabilidades
  • Definición de la posición temporal de los paquetes de trabajo en el flujo del proyecto por fecha de inicio y fin
  • Documentación del plan general

Ejemplo de estructura de desglose del trabajo

Por razones de claridad, la estructura de desglose del trabajo se muestra mejor en forma de gráfico. Las herramientas de apoyo son, por ejemplo, MS Excel, MS PowerPoint o software especial como WBS-Chart PRO o GRANEDA Dynamic.

Ejemplo: Estructura de desglose del trabajo creada con WBS-Schedule-Pro

Estructura de desglose del trabajo WBS-Schedule-Pro

Ejemplo: Estructura de desglose del trabajo creada con MS-Powerpoint

Estructura de desglose del trabajo MS-Powerpoint


Consejos para crear la estructura de desglose del trabajo

  • Las principales tareas o fases deben estar claras para el director del proyecto, al menos en su estructura aproximada, incluso antes de que el equipo del proyecto haya elaborado la estructura detallada.
  • Una estructura de desglose del trabajo de alta calidad sólo puede desarrollarse en equipo, aunque el director del proyecto crea que ya conoce la estructura de desglose del trabajo perfecta.
  • Si es posible, no complete la estructura de desglose del trabajo en un día, sino optimícela de nuevo después de un "tiempo de impacto" (primero diseñe y luego finalice).
  • Aproximadamente 7 - 10 fases, 7 - 10 paquetes de trabajo por fase.
  • Si el nivel de detalle es demasiado alto, la claridad se ve afectada y la carga de trabajo aumenta de forma desproporcionada.
  • La estructura de desglose del trabajo debe ser tan detallada que las unidades resultantes (paquetes de trabajo) puedan ser planificadas y controladas.
  • La estructura de desglose del trabajo debe ser presentable en una página.
  • Por último, hay que comprobar si los objetivos del proyecto pueden alcanzarse con las actividades contenidas en el plan.
  • La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la base de toda la planificación posterior, por lo que hay que prestarle mucha atención.
  • Una estructura de desglose del trabajo impresa en gran formato es el instrumento central de comunicación del proyecto.
  • Para algunos tipos de proyectos, las fases estandarizadas pueden servir de base.